30 Office-People Jobs - Aktuelle Stellenangebote

Erste Anlaufstelle für Kolleg einnen sowie externe Dienstleistungsunternehmen rund um das Thema Büroalltag, Organisation und Verwaltung von diversen Bestellungen für das Büro, Zuverlässige Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Annahme und Versand von Paketen, Unterstützung der Teams im Tagesgeschäft durch Organisation von Geschäftsreisen oder Buchung von Weiterbildungen, Entgegennahme eingehender Anrufe und Koordination der Anfragen sowie Weiterleitungen, Effiziente Gestaltung und Umsetzung der Unternehmensprozesse in der Verwaltung, Sorgfältige Aufbereitung von Unterlagen und Daten zur Unterstützung der Buchhaltung, Beitrag zur Willkommenskultur bei Geschäftsterminen vor Ort, Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben

Büroorganisation und -verwaltung, Verwaltung von Personalakten und -daten, Dateneingabe und -verarbeitung, Bearbeitung von Kundenanliegen per E-Mail und Telefon, Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben, Vorbereitung von Besprechungen und Terminen, Beschaffung von Büromaterial und anderen Ressourcen, Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten

Verantwortung und organisatorische Unterstützung für die reibungslose Büroorganisation und allgemeine Assistenzaufgaben, Kontrolle und Bearbeitung des Postein- und Postausgangs, Vertrauensvolle und serviceorientierte erste Anlaufstelle für Gäste, Geschäftspartner und Dienstleister, Koordination bei internen Events und Meetings sowie Planung von Catering vor Ort, Unterstützung im Travel- und Facilitymanagement sowie Materialbestellungen wie Visitenkarten, Giveaways und Corporate Wear

Erste Anlaufstelle für Kunden, Kolleginnen und Lieferanten sein, Posteingang und Bestellung von Büromaterial organisieren, Pflege und Archivierung von Dokumenten, Prüfung von Eingangsrechnungen und Bearbeitung von Ausschreibungen, Mahnwesen durchführen, Kundentermine koordinieren und interne Meetings organisieren, Teamevents auf die Beine stellen, Lieferungen verfolgen und Lagerbestände verwalten, Angebote erstellen und Projektfortschritte dokumentieren, IT-Systeme pflegen und digitale Workflows einführen, Feedback einholen und Reklamationen bearbeiten

Abwicklung von Korrespondenzen, Terminmanagement und Ablage, Planung und Organisation von externen Terminen, Reisemanagement, einschließlich Buchung und Abrechnung, Einholen von Angeboten, Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben, Vorbereitung und Nachbereitung von Sitzungen sowie Protokollführung, Empfang und Betreuung von Gästen sowie die Organisation von Bewirtung, Verwaltung von Büromaterial und Koordination externer Dienstleister, Recherche von Adressen und Datenpflege mit der Datenbank Zoho (CRM-System), Unterstützung bei der Veranstaltungsorganisation und der Öffentlichkeitsarbeit

Bearbeitung und Verwaltung der Geschäftskorrespondenz, Pflege der Ablagestruktur und Dokumentenverwaltung, Unterstützung bei operativen Aufgaben und Projekten der Geschäftsführung, Organisation, Planung und Protokollierung von Meetings, Vor- und Nachbereitung aller notwendigen Unterlagen, Buchung und Koordination von Geschäftsreisen, Verwaltung von Büromaterialien, Koordination externer Dienstleister und allgemeine organisatorische Aufgaben

Bearbeitung Postein- und ausgang, Bearbeitung der Verwaltung-Emails, Empfangsarbeit – Kontakt mit Boten, Bewerberinnen, Mitarbeitenden etc., Telefonarbeit, Archivarbeit, Nach gründlicher Einarbeitung: Übernahme von leichten Projektaufgaben, Übernahme weiterer Projektaufgaben – Kostenstellen abstimmen, Anträge stellen, Verwendungsnachweise, Kontakt mit Zuwendungsgebern, Zuarbeit der Geschäftsleitung, Zuarbeit der Projekte, Öffentlichkeitsarbeit, Statistiken führen

Organisation und Betreuung von Meetings, Veranstaltungen und Gremiensitzungen, Eigenständige Terminkoordination (inkl. ggf. Reiseplanung und -abrechnung), Sorgfältige Vor- und Aufbereitung von Unterlagen sowie eigenständige Aktenführung/Dokumentation und Wiedervorlage, Administrative Unterstützung des Vorstandes sowie der Kolleg/-innen, Aufgaben im Rahmen der Rechnungsbearbeitung, Kommunikation mit Geschäftspartnern und Gremienmitgliedern (in Deutsch und Englisch), Unterstützung bei Projektarbeiten und Produkteinführungen, Koordination von Abfragen, u.a. zu Berechtigungen, Prüfungen etc., Weiterentwicklung von Prozessen, Unterstützung im Bewerbermanagement, Pflege der Verträge innerhalb der Vertragsdatenbank, Durchführung des Fristenmanagements, Selbstständiges Internetresearch zu diversen Themen und Fragestellungen, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Selbständige Ausführung aller Aufgaben zur Bewirtschaftung unserer Office Räume, wie z.B. Kontakte zu Dienstleistern, Bestellungen von Büromaterial, Getränken und Catering, Empfang, Betreuung und Bewirtung unserer Gäste

Beantwortung von Anrufen, E-Mails und anderen Anfragen von Kitaleitungen, Lieferanten oder internen Abteilungen, Büroorganisation: Unterstützung bei der Verwaltung von Büromaterialien, Bestellungen und allgemeinen administrativen Aufgaben, Präsenz am Empfang – persönlich sowie am Telefon, Organisation und Koordination von Schulungen, Unterstützung bei Veranstaltungen wie Teamtagen und Feiern

Empfang und Betreuung von internationalen und nationalen Gästen, Terminorganisation und -verwaltung, Erstellung und Aktualisierung von Datensätzen, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie zentral eingehender E-Mails und Telefonate, Sicherstellung des Materialbestands

Organisatorische und kaufmännisch-verwaltende Tätigkeiten ausführen, Schriftverkehr erledigen, Präsentationen entwerfen, Büromaterial beschaffen, Termine planen und überwachen, Sitzungen vorbereiten, Dienstreisen organisieren, Tätigkeiten in der Personalverwaltung kennenlernen, Tätigkeiten im Rechnungswesen kennenlernen

Bearbeitung von administrativen Aufgaben und Korrespondenz, Pflege von Stammdaten und Datenbanken, Erstellung von Berichten und Auswertungen, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern, Unterstützung bei der Organisation von Terminen und Meetings

Empfang, Kontierung und Weiterleitung von Eingangsrechnungen, Pflege von Verteilern, Koordination von Dienstleistern, Kommunikation mit unserem Empfang am Hauptsitz Frankfurt/Main, Unterstützung bei Veranstaltungen und im Veranstaltungsmanagement, z.B. bei der Suche nach geeigneten Locations und dem Einsatz von Dienstleistern

Empfang und Betreuung von Kunden, Gästen sowie Geschäftspartnern, Ansprechpartner für alle Mitarbeitende an den Standorten in Berlin Adlershof und Niderschöneweide, Unterstützung der Führungskräfte und Mitarbeitende bei administrativen und organisatorischen Fragen, Koordination von Meetings und administrativer Support verschiedener Prozesse, Anlaufstelle für Fragen rund um Reisekostenabrechnungen, Verantwortung und Gestaltung der Prozesse im Office Management

Administrative Unterstützung: Planung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Terminen und Reisen der Gründer:innen, Interne und externe Kommunikation im Namen der Gründer:innen, inklusive Korrespondenz und Protokollführung, Unterstützung bei der Koordination und Nachverfolgung von Projekten und strategischen Initiativen, Vorbereitung und Analyse von Berichten, Statistiken und Präsentationen zur Unterstützung der Entscheidungsfindung, Verwaltung und Archivierung von wichtigen Dokumenten und Verträgen sowie Pflege der relevanten Ablagesysteme, Organisation von internen und externen Veranstaltungen sowie Koordination von Kundenterminen, Analyse und Optimierung von Arbeitsprozessen zur Verbesserung der Effizienz und Effektivität im Tagesgeschäft

Assistenz- und Verwaltungsaufgaben (Ablagen, Archivierung, Dokumentation, Postbearbeitung, Terminkoordination, Bestellungen, Vertragsverwaltung, Organisation, Empfang und Bewirtung von Besuchern, etc.), Unterstützung der Arbeit mit den Stipendiatinnen und Stipendiaten (Vor- und Nachbereitung von Seminaren, Vor- und Nachbereitung der individuellen Betreuung der Stipendiatinnen und Stipendiaten), Umfassende Recherchen zu verschiedenen Themen, Unterstützung bei der Planung verschiedener Veranstaltungen, Erstellung des anfallenden Schriftwechsels nach Vorgabe, Datenpflege

Sekretariats- und Assistenzaufgaben, Organisation von Veranstaltungen sowie Marktbeobachtung, Bürowirtschaftliche und branchenspezifische Tätigkeiten, Allgemeiner Schriftverkehr, Posteingang und -ausgang, Führen von Statistiken

Office Management und zentrale Anlaufstelle für Gäste und Mitarbeiter*innen, Umsetzung administrativer und organisatorischer Aufgaben für die Geschäftsführung, u.a. Terminkoordination, Raumbuchungen und Unterstützung bei Gremienarbeit, Vorbereitende Arbeiten für Buchführung und DATEV, Systematisierung und Optimierung der Büroabläufe, ggf. Archivierung, Mitarbeit und Unterstützung bei interner Veranstaltungsplanung und -durchführung, Übernahme des Facility-Management durch Betreuung der Hausverwaltung und externen Dienstleister*innen, Unterstützung bei Personalmanagement durch Übernahme von Kommunikations-, Informations- und Organisationsaufgaben, Strukturiertes Akten- und Datenmanagement, Allgemeine Büroadministration und -bestellungen, Zusammenarbeit und Unterstützung des Teams bei allgemein anfallenden Aufgaben

Organisation und Koordination des Bürobetriebs, Planung und Koordination von Terminen, Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen, Erstellung von Präsentationen, Koordination wichtiger Projekte, Optimierung von Abläufen, Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses

Verwaltung der Telefonzentrale, Organisation von Besprechungsräumen, Terminorganisation und Management des Besucherverkehrs, Sicherstellung der Büroausstattung und Verwaltung von Bestellungen, Kontakt zu Dienstleistern bei Bedarf, Planung und Organisation von kleinen Projekten wie Teamevents