Sie begleiten die Personalplanung und gewährleisten einen reibungslosen Recruiting-Prozess., Sie sind für die Steuerung und Umsetzung des Personalprozesses bis zur Einstellung und des Vertragsabschluss neuer Mitarbeitenden im Rahmen des Onboarding-Prozesses zuständig., Ihnen obliegt die eigenverantwortliche Betreuung eines festgelegten Mitarbeitendenkreises bzw. definierter Berufsgruppen im Onboarding-Prozess., Ebenso zu Ihren Aufgaben gehören die kompetente Betreuung und Beratung der Führungskräfte und Mitarbeitenden in personalrelevanten und arbeitsrechtlichen Fragestellungen unter Berücksichtigung unternehmerischer Aspekte., Sie planen und setzen personelle Einzelmaßnahmen um., Sie verantworten die Weiterentwicklung und Optimierung der internen Personalprozesse., Sie sichern eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Mitarbeitervertretung und der Schwerbehindertenvertretung., Sie übernehmen die eigenständige Entwicklung und Umsetzung vielfältiger Personal-Projekte und Mitgestaltung der Unternehmenskultur sowie Unterstützung bei strategischen Projekten., Des Weiteren fallen in Ihren Aufgabenbereich die Vorbereitung, die Begleitung und die Umsetzung von arbeitsrechtlichen Maßnahmen., Die Erstellung und das Analysieren von Reportings, Ad-hoc-Auswertungen und Statistiken und ggf. Ableitung daraus erforderlicher personalwirtschaftlicher Maßnahmen runden Ihren Aufgabenbereich ab.

Betreuung von Studienpatientinnen und -patienten inkl. Terminkoordination, Gewinnung und Verarbeitung von Blutproben, Schreiben von 12-Kanal EKGs, Dokumentation in Papier- und elektronischer Form, Verwaltung von Studienunterlagen

Übernahme des gesamten Büromanagements inkl. Optimierung von Prozessen, Telefonischer und schriftlicher Kontakt mit Klient*innen sowie mit lnteressent*innen an unseren Angeboten, Pflege der digitalen Klient*innenakte und verschiedener Statistiken, Erstellen, Bearbeiten und Richten von Fortbildungs- und Präventionsmaterialien, Verantwortung für die EDV, Pflege der Website und der Social Media-Kanäle, Mitarbeit im Fundraising sowie der Spender*innen- und Mitgliederbetreuung

Information von potentiellen und bestehenden Kunden zu Fördermöglichkeiten und gestellten Zuschussanträgen, Erstellung von Förderanträgen inkl. deren Datenpflege in unseren Systemen, Unterstützung der Sachbearbeiter und Kundenberater bei Bearbeitung der Förderanträge, Erstellung von Vertragsunterlagen wie zum Beispiel Bewilligungsbescheide, Unterstützung der OE-Leitung hinsichtlich organisatorischer übergreifender Belange wie z.B. Präsentation, Rechnungsstellung und Protokollführung, Ausbildung von Auszubildenden

Mitarbeit im vielfältigen Tagesgeschäft und bei laufenden Projekten, Betreuung unserer Mitarbeitenden bei allen administrativen Fragen, Onboarding neuer Mitarbeitender, Durchführung von personellen Einzelmaßnahmen, Unterstützung der qualitativen und quantitativen Personalbedarfsplanung, Erstellung von Personalreports und -statistiken, Unterstützung im Recruitingprozess

Unterstützung der Arbeitsbereichsleitung, Post-, Schreib- und Ablagearbeiten, Telefondienst, Mitwirkung bei der Organisation des Arbeitsbereiches, Terminplanung und -verwaltung, Materialverwaltung, Mitarbeit beim Beschwerdemanagement, Einfache Sachbearbeitungstätigkeiten: Antragstellung beim Rententräger, Bearbeitung des Wohngeldes, Verschiedene Abrechnungen im Rahmen des SGB XII, Führen von Statistiken

Bürotätigkeiten für die Fachbereichsleitung, allgemeine Verwaltungsaufgaben für den Fachbereich Einreise und Aufenthalt, Verantwortung für die Haushaltsbewirtschaftung, Unterstützung der Leitung bei Stellenbesetzungsverfahren

Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungstätigkeiten (Postein- und Ausgang, Besucherempfang, Datenerfassung, Inventarisierung, Raumbuchung u.a.), Vorbereitende Buchhaltungstätigkeiten (Digitalisierung, Rechnungseingang, Vorkontierung, Beschaffung u.a.)

selbstständige Organisation des Sekretariats, sorgfältige Erstellung von Vertragsentwürfen, Schriftsätzen und vielfältiger Korrespondenz in deutscher Sprache, Überwachung von Fristen sowie die sorgfältige Führung der Akten und der Wiedervorlage, Verantwortung für die Termin- und Reiseplanung, Vorbereitung und Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen, Dokumentenmanagement und die Abrechnung der Mandate

Unterstützung internationaler Forschender bei der Wohnungs- und Unterkunftssuche, Beratung und Begleitung bei administrativen Prozessen (Behördengänge, Visa und Aufenthaltserlaubnis, Anmeldung, Bankkontoeröffnung etc.), Unterstützung beim Onboarding-Prozess und bei der Integration, Zusammenarbeit mit Personalabteilung und Teamassistenzen der Forschungsgruppen, Kommunikation mit Behörden, Vermietern etc., Aktualisierung der Informationen zu lokalen Gegebenheiten, Versicherungen und anderen relevanten Themen, Organisation und Durchführung von Willkommensveranstaltungen und Informationsmeetings, Pflege von Datenbanken und Dokumentation der Relocation-Prozesse