128 Büroassistent Jobs

Bearbeitung und Verwaltung der Geschäftskorrespondenz, Pflege der Ablagestruktur und Dokumentenverwaltung, Unterstützung bei operativen Aufgaben und Projekten der Geschäftsführung, Organisation, Planung und Protokollierung von Meetings, Vor- und Nachbereitung aller notwendigen Unterlagen, Buchung und Koordination von Geschäftsreisen, Verwaltung von Büromaterialien, Koordination externer Dienstleister und allgemeine organisatorische Aufgaben

Unterstützung des Managementteams im Tagesgeschäft, einschließlich Terminplanung, Organisation von Meetings und Erstellung von Unterlagen, Koordination von Reisebuchungen wie Flüge, Unterkünfte und Transport, Vorbereitende Buchhaltung und Rechnungsstellung in Zusammenarbeit mit unserem externen Buchhaltungsunternehmen, Erstellung von Präsentationen, Berichten und Protokollen, wobei alle Unterlagen stets präzise und aktuell sind, Verwaltung von administrativen Aufgaben im Büro, wie Ablage, Bestellung von Büromaterialien und Organisation von Veranstaltungen, Unterstützung bei der Organisation interner und externer Firmenevents, z.B. Teambuilding-Aktivitäten oder Meetings, Unterstützung bei ad-hoc Projekten

Büroorganisation, einschließlich Betreuung des Empfangsbereichs und Verwaltung der Poolwagen, Einkauf, Bestellung und Verwaltung von Büro- und Arbeitsmaterialien, Koordination und Überwachung von Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten, Überwachung der Umsetzung des Bürokonzepts, Schnittstelle zwischen internen Abteilungen, Kunden und Dienstleistern, Umsetzung von Maßnahmen im Bereich Erste Hilfe, Brandschutz und Bürosicherheit, Sicherstellung eines attraktiven Erscheinungsbildes der Büro- und Sozialräumlichkeiten, Allgemeine Sekretariatsaufgaben, einschließlich Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Reisemanagement, Planung und Organisation interner und externer Veranstaltungen

Unterstützung des Teams in administrativen und organisatorischen Belangen, Koordination von Terminen und Meetings, Erstellung von Präsentationen und Berichten, Pflege von Datenbanken und Dokumentationen, Kommunikation mit internen und externen Partnern

Selbstständige und verantwortungsbewusste Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Angelegenheiten: Terminkoordination, Dienstplan- und Reisemanagement sowie die Führung von digitalen und analogen Ablagestrukturen, Kommunikation mit Geschäftspartner:innen und Gästen sowie deren Empfang und Betreuung, Unterstützung im Officemanagement, Projektmanagement und Eventmanagement, Koordination des On- und Offboardings in enger Zusammenarbeit mit HR

Überblick im Office-Bereich behalten und Ansprechpartner für das Team sein, Buchhalterische Tätigkeiten wie die Vorbereitung der Personalbuchführung für die externe Lohnbuchhaltung übernehmen, Unterstützung bei internen Prozessen, wie z.B. Rechnungsläufe, Fristenmanagement für (Miet-)Verträge steuern und mit der Hausverwaltung kommunizieren, Unterstützung in der Kundenbetreuung und Pflege des CRM, Postbearbeitung, Betreuung der Telefonzentrale, Datenbankpflege und Dokumentenverwaltung, Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien tätigen, Spezielle administrative Aufgaben übernehmen und im administrativen Tagesgeschäft unterstützen

Enge Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden und Führungskräften am Standort Stuttgart, Allgemeine Sekretariatsaufgaben wie Termin- und Reisemanagement, Organisation von Videokonferenzen, Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner:innen, Einkauf und Verwaltung von Büro-/Tagungsmaterialien, Dokumentation und Datenpflege des CRM-Systems, Unterstützung in Projekten wie Präsentationserstellung, Termin- und Einladungsmanagement, Korrekturlesen von Berichten, Vorbereitung von internen und externen Veranstaltungen sowie Betreuung teilnehmender Kunden und Mitarbeitenden, Ansprechpartner:in zu allen Fragen um Inhouse-Räumlichkeiten und Veranstaltungstechnik/-Kapazitäten, Vor-/Nachbereitungen der Konferenz-/Meetingräume, On-/Offboarding von Mitarbeitenden am Standort, Routinechecks der Büros und der öffentlichen Bereiche, Ansprechpartner:in für die Corporate Functions für den Standort Stuttgart, Die „gute Seele“ des Büros sein

Organisation und Koordination von Büroabläufen und Terminen, Bearbeitung der Korrespondenz, sowohl schriftlich als auch telefonisch, Empfang von Besuchern und Vorbereitung von Meetings, Reiseplanung und -organisation sowie Planung von Firmenevents, Verwaltung und Bestellung der Büromaterialien, Unterstützung bei der Fuhrparkverwaltung

Unterstützung des Teams bei verschiedenen administrativen, organisatorischen und projektbezogenen Aufgaben, Unterstützung bei der Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie der erforderlichen Ablage der Unterlagen, Terminorganisation und -koordination sowie deren professionelle Vor- sowie Nachbereitung, Erstellung von Ausgangsrechnungen und Vorbereitung der Unterlagen für die Zulieferung an die Buchhaltung/Steuerberatung, Planung, Organisation und Durchführung von internen und externen Events, Koordination externer Dienstleister (Reinigungsfirma, Hausmeister etc.), Allgemeine administrative Tätigkeiten

Unterstützung bei der Organisation und Verwaltung interner Abläufe, Bearbeitung ein- und ausgehender Korrespondenzen, Planung und Koordination von Terminen, Besprechungen und Reisen, Arbeit in verschiedenen Abteilungen wie Personal, Buchhaltung etc., Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Reports zu den unterschiedlichsten Themen, Kontakt mit verschiedenen Parteien wie Geschäftspartnern etc.

Informationsverarbeitung und Erledigen von Schreibarbeiten im Sinne der Vorbereitung von diversen Unterlagen und Präsentationen, Führung der Zeitkonten und Durchführen der Personalbuchungen (z. B. Urlaub, Vertretung, Krankmeldung), Planung und Überwachung von Terminen von Besuchern, Besprechungsräumen und Reisen, Steuerung des Postdurchlaufs sowie der E-Mail-Korrespondenz, Erteilung von Auskünften, Ausführung von Assistenz- und Verwaltungsaufgaben (z.B. Zusammenstellung von Statistiken, Koordination mit Fremdfirmen, Organisation des Fuhrparks, Büromaterial)

Büroorganisation und -verwaltung, Verwaltung von Personalakten und -daten (Unterstützung des Fachbereiches Personal), Dateneingabe und -verarbeitung (Unterstützung des Fachbereiches Finanzen), Bearbeitung von Kundenanliegen per E-Mail und Telefon, Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben, Vorbereitung von Besprechungen und Terminen, Beschaffung von Büromaterial und anderen Ressourcen, Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten

Eigenverantwortliche Planung und Durchführung aller administrativen Tätigkeiten, Termin- und Reiseplanung, Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen, Erledigung von Bestellungen, Bewirt schaftung der Haushalts- und Drittmittel, Erstellung von Zwischen- und Verwendungsnachweisen, Unterstützung in der Öffentlichkeitsarbeit, Erstellung von Präsentationsmaterialien, Administration von Forschungsprojekten

Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungstätigkeiten (Verwaltungsvorgänge, Datenerfassung, Archivierung, Koordination), Unterstützung bei allgemeinen Buchhaltungstätigkeiten inkl. (Prüfung, Digitalisierung, Vorkontierung, Beschaffung), Dienstreisemanagement: Planung und Organisation von Reisen, Koordination, Verwaltung von Reisedokumenten und Abrechnungen

Verantwortung für das reibungslose Tagesgeschäft des Büros, einschließlich Empfang, Postbearbeitung und Bestellung von Büromaterialien, Koordination und Organisation von Terminen, Besprechungen und internen Veranstaltungen, Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams in administrativen Belangen, Verwaltung und Pflege von internen Ablagesystemen sowie Datenbanken, Ansprechpartner für externe Dienstleister und Lieferanten, Sicherstellung einer angenehmen und effizienten Büroatmosphäre

Büroprozesse managen (Postbearbeitung, Telefon- und Terminmanagement, Schriftverkehr, Ablagemanagement), Protokolle führen und Datenbanken pflegen, Unterstützung bei der Erstellung von Excel-Auswertungen und Rundschreiben, Büromaterialien beschaffen und verwalten, Organisation und Vorbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen, Lektorats- und Layoutarbeiten übernehmen, PowerPoint-Präsentationen und Excel-Tabellen erstellen, Korrespondenz und Besucherempfang sowie Eindecken von Beratungsräumen, Dienstreisen organisieren

Zentrale Anrufannahme, -vermittlung und -weiterleitung, Post- und Rechnungsbearbeitung, Vorbereitung von Konferenzräumen für Meetings, bei Bedarf Organisation von Catering, Führen und Pflege des Archivs, Aufbau und Verwaltung von Systemen zur Erfassung von Kontakten, Dateien und Mitarbeiterverzeichnissen, Repräsentation unseres Unternehmens nach außen, Begrüßung der Gäste, Beantwortung der Anfragen und Unterstützung der Kolleginnen und Kollegen, Meldung von Betriebsstörungen an die entsprechende Person bzw. Abteilung, Organisatorische Tätigkeiten im Auftrag der Standortleiterin

Eigenständiges und eigenverantwortliches Ausführen von Aufgaben in den verschiedenen Teams, Gästereception, Bearbeiten von Anfragen & Bestellungen, Posteingang & -ausgang, On- & Offboarding von Kolleg:innen, Organisation & Durchführung von Events im Office Team, Prüfen und Buchen von Rechnungen, Bearbeiten von externen und internen Anfragen, Reisekostenabrechnung im Finance Unit, Koordination der internen Lern- und Weiterbildungsangebote, Sichtung von Bewerbungen, Versenden von Online Tests, Terminkoordination im People Team, Koordination von Projekten, Unterstützung des Social Media Teams, Brand Marketing im Marketing Unit, Vertragsmanagement, Erstellung von Standardverträgen, Recherche im Legal Team, Erstellen und Bearbeiten von Newslettern, Assistenz beim Schreiben von Angeboten im Sales Unit, Kennenlernen von Service Standards, Beantwortung von Supportanfragen im Support Team

Proaktive und vorausschauende Unterstützung der Bereichsleitungen in allen organisatorischen und administrativen Belangen, Organisation von tagesaktuellen Vorgängen, insbesondere auch stetige*r Ansprechpartner*in für die Teams, Telefonbetreuung, Terminkoordination und Kalenderführung für die Bereichsleitungen, Operative Aufgaben wie Postbearbeitung, Korrespondenz, Bestellung von Fachliteratur, Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Meetings mit internen und externen Stakeholdern inkl. Protokollführung

Terminvereinbarung und -vorbereitung der Außendienstmitarbeiter, Administrative und organisatorische Tätigkeiten im Tagesgeschäft der Vertriebsmitarbeiter*innen, Allgemeine Korrespondenz und Sachbearbeitung, Unterstützung bei der Angebotskalkulation und Erstellung von Angeboten, Verantwortung für die Angebotsvorbereitung und das Nachfassen von Angeboten, Telefonische und schriftliche Kundenbetreuung