131 Teilzeit Office Jobs

Verantwortung für die administrative Gesamtorganisation des Büros, Koordination und Unterstützung der Vereinsarbeit durch effizientes Geschäftsstellenmanagement, Terminplanung und Ablauforganisation für Geschäftsführung und Mitarbeiter*innen, Pflege und Aktualisierung interner Dokumentationssysteme, Verwaltung und Ablage von Vereinsdokumenten sowie Protokollführung relevanter Vereinssitzungen und -veranstaltungen, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Kontierung und Weiterleitung von Rechnungen sowie Verwaltung von Spesenabrechnungen und einfache buchhalterische Tätigkeiten, Unterstützung bei Veranstaltungen und im Veranstaltungsmanagement, z.B. bei der Suche nach geeigneten Locations und dem Einsatz von Dienstleistern

Unterstützung des Teams der Geschäftsstelle und der Geschäftsführung bei administrativen Tätigkeiten und der Kommunikation, Verantwortung für internes Wissensmanagement und Prozesse, Erste Ansprechperson für Mitglieder und administrative Betreuung, Selbstständige Organisation von Vorstandssitzungen, Planung und Umsetzung von Mitgliederinternen Konferenzen und Sommerfest, Unterstützung der Geschäftsführung bei Reiseplanungen, Vorbereitung von Terminen und Meetings sowie Präsentationen, Unterstützung bei Personalmanagement und vorbereitender Buchführung, Möglichkeit zur Einbringung bei der Betreuung von Communities of Practice

Unterstützung des strukturierten kontinuierlichen Project Change Prozesses, Mitarbeit an der Erstellung der regelmäßigen Berichte für Projektgremien, Unterstützung im Project Risk und Issue Management, Übernahme des On- und Offboardings von Projektmitarbeitern, Erstellung von Präsentationen und Auswertungen, Mitarbeit an der Erstellung und Aufbereitung von Terminplänen

Unterstützung des Büromanagements und der Standortleitung, Verwaltung von Büromaterialien & -bestellungen, Allgemeine administrative Tätigkeiten, Nachverfolgung von Bestellungen & Aufträgen, Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und Ablagesystemen, Reisemanagement, einschließlich Buchung von Flügen und Hotels, Überwachung und Verwaltung von Verträgen und Rechnungen, Durchführung von Recherchen und Bereitstellung von Informationen für die Standortleitung

Erfahrungen sammeln in der Administration, Unterstützung des Teams in täglichen Büroabläufen, Mitarbeit in Projekten, Management des Empfangs und Ansprechperson für Kund:innen

Steuerliche Beratung innerhalb einer komplexen Holdingstruktur mit nationalen und internationalen Beteiligungen, Prüfung, Gestaltung und strategische Begleitung von M&A-Aktivitäten (Kauf/Verkauf von Unternehmen), Entwicklung steuerlich optimierter Strukturierungs- und Reorganisationsmodelle, Unterstützung bei der steuerlichen Planung im Bereich der Erbschaft- und Schenkungsteuer, Schnittstelle zu internen Fachabteilungen sowie externen Dienstleistern, Ansprechperson für die Geschäftsleitung bei betriebswirtschaftlichen und steuerlichen Fragestellungen

Bedienung der Telefonzentrale und der Empfang von Besuchern, Betreuung unserer allgemeinen E-Mail-Postfächer sowie Assistenzaufgaben für die Geschäftsleitung, wie z. B. Terminkoordination, Korrespondenz etc., Protokollführung bei Bürobesprechungen, Postbearbeitung, Führen der Bargeldkasse und Bestellungen (z. B. Büromaterialien) sowie die Verwaltung des Büroinventars, Neue Projekte anlegen, digital, analog und in unserer ERP-Software, Administrative Bearbeitung von Ein- und Austritten, Pflege der Personalakten sowie die Erstellung von Arbeitszeugnissen und Bescheinigungen, Administrative Bearbeitung von Praktikanten, Werkstudenten u. Aushilfen, inkl. Erstellung der Arbeitsverträge etc., Pflege von Krankdaten inkl. Überwachung Entgeltfortzahlung, Veranlassung der monatlichen Gehaltsabrechnung als Schnittstelle zum Steuerbüro in Zusammenarbeit mit der Personalreferentin, inkl. aller Vor- und Nacharbeiten, Urlaubsvertretung der Personalreferentin

Ansprechpartner für Firmen und interne Mitarbeiter:innen, Telefonservice und Bearbeitung der Eingangspost, Schlüsselverwaltung (Ausgabe und Dokumentation), Allgemeine administrative Aufgaben (z.B. Bestellungen, Tabellenerstellung u. ä.)

Verteilung und Versand von Ausgangsrechnungen (digital und postalisch), Annahme und Bearbeitung von Ausschreibungen und Angebotsanfragen, Organisation & Verwaltung unseres Fuhrparks (TÜV, Wartung, Unterlagen etc.), Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Postbearbeitung, Telefonzentrale, E-Mail-Verkehr, Unterstützung der Geschäftsführung und Bauleiter im administrativen Tagesgeschäft, Ablage, Pflege von Projektunterlagen und Stammdaten

Büroorganisation, Finanzverwaltung: Rechnungsstellung und Rechnungseingangsprüfung, Kunden- und Lieferantenbetreuung, Reiseorganisation, Unterstützung bei Eventplanung, Grundlegende kaufmännische Tätigkeiten, Optimierung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse

Assistentenz der Konzernbereichsleitung, Allgemeine Sektretariatsaufgaben inkl. Büroorganisation, Unterstützung verschiedener Funktionsbereiche wie Controlling, Vertragsmanagement, Personalmanagement, EDV- und IT-Unterstützung für das Team, Übernahme der Funktion des Präventionsbeauftragten

Kapitalmarkt-Analysen für Niederlassungen und Berater, Mitarbeit bei Projekten des Investment Office, Unterstützung bei der Erstellung von Publikationen und Präsentationen, Unterstützung des Chief Investment Officers und Teams

Generelles Officemanagement, Unterstützung in Projektarbeit und Übernahme von eigenen Themen, Vorbereiten von Management Präsentationen, Regelterminen und Entscheidungsvorlagen in deutscher und englischer Sprache, Koordination und Erstellung von Reportings, Unterstützung im Eventmanagement, Urlaubsvertretung

Ich unterstütze die Fach- und Führungskräfte innerhalb des Projekts in PMO-Themen wie unter anderem: Kostenplanung, Ressourcenmanagement, Risikomanagement und in allen übergeordneten Aufgaben wie das operative Controlling oder Reporting, Ich verfolge kontinuierlich die Zielerreichung des Projektportfolios und entwickle in enger Abstimmung mit den verantwortlichen Projektleitenden Lösungs- und Verbesserungsansätze für Herausforderungen im Projekt, Zur Qualitätssicherung erstelle ich regelmäßig die CAPEX Prognosen und analysiere sowie verbessere die Prognosegenauigkeit der CAPEX-Planung, inkl. Prozesssteuerung, Ich erstelle und analysiere Soll-/Ist Planungen und erarbeite zur Optimierung entsprechende Maßnahmen und führe diese durch, Ich kommuniziere und vertrete meine Ergebnisse im Rahmen von Projekt-, und Lenkungskreispräsentationen, Ich bringe mich aktiv bei der Verbesserung der Projektmanagement-Methoden, -Prozesse und -Tools im Bereich und im Unternehmen ein, Ich unterstütze die Projektleiter bei der Termin- und Risikoplanung ihrer Projekte, In diesen Themen bin ich zur Gesamtprojektsituation jederzeit umfassend aussagefähig, Ich bin für die systematische Aufbereitung von Unternehmensrisiken zuständig, Ich erstelle und pflege Risikoregister zur Unterstützung der Projektleiter, Ich erstelle und prüfe Statusberichte in Bezug auf Termin- und Kostenrisiken, Ich konzipiere Risikodimensionen für das Projekt unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen und stimme mich dazu ab, Ich erstelle Planungsstandards, -prozesse und -methoden und entwickle diese laufend weiter, Zu meinen Aufgaben gehört auch die proaktive Datenerfassung, Teilnahme an technischen Sitzungen oder die Sammlung und Wiedergabe von Ergebnissen

Betreuung der Telefonzentrale und des Empfangs, Bearbeitung des (gerichtlichen) Post- und E-Mail-Eingangs, Schreiben von gerichtlichen Schriftstücken, Beschaffung von Büromaterialien, Erstellung der Reisekostenabrechnungen

Planung, Koordination und Verwaltung des Tagesablaufs der Bereichsleitung, Flexibles Einstellen auf kurzfristige Änderungen und vorausschauende Prioritätensetzung, Aufgabenmanagement und effiziente abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, Übernahme der Korrespondenz sowie der Postbearbeitung, Fristen- und Terminmanagement

Eigenständige Abwicklung von Ein- und Verkäufen inkl. Transportlogistik, Bearbeitung von Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen im Warenwirtschaftssystem (Lexware), Unterstützung im Produktbereich Heil- und Gewürzpflanzen, langfristig: Betreuung von Kunden und Produkten, Teilnahme an Messen und Kundenbesuchen, Geschäftsreisen zu unseren Anbaupartnern und Wildsammlern weltweit

Eigenständige Abwicklung der telefonischen Korrespondenz und des E-Mail-Verkehrs, Koordinierung, Planung sowie Vor- und Nachbereitung von in- und externen Terminen und Sitzungen, Verantwortung für Aktenmanagement, Datenbankpflege und Protokollführung, Erstellung von Präsentationen und Berichten, Organisation von Geschäftsreisen sowie Mitwirkung bei Veranstaltungen

Überprüfung und Verarbeitung von Registrierungen externer Experimentator*innen und Gäste, Abwicklung von Gästeregistrierungen inkl. Änderungen und Verlängerungen innerhalb der GSI-eigenen Systeme, Erstellung und Verwaltung von Gästevereinbarungen sowie Nachverfolgung und Überprüfung der eingereichten Unterlagen, Abstimmung mit Experimentverantwortlichen und Local Contact Persons, Durchführung von Prüfungen (z. B. Zerberusprüfung, Exportkontrolle), Pflege und Aktualisierung von Stammdaten in SAP inklusive Plausibilitätsprüfung, Beratung von Gästen, Experimentatoren und deren Betreuer*innen in vielfältigen Fragen (z. B. Aufenthaltsbestimmungen, Versicherungen), Koordination und Erstellung von Visa-relevanten Einladungsschreiben und Hosting Agreements, (Vertretungsweise) Unterstützung im Bereich Gästezimmerverwaltung

Empfang von Kunden, Anrufern, Bewerbern und Gästen, Koordination von Besprechungen, Schulungen und Kundenterminen, Bestandsverwaltung von Büromaterial, Getränken und Snacks, Planung von Firmen- und Büroevents, Organisationstalent und freundliches Auftreten

Sicherstellung der Einhaltung und Weiterentwicklung interner Prozesse inklusive Digitalisierungsinitiativen, Eigenverantwortliche Bearbeitung von Rechnungen, Bearbeitung von Kontoauszügen und anderen Finanztransaktionen, Erstellung und Prüfung von Rechnungen, Mahnungen und Zahlungsvorgängen, Prüfung und Abrechnung von Spesenabrechnungen unserer Mitarbeiter*innen, Enge Zusammenarbeit mit verschiedenen angrenzenden Unternehmenseinheiten und externen Partnern wie Banken, Steuerbüros etc., Planung, Organisation und Durchführung von Firmenveranstaltungen und Feiern, einschließlich der Auswahl von Veranstaltungsorten, Koordination von Dienstleistern und Verwaltung des Veranstaltungsbudgets., Allgemeine kaufmännische Verwaltungsaufgaben und Unterstützung im Tagesgeschäft

You will be the first point of contact for employees regarding office-related questions., You will ensure a professional and inviting office environment, maintaining cleanliness and order., You will handle incoming mail and distribute it to the relevant departments., You will manage the procurement of office supplies, equipment, and location-specific materials, including budget control., You will oversee contracts with external service providers (cleaning, coffee, water, etc.) and independently order office supplies to ensure smooth daily operations., You will coordinate the organization and booking of meeting rooms., You will support the planning of company events.