31 Executive Assistant Jobs

Verantwortung für die administrative Gesamtorganisation des Büros, Koordination und Unterstützung der Vereinsarbeit durch effizientes Geschäftsstellenmanagement, Terminplanung und Ablauforganisation für Geschäftsführung und Mitarbeiter*innen, Pflege und Aktualisierung interner Dokumentationssysteme, Verwaltung und Ablage von Vereinsdokumenten sowie Protokollführung relevanter Vereinssitzungen und -veranstaltungen, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Kontierung und Weiterleitung von Rechnungen sowie Verwaltung von Spesenabrechnungen und einfache buchhalterische Tätigkeiten, Unterstützung bei Veranstaltungen und im Veranstaltungsmanagement, z.B. bei der Suche nach geeigneten Locations und dem Einsatz von Dienstleistern

Coordination and organization of internal/external meetings, company events, and events, Responsibility for travel management (planning and booking), Ensuring efficient time planning through professional calendar and time management, Creation of presentations as well as carrying out research and analyses for decision-making, Pro-active stakeholder management to prioritize important topics and meetings

Unterstützung des Geschäftsführers bei strategischen Fragestellungen der Unternehmensführung., Unterstützung des kaufmännischen Leiters bei strategischen Fragestellungen der Finanzplanung und des Controllings., Koordination von Entscheidungsprozessen und Vor- und Nachbereitung verschiedener Entscheidungsgremien., Erstellung von Präsentationen, Analysen und Berichten., Vorbereitung von Unterlagen für Präsentationen inkl. Vorausplanung anhand der Zieltermine., Enge Zusammenarbeit mit allen Führungskräften des Unternehmens., Begleitung und Mitwirkung an anspruchsvollen Projekten und Sonderaufgaben., Monitoring der Projekte des CEO und CFO und Verantwortung für die Verfolgung wesentlicher Meilensteine., Teilnahme an abteilungsübergreifenden Projekten (Leitung, Koordination, Begleitung, Nachverfolgung, Monitoring) und Förderung der Zusammenarbeit der verschiedenen Teams.

Effiziente Koordination von Terminen und Pflege des Kalenders, Übernahme der Korrespondenz der Geschäftsführung und Austausch mit internen und externen Ansprechpartnern, Vorbereitung ansprechender Präsentationen für Meetings oder Veranstaltungen, Aktualisierung verschiedener Reports, Unterstützung bei der operativen Abwicklung interner Geschäftsvorgänge

Rollenkonformer Auftritt und Kommunikation in alle Richtungen, auch mit ranghohen Vertreter:innen von Behörden und Unternehmen, Terminplanung und Organisation z.B. von Aufsichtsratssitzungen, Workshops und Großveranstaltungen, Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen für die Geschäftsführung, Priorisierung und Bearbeitung des Postfachs der Geschäftsführung und Folgeaufgaben, Eigenständige Verantwortung der Archivierung und des Wiedervorlage-Systems

Administrative, organisatorische und strategische Aufgaben im Tagesgeschäft verantwortungsvoll steuern, Terminmanagement, E-Mail Korrespondenz und Reiseorganisation der Geschäftsführung übernehmen, Identifikation und Priorisierung von Aufgaben, um Prozesse effizient zu gestalten und die Geschäftsführung optimal zu entlasten, Fundierte inhaltliche Vor- und Nachbereitung von internen und externen Terminen, wie Geschäftsführungssitzungen, Aufsichtsratssitzungen oder Management Meetings, Erarbeitung und Analyse von relevanten Informationen und Konzeption der Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen, Adressatengerechte (vor- oder nachbereitende) Ausarbeitung von Präsentationen, Vorträgen, und Publikationen

Allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben sowie Termin- und Reiseplanung, Aktualisierung und Pflege des Dokumentenverwaltungssystems, Bearbeitung von vertraulichen Informationen und Dokumenten, Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern, Unterstützung bei verschiedenen Projekten z.B. Veranstaltungen, Tagungen

Unterstützung des COOs in strategischen und operativen Themen, Koordination interner und externer Termine, Vorbereitung von Präsentationen (PowerPoint & Co.), Eigenständige Übernahme von Projektaufgaben auf nationaler und internationaler Ebene, Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Effiziente Ablageorganisation, Überwachung von Fristen und Prioritäten

Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung, einschließlich Terminplanung und -koordination, Vor- und Nachbereitung von Meetings, inklusive Protokollführung und Dokumentenmanagement, Unterstützung im Rechnungswesen, z. B. bei der Rechnungserstellung, -prüfung und Kontenabstimmung, Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten, Pflege und Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten im ERP-System, Erledigung der Korrespondenz und Kommunikation mit Geschäftspartnern und Dienstleistern, Unterstützung bei der Planung und Koordination von Projekten, Bearbeitung und Ablage von Verträgen und anderen wichtigen Unterlagen, Allgemeine Assistenz- und Verwaltungsaufgaben nach Bedarf

Du unterstützt uns im operativen Tagesgeschäft durch selbstständige Büroorganisation, wie z.B. Terminplanung, Post sowie Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache., Du übernimmst Aufgaben an der Schnittstelle zu unseren administrativen Abteilungen wie z.B. dem Einkauf, dem Marketing und der Buchhaltung., Du organisierst Meetings (Terminreservierungen, Raum- und Catering-Bestellungen sowie ggf. die Protokollführung)., Du pflegst unterschiedliche Informationssysteme (SAP, Datenbanken, Listen)., Du unterstützt uns bei der Erstellung von PowerPoint Präsentationen und beim Formatieren und Gegenlesen von Publikationen und Berichten., Du übernimmst die Dienstreiseorganisation, -buchung und -abrechnung (SAP).

Du unterstützt die beiden Geschäftsführer im operativen Tagesgeschäft sowie bei strategischen Aufgaben, Du übernimmst eigenverantwortlich das gesamte Büromanagement, insbesondere die Terminplanung, interne und externe Korrespondenz sowie die digitale Dokumentation für die Geschäftsführung, Du unterstützt die Geschäftsführung bei Sonderthemen, Du planst und organisierst Geschäftsreisen, gefolgt von einer präzisen Abwicklung der Reisekostenabrechnung sowie zugehöriges Kalendermanagement, Du erstellst und entwickelst wichtige Dokumente und Präsentationsunterlagen und übernimmst die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Du bist die erste Anlaufstelle für Fragen und Anliegen der Mitarbeiter, agierst als Bindeglied zwischen der Geschäftsführung und den Mitarbeitenden und übernimmst als zentrale Schnittstelle im Unternehmen die Verantwortung für die effektive Kommunikation sowohl mit internen Mitarbeitenden als auch externen Geschäftspartnern, Du übernimmst das Lektorat von Texten für die interne und externe Kommunikation.

Kommunikation & Stakeholdermanagement: Strukturierung von Netzwerken, Management der Korrespondenz, Unterstützung bei Recherchen und der Erstellung von Dokumenten und Präsentationen, Administrative Unterstützung: Erstellung und Verwaltung von Berichten, Präsentationen und Protokollen, Pflege relevanter Datenbanken, Unterstützung bei Bewerbungsverfahren, Reiseorganisation: Planung und Buchung von Reisen, Unterkünften und Transfers, Abrechnung in Kooperation mit dem Office Management, Kalendermanagement: Organisation und Verwaltung der Termine des Geschäftsführers inklusive Vor- und Nachbereitung von Meetings (Briefings, Tagesordnungen, Protokolle), Event- & Sitzungsorganisation: Planung und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen, Koordination von Vorstands- und Strategiemeetings, Vertrauliche Aufgaben: Bearbeitung sensibler Informationen mit höchster Diskretion, Zusammenarbeit mit dem Chief of Staff: Unterstützung bei strategischen Projekten und Abstimmung innerhalb der Organisation

Terminplanung und Koordination, Rufbereitschaftsplanung, Urlaubsverwaltung, Tagungs- und Eventorganisation, Administrative Unterstützung, Auslagenbearbeitung

Sie führen eigenverantwortlich das Sekretariat der Geschäftsführung, Sie planen und koordinieren Termine, Die Vorbereitung und Bearbeitung sämtlicher Geschäftskorrespondenz fällt in Ihren Aufgabenbereich, Sie unterstützen die Geschäftsführung zielgerichtet im Tagesgeschäft, Ihre Zuständigkeit umfasst ebenso die Steuerung und Betreuung von Versicherungsangelegenheiten, Die Übernahme von Projektaufgaben rundet Ihren Aufgabenbereich ab

Proaktive Terminplanung, Koordination und Organisation, Bearbeitung und Strukturierung des Posteingangs und proaktive Übernahme von to dos, Unterstützung des CEO in allen täglichen Belangen, Professionelle Externe Kommunikation mit allen nationalen und internationalen Partnern, erste Ansprechperson bei internen Abstimmungsbedarfen mit der Geschäftsführung, selbstständige inhaltliche und organisatorische Vor- und Nachbereitung der Termine und Meetings und deren Agenden, Unterstützung des CEO in allen strategischen und operativen Belangen, offene, wertschätzende Kommunikation im Team und mit Partner:innen

Unterstützung der Bereichsleiterin Marketing und Kommunikation bei fachlichen und organisatorischen Aufgaben, Planung, Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Meetings und externen Terminen, Hauptansprechpartner/in für den Bereich für organisatorische Rückfragen, Verantwortung für Datenbanken und Serviceprogramme des Bereichs, Organisation von bereichsinternen Events, Vernetzung im Assistenznetzwerk des Unternehmens, Unterstützung und Begleitung des On- und Offboarding neuer Kollegen

Ablage, Postbearbeitung, telefonische Erreichbarkeit und reibungsloser Büroalltag., Vorbereitung von Gesellschafterversammlungen und interne Meetings., Verwaltung von Büromaterialien und Unterstützung bei administrativen Verträgen., Koordination von Terminen und effiziente Reiseplanung der Geschäftsführung., Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen und Unterlagen für interne und externe Zwecke., Zentrale Ansprechperson zwischen dem GPP-Team und anderen Abteilungen von Green Planet Energy., Hilfe bei internen und externen Projekten im Bereich Marketing & Unternehmenskommunikation., Überwachung monatlicher Abrechnungen, Prüfung von Rechnungen und Unterstützung der kaufmännischen Betriebsführung., Bearbeitung verschiedener Aufgaben im Bereich Anlegerverwaltung und Betreuung.

Als Assistenz übernehmen Sie die Büroorganisation und kümmern sich um die Terminplanung, Raum- und Reisebuchung sowie Reisekostenabrechnung und die Beschaffung von Büromaterialien., Sie korrespondieren in deutscher und englischer Sprache mit in- und externen Ansprechpersonen und fertigen in Eigenregie überzeugende Präsentationen an., Ebenso versiert erstellen Sie Bereichs- und Gremienunterlagen bzw. passen bestehende Materialien an – jeweils auf Basis der von Ihnen durchgeführten Datenanalysen., Zudem nehmen Sie die Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Beiratssitzungen in die Hand – dank Ihnen läuft hier vor allem aus administrativer Sicht alles in geregelten Bahnen., Genauso wie bei Bereichsmeetings, Produktvorstellungen und Workshops, die Sie sowohl in physischer als auch in digitaler Formorganisieren – von der Konzeption über die Veranstaltungsbegleitung bis hin zur Nachbereitung., Ferner geben Sie wichtige Impulse für den Bereich, kommunizieren diese klar und schlüssig an alle Beteiligten und koordinieren bereichsübergreifende Themen., Nicht zuletzt wirken Sie aktiv an vielschichtigen Projekten mit, setzen Teilaufgaben selbst um und protokollieren interne Sitzungen, u. a. von Gremien, Projektgruppen und Lenkungsausschüssen.

Unterstützung der Abteilungsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Ansprechperson für Mitarbeitende und Dienstleistende in abteilungsbezogenen Fragestellungen, Koordinierende Tätigkeiten und Unterstützung der Teams der Unternehmensverwaltung bei allgemeinen administrativen und organisatorischen Aufgaben, Organisation des Office-Managements und die Durchführung von allgemeinen Sekretariatstätigkeiten, Unterstützung bei der Organisation und Durchführung interner und externer Veranstaltungen, Sitzungen und Meetings

Büroorganisation, Finanzverwaltung: Rechnungsstellung und Rechnungseingangsprüfung, Kunden- und Lieferantenbetreuung, Reiseorganisation, Unterstützung bei Eventplanung, Grundlegende kaufmännische Tätigkeiten, Optimierung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse

Büroorganisation und Terminplanung, Raum- und Reisebuchung sowie Reisekostenabrechnung, Beschaffung von Büromaterialien, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache mit internen und externen Ansprechpersonen, Erstellung von Präsentationen, Erstellung von Bereichs- und Gremienunterlagen bzw. Anpassung bestehender Materialien auf Basis von Datenanalysen, Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Beiratssitzungen, Organisation von Bereichsmeetings, Produktvorstellungen und Workshops (physisch und digital), Impulse für den Bereich geben und bereichsübergreifende Themen koordinieren, Aktive Mitarbeit an Projekten und Protokollierung interner Sitzungen