22 Admin Jobs Berlin

Verantwortung für die administrative Gesamtorganisation des Büros, Koordination und Unterstützung der Vereinsarbeit durch effizientes Geschäftsstellenmanagement, Terminplanung und Ablauforganisation für Geschäftsführung und Mitarbeiter*innen, Pflege und Aktualisierung interner Dokumentationssysteme, Verwaltung und Ablage von Vereinsdokumenten sowie Protokollführung relevanter Vereinssitzungen und -veranstaltungen, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Kontierung und Weiterleitung von Rechnungen sowie Verwaltung von Spesenabrechnungen und einfache buchhalterische Tätigkeiten, Unterstützung bei Veranstaltungen und im Veranstaltungsmanagement, z.B. bei der Suche nach geeigneten Locations und dem Einsatz von Dienstleistern

Unterstützung des Teams der Geschäftsstelle und der Geschäftsführung bei administrativen Tätigkeiten und der Kommunikation, Verantwortung für internes Wissensmanagement und Prozesse, Erste Ansprechperson für Mitglieder und administrative Betreuung, Selbstständige Organisation von Vorstandssitzungen, Planung und Umsetzung von Mitgliederinternen Konferenzen und Sommerfest, Unterstützung der Geschäftsführung bei Reiseplanungen, Vorbereitung von Terminen und Meetings sowie Präsentationen, Unterstützung bei Personalmanagement und vorbereitender Buchführung, Möglichkeit zur Einbringung bei der Betreuung von Communities of Practice

Du hilfst uns, unsere IT-Systeme am Laufen zu halten – dazu gehören Updates, einfache Wartungen und die Einrichtung neuer Geräte., Du unterstützt beim Organisieren und Bewegen von Computerausrüstung & Zubehör in unserem IT-Büro., Du packst mit an, wenn es darum geht, Arbeitsplätze für neue Kolleg:innen einzurichten., Du bekommst Einblicke in die IT-Administration und kannst dein Wissen direkt anwenden.

Administration und Troubleshooting von hochverfügbaren und komplexen Infrastrukturen inklusive Teilnahme an einer Bereitschaftsdienstrotation für Server- und Netzwerkausfälle., Weiterentwicklung und Optimierung der Shared Network Infrastructure Linux-Systeme und Virtualisierungsplattformen., Evaluierung und Bewertung von neuen Technologien und Produkten., Konzeption, Aufbau und Weiterentwicklung von CI/CD-Pipelines und der notwendigen technischen Prozesse.

Planung und Durchführung von Maßnahmen der Betriebsführung für SAP-Systeme (Installationen, Releasewechsel, Patches und Systemkopien), Aktive Mitgestaltung der Migration auf S/4HANA, Fehlerbehebung im Second-Level-Support in Abstimmung mit Modulbetreuern und Nutzern, Durchführung von Performance- und Schwachstellenanalysen der Systeme und Entwicklung von Maßnahmen, Ermittlung neuer oder geänderter Bedarfe in Zusammenarbeit mit den Modul-Betreuern und Entwurf und Implementierung neuer Funktionen und Schnittstellen, Initiierung von Initiativen zur kontinuierlichen Verbesserung der SAP-Basis-Infrastruktur gemeinsam mit den Kolleginnen und Kollegen des Rechenzentrums und der Virtualisierung, Kontinuierliche Dokumentation der Arbeitsergebnisse, Bereitschaft zur Einarbeitung in den Basisbetrieb einer möglicherweise neuen Technologieplattform für ein Krankenhausinformationssystem und Durchführung analoger Tätigkeiten der Betriebsführung

Kund:innenbetreuung: Beantwortung von Anfragen per Mail, Telefon und Signal., Kommunikation: Versand von regelmäßigen Nachrichten wie Gemüsebriefen und Infomails., Datenmanagement: Pflege und Verwaltung von Bestandsdaten., Mitgliederverwaltung: Bearbeitung von Neuanmeldungen, Kündigungen, Wechseln und Pausierungen., Statistiken: Eintragung von Gemüseerhebungen, betrieblichen Kennziffern und Zählerständen., Content Creation: Wöchentlicher Besuch am Acker in Frankfurt (Oder) zur Erstellung von ansprechendem Content (Bild und Wort) und Dokumentation der landwirtschaftlichen Vorgänge., Social Media Management: Betreuung unserer Social Media Kanäle (z. B. Instagram, Facebook), inklusive Erstellung von Foto- und Videoinhalten, Bearbeitung von Anfragen und Moderation von Kommentaren., Marketing-Kampagnen: Entwicklung und Umsetzung kreativer Kampagnen zur Gewinnung neuer Genoss:innen und Kund:innen., Design und Medienerstellung: Erstellung von Videos, Flyern, Postern und Grafiken für digitale und Print-Medien mit Tools wie Canva., Kooperationen: Aufbau und Pflege von Partnerschaften mit Influencer:innen, Brands, Abholstationen und B2B-Kund:innen., Newsletter und Kommunikation: Erstellung und Versand des Newsletters sowie Management von Interview- und Besuchsanfragen., Event- und Messeorganisation: Planung und Durchführung von Veranstaltungen und Messeauftritten in Berlin und Umgebung., Infostand-Management: Weiterentwicklung des Infostand-Designs, Vorbereitung und Nachbereitung der Materialien sowie Organisation des Messeteams mit Unterstützung engagierter Mitglieder., Strategische Weiterentwicklung: Identifikation und Umsetzung neuer Geschäftsfelder und Partnerschaften., Optimierung: Analyse von betrieblichen Prozessen und Entwicklung von Verbesserungsstrategien, insbesondere in den Bereichen Mitgliedergewinnung und Kundenbindung., Markt- und Trendanalysen: Beobachtung von Entwicklungen in der Branche zur langfristigen Sicherung und Weiterentwicklung der Genossenschaft.

Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung, einschließlich Terminplanung und -koordination, Vor- und Nachbereitung von Meetings, inklusive Protokollführung und Dokumentenmanagement, Unterstützung im Rechnungswesen, z. B. bei der Rechnungserstellung, -prüfung und Kontenabstimmung, Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten, Pflege und Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten im ERP-System, Erledigung der Korrespondenz und Kommunikation mit Geschäftspartnern und Dienstleistern, Unterstützung bei der Planung und Koordination von Projekten, Bearbeitung und Ablage von Verträgen und anderen wichtigen Unterlagen, Allgemeine Assistenz- und Verwaltungsaufgaben nach Bedarf

Support in the planning of projects as a basis for offers and in the realization of projects, Development of customer-specific solutions, technical support of sales in the offer phase, Optimization of existing project plans, Evaluation of project designs with regard to environmental conditions and components, Creation of technical product documents, such as layouts

Personalstammdatenpflege vom Eintritt bis zum Austritt, Vertrags- und Vergütungsänderungen unter Beachtung aller rechtlichen Pflichten, verschiedener Regelwerke sowie einzelvertraglichen Vereinbarungen, Erfüllung der gesetzlichen Auskunfts-, Bescheinigungs- und Meldepflichten gegenüber Behörden und sonstigen Verwaltungen, Ausstellen aller im Sachgebiet vorkommenden Meldungen und Bescheinigungen, Kompetenter Ansprechpartner für unsere Mitarbeiter*innen zum Thema betriebliche Altersvorsorge sowie bei allen relevanten lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fragestellungen, Ansprechpartner für Behörden, Krankenkassen und externe Partner, Pflege der physischen sowie der digitalen Akten in unserem HR-Managementsystem BambooHR, Prüfung der Zeitkonten in unserem Zeiterfassungssystem (ATOSS) und Sicherstellung der korrekten Arbeitszeitabrechnung, Erstellung von Reportings zu den wichtigsten HR-Kennzahlen für fundierte Entscheidungsgrundlagen, Administrativer Support der HR-Abteilung, einschließlich Zeugniserstellung, Bescheinigungen, Formulare und Vertragsdokumente

Ansprechpartner für KollegInnen und Mandanten rund um DATEV, Kommunikation von DATEV-Neuerungen, Stammdatenpflege, Einführung neuer Funktionen, Einrichtung von Unternehmen Online sowie DATEV Smart ID, DATEV-Schulungen beim Onboarding von neuen Mitarbeitern, Technisches On- und Offboarding von Mandanten, Einrichten von Schnittstellen aus Vorsystemen, Implementierung und Optimierung von Tools zur Vorerfassung von Daten, Betreuung deiner Mandanten, Bearbeitung von abwechslungsreichen steuer- und handelsrechtlichen Fragestellungen, Bearbeitung der Mandantenbuchführungen, Erstellung von Umsatzsteuervoranmeldungen aus Fremdsystemen, Review und (Mit-)Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen von Kapitalgesellschaften, Erstellung von Auswertungen und mandantenspezifischen Reportings

allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben, Bearbeitung von E-Mails, Posteingang und Postausgang, Erstellung und Verwaltung von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen, Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Administration und Pflege der Adressdatenbank, Terminplanung und-koordination, Kundenkommunikation per Telefon, E-Mail oder persönlich, Unterstützung im Rechnungs- und Bestellwesen, Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen

Eigenverantwortliche Führung des Sekretariats der Geschäftsführung, Projekt- und themenbezogene Übernahme von Mitverantwortung, Telefon- und Postbearbeitung, Koordination und Organisation von Terminen, Meetings und internen Abläufen, Selbstständige Korrespondenzbearbeitung und nach Anweisung, Vorarbeit, Protokollierung und Nacharbeit von Terminen sowie Nachhalten der Festlegungen, Rechnungsprüfung und -freigabe, Organisation von Veranstaltungen sowie Reisen

Erstellung von Präsentationen, Berichten und anderen wichtigen Dokumenten, Terminplanung, Koordination und effiziente Reiseorganisation, Vorbereitung von Meetings, inklusive Protokollführung, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern, Unterstützung bei der Budgetplanung und -kontrolle, Verwaltung von Verträgen und wichtigen Dokumenten, Betreuung und Pflege der Social Media Kanäle des Unternehmens, Entwicklung kreativer Ideen für digitale Kommunikation und Marketingstrategien

Management des Arbeitsalltags und Sicherstellung des Wohlfühlfaktors, Unterstützung des Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Sicherstellung des Bürobetriebs (Snacks, Büromaterial, Ordnung), Ansprechpartner*in für Facility Management und externe Dienstleister, Organisation von Teamevents, Mitarbeit bei Sonderprojekten, Beitrag zur Kultur- und Teamentwicklung

Unterstützung der Niederlassungsleitung bei organisatorischen, administrativen und konzeptionellen Aufgaben, Erstellung und Vorbereitung von Reports, Statistiken, Dokumentationen, Entscheidungsvorlagen und Präsentationen, Unterstützung in den Einkäufen/im Bestellwesen und organisatorische Hilfe in der Arbeitssicherheit, Begleitung und Durchführung von Projektaufgaben/Vertriebsunterstützung sowie selbstständige Bewertung und Durchführung von Recherchetätigkeiten, Planung und Organisation interner, externer Meetings und Veranstaltungen, Erledigung von Reiseorganisation und -abrechnung sowie laufende Terminüberwachungen

Unterstützung der Abteilungsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Ansprechperson für Mitarbeitende und Dienstleistende in abteilungsbezogenen Fragestellungen, Koordinierende Tätigkeiten und Unterstützung der Teams der Unternehmensverwaltung bei allgemeinen administrativen und organisatorischen Aufgaben, Organisation des Office-Managements und die Durchführung von allgemeinen Sekretariatstätigkeiten, Unterstützung bei der Organisation und Durchführung interner und externer Veranstaltungen, Sitzungen und Meetings

Sekretariatsaufgaben und Zuarbeiten für die Geschäftsführung, Büroorganisation und interne Kommunikation, allgemeine Verwaltung und Sachbearbeitung, Personalsachbearbeitung, Datenpflege und Erstellen von Statistiken

Administrative Unterstützung im Auftragswesen, Beauftragung von Leistungen an externe Auftragnehmer und Sicherstellung eines reibungslosen Rechnungswesens, Koordination und Planung von Terminen, Meetings, Veranstaltungen und Dienstreisen, Erstellung von Vertrags-, Ausschreibungs- und Berichtstexten in Zusammenarbeit mit dem Projektteam und der Rechtsabteilung, Aktive Mitwirkung an der Strukturierung und Umsetzung von Projekten und Prozessen, Arbeit mit agilen Projektmanagement-Tools zur Erreichung strategischer Projektziele

Sekretariats- und Assistenzaufgaben übernehmen, Termine koordinieren, Besprechungen und Unterlagen vorbereiten, Kommunikation und Kooperation mit Mitarbeitern und externen Personen, Serviceorientierte Arbeit für die Mitarbeiter, Schrift- und Telefonverkehr souverän meistern, Arbeitsprozesse effizient mit modernen Informations- und Kommunikationsmedien gestalten

Durchführung von Verwaltungstätigkeiten wie z. B. Postbearbeitung, Buchhaltung, Telefondienst oder Führen und Kontrollieren diverser Listen, Erfassung, Aufbereitung und Übermittlung relevanter Daten zur Sicherstellung reibungsloser Verwaltungsprozesse zwischen den Ambulanten Diensten und der Geschäftsstelle, Vorbereitende Tätigkeiten und Zuarbeit für die Einrichtungsleitungen der Ambulanten Dienste für z.B. statistische Datenerhebungen, Kommunikation mit Leistungsträgern zu abrechnungsrelevanten Themen, Bei Bedarf auch Übernahme von Besichtigungen und Begehungen von Trägerwohnungen und deren Dokumentation, Die Möglichkeit zur konstruktiven Mitarbeit an der Weiterentwicklung und Sicherung von Qualitätsstandards der Prozesse in unseren Einrichtungen der Ambulanten Dienste

Allgemeine Büroorganisation (Postbearbeitung, Sitzungs- und Terminvorbereitung, Gästeempfang), Korrespondenz und Telefonate in Deutsch und Englisch, Verwaltung des zentralen E-Mail-Postfachs und Beantwortung von Anfragen, Vorbereitung und Aufbereitung von Unterlagen für Meetings und Veranstaltungen, Unterstützung bei der Termin- und Reiseplanung sowie Abrechnung für die Leitungsebene und das Team, Erfassung und Verwaltung von Anträgen in der Datenbank inkl. Fristenkontrolle und Kommunikation mit Antragstellenden, Organisation und Betreuung von Informationsveranstaltungen (Einladungsmanagement, Protokollierung), Schnittstelle zu Verwaltung, Haustechnik und IT zur Sicherstellung der reibungslosen Abläufe, Kommunikation mit und Betreuung von Jurys und Gremien, einschließlich der Schnittstellenfunktion zwischen Jury- und Gremienmitgliedern, Leitungsebenen und weiteren externen sowie internen Ansprechpartner*innen, Administrative Unterstützung bei der Organisation der Jury- und Gremiensitzungen sowie Pflege der Juryakten und -daten

Abstimmung der Konten und Klärung von Differenzen, Beleglisten erstellen und prüfen, Zuarbeiten zum Bereich Finanzcontrolling, Rechnungslegung, Personalsachbearbeitung, Beschaffung nach UVgO organisieren, Dokumentenablage und -pflege zur Nachweisführung der Projektarbeit, Aktualisierung von Vorgabedokumenten etc.