42 Teilzeit Office Manager Jobs

Klassisches Office Management (Büroorganisation), Postwesen, Kommunikation mit Ämtern und Dienstleistern, Rechnungsstellung und Mahnwesen, Vorbereitende Buchhaltung, Korrespondenz und Kontaktpflege als Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung und internen sowie externen Ansprechpartner:innen, Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung

Verantwortlich für einen effizienten und gut organisierten Büroalltag, Externe Korrespondenz und Empfang von Gästen, Vorbereitung der Besprechungsräume, Bearbeitung der Post, Planung und Organisation von Veranstaltungen und Meetings, Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien und Getränken

Empfang und Betreuung von Besuchern, Koordination von Terminen und Besprechungen, Büroorganisation und Backoffice-Aufgaben

Telefonate entgegennehmen und vermitteln, Terminkoordination, Einrichtung von Videokonferenzen und digitalen Kollaborationstools, Kalenderpflege, Vorbereitung von Dienstreisen, Organisation von Veranstaltungen, Betreuung des Posteingangs und Postausgangs, Elektronische Verarbeitung von Vorgängen, Recherchen und Tabellenarbeit, Pflege von Datenbanken, Büroorganisation, Erledigung von administrativen Aufgaben, Assistenzaufgaben für die Sachbearbeitung

Ansprechpartner*in für Klienten*innen und Mitarbeiter*innen vor Ort, Vorbereitende Buchhaltung, Digitale Rechnungsstellung, Allgemeine Verwaltungsaufgaben (z.B. Ablage und Archivierung), Organisation von Verwaltungsprozessen, Unterstützung der Bereichsleitung, Empfang und Telefondienst sowie Bearbeitung von E-Mail und Post

Verantwortung für einen effizienten und gut organisierten Büroalltag, Verantwortung für die externe Korrespondenz, den Empfang der Gäste und die Vorbereitung der Besprechungsräume, Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost, Planung und Organisation verschiedener interner und externer Veranstaltungen und Meetings, Übernahme von Sonderprojekten sowie Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien und Getränken

Organisation des Sekretariats und selbstständige Ausführung aller administrativen Sekretariatsarbeiten, E-Mail- und Telefonkorrespondenz, Terminkoordination und Fristenüberwachung, Vorbereitung und Abrechnung von Dienstreisen, Kontenüberwachung, Vorbereitung von Personalangelegenheiten

Unterstützung der Mitglieder und Spender am Telefon und per E-Mail, Erfassung, Verwaltung und Analyse der Mitgliederdaten, Planung und Organisation von Veranstaltungen, Rechnungsabwicklung und Überwachung von Zahlungseingängen, Vorbereitende Buchhaltung und Unterstützung bei der Erstellung des Jahresabschlusses, Verwaltung der Publikationen und Büromaterial, Einkauf und Versand an Mitglieder und Ehrenamtliche, Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben

Klassische Büroaufgaben wie Telefondienst, E-Mail-Korrespondenz, Erstellen von Korrespondenzen, Koordination und Vorbereitung von Terminen, Allgemeine Sachbearbeitung sowie Datenerfassung, Unterstützende Tätigkeiten im Controlling, Erstellung und Auswertung von Statistiken, Bei Eignung und Interesse Aufgaben in der Buchhaltung, wie Vorbereitung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Reisekostenabrechnung, Zeiterfassung

Übernahme von Aufträgen und Anfragen, Vorbereiten, Unterstützen und Nachbereiten von Terminen, Organisatorisches Vorbereiten, Durchführen und Nachbereiten von Veranstaltungen, Unterstützung der Führung des Abteilungssekretariats, Entwicklung, Organisation und Steuerung von Kommunikationsprozessen, Wahrnehmen der Forschungs- und Projektkoordination

Office Management, Koordination von Meetings und Reisebuchungen, Unterstützung des Immo- und Verwaltungsteams, Stammdatenpflege

Übernahme von Aufgaben an der Schnittstelle zu administrativen Abteilungen im Bereich Personal, Einkauf, Qualitätsmanagement, Projektabrechnung und Buchhaltung, Unterstützung im operativen Tagesgeschäft durch selbstständige Büroorganisation, wie z. B. Terminplanung, Post, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Organisation von Meetings (Terminreservierungen, Raum- und Catering-Bestellungen sowie ggf. Protokollführung), Pflege unterschiedlicher Informationssysteme (SAP, Datenbanken, Listen), Unterstützung bei der Erstellung von PowerPoint Präsentationen und beim Gegenlesen von Publikationen & Berichten, Übernahme der Dienstreiseorganisation, -buchung, -abrechnung (SAP)

Planung und Umsetzung von internen Events, Ansprechpartner*in für alle Themen „Rund ums Büro“, Sicherheitsbeauftragte*r für den Standort, Planung und Anschaffung von Büroeinrichtung und Bürobedarf, Interne Administration, Post und Ablage, Einrichtung von Arbeitsmitteln und Technik, Betreuung und Verwaltung der IT / Google Workspace / CRM System, Unterstützung der GF in administrativen Tätigkeiten, Absprachen & Beauftragung externer Dienstleister, Betreuung von Auszubildenden, Organisation, Planung und Koordination verschiedener Themen

Büromanagement, einschließlich Terminorganisation, Koordination und Steuerung, Vor- und Nachbereitung von Abteilungsterminen, Sitzungen und Veranstaltungen, einschließlich Protokollwesen, Verarbeitung von Rechnungen und Erstellung von Bestellungen für die IT-Abteilung, Selbstständige Bearbeitung der in- und externen Korrespondenz und Erstellung unterschriftsreifer Entwürfe, Zusammenstellung statistischer Daten in Excel und Erstellung von Ergebnisberichten und Entscheidungsvorlagen, Gestaltung von Präsentationsvorlagen in PowerPoint, Eigenständige Recherchetätigkeiten zu vorgegebenen Themen und Verwaltung von Schriftgut und Fachinformationen, Empfang, Bewirtung und Betreuung von Gästen

Büromanagement, einschließlich Terminorganisation, Koordination und Steuerung, Vor- und Nachbereitung von Abteilungsterminen, Sitzungen und Veranstaltungen, einschließlich Protokollwesen, Verarbeitung von Rechnungen und Erstellung von Bestellungen für die IT-Abteilung, Selbstständige Bearbeitung der in- und externen Korrespondenz und Erstellung unterschriftsreifer Entwürfe, Zusammenstellung statistischer Daten in Excel und Erstellung von Ergebnisberichten und Entscheidungsvorlagen, Gestaltung von Präsentationsvorlagen in PowerPoint, Eigenständige Recherchetätigkeiten zu vorgegebenen Themen und Verwaltung von Schriftgut und Fachinformationen, Empfang, Bewirtung und Betreuung von Gästen

Sekretariatsaufgaben, Einfache Verwaltungsaufgaben, Organisatorische Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Verwaltung und Durchführung von Seminaren und Weiterbildungsmaßnahmen, Unterstützung bei der Seminarplanung und der Seminarorganisation, Unterstützende Aufgaben für die Kolleginnen und Kollegen am Standort, Anwendung und Verbesserung des Qualitätsmanagementsystems

Allgemeine Büroadministration (Organisations- und Verwaltungsaufgaben), Bestellannahme und –koordination, Kundenverwaltung, Erfassung von Reklamationern

Unterstützung des Operations-Teams in sämtlichen Geschäftsabläufen, Aufbau, Bewirtschaftung und Instandhaltung unseres Headquarters, Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Projekten, Lagerhaltung und Verwaltung von Lieferungen, Kommunikation mit verschiedenen Abteilungen und externen Partnern, Unterstützung bei der Organisation von internen und externen Meetings, Unterstützung bei der Organisation von Besuchen, Verwaltung und Pflege von Dokumentationen und Datenbanken, Vorbereitung von Berichten und Präsentationen

Unterstützung bei externen und internen Anliegen im operativen Tagesgeschäft und der externen Kommunikation (mündlich und schriftlich), Organisation von Veranstaltungen, Verwaltung des Fuhrparks, Beschaffung von Büro-, Ge- und Verbrauchsmaterialien, Repräsentation des Unternehmens als erste:r Ansprechpartner:in für Besucher:innen und Geschäftspartner:innen

Erstellen von Stellenausschreibungen, Abstimmung mit den internen Bedarfsstellen, Korrespondenz mit Bewerber:innen, Koordination von Terminen, Organisation und Vorbereitung der Vorstellungsgespräche, Erste:r Ansprechpartner:in für Bewerber:innen in Fragen des Bewerbungs- und Auswahlprozesses, Pflege des Zeiterfassungssystems und der Urlaubsverwaltung, Berechnung und Bearbeitung von Krankheitstagen