Überprüfung und Verarbeitung von Registrierungen externer Experimentator*innen und Gäste, Abwicklung von Gästeregistrierungen inkl. Änderungen und Verlängerungen innerhalb der GSI-eigenen Systeme, Erstellung und Verwaltung von Gästevereinbarungen sowie Nachverfolgung und Überprüfung der eingereichten Unterlagen, Abstimmung mit Experimentverantwortlichen und Local Contact Persons, Durchführung von Prüfungen (z. B. Zerberusprüfung, Exportkontrolle), Pflege und Aktualisierung von Stammdaten in SAP inklusive Plausibilitätsprüfung, Beratung von Gästen, Experimentatoren und deren Betreuer*innen in vielfältigen Fragen (z. B. Aufenthaltsbestimmungen, Versicherungen), Koordination und Erstellung von Visa-relevanten Einladungsschreiben und Hosting Agreements, (Vertretungsweise) Unterstützung im Bereich Gästezimmerverwaltung

Sicherstellung der Einhaltung und Weiterentwicklung interner Prozesse inklusive Digitalisierungsinitiativen, Eigenverantwortliche Bearbeitung von Rechnungen, Bearbeitung von Kontoauszügen und anderen Finanztransaktionen, Erstellung und Prüfung von Rechnungen, Mahnungen und Zahlungsvorgängen, Prüfung und Abrechnung von Spesenabrechnungen unserer Mitarbeiter*innen, Enge Zusammenarbeit mit verschiedenen angrenzenden Unternehmenseinheiten und externen Partnern wie Banken, Steuerbüros etc., Planung, Organisation und Durchführung von Firmenveranstaltungen und Feiern, einschließlich der Auswahl von Veranstaltungsorten, Koordination von Dienstleistern und Verwaltung des Veranstaltungsbudgets., Allgemeine kaufmännische Verwaltungsaufgaben und Unterstützung im Tagesgeschäft

You will be the first point of contact for employees regarding office-related questions., You will ensure a professional and inviting office environment, maintaining cleanliness and order., You will handle incoming mail and distribute it to the relevant departments., You will manage the procurement of office supplies, equipment, and location-specific materials, including budget control., You will oversee contracts with external service providers (cleaning, coffee, water, etc.) and independently order office supplies to ensure smooth daily operations., You will coordinate the organization and booking of meeting rooms., You will support the planning of company events.

Steuerung des Informationsflusses innerhalb der Stabsstelle und darüber hinaus, Postbearbeitung, Koordination der Termine, die die gesamte Stabsstelle betreffen, sowie der projektbezogenen Termine, Organisatorische und administrative Unterstützung der Leitung in Bezug auf Terminmanagement, Sitzungsvor- und -nachbereitung, Korrespondenz, Erstellung von Übersichten, Statistiken, Vortrags- und Präsentationsunterlagen, Pflege und Weiterentwicklung von digitalen und analogen Ablagesystemen und Aktenführung, Förderung der Zusammenarbeit und des Austausches auf Sekretariatsebene und Weiterentwicklung der Instrumente der Büroorganisation

Beratung und Begleitung unserer Mandanten, Bearbeitung von Steuererklärungen für vermögende Privatpersonen und kleine Kapitalgesellschaften, Erstellung von Jahresabschlüssen, Begleitung von Betriebsprüfungen, Auswertung und Kontrolle von Steuerbescheinigungen, Anleitung weniger erfahrener Kolleg:innen, Vorträge und Veröffentlichungen

Erste Anlaufstelle für Studierende, Dozierende und Gäste, Administrative und organisatorische Unterstützung, Allgemeine Bürotätigkeiten, Unterstützung bei Events, Öffnung und Schließung des Campus

Erste Anlaufstelle für Studierende, Dozierende und Gäste, Administrative und organisatorische Unterstützung, Allgemeine Bürotätigkeiten, Unterstützung bei Events, Öffnung und Schließung des Campus

Allgemeine Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Erledigung von telefonischer, digitaler und schriftlicher Korrespondenz, Telefonannahme, Empfang von Besuchern und Warenannahme, Bearbeitung und Verwaltung der Ein- und Ausgangspost, Planung und Buchung von Dienstreisen, Übernahme des Bestellwesens für Büro- und Bewirtungsmaterial, Ansprechpartner*in für Fahrzeugreservierungen; Verwaltung des Fuhrparks, Verwaltung der Firmenwohnungen, Vertretung der Office-Managerin

Unterstützung bei Bewerbungseingang, Posteingang, Rechnungseingang und Versand, Beschaffung, Erledigung von Einkäufen in der Stadt, Besucherempfang und Phoneservice, Erledigung des Küchenservices und einfachen handwerklichen Tätigkeiten

Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung, einschließlich Terminplanung und -koordination, Vor- und Nachbereitung von Meetings, inklusive Protokollführung und Dokumentenmanagement, Unterstützung im Rechnungswesen, z. B. bei der Rechnungserstellung, -prüfung und Kontenabstimmung, Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten, Pflege und Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten im ERP-System, Erledigung der Korrespondenz und Kommunikation mit Geschäftspartnern und Dienstleistern, Unterstützung bei der Planung und Koordination von Projekten, Bearbeitung und Ablage von Verträgen und anderen wichtigen Unterlagen, Allgemeine Assistenz- und Verwaltungsaufgaben nach Bedarf

Du bearbeitest verantwortungsvoll und qualifiziert die Aufträge unserer nationalen und internationalen Kunden in allen Vertriebssparten, von der Bestellannahme bis zur Fakturierung., Du unterstützt die Exportabteilung in der Erstellung notwendiger Versand- und Zollpapiere., Du betreust unsere Kunden telefonisch hinsichtlich laufender Aufträge und bearbeitest auftragsbezogene Reklamationen., Du unterstützt die Vertriebsabteilung und vertrittst bei Bedarf im Team., Im Rahmen der Vertriebsabteilung führst Du allgemeine Büroarbeiten aus., Du unterstützt aktiv bei Projekten und bringst Deine Fähigkeiten und Ideen ein.

Manage innovative energy solutions based on our standard Energy Retail products over the entire product life cycle., Manage internal and external service providers to achieve common goals., Continuously analyze the product KPIs and initiate improvement measures with the team., Look for solutions and develop requirements for further product development.

die Führung, Koordination und Weiterentwicklung des Teams (derzeit 2 Mitarbeitend), inklusive Aufgabenverteilung, Ergebniskontrolle und Sicherstellung effizienter Arbeitsabläufe, die Analyse bestehender Prozesse in Ihrem Verantwortungsbereich und Implementierung von Verbesserungen zur Effizienzsteigerung, die Übernahme der Verantwortung als zentrale Ansprechperson für die Geschäftsführung und die verschiedenen Fachbereiche des Unternehme sind alles Officemanagement- und Assistenzangelegenheiten., die Unterstützung des Teams bei alltäglichen Aufgaben, wie Korrespondenz, Postbearbeitung und Terminkoordination, die digitalgestützte Überwachung und Verwaltung von Verträgen (Leasing, Versicherungen, Strom etc.) und Durchführung von Preisvergleichen, die Zusammenarbeit mit dem Fuhrparkverantwortlichen bei der Verwaltung unserer ca. 10 Fahrzeuge umfassenden Fahrzeugflotte, Koordination und Bearbeitung von Schadensfällen sowie Steuerung externer Dienstleister wie Versicherungsmakler etc., die Unterstützung bei der Planung von Dienstreisen und firmeninternen Veranstaltungen, die enge Zusammenarbeit mit dem Qualitätsmanagement des Unternehmens im Rahmen der Erfassung von Arbeitsprozessen in Ihrem Verantwortungsbereich

Erstellung, Pflege und Aktualisierung von Kooperationsvereinbarungen und Bildungsverträgen mit Unternehmen und Studierenden, Sicherstellen, dass alle Dokumente vollständig, korrekt und fristgerecht bearbeitet werden, Koordination der organisatorischen Abläufe für interne und externe Veranstaltungen – von der Anmeldung bis zur Durchführung, Sorgfältige Planung und Umsetzung der administrativen Aufgaben rund um Events, Pflege relevanter Datenbanken, Erstellung von Auswertungen und Berichten, Allgemeine administrative Unterstützung der Abteilung, Unterstützung bei der Erstellung von Newslettern, Präsentationen und der Pflege der Webseite, Fehlerfreie Umsetzung von Texten und administrativen Kommunikationsaufgaben

Aufbau und Koordination des Transfer-Ökosystems (Industrienetzwerke): Etablierung eines Netzwerks aus Industriepartnern, Forschungseinrichtungen, Start-ups und öffentlichen Akteuren zur Förderung eines dynamischen und nachhaltigen Technologietransfers in der Region, Pflege und Weiterentwicklung von Partnerschaften: Identifikation und aktive Förderung strategischer Kooperationen mit relevanten Transferakteuren, um Synergien zu schaffen und gemeinsame Innovationsprojekte anzustoßen, Förderung von Innovationen und Wissensaustausch: Organisation von Workshops, Konferenzen und Plattformen zur Förderung des Wissensaustauschs und der Zusammenarbeit innerhalb des Ökosystems, Unterstützung im Innovationsfondsmanagement und bei der Partnersuche für Transferprojekte: Beratung der Antragstellenden und gezielte Unterstützung bei der Identifikation und Ansprache potenzieller Projektpartner, Innovationsmarketing: Konzeption und Umsetzung von Maßnahmen zur Kommunikation und Positionierung des UFZs im Ökosystems als attraktiver Kooperationspartner für Industrie und Forschung

Beratung des Bereichsvorstands zu Fragen der Informationssicherheit, Enge Zusammenarbeit mit dem (Gesamt)- Informationssicherheitsbeauftragten und den Vorstandsinformationssicherheitsbeauftragten der anderen Bereiche, Fachliche Führung, Coaching und Beratung der internen IT-Sicherheitsexpert\*innen, Beratung bei der Planung von Sicherheitsprojekten, im Risikomanagement nach BSI-Grundschutz und bei der Bewertung neuer Technologien aus Perspektive der Informationssicherheit, Definition und Fortentwicklung von Richtlinien, Regelwerken und Umsetzung sowie Weiterentwicklung von unternehmensweiten Standards für den jeweiligen Vorstandsbereich, Sicherstellung der einheitlichen Ausrichtung und Weiterentwicklung des Sicherheitsmanagements, Vorprüfung und Freigabe von Sicherheitsdokumentationen, sowie Begleitung von internen/externen Audits, Übernahme der Koordination und Kommunikation bei sicherheitsrelevanten Ereignissen

Eingabe, Pflege und Verwaltung von Daten in unserer Datenschutzmanagementsoftware, Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten im Bereich Datenschutz, Pflege und Aktualisierung der Datenschutz-Webseite der Hochschule

Verantwortung für die Planung, Durchführung und Kontrolle von Projekten im Bereich Fare Collection Systems, Koordination der Projektteams und Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern, Erstellung von Projektplänen, Statusberichten und Dokumentationen, Sicherstellung der Einhaltung von Terminen, Budgets und Qualitätsstandards, Identifikation und Management von Projektrisiken

Administrative Büro-, Verwaltungs- und Abrechnungstätigkeiten im entsprechend zugewiesenen Verantwortungsbereich, Datenerfassung, –pflege, Bearbeiten von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Mitwirkung bei der Bearbeitung von Vertrags- und Versicherungsangelegenheiten, Allgemeine Korrespondenz mit z.B. Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten, Eigenverantwortliches Erstellen von Berichten, Präsentationen, Statistiken, Daten und Geschäftsunterlagen

Administrative and financial coordination of the EU projects of the SHARE-ERIC, including financial and contract controlling, Preparation of project budgets in close cooperation with the scientific departments and the country teams, Ensuring compliance with financial audit requirements, Provision of required project documentation and obtaining certificates on financial statements (CFS), Project controlling and budget adjustments in case of project changes, Preparation and support during project audits, including cooperation with audit authorities, Financial risk assessment and control in procurement within SHARE-ERIC, Preparation and coordination of project financial reports in collaboration with partners, Provision of financial information for publications and PR materials