Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung wissenschaftlicher Konferenzen, Vorbereitung von Sitzungen (u. a. Terminabfrage, Korrespondenz mit Teilnehmenden, Raumbuchung, Protokollführung), Unterstützung bei der Betreuung von Forschungsprojekten, Bearbeitung der Social-Media-Kanäle der Abteilung Forschung

Erarbeitung und Anpassung von Konzepten zur Effizienzsteigerung im U-Bahnbetrieb unter Berücksichtigung technischer und organisatorischer Aspekte, Planung und Steuerung der Arbeitsprozesse im Fahrdienst in Abstimmung mit Betriebsdienst und Fahrdienst U-Bahn, einschließlich Einsatzplanung, Sicherstellung der Pünktlichkeit und Sicherheitsstandards sowie Ressourcenplanung und Prozessoptimierung, Durchsetzung von Qualitätsstandards im Fahrdienst und die Erstellung von Qualitätsberichten, Kommunikation zwischen den Abteilungen und Erfassung kontinuierlich relevante Kennzahlen (wie Pünktlichkeit und Kundenzufriedenheit), Dokumentation und Erstellung von Arbeitsanweisungen, Richtlinien und Vorgaben für das Fahrdienst- und Verwaltungspersonal sowie für die Fahrgastinformation

allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben, Büroorganisation, kaufmännische Aufgaben z. B. im Bereich der Buchführung, Klientenverwaltung oder Rechnungsbearbeitung, kommunikative, informative und kooperative, administrative und koordinierende, organisatorische und sonstige Aufgaben

Erstellung und Bearbeitung von Tabellen, Verzeichnissen und Präsentationen, Aktualisierung und Pflege von Kundendaten im Verwaltungsprogramm, Organisation und Koordination von internen und externen Terminen sowie die Buchung und Planung von Reisen und Veranstaltungen, Unterstützung der Kundenberater bei der Vor- und Nachbereitung von Jahresgesprächen, Identifizierung potenzieller Neukunden nach vorgegebenen Kriterien, Erstellung von Zielgruppenlisten und Unterstützung bei der Erstansprache durch die Aufbereitung der relevanten Daten, Erarbeitung von Auswertungen und Listen zu Vertriebsaktivitäten, um gezielte Optimierungen zu ermöglichen

Beratung der Mitarbeiter:innen und Führungskräfte zur Durchführung von Personalmaßnahmen in allen arbeits-, sozialversicherungs-, lohnsteuer- und tarifrechtlichen Fragen, Zusammenarbeit mit den Führungskräften bei schwierigen fachlichen Einzelfällen, Operative Durchführung von der Einstellung bis zur Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen, Erstellung von Arbeitsverträgen, Einleitung von Mitbestimmungsverfahren beim Personalrat nach HmbPersVG, Entwurf von Zeugnissen, Beratung zur Bewältigung arbeitsrechtlichen und betrieblicher Konfliktsituationen, bei Leistungsmängeln und gesundheitlichen Einschränkungen von Mitarbeiter:innen, Erstellung von Abmahnungen und Kündigungsbegründungen einschließlich Fristenüberwachung, Zusammenarbeit mit dem Personalrat, der Schwerbehindertenvertretung, Bereichen der Kaufmännischen Verwaltung, Stabsstellen und Geschäftsbereichen

Übernahme, selbstständige Planung und Koordination administrativer und organisatorischer Vorgänge im Fachbereich, Recherchen zu Verträgen sowie Erstellung von vergleichenden Analysen und Synopsen, Verwaltung, Registratur, Verteilung sowie Archivierung des dienstlichen Schriftgutes, Terminüberwachung und Terminkoordination, Ansprechpartner für interne und externe Anfragen, Vor- und Nachbereitung interner und externer Beratungen, Gewährleistung des Informationsflusses, Korrespondenz, Protokollführung und Erstellung von Präsentationen, Aufbereitung von Verträgen für die Veröffentlichung

Betreuung von Einkaufszentralen in enger Zusammenarbeit und Abstimmung mit unserem Key-Account-Management, aktive Mitarbeit an abteilungsübergreifenden Projekten, Koordination dieser intern und Hauptansprechpartner im Vertrieb, Verantwortung für die Implementierung kundenorientierter Prozesse an den Abteilungsschnittstellen, Führen von Kundengesprächen und telefonische*r Ansprechpartner*in im Innendienst für unsere Kunden, Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Gesprächsterminen des Key-Account-Managements und Erstellung von Präsentationen sowie Auswertungen, Verantwortung für die Stammdatenpflege in den IT-Systemen

Mitarbeit und Unterstützung des Qualitätsmanagements durch Archivierung, Protokollierung, Recherche, Strukturierung und Organisation, Zusammenarbeit mit weiteren studentischen Hilfskräften und Wissenschaftlern, Mitarbeit und Unterstützung des Sekretariats (Telefondienst nach Absprache)

Unterstützung der Produktmanager*innen in der Zusammenarbeit mit Herstellerpartnern und internen Fachabteilungen, Mitarbeit bei Prozessabläufen in Zusammenhang mit Bestands- und Neuprodukten sowie französischen Verpackungsprojekten, Koordination des Workflows zwischen internen Abteilungen und externen Partnern bei Verpackungsüberarbeitungen, Selbständige Bearbeitung von Themengebieten wie Neuproduktentwicklung, Produktüberarbeitungen, Rohwareneinkauf und -sicherung, Erstellung von Präsentationen, Analysen und Auswertungen, Organisation und Durchführung von Meetings mit anderen Abteilungen und Herstellerpartnern

Vor- und Nachbereitung von Personalratssitzungen, Protokollführung, Organisation des Personalrats-Büros (Telefon, E-Mail, Postdienst, Ablage, Terminverwaltung), Mithilfe bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, Mithilfe bei der Durchführung von Gremienwahlen, Überwachung der Haushaltsmittel, Kassenführung, Beschaffung von Büromaterial, Überwachung des Materialbestandes, Aktualisierung und Pflege der Personalrats-Webseite

Bearbeitung aller personellen Angelegenheiten der Tarifbeschäftigten von der Einstellung bis zum Austritt, Funktion als Ansprechperson in allen operativen und personellen Fragestellungen, Abwicklung der Personalverwaltung mit SAP-HR, Übernahme allgemeiner Verwaltungstätigkeiten sowie Unterstützung bei weiteren Aufgaben im Team

Beratung unserer Mitarbeitenden zu Beschaffungsfragen, Prüfung von Bedarfsanforderungen, Festlegung und Entscheidung der jeweiligen Vergabeart auf Grundlage der Bedarfsanforderung und unter Berücksichtigung aller für den öffentlichen Bereich geltenden vergaberechtlichen Vorgaben, Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren im Unter- und Oberschwellenbereich, Organisation und Betreuung unserer Gästezimmer am IGZ, Unterstützung und Vertretung der Assistenz des Vorstands, Unterstützung der administrativen Fachbereiche, Unterstützung bei Digitalisierungsprojekten

Empfang und Bewirtung von Gästen, Kund:innen und Bewerber:innen, Vorbereitung von Besprechungsräumen anlässlich von Workshops und internen Veranstaltungen wie z. B. Aufsichtsratssitzungen, Bearbeitung der täglichen Eingangs- und Ausgangspost, Administration von Reisebuchungen und -abrechnungen, Einarbeitung neuer Auszubildender, Vertretung der Kollegin aus dem Teilbereich Office Management, Abwicklung von Bestellungen, u. a. für Büro- und Küchenbedarf

Koordination der Patientenversorgung für den Palliativmedizinischen Dienst und die Palliativstation, Bearbeitung interner und externer Anfragen von Patientinnen, Patienten und Angehörigen aber auch Ärztinnen, Ärzten, Pflegediensten und Pflegeeinrichtungen, Pflege einer intensiven Vernetzung nach außen, Teilnahme an Qualitätszirkelarbeit der Palliativversorgung Region Erlangen, Zusammenarbeit mit der Koordination der spezialisierten ambulanten Palliativversorgung (SAPV)

Annahme von Telefonaten, Aschreiben von psychosomatischen Befunden sowie Bearbeitung von Arztbriefen, Koordination von Telefongesprächen mit Patienten, Arbeit im Chefarztsekretariat

Unterstützung und Management des kaufmännischen Bereichs der Bauabteilung, Mitwirkung bei der Planung, Organisation und Kontrolle des jährlichen Instandhaltungs- und Modernisierungsbedarfs, Aktive Einbindung in den Ausschreibungsprozess, Vergleich von Angeboten, Vergabe von Aufträgen, Enge Zusammenarbeit mit Technikern zur Sicherstellung einer reibungslosen Abwicklung, Kaufmännische Rechnungsprüfung und Zuarbeit für die Abrechnung umgesetzter Maßnahmen (gem. HOAI), Überblick über die Budgetplanung, Verfolgung von Ansprüchen bei Mängeln und Gewährleistungen, Mitwirkung bei der Analyse von Optimierungspotentialen im technischen Objektmanagement, Regelmäßiger Austausch mit Auftraggebern, Handwerkern, Lieferanten, Ämtern, Hausmeistern, Mietern und Property Manager:innen, Unterstützung des Leiters der Bauabteilung und des technischen Projektmanagers bei übergreifenden und organisatorischen Themen, Implementierung relevanter gesetzlicher Änderungen als Projekt in die Organisation

Selbstständige Abwicklung anfallender Büro- und Verwaltungsarbeit, Pflege und Verwaltung von Dokumente und Dateien, Unterstützung im Bestellwesen und Büroorganisation, Unterstützung der Dezernats- und Sachgebietsleitungen bei kaufmännischen und organisatorischen Aufgaben, wie Rechnungsbearbeitung und Vertragsmanagement, Unterstützung bei der Digitalisierung und Optimierung von Prozessen

Organisation, Koordination und administrative Betreuung von Lernangeboten und ausgewählten Workshops/Veranstaltungen, Einholen von Angeboten, Auswahl/Buchung von Veranstaltungsorten/Hotels inkl. Kursverpflegung und Seminartechnik, Bereitstellung von Materialien sowie die Terminkoordination, Kontaktperson für Mitarbeitende sowie für das Trainer- und Referenten-Team in allen organisatorischen Fragestellungen, SAP-Bestellungen anlegen, Rechnungsworkflow bearbeiten und Budgetüberwachung des Fachbereichs, Kurse im Learning Management System einstellen, Lernangebot und Teilnehmer verwalten, Erstellung von Statistiken und Auswertungen und Unterstützung bei der Evaluation des Leistungsportfolios, Verwaltungs- und Administrationsaufgaben für den Fachbereich und zur Unterstützung der Fachbereichsleitung

Sie begleiten die Personalplanung und gewährleisten einen reibungslosen Recruiting-Prozess., Sie sind für die Steuerung und Umsetzung des Personalprozesses bis zur Einstellung und des Vertragsabschluss neuer Mitarbeitenden im Rahmen des Onboarding-Prozesses zuständig., Ihnen obliegt die eigenverantwortliche Betreuung eines festgelegten Mitarbeitendenkreises bzw. definierter Berufsgruppen im Onboarding-Prozess., Ebenso zu Ihren Aufgaben gehören die kompetente Betreuung und Beratung der Führungskräfte und Mitarbeitenden in personalrelevanten und arbeitsrechtlichen Fragestellungen unter Berücksichtigung unternehmerischer Aspekte., Sie planen und setzen personelle Einzelmaßnahmen um., Sie verantworten die Weiterentwicklung und Optimierung der internen Personalprozesse., Sie sichern eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Mitarbeitervertretung und der Schwerbehindertenvertretung., Sie übernehmen die eigenständige Entwicklung und Umsetzung vielfältiger Personal-Projekte und Mitgestaltung der Unternehmenskultur sowie Unterstützung bei strategischen Projekten., Des Weiteren fallen in Ihren Aufgabenbereich die Vorbereitung, die Begleitung und die Umsetzung von arbeitsrechtlichen Maßnahmen., Die Erstellung und das Analysieren von Reportings, Ad-hoc-Auswertungen und Statistiken und ggf. Ableitung daraus erforderlicher personalwirtschaftlicher Maßnahmen runden Ihren Aufgabenbereich ab.