Erledigen von Schreibarbeiten, Übernahme allgemeiner Sekretariatsaufgaben, Vorbereitung von Sitzungen und Besprechungen, Aktualisierung des Intranets

Eigenverantwortliche Organisation der Schulverwaltung, Administrative Unterstützung der Schulleitung und des Kollegiums, Erledigung der Korrespondenz mit Auszubildenden, Anstellungsträgern und Behörden, Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Berichten und Statistiken, Organisation der Examensprüfungen, Verwaltung der Schülerdaten

Terminkoordination für Führungskräfte und Mitarbeitende im Regionalzentrum Nordwest, Organisation von Besprechungen, Workshops, Seminaren und Veranstaltungen und Übernahme der Protokollführung, Empfangen und Betreuen unserer Besucher*innen, Eigenständige Verantwortung für die Beauftragung, Abrechnung und den Abschluss von verschiedenen Beschaffungsvorgängen und Servicedienstleistungen, z. B. für Büro- und Verbrauchsmaterial, Seminare oder IT-Hard- und Software, Unterstützung der Planung von Dienstreisen im In- und Ausland, Proaktive Stärkung des Teamgeistes und des Zusammenhaltes im Regionalzentrum

Verwaltung des Schulbetriebs und Entlastung der Schulleitung, die Steuerung des reibungslosen Schulablaufs: Vereinbarung von Terminen, Verwaltung des Archivs sowie allgemeine Schreibarbeiten, erste Anlaufstelle für Schüler*innen (z. B. auch bei kleineren Verletzungen), Eltern und Besucher*innen, die Bearbeitung telefonischer und digitaler Anfragen sowie Posteingang und -ausgang, die Meldung von Fehlzeiten im inneren Schulbetrieb, die Ausstellung von Schulbescheinigungen, Schüler*innenausweisen und Unfallmeldungen, das Rechnungswesen und Teilaufgaben im Bereich der Verwaltung des Schulbudgets

Administration des Mandantenkreises, Stammdatenpflege und die Erfassung und Verarbeitung variabler Daten, Vorbereitung und Durchführung der Gehaltsabrechnung unter Anwendung der Software „Datev LODAS“, Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Arbeitszeugnissen, Betriebsratsvorlagen etc., Antrags- und Bescheinigungswesen unter Beachtung von Fristen, z.B. Elternzeiten, Renteneintritte, Korrespondenz mit Behörden, Ämtern und Sozialversicherungsträgern, Unterstützung und Zuarbeiten der Lohnbuchhalter, Erstellung diverser Auswertungen, Statistiken und Reports

Verwaltung von Zutrittsberechtigungen und Datenpflege, Wartung und Montage von Schließanlagenkomponenten, Beschaffungen für interne Bedarfe, Beschaffungen für Bau- und Planungsleistungen, administrative Entlastung der Abteilungsleitung

Vorbereitende Buchhaltungstätigkeiten für den Steuerberater, Erstellung und Versand von Rechnungen, Kontrolle und Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Pflege und Aktualisierung von Stammdaten und internen Systemen, Bestellung von Büromaterialien und anderen betrieblichen Notwendigkeiten, Allgemeine Zuarbeiten für die Geschäftsleitung

Unterstützung der Geschäftsbereichsleitung Controlling & Finanzen und Vertretung des Vorstandssekretariats bei Abwesenheit, Verantwortung für eine effiziente Büroorganisation sowie eigenständige Bearbeitung administrativer Aufgaben, Terminmanagement, Koordination und Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen, Mitwirkung bei der Erstellung von Präsentationen, Auswertungen und Protokollen, Interne und externe Korrespondenz sowie Bearbeitung von Telefonaten, Organisatorische Unterstützung bei Sonderaufgaben und Projekten, Aktive Beteiligung an der Optimierung interner Prozesse

Unterstützung in administrativen und organisatorischen Angelegenheiten (hauptsächlich im Vertragswesen des Personalbereichs), Stammdatenpflege, Erstellung und Pflege von Dokumenten, Koordination von Terminen und Besprechungen, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner*innen, Allgemeine Büroorganisation und Verwaltung

Allgemeine Büroorganisation und -administration, Erfassung und Kontrolle von Büro- und Labormaterial, Nachbestellung über SAP Systeme, Postbearbeitung inkl. inhaltliche Prüfung und Vorsortierung, Kopier- und Scanarbeiten, Ablage, Versand von Studienmaterialien an Kinderärzte, Dateneingabe u.a. von Studienfragebögen, Organisation, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen, Mithilfe bei der Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen (Catering, Auf- und Abbau Veranstaltungsort)

Allgemeine Sekretariats-, Organisations- und Verwaltungstätigkeiten (Schriftverkehr, Telefondienst, Ablage, Archivierung, Digitalisierung), Pflege und Erstellung von Dienstplänen sowie Teamkalender, Formelle Prüfung von Angeboten, Beauftragung und Überwachung von Bestellvorgängen sowie Reklamationsbearbeitung, Sachliche Kontrolle von Rechnungen, Erfassung und tabellarische Dokumentation von Energieverbrauchsdaten im Rahmen des Energie-Controllings, Organisation von Teambesprechungen und deren Protokollführung, Kommunikation und Pflege von Lieferanten, Unterstützende Tätigkeiten im Ticketsystems der Abteilung Technik

Verwaltung und Betreuung der Auszubildenden und Lehrkräfte, Sichere Kommunikation mit Kunden, Partnern und Behörden, Koordination der organisatorischen Abläufe am Standort, Anlaufstelle für alle externen Besucher, Organisatorische Vor- und Nachbereitung der Schulungsmaßnahmen, Unterstützung der Schulleitung in verwaltungstechnischen Aufgaben

Erledigung administrativer und organisatorischer Tätigkeiten im Bereich der Liegenschaftsverwaltung für die Dienstgebäude am Standort Darmstadt (incl. Wahrnehmung von Sonderprojekten), darunter fallen u. a.: Maßnahmen der Gebäudesicherheit, Raum- und Ausstattungsplanung und die Überwachung der Hausordnung, Sie setzen Maßnahmen des Betrieblichen Arbeitsschutzes, der betrieblichen Ersten-Hilfe und des vorbeugenden Brandschutzes um (z.B. Erstellen und Anpassen von Brandschutzordnungen und Evakuierungskonzepten), Sie entwickeln Gefährdungsbeurteilungen weiter und unterstützen bei Durchführungen von Befragungen der Mitarbeiter/innen

Vorbereitung der Trainings und Seminare, Ansprechpartner:in für unsere Kund:innen, Erstellung von Werbemaßnahmen und -materialien, Zuverlässige Abrechnung von Leistungen, Unterstützung im Vertrieb unserer Dienstleistungen

Als Ansprechpartner für die Führungskräfte und die Beschäftigten hinsichtlich aller relevanten Themen zu dienstlich veranlassten Reisen bearbeiten und prüfen Sie den kompletten Ablauf der Fort- und Weiterbildungsanträge inkl. der Erstattung von Reisekosten unter Berücksichtigung der entsprechenden Vorschriften, Sie übernehmen alle personalrelevanten Tätigkeiten bei der Beschäftigung von Famulanten, Hospitanten und Praktikanten, Sie kümmern sich um den Prozess und die Auszahlung der jährlichen Leistungsorientierten Bezahlung (LOB) nach TVöD-K, Die Bearbeitung der jährlichen Jubiläen inkl. der Jubiläumsfeier für die KKHB liegt in Ihrem Zuständigkeitsbereich, Sie organisieren den kompletten Ablauf der Überlassungen von Appartements im Personalwohnheim vom Einzug bis zum Auszug, Ihnen obliegen verschiedene administrative Aufgaben für die Personalabteilung, wie z.B. die Bezahlung von Rechnungen, der Notarzteinsatzpauschalen, die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie das Bestellwesen, Durch kontinuierliche Verbesserungen tragen Sie zur Optimierung der Prozesse in Ihrem Bereich bei

Ansprechperson für Anrufer in der Telefonzentrale, Betreuung des Empfangsbereichs, Bearbeitung administrativer und organisatorischer Büroangelegenheiten, Organisation und Vorbereitung von Meetings, Veranstaltungen und Dienstreisen, Bewirtung und Betreuung von Gästen, Unterstützung der Personalabteilung, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Erstellung von Arztbriefen nach Diktat, Eigenständige Projektarbeit, Administrative Unterstützung der Bereichsleitungen, Gelegentliche Samstagsdienste, Unterstützung bei der Grunddateneingabe im Probeneingang

Bürowirtschaft und -organisation, Ressourcenverwaltung und -management, Buchhaltungsprozesse, Öffentlichkeitsarbeit, Kundenkontakte

Administrative Unterstützung der Abteilungsleitung und allgemeine Büroorganisation, Koordinierung, Einforderung und Gestaltung von Entscheidungsvorlagen, Schriftstücke, Präsentationen und Berichten für die Abteilungsleitung, Sachgebietsleitungen sowie die Referenten, Unterstützung bei personalwirtschaftlichen Angelegenheiten sowie bei der Haushaltsplanung, -steuerung und -kontrolle der Abteilung Beitrag, Unterstützende fachliche Mitarbeit bei der Erfassung, Pflege und dem Abgleich von Kundendaten der Abteilung Beitrag, z.B. zum Beitragseinzug nach Vorgabe in der Kernanwendung

eigenständig den Schriftverkehr für die Einrichtungs- und Schulleitung verfassen und erledigen, Sitzungen und Veranstaltungen organisieren, Eingangs- und Ausgangspost bearbeiten, zentrale koordinierende Schnittstelle zur Terminorganisation und Terminkoordination in der Schule, unterschriftsreife Anträge und Formulare vorbereiten, Statistiken führen und verarbeiten, allgemeine Büro- und Verwaltungstätigkeiten

Sie halten die Zeitwirtschaftssysteme auf dem aktuellen Stand (Standortrelevante Systemeinstellungen, Datenpflege, Fehlerkorrektur) und sind Ansprechpartner:in zum Thema Zeitwirtschaft für die Mitarbeitenden, Darüber hinaus erstellen Sie Auswertungen und Personalstatistiken und arbeiten im Projektcontrolling mit, Die Unterstützung und Weiterentwicklung bei Personalprozessen im Aufgabenbereich, auch im Rahmen der zukünftigen Digitalisierungsstrategie sowie die Prüfung bei der Stundenschreibung und die Zuarbeit an die Personalabteilung gehört ebenso zu Ihren Aufgaben, Bei der Organisation und Kontrolle der arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen sowie Pflege der Daten (PERBIT) unterstützen Sie ebenfalls, Die Dokumentenverwaltung und Archivierung runden Ihre Aufgaben ab