Planung, Koordination und Verwaltung des Tagesablaufs der Bereichsleitung, Flexibles Einstellen auf kurzfristige Änderungen und vorausschauende Prioritätensetzung, Aufgabenmanagement und effiziente abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, Übernahme der Korrespondenz sowie der Postbearbeitung, Fristen- und Terminmanagement

Ansprechperson für sämtliche Officemanagement-Themen der Behördenleitung, Termin- und Fristenmanagement, Schnittstellenfunktion für interne und externe Ansprechpersonen sowie angrenzende Bereiche/Ressorts, Planung, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Konferenzen, Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von nationalen und internationalen Dienstreisen, Bearbeitung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Verwaltung vertraulicher Unterlagen und Dokumente, Empfang, Betreuung und Bewirtung von Gästen

Einblick in unterschiedliche Bereiche wie beispielsweise Assistenz, Abrechnungswesen, Lehrgangsverwaltung, Personal, Veranstaltungsmanagement sowie Finanzen und Controlling, Mitwirkung bei der Planung, Steuerung und Kontrolle von vielfältigen Projekten, Arbeit an aktuellen Aufgaben und Unterstützung unseres Assistenzteams, Kennenlernen unserer Geschäftsprozesse sowie die umfangreichen Abläufe des Büromanagements, Sorge, gemeinsam mit uns, für ein professionelles Office Management, Ergänzung der praktischen Erfahrungen durch die theoretische Ausbildung in der Berufsschule

Bearbeitung der Eingangspost, Kontierung von Rechnungen, Erstellung von Briefen, Unterstützung bei administrativen Aufgaben und allgemeinen Büroarbeiten, Pflege und Verwaltung von Akten und Dokumenten

Bearbeitung des internen und externen Schriftverkehrs, Organisieren und Vorbereiten von Terminen, Konferenzen, Tagungen etc., Erarbeitung von Dateien und Dokumenten aller Art, Bearbeitung des Postein- und -ausganges, Einholen und Bewerten von Angeboten, kaufmännische Aufgaben in Bereichen wie Buchführung und Personalverwaltung, Text- und Grafikgestaltung

Administration des Büros, Verwaltung der Prüf- und Zertifizierungsstelle, Erstellen und Prüfen von Rechnungen, Einkauf, Mahnwesen, Reisekostenabrechnung, Dokumentenvorbereitung z.B. von Kundenverträgen, Beauftragung externer Auditoren, Auftragsbestätigungen, Organisation von Ortsterminen und Reisen, Organisation von Veranstaltungen, Organisation von Dokumenten, Nachverfolgung von Terminen, Kommunikation mit der Akkreditierungsstelle, Kommunikation mit Behörden auf organisatorischer Ebene

Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen, Angeboten und Lieferscheinen, Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern, Verwaltung von Personalstammdaten und Arbeitszeitnachweisen, Unterstützung in der Buchhaltung, Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben

Eigenverantwortliche Führung des Sekretariats der Geschäftsführung, Projekt- und themenbezogene Übernahme von Mitverantwortung, Telefon- und Postbearbeitung, Koordination und Organisation von Terminen, Meetings und internen Abläufen, Selbstständige Korrespondenzbearbeitung und nach Anweisung, Vorarbeit, Protokollierung und Nacharbeit von Terminen sowie Nachhalten der Festlegungen, Rechnungsprüfung und -freigabe, Organisation von Veranstaltungen sowie Reisen

Eigenständige Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Allgemeine Korrespondenz per E-Mail und Telefon, Organisation und Koordination von Terminen, Unterstützung der Abteilungsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Protokollführung bei Sitzungen und Veranstaltungen, Erstellung von Aktenvermerken, Berichten und Bescheinigungen, Pflege der Ablage, Aktenverwaltung und Datenbanken, Übernahme weiterer administrativer Tätigkeiten

Übernahme allgemeiner Sekretariats-, Assistenz- und Verwaltungsaufgaben, Steuerung des Informationsflusses der Hauptabteilung nach außen, Unterstützung der Hauptabteilungsleitung bei der Vorbereitung und Erledigung von Organisations- und Personalangelegenheiten, Planung und Organisation von Dienstreisen, Sitzungen, Besprechungen und Veranstaltungen, Koordination von Geschäftsvorfällen mit anderen Organisationseinheiten und Berichts- sowie Projektarbeiten, Wahrnehmung von Sonderaufgaben nach Weisung der Haupt- bzw. Abteilungsleitung

Mit verantwortlich für die Weiterentwicklung und Optimierung bestehender Prozesse und Abläufe, Erstellung von Auswertungen und Statistiken sowie Präsentations- und Projektunterlagen, Bearbeitung von Kundenanfragen, Aufträgen und Rechnungen, Koordination von Terminen inklusive der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Telekommunikation, Dokumentenverwaltung und ggfs. des Caterings

Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, einschließlich Terminkoordination, eigenständige Erledigung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen (z. B. Vorstand, QV-Sitzung, Jour fixe Geschäftsführung), einschließlich Protokollierung und Erstellung von Unterlagen für Gremiensitzungen, Aufbereitung und Dokumentation von Beschlüssen auf Confluence (Intranet), Unterstützung bei der Organisation von Institutsveranstaltungen, einschließlich Betreuung von (internationalen) Gäste, Verwaltung der Plan- und Drittmittel: Rechnungskontrolle, Anweisung und Überwachung von Buchungen in BUDCON (SAP), Erfassung von Einnahmen und Ausgaben sowie Durchführung von Bestellungen in SRM (SAP), Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen, Eigenständige Organisation des Fachgruppenbüros, insbesondere Koordination und organisatorische Unterstützung von Gremien, besonders Berufungskommissionen und Bearbeitung von Berufungs- und Habilitationsverfahren (inkl. Prüfung der Anträge und Weiterleitung an das Dekanat), Organisation des Sekretariats, Terminkoordination und allgemeine Büroarbeiten, administrative Unterstützung bei Drittmittelprojekten nationaler und internationaler Fördergeber, Unterstützung bei der Organisation und Verwaltung des Lehrbetriebs, administrative Betreuung internationaler Gastwissenschaftler*innen sowie Anlaufstelle für Studierende, Verwaltung und Überwachung von Haushalts- und Drittmitteln (über SAP/BUDCON und MS Excel), Bearbeitung personalbezogener Angelegenheiten, Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Workshops und Tagungen

Planung, Koordinierung und Überwachung von Terminen, Auswertung von Statistiken, Vorbereitung von Sitzungen, Bearbeitung des Postein- und Postausgangs, Umgang mit moderner Informations- und Kommunikationstechnik, Erledigung des Schriftverkehrs, Planung von Terminen, Erstellung von Karteien, Dateien und Statistiken, Bearbeitung des Postein- und Postausgangs, Materialverwaltung

Terminkoordination, Buchen von Rechnungen, Verwaltung von Büromaterial, Mitwirkung im Marketing, Kundenbetreuung, Erstellen von Arbeitsverträgen, Unterstützung in der Büroorganisation und -verwaltung, telefonischer und persönlicher Kundenkontakt, Mitarbeit im Bereich der Personalsachbearbeitung, Mitarbeit bei Aufgaben aus dem Bereich Buchführung und Rechnungswesen, Mitarbeit bei der Organisation unserer Bildungsmaßnahmen, Einsatz in Projekten

Unterstützung des COOs in strategischen und operativen Themen, Koordination interner und externer Termine, Vorbereitung von Präsentationen (PowerPoint & Co.), Eigenständige Übernahme von Projektaufgaben auf nationaler und internationaler Ebene, Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Effiziente Ablageorganisation, Überwachung von Fristen und Prioritäten

Sie übernehmen eigenständig allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben und sorgen für einen reibungslosen Ablauf, Sie sind die erste Ansprechperson für interne und externe Kommunikation – ob Besucher, Anrufer oder Mitarbeitende, Sie begegnen jedem mit Freundlichkeit und Professionalität, in der Finanzverwaltung kümmern Sie sich um die Kassenführung, erstellen Kassen- und Bankberichte und übernehmen die rechnerische Prüfung sowie Kontierung von Belegen, Sie erstellen Rechnungen für unsere Angebote, behalten Zahlungseingänge im Blick und führen Debitorenabstimmungen durch, Sie bringen sich aktiv in die digitale Weiterentwicklung unserer Verwaltungsprozesse ein und arbeiten souverän mit MS Office 365 sowie weiteren Softwarelösungen, Sie unterstützen die Bereichsleitung bei administrativen Aufgaben und übernehmen Vertretungstätigkeiten innerhalb der Verwaltung, Sie tragen Verantwortung für eine gewissenhafte Umsetzung von Kinder- und Betreutenschutzvorgaben in Ihrem Aufgabenbereich, Sie leisten vorbereitende Arbeiten im Personalwesen

Assistenz der Schulungsorganisation, Übernahme kaufmännischer Aufgaben des aktuellen Tagesgeschäfts, wie z. B. Auftrags- und Rechnungsbearbeitung, Organisation und Koordination bürowirtschaftlicher Abläufe, Kundenbetreuung, Bürokommunikation, Selbstständige Erledigung des Schriftverkehrs, Terminkoordination

Assistenz der Schulungsorganisation, Übernahme kaufmännischer Aufgaben des aktuellen Tagesgeschäfts, wie z. B. Auftrags- und Rechnungsbearbeitung, Organisation und Koordination bürowirtschaftlicher Abläufe, Kundenbetreuung, Bürokommunikation, Selbstständige Erledigung des Schriftverkehrs, Terminkoordination

Assistenz der Schulungsorganisation, Übernahme kaufmännischer Aufgaben des aktuellen Tagesgeschäfts, wie z. B. Auftrags- und Rechnungsbearbeitung, Organisation und Koordination bürowirtschaftlicher Abläufe, Kundenbetreuung, Bürokommunikation, Selbstständige Erledigung des Schriftverkehrs, Terminkoordination

Assistenz der Schulungsorganisation, Übernahme kaufmännischer Aufgaben des aktuellen Tagesgeschäfts, wie z. B. Auftrags- und Rechnungsbearbeitung, Organisation und Koordination bürowirtschaftlicher Abläufe, Kundenbetreuung, Bürokommunikation, Selbstständige Erledigung des Schriftverkehrs, Terminkoordination