24 Teilzeit Admin Jobs

Büroorganisation, einschließlich Betreuung des Empfangsbereichs und Verwaltung der Poolwagen, Einkauf, Bestellung und Verwaltung von Büro- und Arbeitsmaterialien, Koordination und Überwachung von Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten, Überwachung der Umsetzung des Bürokonzepts, Schnittstelle zwischen internen Abteilungen, Kunden und Dienstleistern, Umsetzung von Maßnahmen im Bereich Erste Hilfe, Brandschutz und Bürosicherheit, Sicherstellung eines attraktiven Erscheinungsbildes der Büro- und Sozialräumlichkeiten, Allgemeine Sekretariatsaufgaben, einschließlich Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Reisemanagement, Planung und Organisation interner und externer Veranstaltungen

Büroorganisation, Personalmanagement und Recruiting, Koordinierung der externen Dienstleister (z.B. IT), Unterstützung des Controllings mit buchhalterischen Tätigkeiten, Reisemanagement, Betreuung der Gremiensitzungen, Koordinierung der eingehenden Kommunikation (Post, Telefon und E-Mail)

Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungstätigkeiten (Verwaltungsvorgänge, Datenerfassung, Archivierung, Koordination), Unterstützung bei allgemeinen Buchhaltungstätigkeiten inkl. (Prüfung, Digitalisierung, Vorkontierung, Beschaffung), Dienstreisemanagement: Planung und Organisation von Reisen, Koordination, Verwaltung von Reisedokumenten und Abrechnungen

Eigenverantwortliche und selbstständige Organisation des administrativen Ablaufs des Sekretariats in der Abteilung ZEF ECON, Unterstützung bei Planung und Abwicklung von Lehrveranstaltungen und Prüfungen (Zusammenstellen von Materialien, Kommunikation mit Prüfungsamt), Selbstständige Vorbereitung und Bearbeitung von Personalangelegenheiten, Selbstständige Bearbeitung und Vorbereitung von Vertragsangelegenheiten, Administrative Betreuung der Finanzmittel, Selbstständige Mittelüberwachung Instituts- und Drittmittel, Organisation und Betreuung von Veranstaltungen und Abrechnung der Reisekosten, Allgemeine Büro- und Verwaltungstätigkeiten

Personalverwaltung: zentrale Ansprechperson für Führungskräfte, Mitarbeitende und externe Partner, Vor- und nachbereitende Lohnbuchhaltung zusammen mit externem Steuerbüro, Erstellung von Arbeitsverträgen und Zeugnissen, Bewerbungsmanagement inkl. On- und Offboardings, Pflege des Personalmanagementsystems (Personio), Office Management: erste Anlaufstelle der Telefonzentrale und eingehenden Post, Verwaltung des Fuhrparks und Bürobedarfs, Planung von Firmenevents, Betreuung der Verwaltung verschiedener Postfächer

Durchführung personaladministrativer Tätigkeiten im Rahmen der Personalbetreuung von der Einstellung bis zum Austritt, Durchführung der Gehaltsabrechnung, mit allen erforderlichen Vor- und Nacharbeiten, Melde- und Bescheinigungswesen sowie Korrespondenz, Beantragung von zuwendungsfinanzierten Projekten, Erstellung der Verwendungsnachweise, Erstellung von Haushaltsplänen für die Projekte, Kommunikation mit der öffentlichen Hand und den Projektleitungen

selbstständige Führung eines Sekretariats, insbesondere Büroorganisation, Postbearbeitung, Korrespondenz, Recherche, Raumverwaltung, Terminkoordination, Ablage und Archivierung von Dokumenten, Erstellen von Protokollen, selbstständige Erledigung des externen und internen Schriftverkehrs (teilweise auch in englischer Sprache), Pflege der Homepage durch Aktualisierung von Inhalten, Überwachung und Verwaltung der dem Arbeitsbereich zugewiesenen Haushaltsmittel und eingeworbener Drittmittel, Beschaffung von Verbrauchsmaterial, Durchführung der Inventur, Vorbereitung personalrelevanter Vorgänge, Unterstützung in der Organisation von Studien- und Prüfungsangelegenheiten, Erteilung einfacher Auskünfte an Studierende, Organisation der Zusammenarbeit mit inneruniversitären und externen Kooperationspartnern in Belangen von Studium und Forschung (teilweise auch in englischer Sprache), Organisation von Dienstreisen und Gastvorträgen/-aufenthalten für Mitarbeitende des Arbeitsbereichs einschließlich reisekostenrechtlicher Vorprüfung und Vorbereitung der Reisekostenabrechnung, Unterstützung bei der Organisation von Besprechungen mit Gästen, Tagungen und weiteren Veranstaltungen, Koordination des Einsatzes von Hilfskräften, Übernahme organisatorischer und koordinierender Aufgaben auf Institutsebene und Zusammenarbeit mit anderen Sekretariaten

Eigenverantwortliche Planung und Durchführung aller administrativen Tätigkeiten, Termin- und Reiseplanung, Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen, Erledigung von Bestellungen, Bewirt schaftung der Haushalts- und Drittmittel, Erstellung von Zwischen- und Verwendungsnachweisen, Unterstützung in der Öffentlichkeitsarbeit, Erstellung von Präsentationsmaterialien, Administration von Forschungsprojekten

Unterstützung der Bereichsleitung bei der Identifizierung und Analyse von Prozessoptimierungspotenzialen, Mitarbeit bei der Erstellung und Implementierung von Prozessverbesserungen, Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufes, Bearbeitung und Überwachung von Schriftverkehr, Organisation und Planung von Geschäftsreisen sowie Abrechnung der Reisekosten, Organisation, Aufbereitung und Strukturierung von Daten und Dokumenten, Leitung von internen Projekten, Erstellung von Präsentationen und Unterlagen, Zeiterfassung, Unterstützung bei der Erstellung von Angeboten

Empfang und Betreuung von Kunden, Gästen sowie Geschäftspartnern, Ansprechpartner für alle Mitarbeitende an den Standorten in Berlin Adlershof und Niderschöneweide, Unterstützung der Führungskräfte und Mitarbeitende bei administrativen und organisatorischen Fragen, Koordination von Meetings und administrativer Support verschiedener Prozesse, Anlaufstelle für Fragen rund um Reisekostenabrechnungen, Verantwortung und Gestaltung der Prozesse im Office Management

Eigenverantwortliche und selbstständige Organisation des Sekretariats, Administrative und organisatorische Assistenz der Institutsleitung bzw. der Abteilungsleitung, Planung und Organisation von Dienstreisen, Meetings, Workshops und Veranstaltungen, Erarbeitung und Weiterentwicklung von abteilungsinternen Arbeits- und Organisationsprozessen, Schnittstelle zwischen Institutsleitung, Abteilungsleitung, Projektleitung, externen und internen Ansprechpartnern sowie Service-Abteilungen, Unterstützung bei projektbezogenen und sonstigen Anträgen, Vorbereitung und Begleitung von Personalangelegenheiten (vom Recruiting über die Einstellung und vom Onboarding bis zum Austritt)

Zentrale Anrufannahme, -vermittlung und -weiterleitung, Post- und Rechnungsbearbeitung, Vorbereitung von Konferenzräumen für Meetings, bei Bedarf Organisation von Catering, Führen und Pflege des Archivs, Aufbau und Verwaltung von Systemen zur Erfassung von Kontakten, Dateien und Mitarbeiterverzeichnissen, Repräsentation unseres Unternehmens nach außen, Begrüßung der Gäste, Beantwortung der Anfragen und Unterstützung der Kolleginnen und Kollegen, Meldung von Betriebsstörungen an die entsprechende Person bzw. Abteilung, Organisatorische Tätigkeiten im Auftrag der Standortleiterin

Proaktive und vorausschauende Unterstützung der Bereichsleitungen in allen organisatorischen und administrativen Belangen, Organisation von tagesaktuellen Vorgängen, insbesondere auch stetige*r Ansprechpartner*in für die Teams, Telefonbetreuung, Terminkoordination und Kalenderführung für die Bereichsleitungen, Operative Aufgaben wie Postbearbeitung, Korrespondenz, Bestellung von Fachliteratur, Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Meetings mit internen und externen Stakeholdern inkl. Protokollführung

Wissenschaftliche Textbearbeitung: Korrigieren, Lektorieren und Gestalten wissenschaftlicher Texte und Forschungsberichte in Microsoft Word., Veranstaltungsorganisation: Planung und Organisation von Präsenz- und digitalen Veranstaltungen, Unterstützung bei Durchführung und Nachbereitung., Wissensmanagement: Pflege einer Projektdatenbank, Gestaltung von Sharepoint-Seiten und Unterstützung beim Aufbau einer Wissensmanagementplattform., Organisatorische Aufgaben: Unterstützung bei allgemeinen organisatorischen Aufgaben der Abteilung, z.B. Protokollierung von Meetings und Terminkoordination., Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeitenden: Unterstützung in verschiedenen Stadien der Projektbearbeitung., Betreuung der studentischen Hilfskräfte: Mitwirkung bei der Betreuung von studentischen Hilfskräften., Beschaffungsvorgänge: Unterstützung bei der Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen in SAP.

Wissenschaftliche Textbearbeitung: Korrigieren, Lektorieren und Gestalten wissenschaftlicher Texte und Forschungsberichte in Microsoft Word., Veranstaltungsorganisation: Planen und Organisieren von Präsenz- und digitalen Veranstaltungen, Unterstützung bei Durchführung und Nachbereitung., Wissensmanagement: Pflege einer Projektdatenbank, Gestaltung von Sharepoint-Seiten, Unterstützung beim Aufbau einer Wissensmanagementplattform., Organisatorische Aufgaben: Unterstützung bei allgemeinen organisatorischen Aufgaben, Protokollierung von Meetings, Terminkoordination., Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeitenden: Unterstützung in verschiedenen Stadien der Projektbearbeitung., Betreuung der studentischen Hilfskräfte: Mitwirkung bei der Betreuung von studentischen Hilfskräften., Beschaffungsvorgänge: Unterstützung bei der Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen in SAP.

Verwaltung und Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen, Verwaltung von Fortbildungsanträgen, Stellenanzeigen schalten nach Vorlage, Verwaltung der Neueinstellungen, allgemeine Verwaltungstätigkeiten (z.B. Schriftverkehr, Posteingang-, ausgang, personelle Einzelmaßnahmen), Kassenführung mit allen dazugehörigen Tätigkeiten (Geldbestellung – einnahme, -ausgabe, Abrechnung und Kontierung, Buchung, Monatsabschluss über Lexware)

Vorbereiten und Durchführen von Stellenbesetzungsverfahren, Formulierung von Stellenausschreibungen, Bearbeiten von Arbeitnehmerüberlassungen, Erstellen von Verträgen und Nachträgen für Praktika und Hospitanzen, Mitarbeit bei der Erstellung von Anforderungsprofilen, Mitarbeit in der Personalentwicklung, Koordination von Terminen, Überwachung von Fristen, Vorbereitung von Besprechungen, Anfertigung von Protokollen, Erledigung allgemeinen Schriftverkehrs, Büromanagement

Vorbereiten und Durchführen von Stellenbesetzungsverfahren, Formulierung von Stellenausschreibungen, Bearbeiten von Arbeitnehmerüberlassungen, Erstellen von Verträgen und Nachträgen für Praktika und Hospitanzen, Mitarbeit bei der Erstellung von Anforderungsprofilen, Mitarbeit in der Personalentwicklung, Koordination von Terminen, Überwachung von Fristen, Vorbereitung von Besprechungen, Anfertigung von Protokollen, Erledigung allgemeinen Schriftverkehrs, Büromanagement

Allgemeine Verwaltungstätigkeiten (schriftliche und telefonische Korrespondenz, Ablage, Vertragswesen, Erstellung von Formularen und Bescheinigungen, Verwaltung von Lehr- und Lernmittel), Anlage und Pflege der Daten von Schüler*innen, Dozent*innen und Mitarbeiter*innen im Schulverwaltungsprogramm, Vorbereitung der Schülerstatistik und Archivierung von Schülerakten, Enge Zusammenarbeit mit der Schulleitung, Kollegium, Schüler*innen, Organisatorische Unterstützung im Schulablauf (Planung von Terminen, Vor- und Nachbereitung von Konferenzen, Kontrolle der Klassentagebücher), Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost inkl. Erledigung der firmeninternen und -externen Korrespondenz, Bestellungen und Rechnungsprüfung für Lehr- und Lernmittel, Krankheits- und Urlaubsverwaltung von Lehrer*innen und Schüler*innen

Übernahme allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungsarbeiten, Korrespondenz mit Kunden und Teilnehmenden, Erfassung, Ablage und Archivierung von Dokumenten und Zertifikaten, Sicherstellung des administrativen Ablaufs der Lehrgänge, Erste Anlaufstelle für telefonische und persönliche Anfragen, Prüfung und Ausfertigung von Vertragsunterlagen, Bescheinigungen, Zertifikaten und Zeugnissen