204 Office Manager Jobs

Verantwortung für die administrative Gesamtorganisation des Büros, Koordination und Unterstützung der Vereinsarbeit durch effizientes Geschäftsstellenmanagement, Terminplanung und Ablauforganisation für Geschäftsführung und Mitarbeiter*innen, Pflege und Aktualisierung interner Dokumentationssysteme, Verwaltung und Ablage von Vereinsdokumenten sowie Protokollführung relevanter Vereinssitzungen und -veranstaltungen, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Kontierung und Weiterleitung von Rechnungen sowie Verwaltung von Spesenabrechnungen und einfache buchhalterische Tätigkeiten, Unterstützung bei Veranstaltungen und im Veranstaltungsmanagement, z.B. bei der Suche nach geeigneten Locations und dem Einsatz von Dienstleistern

Unterstützung des Teams der Geschäftsstelle und der Geschäftsführung bei administrativen Tätigkeiten und der Kommunikation, Verantwortung für internes Wissensmanagement und Prozesse, Erste Ansprechperson für Mitglieder und administrative Betreuung, Selbstständige Organisation von Vorstandssitzungen, Planung und Umsetzung von Mitgliederinternen Konferenzen und Sommerfest, Unterstützung der Geschäftsführung bei Reiseplanungen, Vorbereitung von Terminen und Meetings sowie Präsentationen, Unterstützung bei Personalmanagement und vorbereitender Buchführung, Möglichkeit zur Einbringung bei der Betreuung von Communities of Practice

Work on the revision of project management processes and necessary standards in the project lifecycle, Serve as a contact person for all departments regarding Alnatura project management standards, Support project managers in a accompanying function in the planning and execution of their projects, Prepare and conduct workshops, training courses and planning meetings as needed, Provide organizational and administrative support in the project management office, Create presentations and decision templates

Post- & Dokumentenmanagement (Bearbeitung und Verteilung der Eingangspost, Verwaltung allgemeiner E-Mail-Anfragen), Office- & Bestellmanagement (Organisation und Durchführung von Bestellungen für Büro-, Hygiene- und Küchenbedarf, Bestandskontrolle), Koordination externer Dienstleister (Betreuung von Reinigungskräften, Handwerkern und Lieferanten), Büroorganisation & Instandhaltung (Verwaltung von Zugangskarten, Organisation der Meetingräume, Sicherstellung eines angenehmen Arbeitsumfelds), Allgemeine Unterstützung im Tagesgeschäft (Getränkelieferung, Optimierung von Abläufen)

Unterstützung des strukturierten kontinuierlichen Project Change Prozesses, Mitarbeit an der Erstellung der regelmäßigen Berichte für Projektgremien, Unterstützung im Project Risk und Issue Management, Übernahme des On- und Offboardings von Projektmitarbeitern, Erstellung von Präsentationen und Auswertungen, Mitarbeit an der Erstellung und Aufbereitung von Terminplänen

Büroorganisation, Finanzverwaltung: Rechnungsstellung und Rechnungseingangsprüfung, Kunden- und Lieferantenbetreuung, Reiseorganisation, Unterstützung bei Eventplanung, Grundlegende kaufmännische Tätigkeiten, Optimierung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse

Abwicklung von Beteiligungen, samt Beratung des Marktes hinsichtlich Strukturierung, Abbildungsfragen sowie Schnittstellenmanagement, MaRisk-konforme Abwicklung der Handelsgeschäfte (kurz- und langfristige Refinanzierung), Verarbeitung in den relevanten Systemen, insb. SAP-TRM, Unterstützung in Change-Vorhaben, insbesondere bei der anstehenden Transformation auf SAP S4/HANA, Mitwirkung in Revisions- und WP-Prüfungen, sowie in NPP-Prozessen, Gestaltung fachlicher Rahmenbedingungen für den reibungslosen Betrieb (Arbeitsanweisungen, Schulungen, Leitfäden)

Enge Zusammenarbeit mit den Projektmanagern der Abteilung IT-Steuerung, Unterstützung der Projekte im Bestell-/Auslagerungsprozess für externe Projektmitarbeitende, Mitwirkung beim Projektcontrolling (Budget/Kapazitäten, Ergebnisobjekten), Begleitung des On- & Offboarding-Prozesses für externe Projektmitarbeitende, Beratung und Unterstützung der IT-Projektmanager in den kaufmännischen Prozessen der Bank, Schnittstelle zwischen IT, Einkauf, Auslagerungs-/Vertragsmanagement und Rechnungsbearbeitung, Übernahme von Ad-hoc-Aufträgen, Beteiligung an der kontinuierlichen Weiterentwicklung der PMO-Services, Themenbezogene Mitarbeit in IT-Projekten

Ansprechpartner für Firmen und interne Mitarbeiter:innen, Telefonservice und Bearbeitung der Eingangspost, Schlüsselverwaltung (Ausgabe und Dokumentation), Allgemeine administrative Aufgaben (z.B. Bestellungen, Tabellenerstellung u. ä.)

Varied apprenticeship in cooperation with the Theodor Heuss School, Wetzlar, Training period of 3 years, Organising offices in an optimal way, Using modern IT systems, Insights into Administration, Finance & Controlling, Marketing and Human Resources departments

Management des Arbeitsalltags und Sicherstellung des Wohlfühlfaktors, Unterstützung des Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Sicherstellung des Bürobetriebs (Snacks, Büromaterial, Ordnung), Ansprechpartner*in für Facility Management und externe Dienstleister, Organisation von Teamevents, Mitarbeit bei Sonderprojekten, Beitrag zur Kultur- und Teamentwicklung

Planung, Koordination und Verwaltung des Tagesablaufs der Bereichsleitung, Flexibles Einstellen auf kurzfristige Änderungen und vorausschauende Prioritätensetzung, Aufgabenmanagement und effiziente abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, Übernahme der Korrespondenz sowie der Postbearbeitung, Fristen- und Terminmanagement

Assistentenz der Konzernbereichsleitung, Allgemeine Sektretariatsaufgaben inkl. Büroorganisation, Unterstützung verschiedener Funktionsbereiche wie Controlling, Vertragsmanagement, Personalmanagement, EDV- und IT-Unterstützung für das Team, Übernahme der Funktion des Präventionsbeauftragten

Entwicklung visionärer Projektpläne und Festlegung klarer Meilensteine für Großprojekte im Bereich Energiewirtschaft und Handel, Übernahme der Verantwortung für das gesamte Projekt und Führung cross-funktionaler Teams, Verantwortung für die digitale Transformation des Bereichs, Entwicklung zukunftsweisender IT-Lösungen zur Optimierung des Marktzugangs und Effizienzsteigerung der Handelsprozesse, Transparente und wirkungsvolle Kommunikation mit internen und externen Stakeholder:innen, Strukturiertes Risikomanagement und konsequente Qualitätskontrolle, Kontinuierliche Entwicklung neuer Methoden und Optimierung von PMO-Prozessen, Coaching und Beratung anderer Projektleiter:innen

Entwicklung visionärer Projektpläne und Festlegung klarer Meilensteine für Großprojekte im Bereich Energiewirtschaft und Handel, Übernahme der Verantwortung für das gesamte Projekt und Führung cross-funktionaler Teams, Verantwortung für die digitale Transformation des Bereichs, Entwicklung zukunftsweisender IT-Lösungen zur Optimierung des Marktzugangs und Effizienzsteigerung der Handelsprozesse, Transparente und wirkungsvolle Kommunikation mit internen und externen Stakeholder:innen, Strukturiertes Risikomanagement und konsequente Qualitätskontrolle, Kontinuierliche Entwicklung neuer Methoden und Optimierung von PMO-Prozessen, Coaching und Beratung anderer Projektleiter:innen

Ich unterstütze die Fach- und Führungskräfte innerhalb des Projekts in PMO-Themen wie unter anderem: Kostenplanung, Ressourcenmanagement, Risikomanagement und in allen übergeordneten Aufgaben wie das operative Controlling oder Reporting, Ich verfolge kontinuierlich die Zielerreichung des Projektportfolios und entwickle in enger Abstimmung mit den verantwortlichen Projektleitenden Lösungs- und Verbesserungsansätze für Herausforderungen im Projekt, Zur Qualitätssicherung erstelle ich regelmäßig die CAPEX Prognosen und analysiere sowie verbessere die Prognosegenauigkeit der CAPEX-Planung, inkl. Prozesssteuerung, Ich erstelle und analysiere Soll-/Ist Planungen und erarbeite zur Optimierung entsprechende Maßnahmen und führe diese durch, Ich kommuniziere und vertrete meine Ergebnisse im Rahmen von Projekt-, und Lenkungskreispräsentationen, Ich bringe mich aktiv bei der Verbesserung der Projektmanagement-Methoden, -Prozesse und -Tools im Bereich und im Unternehmen ein, Ich unterstütze die Projektleiter bei der Termin- und Risikoplanung ihrer Projekte, In diesen Themen bin ich zur Gesamtprojektsituation jederzeit umfassend aussagefähig, Ich bin für die systematische Aufbereitung von Unternehmensrisiken zuständig, Ich erstelle und pflege Risikoregister zur Unterstützung der Projektleiter, Ich erstelle und prüfe Statusberichte in Bezug auf Termin- und Kostenrisiken, Ich konzipiere Risikodimensionen für das Projekt unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen und stimme mich dazu ab, Ich erstelle Planungsstandards, -prozesse und -methoden und entwickle diese laufend weiter, Zu meinen Aufgaben gehört auch die proaktive Datenerfassung, Teilnahme an technischen Sitzungen oder die Sammlung und Wiedergabe von Ergebnissen

Vor- und Nachbereitung von Projektsteuerungsmeetings sowie projektinternen Meetings, Budgetüberwachung mittels zu definierender KPIs, Unterstützung in der Ressourcenplanung, Erstellen von Bestellanforderungen sowie Überprüfung von Projektrechnungen, Onboarding neuer Projektmitarbeiter (Herstellen von IT technischer Arbeitsfähigkeit sowie teilweise inhaltliche Einarbeitung), Organisation von Projektevents, Unterstützung der Projektleitung in allen Belangen, Organisation und Koordination von Schulungen

Information und Betreuung der Studierenden in Bezug auf die Ablegung von Prüfungen, Information und Betreuung der Prüfenden in Bezug auf die Erstellung von Prüfungen, Administration der Prüfungsangelegenheiten und -prozesse in den Bachelor- und Masterprogrammen, Führen der entsprechenden Unterlagen

Sicherstellung der Einhaltung und Weiterentwicklung interner Prozesse inklusive Digitalisierungsinitiativen, Eigenverantwortliche Bearbeitung von Rechnungen, Bearbeitung von Kontoauszügen und anderen Finanztransaktionen, Erstellung und Prüfung von Rechnungen, Mahnungen und Zahlungsvorgängen, Prüfung und Abrechnung von Spesenabrechnungen unserer Mitarbeiter*innen, Enge Zusammenarbeit mit verschiedenen angrenzenden Unternehmenseinheiten und externen Partnern wie Banken, Steuerbüros etc., Planung, Organisation und Durchführung von Firmenveranstaltungen und Feiern, einschließlich der Auswahl von Veranstaltungsorten, Koordination von Dienstleistern und Verwaltung des Veranstaltungsbudgets., Allgemeine kaufmännische Verwaltungsaufgaben und Unterstützung im Tagesgeschäft

You will be the first point of contact for employees regarding office-related questions., You will ensure a professional and inviting office environment, maintaining cleanliness and order., You will handle incoming mail and distribute it to the relevant departments., You will manage the procurement of office supplies, equipment, and location-specific materials, including budget control., You will oversee contracts with external service providers (cleaning, coffee, water, etc.) and independently order office supplies to ensure smooth daily operations., You will coordinate the organization and booking of meeting rooms., You will support the planning of company events.

Sicherstellung von reibungslosen administrativen und organisatorischen Abläufen, Unterstützung im Projektgeschehen, z.B. Dokumentenerstellung und -verwaltung, Vorbereitung von Terminen und Veranstaltungen, Bearbeitung, Systempflege und Archivierung von Projekt- und Vertragsdokumenten, Bearbeitung von eingehender Post, E-Mails und Telefonaten, Unterstützung der Projektteams und weitere Standorte in Süddeutschland im Tagesgeschäft, Enge und kollegiale Zusammenarbeit mit Assistent*innen an anderen Standorten

Erste Anlaufstelle für Studierende, Dozierende und Gäste, Administrative und organisatorische Unterstützung, Allgemeine Bürotätigkeiten, Unterstützung bei Events, Öffnung und Schließung des Campus