Bearbeitung des Posteingangs und Postausgangs, Verantwortung für Arbeitssicherheitsmaßnahmen, Verwaltung der Büroschlüssel, des Inventars und des PETA-Dienstwagens, Empfang und Betreuung von Besucher:innen, Schnittstelle zu externen Dienstleistern, Unterstützung anderer Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben

Allgemeine Auftragsabwicklung, Schriftverkehr (u. a. mit den Krankenkassen), Abrechnung erbrachter Leistungen, Interne und externe Kommunikation, Überwachung der Aufträge, Wareneingangskontrollen

Durchführung und Unterstützung aller administrativer Vorgänge des BCRT-Office Managements, Anlaufstelle für administrative Fragen der Mitarbeiter*innen des Centrums, Unterstützung der Zentrumsleitung im operativen Bereich, Kontrolle und Aufbereitung von Dokumenten sowie Erstellung von Präsentationen und Tisch- bzw. Beschlussvorlagen, Erledigung von Korrespondenzen in Deutsch & Englisch, Zentrale Schnittstelle für das Office-Management Team, Verwaltung von Posteingang und –ausgang, Büromaterialbeschaffung und -verwaltung, Adressenverwaltung / Kontaktdatenbankpflege/ Archivierung & Terminplanung, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen/Erstellung von Besprechungsprotokollen

Unterstützung der Hauptbuchhaltung im operativen Tagesgeschäft, Bearbeitung des Rechnungseingangs sowie -ausgangs, Vertretung der Hauptbuchhaltung bei Abwesenheit, Unterstützung und Vertretung des Bereiches Office Managements bei Abwesenheit, Tägliche Besetzung des Office Managements (außer freitags) von 15:00 bis 16:30 Uhr, Ansprechperson für Mitarbeitende, Gäste und Lieferanten, Entgegennahme von Anrufen und interne Weiterleitung, Vor- und Nachbereitung von Bewirtungen sowie Pflege und Ausstattung der Besprechungsräume

Kaufmännische Tätigkeiten im Rahmen der Arbeit mit einem Warenwirtschaftsprogramm (Aufträge eingeben, Lieferscheine, Bestellungen, Rechnungen ausfertigen), Erstellen von Zoll- und anderen Exportdokumenten, allgemeine Sekretariatsaufgaben, Disposition

Organisation & Vertretung der Sekretariate, selbständige und eigenverantwortliche Führung und Organisation des Sekretariats, Terminkoordination der Chefärzt:innen sowie Bearbeitung interner und externer Anfragen, Organisation von Fortbildungen, Besprechungen oder Veranstaltungen, Aktenbearbeitung und Befundablage, Administrative Betreuung sowie Vor- und Nachbereitung der Sprechstunden, Ansprechpartner:in in allen Fragen für Patient:innen, Ärzt:innen und weiteren Bereichen der Klinik, Beschaffung Leasingpersonal für die Sekretariate

Allgemeine Büroorganisation (Postbearbeitung, Sitzungs- und Terminvorbereitung, Gästeempfang), Korrespondenz und Telefonate in Deutsch und Englisch, Verwaltung des zentralen E-Mail-Postfachs und Beantwortung von Anfragen, Vorbereitung und Aufbereitung von Unterlagen für Meetings und Veranstaltungen, Unterstützung bei der Termin- und Reiseplanung sowie Abrechnung für die Leitungsebene und das Team, Erfassung und Verwaltung von Anträgen in der Datenbank inkl. Fristenkontrolle und Kommunikation mit Antragstellenden, Organisation und Betreuung von Informationsveranstaltungen (Einladungsmanagement, Protokollierung), Schnittstelle zu Verwaltung, Haustechnik und IT zur Sicherstellung der reibungslosen Abläufe, Kommunikation mit und Betreuung von Jurys und Gremien, einschließlich der Schnittstellenfunktion zwischen Jury- und Gremienmitgliedern, Leitungsebenen und weiteren externen sowie internen Ansprechpartner*innen, Administrative Unterstützung bei der Organisation der Jury- und Gremiensitzungen sowie Pflege der Juryakten und -daten

Abstimmung der Konten und Klärung von Differenzen, Beleglisten erstellen und prüfen, Zuarbeiten zum Bereich Finanzcontrolling, Rechnungslegung, Personalsachbearbeitung, Beschaffung nach UVgO organisieren, Dokumentenablage und -pflege zur Nachweisführung der Projektarbeit, Aktualisierung von Vorgabedokumenten etc.

Pflege der Mieterdaten in der Domus-Immobiliensoftware, Kommunikation mit Mieter*innen, Prüfen von Mietzahlungen und Rechnungskontrolle, Wirtschaftlichkeit von Mietern prüfen, Mahnwesen

vertrauliche, zuverlässige sowie entlastende Unterstützung der Geschäftsführerin – organisatorisch und administrativ, Führen des Terminkalenders inklusive Fristenkontrolle, Übernahme der Verantwortung von Teilprojekten einhergehend mit projektbezogenen Recherchen, Aufbereitung von Daten und der Beschaffung von Informationen, Besetzung und Koordination der Schnittstellen der Geschäftsleitung zu allen Unternehmensbereichen, externen Partnern und relevanten Körperschaften, Sicherstellung der Budgetkontrolle in Zusammenarbeit mit dem Finanzwesen, Strukturierung und Sortierung der Ablagen, Akten, Datensammlungen im Bereich der Geschäftsleitung, selbständige Abwicklung geschäftlicher und z.T. auch privater Korrespondenz der Geschäftsführung mit geschäftlichem Bezug, vertretungsweise Steuerung von anderen Stabsstellen und Teams, die noch keine eigne Führungskraft haben, Erarbeitung von Entscheidungsvorlagen und das Anfertigen von Reportings in allen BWL-Grundgebieten (in Zusammenarbeit mit den entsprechenden Fachabteilungen und Führungskräften) sowie die Anfertigung von Ad-Hoc-Auswertungen, Erstellung von Protokollen verschiedener Art in Verbindung mit inhaltlicher Nachkontrolle

allgemeine Büroarbeiten, Terminüberwachungen und -koordinationen, Überblick über die Posteingänge und -ausgänge behalten und diese entsprechend der Adressaten steuern, Bearbeitung von Angelegenheiten rund um die elektronischen Dienstausweise, Krankenversicherungskarten sowie Dienstpässe, Verwaltung des digitalgestützten Dienstplanes, Ansprechpartnerin/ Ansprechpartner für die rechnerische Prüfung der Dienstbucheinlegeblätter bis hin zur Prüfung der Anspruchsvoraussetzungen für Dienst zu ungünstigen Zeiten und Dienst zu wechselnden Zeiten, Bearbeitung von Krankmeldungen sowie Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall

kaufmännischen Beruf mit all seinen unterschiedlichen Facetten kennenlernen, Umgang mit modernen Informations- und Kommunikationstechniken, Personalabteilung durchlaufen, Finanzabteilung durchlaufen, Marketing & Kommunikation durchlaufen, Vorstandssekretariat durchlaufen, Einkauf durchlaufen

Du bist für das Büromanagement der Abteilung Finanz- und Rechnungswesen mit allen administrativen und organisatorischen Vorgängen verantwortlich., Du übernimmst die Bearbeitung von Korrespondenzen, planst Termine und Reisen der Abteilungsleitung und pflegst die Inhalte auf den einschlägigen Webseiten., Du begleitest und koordinierst interne Beschaffungsprozesse mithilfe unseres elektronischen Beschaffungssystems und verantwortest die elektronische Rechnungsfreigabe., Du verantwortest die Organisation und Koordination von Teammeetings, inklusive Terminierung, Vorbereitung von Unterlagen und die Protokollführung.

Unterstützung der Property Manager:innen bei der Planung, Steuerung und Durchführung von Property Management Tätigkeiten, Ansprechpartner:in für Kund:innen, Mitwirkung bei der Vorbereitung von Ausschreibungsunterlagen und Durchführung von Wettbewerben, Unterstützung bei der Steuerung von Dienstleister:innen, Eigenständige Übernahme von Teilaufgaben (Korrespondenz bei Abmahnungen, Einleitung von Mangelprozessen, Koordination von Entstörungen, Eskalationsmanagement), Prüfung von Verträgen auf Einhaltung und Erfüllungsgrad, Erstellung von Projektvereinbarungen, Präsentationen, Statistiken und Berichten, Koordination und Begleitung von Terminen, Protokollierung, Datenpflege

Persönlicher Ansprechpartner/in für Patienten / Patientinnen, Koordinierung von Terminen der Patienten / Patientinnen, Befunddokumentation in x.concept, Materialbestellung und – versorgung, Abrechnung nach EBM und GOÄ, Telefonservice standortübergreifend

Unterstützung und Stellvertretung der Leitung der Hausverwaltung in allen administrativen und organisatorischen Belangen, Mitwirkung bei der Entwicklung und Umsetzung von Strategien, z.B. zur Optimierung der Verwaltungsprozesse, Führung und Schulung der Mitarbeitenden im Team, Mitarbeit im operativen Tagesgeschäft, Verantwortung für die laufende Verwaltung von Immobilien und angemieteten Wohn- und Gewerbeflächen, Kommunikation mit den Leitungskräften anderer Abteilungen und der Geschäftsführung, sowie mit unseren Kund*innen

Unterstützung und Management des kaufmännischen Bereichs der Bauabteilung, Aktive Einbindung in den Ausschreibungsprozess, Vergleich von Angeboten, Vergabe von Aufträgen und enge Zusammenarbeit mit den Technikern, Kaufmännische Rechnungsprüfung und Zuarbeit für die Abrechnung umgesetzter Maßnahmen (gem. HOAI), Verfolgung von Ansprüchen bei Mängeln und Gewährleistungen und Mitwirkung bei der Analyse von Optimierungspotentialen im technischen Objektmanagement, Regelmäßiger Austausch mit Auftraggebern, Handwerkern, Lieferanten, Ämtern und Hausmeistern, Mietern sowie hausinternen Property Manager:innen, Unterstützung des Leiters der Bauabteilung sowie der technischen Projektmanager bei übergreifenden und organisatorischen Themen, Implementierung relevanter gesetzlicher Änderungen als Projekt in die Organisation

Organisation des zentralen Empfangs und der Eingangshalle, Administrative Bearbeitung und Nacharbeit der stationären Fälle von der Zentralen Notaufnahme, Vertragsgestaltung zu elektiven, stationären Aufnahmen von Patienten, Bearbeitung der Standesamtlichen Angelegenheiten, Kassenführung, zum Beispiel Verbuchung barer Ein- und Auszahlungen, Vorbereitung und Unterstützung der vor-stationären Fälle

Persönliche/r Ansprechpartner/in für Patienten/Patientinnen, Koordinierung von Terminen der Patienten/Patientinnen, Befunddokumentation in x.concept, Materialbestellung und -versorgung, Abrechnung nach EBM und GOÄ, Telefonservice

Unterstützung bei der Beantragung und Abrechnung von Fördermitteln, Koordination und Organisation von Projekten, Erstellung von Kommunikationsmaterialien, Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit