9 Office Jobs Hamburg

Organisatorische Entlastung der zwei Geschäftsführer, z.B. im Termin- und Reisemanagement, Inhaltliche Unterstützung der Geschäftsführung, z.B. durch Aufbereitung von Unterlagen, kritische Durchsicht und Controlling von Dokumenten sowie von Berichten der Portfoliounternehmen, Office Management Aufgaben, z.B. Bestellwesen, Organisation der Meetingräume, Empfang von Gästen, Telefon, Ansprechpartner für internationale Stakeholder, Schnittstelle zu externen Dienstleistern, Finance Support & Koordination, z.B. Schnittstelle zur Buchhaltung, Überprüfung von Abrechnungen und Zahlungsströmen, Durchführung von Zahlungsverkehr, Zuarbeit im Controlling, Aufbereitung und Prüfung von Reportings, Koordination und Kontrolle von Eingangs-/Ausgangsrechnungen

Übernahme von administrativen und organisatorischen Aufgaben, Stammdatenpflege und Dokumentenmanagement, Erstellen von Statistiken, Bestellung und Verwaltung von Büromaterial und Arbeitskleidung, Anlegen von Bestellungen im System, Management der Besprechungs- und Sozialräumen, Fuhrparkmanagement und Dienstreisemanagement, Organisation von Besuchen und Empfang sowie Betreuung von Besuchern, Organisation von Catering-Aktivitäten, Organisation von Events und Firmenveranstaltungen, Telefonzentrale und Postraumverteilung, Unterstützung bei internen Projekten, Rechnungsprüfung / -freigabe, Unterstützung bei der Erstellung von Arbeitsanweisungen

Communicate with clients, state offices, and other involved parties., Schedule meetings, appointments, and travel arrangements., Organize and maintain files and documents., Archive and file all corporate documentation., Assist in preparing legal documents., Maintain and control a budget.

Manage the daily operations of the team and ensure a comfortable working environment, Support the team with organizational and administrative tasks such as planning and organizing internal/external appointments, creating various invoices, and handling mail, Ensure the office runs smoothly, including snack supplies, office materials, and overall office organization, Act as the first point of contact for facility management and external service providers (contractors, technicians, cleaning staff), Organize cool events for the entire RABOT Charge team with other colleagues, Participate in special projects and handle tasks that are yet to be defined, Contribute to cultural and team development aspects as an essential member of the People & Organization team

Verantwortung und organisatorische Unterstützung für die reibungslose Büroorganisation und allgemeine Assistenzaufgaben, Kontrolle und Bearbeitung des Postein- und Postausgangs, Vertrauensvolle und serviceorientierte erste Anlaufstelle für Gäste, Geschäftspartner und Dienstleister, Koordination bei internen Events und Meetings sowie Planung von Catering vor Ort, Unterstützung im Travel- und Facilitymanagement sowie Materialbestellungen wie Visitenkarten, Giveaways und Corporate Wear

Administrative und organisatorische Sekretariatsaufgaben, Koordination von Terminen, Meetings und Reisen, Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Berichten, Bearbeitung von Korrespondenz und Telefonanfragen, Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen, Kassenführung und Bestellwesen über das Warenwirtschaftssystem TL1, Empfang und Bewirtung von Gästen, Mitwirkung bei Projekten und Sonderaufgaben

Office Management und zentrale Anlaufstelle für Gäste und Mitarbeiter*innen, Umsetzung administrativer und organisatorischer Aufgaben für die Geschäftsführung, u.a. Terminkoordination, Raumbuchungen und Unterstützung bei Gremienarbeit, Vorbereitende Arbeiten für Buchführung und DATEV, Systematisierung und Optimierung der Büroabläufe, ggf. Archivierung, Mitarbeit und Unterstützung bei interner Veranstaltungsplanung und -durchführung, Übernahme des Facility-Management durch Betreuung der Hausverwaltung und externen Dienstleister*innen, Unterstützung bei Personalmanagement durch Übernahme von Kommunikations-, Informations- und Organisationsaufgaben, Strukturiertes Akten- und Datenmanagement, Allgemeine Büroadministration und -bestellungen, Zusammenarbeit und Unterstützung des Teams bei allgemein anfallenden Aufgaben

Verwaltungstätigkeiten im Rahmen der Planung, Durchführung und Abwicklung von Maßnahmen, Korrespondenz mit Teilnehmer:innen, Teamer:innen, Kooperationspartner:innen und Seminarhäusern, EDV-Eingaben, Pflege und Verwaltung mit einer Seminardatenbank, Beteiligung an der Planung, Organisation, Ausschreibungen und Umsetzung von Maßnahmen, Pflege und Aktualisierung der Adressverteiler, Erfassung der schriftlichen Evaluationen der Maßnahmen, Unterstützung im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit auf der Homepage und bei Social Media, Assistenztätigkeiten zur Unterstützung einer Kollegin mit Einschränkung der Sehfähigkeit, Eingehende handschriftliche Unterlagen in die Datenbank eintragen, Vorlesetätigkeiten der nicht lesbaren Dokumente und Plausibilitätsprüfung von ausgehenden Dokumenten, Beratung interessierter Teilnehmer:innen und Erstellung von Bildungsurlaubsbescheinigungen

Erstellung von Angeboten, Kalkulationen und kleineren Vertragsunterlagen, Ausführung von Bestellungen, Erstellen von Lieferscheinen sowie Proforma- und Abschlussrechnungen, Organisieren von Kundendiensteinsätzen in Rücksprache mit Technikern und Kunden, Selbstständige, vertriebsorientierte Nachverfolgung von Angeboten, Beauftragung von Lieferungen und Abholungen im In- und Ausland von benötigten Ersatzteilen, Pflege und Neuanlegung von Artikeln im Warenwirtschaftssystem