2 Executive Assistant Jobs München

Unterstützung der Geschäftsleitung und des Sales-Teams im Tagesgeschäft, Übernahme von strategischen Projekten im Bereich Sales und Growth, Erstellung von Analysen, Reportings und Entscheidungsvorlagen, Qualitätssicherung und Optimierung im CRM (z. B. Datenpflege, Dokumentation, Prozessüberwachung), Monitoring und Analyse von Sales-Gesprächen zur Sicherstellung der Qualitätsstandards und Identifikation von Verbesserungspotenzialen, Koordination und Nachverfolgung von Projekten und internen Prozessen, Vorbereitung und Begleitung von Meetings sowie Nachbereitung und Protokollführung, Kommunikation und Abstimmung mit internen und externen Stakeholdern, Organisation und Unterstützung bei Veranstaltungen und Messen

Du unterstützt die beiden Geschäftsführer im operativen Tagesgeschäft sowie bei strategischen Aufgaben, Du übernimmst eigenverantwortlich das gesamte Büromanagement, insbesondere die Terminplanung, interne und externe Korrespondenz sowie die digitale Dokumentation für die Geschäftsführung, Du unterstützt die Geschäftsführung bei Sonderthemen, Du planst und organisierst Geschäftsreisen, gefolgt von einer präzisen Abwicklung der Reisekostenabrechnung sowie zugehöriges Kalendermanagement, Du erstellst und entwickelst wichtige Dokumente und Präsentationsunterlagen und übernimmst die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Du bist die erste Anlaufstelle für Fragen und Anliegen der Mitarbeiter, agierst als Bindeglied zwischen der Geschäftsführung und den Mitarbeitenden und übernimmst als zentrale Schnittstelle im Unternehmen die Verantwortung für die effektive Kommunikation sowohl mit internen Mitarbeitenden als auch externen Geschäftspartnern, Du übernimmst das Lektorat von Texten für die interne und externe Kommunikation.

Administrative Unterstützung der Rechtsanwälte und des Back Office, Organisation des Büroalltags, Planung von Terminen, einschließlich Besprechungen, Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben (Korrespondenz, Telefonzentrale, Besucherempfang, Aktenmanagement), Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost (Fristenmanagement), Bearbeitung der Ein- und Ausgangsabrechnungen, Rechnungserstellung nach Zeiterfassung, Mitwirkung bei der Vor- und Nachbereitung der monatlichen Buchhaltung

Unterstützung des Bereichsleiters bei der Umsetzung strategischer Projekte durch Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Erstellung von Auswertungen, Reports und Dashboards zur Unterstützung der Entscheidungsprozesse, Mitwirkung an der Koordination bereichsübergreifender Projekte, Dokumentation der Zielerreichung und Überwachung der Termine, Koordination der internen und externen Kommunikation des Bereichsleiters und Erstellung von Präsentationen, Enge Zusammenarbeit mit Führungskräften und Mitarbeitenden zur effektiven Zielerreichung, Etablierung und Pflege eines Netzwerks mit Entscheidungsträgern und strategischen Partnern

Unterstützung der Regionalleitung Süd-Ost mit organisatorischen und administrativen Aufgaben z.B. Postbearbeitung, Terminkoordination, Telefonkontakten und Mitwirken an der Korrespondenz, Ablage etc., Vor- und Nachbereitung von Reisen, Terminen und Meetings samt Organisation der Bewirtung und Unterbringung von Gästen, Organisation von Veranstaltungen, Reisekostenabrechnungen und Rechnungskontrollen, Aufbereitung von Besprechungsunterlagen, Präsentationen, Berichten und Anträgen, Protokollieren von Arbeitsgruppen und Konferenzen, Büromanagement für das Team

allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben, Unterstützung der Einrichtungsleitung in unterschiedlichen Bereichen, Mitwirkung bei der Erarbeitung und Pflege einer Ablage- und Ordnerstruktur, Kommunikation mit den Eltern, Angebotseinholung, Bestellungen aller Art, Eingangskontrolle, Lieferscheinprüfung, Jahresplanung und Terminüberwachung