111 Teilzeit Office Manager Jobs

Verantwortung für die administrative Gesamtorganisation des Büros, Koordination und Unterstützung der Vereinsarbeit durch effizientes Geschäftsstellenmanagement, Terminplanung und Ablauforganisation für Geschäftsführung und Mitarbeiter*innen, Pflege und Aktualisierung interner Dokumentationssysteme, Verwaltung und Ablage von Vereinsdokumenten sowie Protokollführung relevanter Vereinssitzungen und -veranstaltungen, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Kontierung und Weiterleitung von Rechnungen sowie Verwaltung von Spesenabrechnungen und einfache buchhalterische Tätigkeiten, Unterstützung bei Veranstaltungen und im Veranstaltungsmanagement, z.B. bei der Suche nach geeigneten Locations und dem Einsatz von Dienstleistern

Unterstützung des Teams der Geschäftsstelle und der Geschäftsführung bei administrativen Tätigkeiten und der Kommunikation, Verantwortung für internes Wissensmanagement und Prozesse, Erste Ansprechperson für Mitglieder und administrative Betreuung, Selbstständige Organisation von Vorstandssitzungen, Planung und Umsetzung von Mitgliederinternen Konferenzen und Sommerfest, Unterstützung der Geschäftsführung bei Reiseplanungen, Vorbereitung von Terminen und Meetings sowie Präsentationen, Unterstützung bei Personalmanagement und vorbereitender Buchführung, Möglichkeit zur Einbringung bei der Betreuung von Communities of Practice

Work on the revision of project management processes and necessary standards in the project lifecycle, Serve as a contact person for all departments regarding Alnatura project management standards, Support project managers in a accompanying function in the planning and execution of their projects, Prepare and conduct workshops, training courses and planning meetings as needed, Provide organizational and administrative support in the project management office, Create presentations and decision templates

Post- & Dokumentenmanagement (Bearbeitung und Verteilung der Eingangspost, Verwaltung allgemeiner E-Mail-Anfragen), Office- & Bestellmanagement (Organisation und Durchführung von Bestellungen für Büro-, Hygiene- und Küchenbedarf, Bestandskontrolle), Koordination externer Dienstleister (Betreuung von Reinigungskräften, Handwerkern und Lieferanten), Büroorganisation & Instandhaltung (Verwaltung von Zugangskarten, Organisation der Meetingräume, Sicherstellung eines angenehmen Arbeitsumfelds), Allgemeine Unterstützung im Tagesgeschäft (Getränkelieferung, Optimierung von Abläufen)

Büroorganisation, Finanzverwaltung: Rechnungsstellung und Rechnungseingangsprüfung, Kunden- und Lieferantenbetreuung, Reiseorganisation, Unterstützung bei Eventplanung, Grundlegende kaufmännische Tätigkeiten, Optimierung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse

Unterstützung des strukturierten kontinuierlichen Project Change Prozesses, Mitarbeit an der Erstellung der regelmäßigen Berichte für Projektgremien, Unterstützung im Project Risk und Issue Management, Übernahme des On- und Offboardings von Projektmitarbeitern, Erstellung von Präsentationen und Auswertungen, Mitarbeit an der Erstellung und Aufbereitung von Terminplänen

Ansprechpartner für Firmen und interne Mitarbeiter:innen, Telefonservice und Bearbeitung der Eingangspost, Schlüsselverwaltung (Ausgabe und Dokumentation), Allgemeine administrative Aufgaben (z.B. Bestellungen, Tabellenerstellung u. ä.)

Planung, Koordination und Verwaltung des Tagesablaufs der Bereichsleitung, Flexibles Einstellen auf kurzfristige Änderungen und vorausschauende Prioritätensetzung, Aufgabenmanagement und effiziente abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, Übernahme der Korrespondenz sowie der Postbearbeitung, Fristen- und Terminmanagement

Assistentenz der Konzernbereichsleitung, Allgemeine Sektretariatsaufgaben inkl. Büroorganisation, Unterstützung verschiedener Funktionsbereiche wie Controlling, Vertragsmanagement, Personalmanagement, EDV- und IT-Unterstützung für das Team, Übernahme der Funktion des Präventionsbeauftragten

Ich unterstütze die Fach- und Führungskräfte innerhalb des Projekts in PMO-Themen wie unter anderem: Kostenplanung, Ressourcenmanagement, Risikomanagement und in allen übergeordneten Aufgaben wie das operative Controlling oder Reporting, Ich verfolge kontinuierlich die Zielerreichung des Projektportfolios und entwickle in enger Abstimmung mit den verantwortlichen Projektleitenden Lösungs- und Verbesserungsansätze für Herausforderungen im Projekt, Zur Qualitätssicherung erstelle ich regelmäßig die CAPEX Prognosen und analysiere sowie verbessere die Prognosegenauigkeit der CAPEX-Planung, inkl. Prozesssteuerung, Ich erstelle und analysiere Soll-/Ist Planungen und erarbeite zur Optimierung entsprechende Maßnahmen und führe diese durch, Ich kommuniziere und vertrete meine Ergebnisse im Rahmen von Projekt-, und Lenkungskreispräsentationen, Ich bringe mich aktiv bei der Verbesserung der Projektmanagement-Methoden, -Prozesse und -Tools im Bereich und im Unternehmen ein, Ich unterstütze die Projektleiter bei der Termin- und Risikoplanung ihrer Projekte, In diesen Themen bin ich zur Gesamtprojektsituation jederzeit umfassend aussagefähig, Ich bin für die systematische Aufbereitung von Unternehmensrisiken zuständig, Ich erstelle und pflege Risikoregister zur Unterstützung der Projektleiter, Ich erstelle und prüfe Statusberichte in Bezug auf Termin- und Kostenrisiken, Ich konzipiere Risikodimensionen für das Projekt unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen und stimme mich dazu ab, Ich erstelle Planungsstandards, -prozesse und -methoden und entwickle diese laufend weiter, Zu meinen Aufgaben gehört auch die proaktive Datenerfassung, Teilnahme an technischen Sitzungen oder die Sammlung und Wiedergabe von Ergebnissen

Sicherstellung der Einhaltung und Weiterentwicklung interner Prozesse inklusive Digitalisierungsinitiativen, Eigenverantwortliche Bearbeitung von Rechnungen, Bearbeitung von Kontoauszügen und anderen Finanztransaktionen, Erstellung und Prüfung von Rechnungen, Mahnungen und Zahlungsvorgängen, Prüfung und Abrechnung von Spesenabrechnungen unserer Mitarbeiter*innen, Enge Zusammenarbeit mit verschiedenen angrenzenden Unternehmenseinheiten und externen Partnern wie Banken, Steuerbüros etc., Planung, Organisation und Durchführung von Firmenveranstaltungen und Feiern, einschließlich der Auswahl von Veranstaltungsorten, Koordination von Dienstleistern und Verwaltung des Veranstaltungsbudgets., Allgemeine kaufmännische Verwaltungsaufgaben und Unterstützung im Tagesgeschäft

You will be the first point of contact for employees regarding office-related questions., You will ensure a professional and inviting office environment, maintaining cleanliness and order., You will handle incoming mail and distribute it to the relevant departments., You will manage the procurement of office supplies, equipment, and location-specific materials, including budget control., You will oversee contracts with external service providers (cleaning, coffee, water, etc.) and independently order office supplies to ensure smooth daily operations., You will coordinate the organization and booking of meeting rooms., You will support the planning of company events.

Erste Anlaufstelle für Studierende, Dozierende und Gäste, Administrative und organisatorische Unterstützung, Allgemeine Bürotätigkeiten, Unterstützung bei Events, Öffnung und Schließung des Campus

Erste Anlaufstelle für Studierende, Dozierende und Gäste, Administrative und organisatorische Unterstützung, Allgemeine Bürotätigkeiten, Unterstützung bei Events, Öffnung und Schließung des Campus

Bedienung der Telefonzentrale und der Empfang von Besuchern, Betreuung unserer allgemeinen E-Mail-Postfächer sowie Assistenzaufgaben für die Geschäftsleitung, wie z. B. Terminkoordination, Korrespondenz etc., Protokollführung bei Bürobesprechungen, Postbearbeitung, Führen der Bargeldkasse und Bestellungen (z. B. Büromaterialien) sowie die Verwaltung des Büroinventars, Neue Projekte anlegen, digital, analog und in unserer ERP-Software, Administrative Bearbeitung von Ein- und Austritten, Pflege der Personalakten sowie die Erstellung von Arbeitszeugnissen und Bescheinigungen, Administrative Bearbeitung von Praktikanten, Werkstudenten u. Aushilfen, inkl. Erstellung der Arbeitsverträge etc., Pflege von Krankdaten inkl. Überwachung Entgeltfortzahlung, Veranlassung der monatlichen Gehaltsabrechnung als Schnittstelle zum Steuerbüro in Zusammenarbeit mit der Personalreferentin, inkl. aller Vor- und Nacharbeiten, Urlaubsvertretung der Personalreferentin

Betreuung der Telefonzentrale und des Empfangs, Bearbeitung des (gerichtlichen) Post- und E-Mail-Eingangs, Schreiben von gerichtlichen Schriftstücken, Beschaffung von Büromaterialien, Erstellung der Reisekostenabrechnungen

Allgemeine Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Erledigung von telefonischer, digitaler und schriftlicher Korrespondenz, Telefonannahme, Empfang von Besuchern und Warenannahme, Bearbeitung und Verwaltung der Ein- und Ausgangspost, Planung und Buchung von Dienstreisen, Übernahme des Bestellwesens für Büro- und Bewirtungsmaterial, Ansprechpartner*in für Fahrzeugreservierungen; Verwaltung des Fuhrparks, Verwaltung der Firmenwohnungen, Vertretung der Office-Managerin

Ansprechpartner:in am Telefon und bei Bestellungen per Mail, sowie Retouren und Gutschriften, Koordination von Anfragen für den Vertrieb und unser Marketing-Team, Steuerung von Lieferanten und Dienstleistern, Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs der Post, der Büroausstattung und des Einkaufs von Büromaterialien, Erster Kontakt für Anfragen von Kund:innen und (zukünftigen) Partner:innen zu Kooperationen, Prüfung und Übergabe von Eingangs- & Ausgangsrechnungen an unser Steuerbüro mit DATEV Unternehmen online & Führung des Mahnwesens, Aktive Mitgestaltung des Büro-Alltags und Übernahme eigener kleiner Projekte

Empfang von Kunden, Anrufern, Bewerbern und Gästen, Koordination von Besprechungen, Schulungen und Kundenterminen, Bestandsverwaltung von Büromaterial, Getränken und Snacks, Planung von Firmen- und Büroevents, Organisationstalent und freundliches Auftreten

Eigenständige Abwicklung der telefonischen Korrespondenz und des E-Mail-Verkehrs, Koordinierung, Planung sowie Vor- und Nachbereitung von in- und externen Terminen und Sitzungen, Verantwortung für Aktenmanagement, Datenbankpflege und Protokollführung, Erstellung von Präsentationen und Berichten, Organisation von Geschäftsreisen sowie Mitwirkung bei Veranstaltungen

organisatorisches Herz des Büros sein, reibungsloser Ablauf im Office-Management gewährleisten, Unterstützung der Geschäftsführung sowie des Teams in administrativen und organisatorischen Belangen, Organisation von interne und externe Events, erste Ansprechperson am Telefon und beim Empfang von Gästen sein, Bestellung und Verwaltung von Snacks und Büromaterialien, Koordination von Handwerkertermine, Kommunikation mit der Hausverwaltung, Annahme und Versand von Paketen, Planung und Koordination von Geschäftsreisen sowie Meetings, professionelle Vorbereitung von Unterlagen und Präsentationen

Steuerung des Informationsflusses innerhalb der Stabsstelle und darüber hinaus, Postbearbeitung, Koordination der Termine, die die gesamte Stabsstelle betreffen, sowie der projektbezogenen Termine, Organisatorische und administrative Unterstützung der Leitung in Bezug auf Terminmanagement, Sitzungsvor- und -nachbereitung, Korrespondenz, Erstellung von Übersichten, Statistiken, Vortrags- und Präsentationsunterlagen, Pflege und Weiterentwicklung von digitalen und analogen Ablagesystemen und Aktenführung, Förderung der Zusammenarbeit und des Austausches auf Sekretariatsebene und Weiterentwicklung der Instrumente der Büroorganisation