administrative Unterstützung in der Personalabteilung (z.B. Mitwirkung bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen), Datenerfassung und -Ablage von Bewerber- und Mitarbeiterdaten, weitere Back-Office -Tätigkeiten

organisierst und begleitest unterschiedliche Termine und Events, erstellst und aktualisierst Präsentationen und Entscheidungsvorlagen, bereitest Reportings für die Abteilungsleitungen vor, organisierst die Reisen der Führungskräfte sowie die damit einhergehende Abrechnung der Reisetätigkeiten, unterstützt bei Bestellungen (Arbeitskleidung, Büromaterial, etc.)

Empfang, Kontierung und Weiterleitung von Eingangsrechnungen, Pflege von Verteilern, Koordination von Dienstleistern, Kommunikation mit unserem Empfang am Hauptsitz Frankfurt/Main, Unterstützung bei Veranstaltungen und im Veranstaltungsmanagement, z.B. bei der Suche nach geeigneten Locations und dem Einsatz von Dienstleistern

Unterstützung der Projektdurchführung und des Projektmanagements administrativ, Assistieren beim Monitoring, bei der Dokumentation und im Berichtswesen, Entlastung des Kollegiums bei der Kommunikation mit den Projektpartnerinnen, -partnern und Stakeholdern, Hilfe bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen wie Arbeitstreffen, Workshops und Konferenzen

Dokumentenmanagement: Ablage von Unterlagen, Einscannen von Dokumenten sowie deren digitale und physische Organisation., Kommunikation: Klärung von Sachverhalten per Telefon oder E-Mail mit internen und externen AnsprechpartnerInnen., Unterstützung im Tagesgeschäft: Weitergabe von Dokumenten an die zuständigen Abteilungen., Allgemeine organisatorische Aufgaben: Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Themen.

Abrechnung von Gehältern und Urlaubstagen, Anlegen neuer Personalfälle, Prüfen und Buchen von Rechnungen, Zuordnung auf verschiedene Kostenstellen, Sichten und Verteilen der täglichen eingehenden Post, Planung von Firmenfeiern, Vorbereitung von Sitzungen

Besucher am Empfang herzlich willkommen heißen, Anrufe über die Telefonzentrale entgegennehmen und weiterleiten, Büro- und Reinigungsmaterial verwalten und nachbestellen, Kaufmännische Aufgaben in verschiedenen Abteilungen unterstützen, Organisatorische Unterstützung für den Geschäftsführer und Terminplanung