37 Executive Assistant Jobs

Direkte Unterstützung des Executive Teams in administrativen und organisatorischen Belangen, Projektmanagement & strategische Initiativen: Eigenständige Steuerung und Begleitung von Projekten, insbesondere im Transformationskontext, Erstellung hochwertiger Board-Präsentationen & Reports für Investoren und Stakeholder, Schnittstelle zwischen internen und externen Stakeholdern, inklusive Investor Relations, Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen sowie Nachbereitung und Protokollierung, Analyse und Aufbereitung von Finanz- und Unternehmensdaten zur Unterstützung strategischer Entscheidungen

Selbstständige Erstellung von Korrespondenz nach intern und nach extern, selbstständige Organisation von Dienstreisen (national und international) inkl. Buchung von Flügen, Unterkünften, Mietwägen u. ä., Selbstständige Terminkoordination, -steuerung und –vorbereitung für den Leiter der MPDL und dessen Stellvertreterinnen, Übernahme von Projektarbeiten im Auftrag des Leiters der MPDL, Vorbereitung der Abrechnung von Dienstreisen, Priorisierung, Zuweisung bzw. selbständige Abarbeitung von E-Mail-Verkehr und entsprechende Beratung des Leiters der MPDL, Selbständige schriftliche und mündliche Kommunikation nach intern und nach extern, Eigenverantwortliche Seminar- und Konferenzorganisation einschließlich der organisatorischen Abstimmung mit internen und externen Teilnehmern sowie Koordinierung von dazugehörigen Marketingmaßnahmen, Organisation von Unterkunft sowie Anreisen für Gäste, Erstellung von Seminarprogrammen und –unterlagen, Selbständige Dokumentation aller relevanten Vorgänge, Allgemeine Sekretariatsarbeit

Eigenständige Unterstützung des CIO bei strategischen Fragestellungen zur digitalen Transformation & IT, Enge Zusammenarbeit mit den IT-Führungskräften, Vor- & Nachbereitung sowie Durchführung von Entscheidungsgremien des IT-Bereichs, Monitoring der Erreichung von Bereichszielen, Planung und Durchführung von quartärlichen Planungsmeetings des IT-Bereichs, Anfertigung von Präsentationen, Nachbereitung & Kommunikation von Veranstaltungen für verschiedene Zielgruppen, Unterstützung der IT im Bereich Strategie

Manage calendar, scheduling, and travel logistics (international), Handle communication and correspondence with high-profile stakeholders, Prepare meetings, materials, and follow-ups, Support Daria with her LinkedIn communication, Help coordinate and host exclusive events with industry leaders, Assist with internal logistics, meeting prep and office coordination, Organise the smooth operation of our fantastic Munich office

vertrauliche, zuverlässige sowie entlastende Unterstützung der Geschäftsführerin – organisatorisch und administrativ, Führen des Terminkalenders inklusive Fristenkontrolle, Übernahme der Verantwortung von Teilprojekten einhergehend mit projektbezogenen Recherchen, Aufbereitung von Daten und der Beschaffung von Informationen, Besetzung und Koordination der Schnittstellen der Geschäftsleitung zu allen Unternehmensbereichen, externen Partnern und relevanten Körperschaften, Sicherstellung der Budgetkontrolle in Zusammenarbeit mit dem Finanzwesen, Strukturierung und Sortierung der Ablagen, Akten, Datensammlungen im Bereich der Geschäftsleitung, selbständige Abwicklung geschäftlicher und z.T. auch privater Korrespondenz der Geschäftsführung mit geschäftlichem Bezug, vertretungsweise Steuerung von anderen Stabsstellen und Teams, die noch keine eigne Führungskraft haben, Erarbeitung von Entscheidungsvorlagen und das Anfertigen von Reportings in allen BWL-Grundgebieten (in Zusammenarbeit mit den entsprechenden Fachabteilungen und Führungskräften) sowie die Anfertigung von Ad-Hoc-Auswertungen, Erstellung von Protokollen verschiedener Art in Verbindung mit inhaltlicher Nachkontrolle

Du übernimmst eigenständig (Teil-)Projekte und unterstützt bei der operativen und strategischen Umsetzung von Themen, Du behältst Aufgaben, Fristen und Entscheidungen im Blick und sorgst damit für ein effizientes Monitoring, Zur Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen erstellst du Auswertungen, Analysen und Präsentationen, In enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung bildest du ein Sparring zu aktuellen Herausforderungen, Ideen und Weiterentwicklungen, Du übernimmst das Kalendermanagement, die Terminplanung und bereitest Meetings und Entscheidungsvorlagen vor und nach, Du koordinierst interne und externe Ansprechpartner*innen und sorgst für effizientes Schnittstellenmanagement und klare Kommunikation, Dazu bearbeitest und priorisierst du Unterlagen und E-Mails

Unterstützung der Geschäftsleitung und des Sales-Teams im Tagesgeschäft, Übernahme von strategischen Projekten im Bereich Sales und Growth, Erstellung von Analysen, Reportings und Entscheidungsvorlagen, Qualitätssicherung und Optimierung im CRM (z. B. Datenpflege, Dokumentation, Prozessüberwachung), Monitoring und Analyse von Sales-Gesprächen zur Sicherstellung der Qualitätsstandards und Identifikation von Verbesserungspotenzialen, Koordination und Nachverfolgung von Projekten und internen Prozessen, Vorbereitung und Begleitung von Meetings sowie Nachbereitung und Protokollführung, Kommunikation und Abstimmung mit internen und externen Stakeholdern, Organisation und Unterstützung bei Veranstaltungen und Messen

Proaktive Unterstützung unseres Vizepräsidenten Degree Programmes in administrativen und organisatorischen Belangen, Funktion als zentrale Ansprechperson für Anfragen an den Vizepräsidenten sowie als wichtige Schnittstelle zwischen dem Vizepräsidenten, internen Abteilungen und externen Partnern, Effiziente Terminplanung und -koordination inkl. sorgfältiger Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen, Professionelle Verwaltung der entsprechenden E-Mail-Korrespondenz und Kommunikation – sowohl in- als auch extern, Erstellung, Aufbereitung und Optimierung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten, Organisation und Koordination von Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnung, Aktive Unterstützung bei der Koordination des Teams Degree Programmes, Mitwirkung an der Planung und Umsetzung von Projekten sowie Übernahme von Sonderaufgaben

Coordination and organization of internal/external meetings, company events, and events, Responsibility for travel management (planning and booking), Ensuring efficient time planning through professional calendar and time management, Creation of presentations as well as carrying out research and analyses for decision-making, Pro-active stakeholder management to prioritize important topics and meetings

Unterstützung des Geschäftsführers bei strategischen Fragestellungen der Unternehmensführung., Unterstützung des kaufmännischen Leiters bei strategischen Fragestellungen der Finanzplanung und des Controllings., Koordination von Entscheidungsprozessen und Vor- und Nachbereitung verschiedener Entscheidungsgremien., Erstellung von Präsentationen, Analysen und Berichten., Vorbereitung von Unterlagen für Präsentationen inkl. Vorausplanung anhand der Zieltermine., Enge Zusammenarbeit mit allen Führungskräften des Unternehmens., Begleitung und Mitwirkung an anspruchsvollen Projekten und Sonderaufgaben., Monitoring der Projekte des CEO und CFO und Verantwortung für die Verfolgung wesentlicher Meilensteine., Teilnahme an abteilungsübergreifenden Projekten (Leitung, Koordination, Begleitung, Nachverfolgung, Monitoring) und Förderung der Zusammenarbeit der verschiedenen Teams.

Durchführung allgemeiner Büroarbeiten, Bearbeitung administrativer und organisatorischer Assistenzaufgaben, Unterstützung der Führungskraft und des Teams im täglichen Geschäft, Sicherstellung reibungsloser interner und externer Kommunikation, Mitwirkung bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten, Planung und Überwachung von Terminen, Unterstützung bei der Beantwortung von Anfragen, Koordination von Aufträgen, Organisation und Koordination von Terminen, Begleitung von Besprechungen und Workshops, Bewirtung von Gästen, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings (inkl. Protokollführung), Gelegentliche Vertretung der Assistenz der Geschäftsführung

Unterstützung der Geschäftsleitung und des Teams im Tagesgeschäft, Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Protokollführung, Bearbeitung der eingehenden Korrespondenz und Kommunikation mit internen und externen Partnern, Erstellung und Verwaltung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten, Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen

Eigenständige Abwicklung der telefonischen Korrespondenz und des E-Mail-Verkehrs, Koordinierung, Planung sowie Vor- und Nachbereitung von in- und externen Terminen und Sitzungen, Verantwortung für Aktenmanagement, Datenbankpflege und Protokollführung, Erstellung von Präsentationen und Berichten, Organisation von Geschäftsreisen sowie Mitwirkung bei Veranstaltungen

Rollenkonformer Auftritt und Kommunikation in alle Richtungen, auch mit ranghohen Vertreter:innen von Behörden und Unternehmen, Terminplanung und Organisation z.B. von Aufsichtsratssitzungen, Workshops und Großveranstaltungen, Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen für die Geschäftsführung, Priorisierung und Bearbeitung des Postfachs der Geschäftsführung und Folgeaufgaben, Eigenständige Verantwortung der Archivierung und des Wiedervorlage-Systems

Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie Registrierung und Organisation des ein- und ausgehenden Schriftverkehrs, Selbstständige Bearbeitung von Telefon- und E-Mailanfragen, Empfang und Betreuung von Kooperationspartnern, Kunden und Gästen, Führung und Pflege von Kontaktdatenbanken und Verteilerlisten für Newsletter, Ausführung allgemeiner Organisations- und Sekretariatsaufgaben, Vor- und Nachbereitung von Tagungen, Erstellung von Analysen und Entscheidungsvorlagen, Ausarbeitung und Controlling verschiedenster Projekte, Unterstützung in der Klärung strategischer Fragen, Anstoßen und aktive Begleitung von Entwicklungsprozessen, Organisation von Terminen und Planung von Geschäftsreisen, Klärung und Betreuung von Personalfragen

Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, Interne und externe Kommunikation in Deutsch und Englisch, Buchung und Koordination komplexer Dienstreisen, Planung und Begleitung interner und externer Veranstaltungen, Koordination der termingerechten Veröffentlichung von Pressemitteilungen, Planung und Koordination von Terminen und Meetings, Erstellung und Bearbeitung von Berichten, Präsentationen und Reports, Sorgfältige Dokumentenverwaltung und Ablage, Betreuung von Besuchern und Geschäftspartnern, Unterstützung bei der Durchführung und Überwachung von Projekten

Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung, einschließlich Terminplanung und -koordination, Vor- und Nachbereitung von Meetings, inklusive Protokollführung und Dokumentenmanagement, Unterstützung im Rechnungswesen, z. B. bei der Rechnungserstellung, -prüfung und Kontenabstimmung, Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten, Pflege und Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten im ERP-System, Erledigung der Korrespondenz und Kommunikation mit Geschäftspartnern und Dienstleistern, Unterstützung bei der Planung und Koordination von Projekten, Bearbeitung und Ablage von Verträgen und anderen wichtigen Unterlagen, Allgemeine Assistenz- und Verwaltungsaufgaben nach Bedarf

Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft., Frist- und termingerechte Nachhaltung von Aufgaben und Terminen., Vorbereitung von Sitzungen/Tagungen., Protokollierung der Sitzungsergebnissen., Aufbereitung wirtschaftlicher/technischer Kennzahlen und Eckdaten., Analyse von Kennzahlen und Eckdaten., Mitarbeit und Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Überwachung von komplexen Projektthemen., Aktive Kommunikation und Zusammenarbeit mit allen Unternehmensbereichen sowie externen Stakeholdern., Bearbeitung von Sonderaufgaben in wechselnden Themenbereichen., Selbstständige Abwicklung von Sekretariatsaufgaben (Korrespondenz, Terminmanagement, Reisemanagement, Betreuung von Besuchern).

Assistenz der Geschäftsführung, Kundenbetreuung, Büromanagement, Angebots- und Rechnungsstellung, Ressourcenplanung, Unterstützung im Family Office

Unterstützung und Beratung der Geschäftsführung in allen personalrelevanten sowie administrativen Angelegenheiten, Koordination und Verwaltung des gesamten Personalmanagements (z. B. Einstellung, Vertragsmanagement, Arbeitsverträge), Beratung der Führungskräfte in personalbezogenen Fragestellungen, organisatorische Unterstützung bei der Personalplanung in Zusammenarbeit mit den Schulleitungen und weiteren Führungskräften, enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Akteuren des Unternehmens sowie den Partnerunternehmen der AWV und FHD, Erfüllung von Berichtspflichten gegenüber Schulbehörden und weiteren relevanten Institutionen