Abwechslungsreiche Ausbildung im Büromanagement, Unterstützung im Team bei organisatorischen Aufgaben und Büroarbeiten

Erledigung von Sekretariatsarbeiten für das Geschäftsführungsbüro und die Fachbereiche

Büroorganisation, Sekretariats- und Assistenzaufgaben, Terminplanung, -überwachung und -koordination, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen und Veranstaltungen, Beschaffung von Büromaterial, Textverarbeitung, -formulierung und -gestaltung, Bearbeitung eigener Projekte (im Rahmen der Wahlqualifikationen), kaufmännische Tätigkeiten im Bereich Rechnungswesen und Personalverwaltung

Sorgen für einen reibungslosen Büroablauf, Organisation von Meetings, Überwachung des Bürobedarfs, Mitarbeiterzufriedenheit fördern, Empfang und Gästebetreuung, Unterstützung bei der Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Flexibilität bei ad hoc Unterstützung, Koordination von externen Dienstleistern

Assistenz- und Verwaltungsaufgaben (Ablagen, Archivierung, Dokumentation, Postbearbeitung, Terminkoordination, Bestellungen, Vertragsverwaltung, Organisation, Empfang und Bewirtung von Besuchern, etc.), Unterstützung der Arbeit mit den Stipendiatinnen und Stipendiaten (Vor- und Nachbereitung von Seminaren, Vor- und Nachbereitung der individuellen Betreuung der Stipendiatinnen und Stipendiaten), Umfassende Recherchen zu verschiedenen Themen, Unterstützung bei der Planung verschiedener Veranstaltungen, Erstellung des anfallenden Schriftwechsels nach Vorgabe, Datenpflege

Organisation des Büroalltags am Kölner Standort, Erste Anlaufstelle für Kooperationspartner:innen am Telefon, per E-Mail und vor Ort, Organisation und Begleitung von Veranstaltungen in verschiedenen Formaten, Verwaltung des Adressmanagements und die Terminkoordination, Recherche und Vergleich von Angeboten für projektbedingte Auftragsvergabe, Erstellung von Präsentationen, Bearbeitung von Texten und Unterstützung bei der Anfertigung von Berichten, Unterstützen bei der Öffentlichkeitsarbeit und Recherchen zu Fachinhalten

Begleitung der Einkaufsprozesse und Übernahme administrativer Aufgaben, Bearbeitung von Rechnungen, Bestellungen und Reklamationen, Vorbereitung von Statistiken und Preisanalysen für Einkaufsentscheidungen, Abwicklung allgemeiner Sachbearbeitungsaufgaben innerhalb des Einkaufs, Unterstützung des Teams bei anfallenden Aufgaben und in organisatorischen Belangen

Einführung in alle Aufgaben und Prozesse des Büromanagements, Bearbeitung von Sekretariats- und Assistenzaufgaben im Bereich der Veranstaltungs- und Projektorganisation, Einführung in administrative Tätigkeiten in Vertrieb, Marketing und Veranstaltungsmanagement, Erstellung von Dokumenten, Auswertungen und Präsentationen mit Microsoft Office Programmen, Bearbeitung von telefonischen und schriftlichen Anfragen, Anwendung von betrieblichen Kommunikationssystemen (z. B. Outlook, Teams), Mitwirkung bei der Planung, Steuerung und Kontrolle von Projekten

Unterstützung bei personalwirtschaftlichen Aufgaben, Betreuung des Zeiterfassungstools und Verwaltung und Pflege der digitalen Personalakten, Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat, Personalrekrutierung und Durchführung des Bewerbermanagements, Organisation und Koordination bürowirtschaftlicher und projektbezogener Abläufe, Postein-/ und Ausgang, Koordinieren von Terminen, Besprechungen vorbereiten und Bearbeitung des Schriftverkehrs, Unterstützung der Webseitenbetreuung, Unterstützung des Social-Media-Managements, Erstellung des Pressespiegels, Zuarbeit für die Mitgliederzeitschrift und den Newsletter, Unterstützung des Bereichs Marketing und Fundraising, Unterstützung der Veranstaltungsplanung und -durchführung

Empfang sowie Betreuung von Gästen und Kunden, Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen und E-Mails, Verwaltung des Empfangsbereichs, inklusive Koordination von Terminen und Besprechungsräumen, Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post sowie Kurierdienste, Unterstützung bei administrativen Aufgaben wie der Erstellung von Arbeitsplänen, Vorbereitung von Besprechungen, einschließlich Catering, Travelmanagement, Verwaltung des Büromateriallagers inkl. Materialeinkauf, Unterstützung bei allgemeinen Bürotätigkeiten und Projekten

Empfang sowie Betreuung von Gästen und Kunden, Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen und E-Mails, Verwaltung des Empfangsbereichs, inklusive Koordination von Terminen und Besprechungsräumen, Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post sowie Kurierdienste, Unterstützung bei administrativen Aufgaben wie der Erstellung von Arbeitsplänen, Vorbereitung von Besprechungen, einschließlich Catering, Travelmanagement, Verwaltung des Büromateriallagers inkl. Materialeinkauf, Unterstützung bei allgemeinen Bürotätigkeiten und Projekten

Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft, Unterstützung bei Termin-, Kalender- und Reisemanagement, Interne & externe Kommunikation zu Kolleg/innen und Business Partnern, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Kundenbesuchen

Bearbeitung Postein- und ausgang, Bearbeitung der Verwaltung-Emails, Empfangsarbeit – Kontakt mit Boten, Bewerberinnen, Mitarbeitenden etc., Telefonarbeit, Archivarbeit, Nach gründlicher Einarbeitung: Übernahme von leichten Projektaufgaben, Übernahme weiterer Projektaufgaben – Kostenstellen abstimmen, Anträge stellen, Verwendungsnachweise, Kontakt mit Zuwendungsgebern, Zuarbeit der Geschäftsleitung, Zuarbeit der Projekte, Öffentlichkeitsarbeit, Statistiken führen

Assistenz- und andere Bürotätigkeiten für das Team und die Geschäftsführung, Mitarbeit bei Organisation und Durchführung von On- und Offline-Veranstaltungen, Interne und externe Kommunikation über die Veranstaltung sowie deren logistischer Vorbereitung, Unterstützung bei der Kontrolle und Aktualisierung von Beauftragungen und Abrechnungen, Vorbereitende Tätigkeiten für die Buchhaltung

Unterstützung des Teams in administrativen und organisatorischen Belangen, Koordination und Organisation von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen, Verantwortung für das Zeitmanagement des Teams, Empfang und Betreuung von Gästen, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz, Erstellung von Berichten, Reportings, Präsentationen und Statistiken, Verwaltung des Bereichsbudgets

Vielfältige kaufmännische Ausbildung in verschiedenen Verwaltungsbereichen, Erlernen einer selbstständigen Arbeitsweise, Praktische Erfahrungen in Personalwesen, Finanzen und Controlling, Beschaffung sowie wissenschaftlichen Sekretariaten, Einblicke in alle Bereiche der Administration, Möglichkeit der Spezialisierung in Wahlqualifikationen wie Assistenz & Sekretariat, Einkauf & Logistik, Kaufmännische Steuerung & Kontrolle und Personalwirtschaft, Intensive Betreuung in administrativen Referaten und Sekretariaten, Unterstützung bei einem Auslandspraktikum, Umfangreiche interne Prüfungsvorbereitungen und externer Vorbereitungskurs für die Abschlussprüfung

Unterstützung der Büroleitung bei der Büroorganisation und Koordinierung interner Abläufe, Proaktive und selbstständige Abwicklung von Routinekorrespondenz, Medienmonitoring und Bearbeitung von Bürgeranfragen, Führung der Ablage und Erstellung der Buchhaltung für das Büro Brüssel, Überwachung und Pflege von Geschäftsvorgängen, Wiedervorlagen und Kalender der Geschäftsführung, Reisemanagement der Referenten, Unterstützung der Geschäftsführung und Veranstaltungsabteilung bei der Planung von Veranstaltungen, einschließlich eines internationalen Kongresses im Jahr 2025

Generating purchase orders, deadline tracking and invoice control, Support with master data maintenance in the ERP system, Creation and maintenance of reports, statistics and presentations, Support with team projects or taking on your own project work, Managing documents and organizing meetings, General office tasks, such as office organization or the organization of rental vehicles and business trips, Scheduling

Wissenschaftliche Textbearbeitung: Korrigieren, Lektorieren und Gestalten wissenschaftlicher Texte und Forschungsberichte in Microsoft Word., Veranstaltungsorganisation: Planen und Organisieren von Präsenz- und digitalen Veranstaltungen, Unterstützung bei Durchführung und Nachbereitung., Wissensmanagement: Pflege einer Projektdatenbank, Gestaltung von Sharepoint-Seiten, Unterstützung beim Aufbau einer Wissensmanagementplattform., Organisatorische Aufgaben: Unterstützung bei allgemeinen organisatorischen Aufgaben, Protokollierung von Meetings, Terminkoordination., Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeitenden: Unterstützung in verschiedenen Stadien der Projektbearbeitung., Betreuung der studentischen Hilfskräfte: Mitwirkung bei der Betreuung von studentischen Hilfskräften., Beschaffungsvorgänge: Unterstützung bei der Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen in SAP.

Angebots-/ Auftragsbearbeitung, Erstellung und Prüfung von Rechnungen, Bearbeitung von Korrespondenzen, Archivierung und Dokumentation der Ablage, Terminkoordinierung, Prüfung der Reisekosten und Auslagenberichte, Korrespondenz mit Ämtern, Behörden sowie Notaren, Dokumentenmanagement, Unterstützung des Teams, Organisation von Veranstaltungen, Bestellung von Büromaterialien, Unterstützung des Risk-Managements, Erstellung diverser Personalunterlagen, Bearbeitung von Urlaubsanträgen