Unterstützung der kaufmännischen Zentrumsleitung in administrativen und organisatorischen Belangen, Mitwirkung bei der Planung und Umsetzung von Projekten, Erstellung von Präsentationen und Berichten, Kommunikation mit internen und externen Partnern, Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung

allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, inkl. der Terminkoordination sowie selbständige Erledigung der Korrespondenz, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen (z.B. Vorstand, QV-Sitzung, Jour fixe Geschäftsführung), inkl. Protokollierung sowie selbständige Aufbereitung von Unterlagen zur Befassung in Gremien, Aufbereitung von Beschlüssen auf Confluence (Intranet), Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen des Geographischen Instituts, inkl. Betreuung von (in- und ausländischen) Gästen, Verwaltung der Haushaltskonten: Rechnungskontrolle, Zuordnung und Anweisung von Rechnungen, Buchungsüberwachung mit BUDCON (SAP), Erfassung der Ausgaben und Einnahmen sowie Durchführung von Bestellung in SRM (SAP), Bearbeitung von Reisekosten, eigenständige Organisation des Fachgruppenbüros, dabei u.a. organisatorische Unterstützung von Gremien, wie Berufungskommissionen sowie Bearbeitung von Berufungs- und Habilitationsverfahren inkl. Prüfung von Anträgen und selbständige Weitergabe an das Dekanat

Erstellung und Verwaltung von Arbeitsverträgen, Betreuung des gesamten Personalzyklus – von Eintritt bis Austritt, Pflege und Verwaltung der Zeiterfassung inklusive Nachtragsbearbeitung, Urlaubs- und Dienstreisemanagement, Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen, Abruf und Verwaltung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) bei den Krankenkassen, Vorbereitende Lohnbuchhaltung in enger Abstimmung mit unserer externen Lohnbuchhaltung, Enge Zusammenarbeit mit den Abteilungsleitungen und der Geschäftsführung, Ansprechpartner:in für unsere Mitarbeiter:innen in personalrelevanten Fragen

Unterstützung der Sekretariate der Krankenhausdirektion bei ihren Aufgaben, Eigenverantwortliche Vertretung der Sekretariate, Büromanagement, Erste/r Ansprechpartner/in (m/w/d) für in- und externe Kontakte, Unterstützung der Direktion bei administrativen Aufgaben, Koordination von Besprechungen, Abwesenheiten sowie Termine jeglicher Art, Bearbeitung von E-Mails und Post

Durchführung grundpflegerisch geplanter Maßnahmen, Enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Pflegefachkräften, Unterstützung bei Betreuungs- und hauswirtschaftlichen Maßnahmen

Erste Anlaufstelle für Mitarbeiter, öffentliche Kostenträger, Gremien und Kooperationspartner, Vorbereitung und Organisation von Veranstaltungen, Vor- und Nachbereitung von Verfahrensabläufen und interner Prozesse, Terminkoordination und -überwachung, Erstellung von Statistiken, Protokollen und Präsentationen, Erledigung allgemeiner Verwaltungsaufgaben

Unterstützung bei der Beantragung und Abrechnung von Fördermitteln, Koordination und Organisation von Projekten, Erstellung von Kommunikationsmaterialien, Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit

Übernahme vielfältiger administrativer Aufgaben, Beratung anspruchsvoller Kunden, Proaktive Kundenansprache und Vereinbarung von Beratungsterminen, Vor- und Nachbereitung von Kundenbesuchen, Fachkundige Unterstützung des Außendienstes im Rahmen von Vertriebsaktionen, Reibungslose Schadenbearbeitung

Unterstützung der Personalsachbearbeitung, Übernahme der Postbearbeitung und Telefondienst sowie Ablage., Erstellung von Personaldokumenten nach Vorgabe., Verantwortung für die Zeiterfassung und -korrektur in der kaufmännischen Zeiterfassung.

Unterstützung und Management des kaufmännischen Bereichs der Bauabteilung, Aktive Einbindung in den Ausschreibungsprozess, Vergleich von Angeboten, Vergabe von Aufträgen und enge Zusammenarbeit mit den Technikern, Kaufmännische Rechnungsprüfung und Zuarbeit für die Abrechnung umgesetzter Maßnahmen (gem. HOAI), Verfolgung von Ansprüchen bei Mängeln und Gewährleistungen und Mitwirkung bei der Analyse von Optimierungspotentialen im technischen Objektmanagement, Regelmäßiger Austausch mit Auftraggebern, Handwerkern, Lieferanten, Ämtern und Hausmeistern, Mietern sowie hausinternen Property Manager:innen, Unterstützung des Leiters der Bauabteilung sowie der technischen Projektmanager bei übergreifenden und organisatorischen Themen, Implementierung relevanter gesetzlicher Änderungen als Projekt in die Organisation

Unterstützung bei der Erstellung von Reportings für unsere Investoren, Eigenständige Bearbeitung und Finalisierung von Power Point Präsentationen, Erstellung und Zusammenführung von Auswertungen mit Hilfe unserer EDV-Programme, Enge Abstimmung mit den Kollegen/innen aus dem Portfolio Management und anderen Fachbereichen (unter anderem Controlling und ESG)

Beratung und Betreuung von Führungskräften und Mitarbeiter*innen in allen gesetzlichen, betrieblichen und arbeitsrechtlichen Themenstellungen, Steuerung aller HR-Prozesse im betreuten Bereich (Personalgewinnung, Personaleinsatz, PE-Planung, Personalaustritt), Bewerbermanagement und Beratung der Führungskräfte bei der Personalauswahl, Steuerung und Begleitung des Onboarding-Prozesses neuer Mitarbeiter*innen, Mitwirkung bei der Entgeltabrechnung, Zusammenarbeit mit den Betriebsratsgremien, Steuerung und Optimierung von internen und externen Prozessen und Schnittstellen

Übernahme einer abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Rolle an der Schnittstelle zwischen Beratungsfachkräften und Ratsuchenden, Pflege des Kontakts mit Ratsuchenden (telefonisch, persönlich und schriftlich) im Kontext von Anmeldung und Terminvergabe, Information über die grundlegenden Abläufe an der Beratungsstelle, Pflege einer positiven Beziehung zu Kooperationspartner*innen, Erarbeitung einer Wissensbasis zu anderen Einrichtungen der psychosozialen Versorgung in und um Augsburg, Übernahme allgemeiner administrativer Tätigkeiten, Pflege der statistischen Erfassung der Beratungstätigkeiten, Flexible Gestaltung bzw. Verteilung der Arbeitszeit in Absprache mit den Mitarbeitenden vor Ort

Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungsbearbeitung (auch in Vertretung), Belegeingabe im Kassensystem, Antrags- und Abrechnungswesen, Bearbeitung von Urlaubsanträgen, Kontrolle und evtl. Nachbearbeitung von Dienstplänen, Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben, Unterstützung der Einrichtungsleitung bei administrativen Organisationsaufgaben, Terminpflege und -Koordination, Statistiken

eigenständig delegierbare Aufgaben der ärztlichen Tätigkeit (Befunddokumentation, Therapievorbereitungen, Kommunikation mit Patienten und Praxisteam), aktive Unterstützung der Vor- und Nachbereitungen der Sprechstundenorganisation, Assistenz der Ärzte bei der Behandlung von Patienten, Pflege von Patientendaten, Leistungsdokumentation, Unterstützung bei der Abrechnung

Koordination des Büroablaufes und der Termine für die Geschäftsführung im Team, Organisation, Planung und Abrechnung deutschlandweiter und internationaler Geschäftsreisen, Organisation des Büros der Geschäftsführung im Team, Bearbeiten der digitalen und postalischen Korrespondenz, digitales Dokumentenmanagement, Kontaktmanagement für die Geschäftsführung in Koordination mit den Fachabteilungen und -bereichen sowie dem Kommunikationsbereich des ifa, Vor- und Nachbereiten und ggf. Begleitung von Besprechungen, Sitzungen, z.B. Gremiensitzungen, und Veranstaltungen der Geschäftsführung

Erreichen von Kundenkontakten durch Recherchen, persönlichen Gesprächen u.v.m., Pflege der Bestandskunden und Neukunden, Angebotserstellung und Vertragsverhandlungen, Erreichen vereinbarter Ziele innerhalb eines Zeitplans, Unterstützung und Zuarbeit für Projektleiter, Mitwirken bei Verbesserungen von Systemen und Produkten, Enge Zusammenarbeit mit Partnern, PR-Unterstützung (soziale Medien, u.v.m.), Reisebereitschaft zu Veranstaltungen

Klassische Assistenzaufgaben, wie Terminkoordination und Dienstreisebuchung, Unterstützung bei Projekten, Umgestaltung und Umzug auf neues Ablagesystem (SharePoint), Interne sowie externe Korrespondenz, Ansprechpartner*in für Kolleg*innen am Standort

Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung wissenschaftlicher Konferenzen, Vorbereitung von Sitzungen (u. a. Terminabfrage, Korrespondenz mit Teilnehmenden, Raumbuchung, Protokollführung), Unterstützung bei der Betreuung von Forschungsprojekten, Bearbeitung der Social-Media-Kanäle der Abteilung Forschung

Erarbeitung und Anpassung von Konzepten zur Effizienzsteigerung im U-Bahnbetrieb unter Berücksichtigung technischer und organisatorischer Aspekte, Planung und Steuerung der Arbeitsprozesse im Fahrdienst in Abstimmung mit Betriebsdienst und Fahrdienst U-Bahn, einschließlich Einsatzplanung, Sicherstellung der Pünktlichkeit und Sicherheitsstandards sowie Ressourcenplanung und Prozessoptimierung, Durchsetzung von Qualitätsstandards im Fahrdienst und die Erstellung von Qualitätsberichten, Kommunikation zwischen den Abteilungen und Erfassung kontinuierlich relevante Kennzahlen (wie Pünktlichkeit und Kundenzufriedenheit), Dokumentation und Erstellung von Arbeitsanweisungen, Richtlinien und Vorgaben für das Fahrdienst- und Verwaltungspersonal sowie für die Fahrgastinformation