150 Administration Jobs

Verantwortung für die administrative Gesamtorganisation des Büros, Koordination und Unterstützung der Vereinsarbeit durch effizientes Geschäftsstellenmanagement, Terminplanung und Ablauforganisation für Geschäftsführung und Mitarbeiter*innen, Pflege und Aktualisierung interner Dokumentationssysteme, Verwaltung und Ablage von Vereinsdokumenten sowie Protokollführung relevanter Vereinssitzungen und -veranstaltungen, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Kontierung und Weiterleitung von Rechnungen sowie Verwaltung von Spesenabrechnungen und einfache buchhalterische Tätigkeiten, Unterstützung bei Veranstaltungen und im Veranstaltungsmanagement, z.B. bei der Suche nach geeigneten Locations und dem Einsatz von Dienstleistern

Unterstützung des Teams der Geschäftsstelle und der Geschäftsführung bei administrativen Tätigkeiten und der Kommunikation, Verantwortung für internes Wissensmanagement und Prozesse, Erste Ansprechperson für Mitglieder und administrative Betreuung, Selbstständige Organisation von Vorstandssitzungen, Planung und Umsetzung von Mitgliederinternen Konferenzen und Sommerfest, Unterstützung der Geschäftsführung bei Reiseplanungen, Vorbereitung von Terminen und Meetings sowie Präsentationen, Unterstützung bei Personalmanagement und vorbereitender Buchführung, Möglichkeit zur Einbringung bei der Betreuung von Communities of Practice

Unterstützung bei der Abwicklung des Tagesgeschäftes, Mitarbeit an Unterstützungsleistungen für den Vertriebsaußendienst, Erstellung und Aufbereitung von Auswertungen, Koordination von Terminen sowie Vorbereitung von Veranstaltungen, Datenpflege

Unterstützung der Abteilung in administrativen und organisatorischen Belangen, Koordination von Terminen und Meetings, Erstellung von Präsentationen und Berichten, Pflege von Datenbanken und Dokumentationen, Kommunikation mit internen und externen Partnern

Leitung eines kleinen agilen Teams und Gestaltung des gesamten administrativen Arbeitsbereichs der KSM, Koordination der Zusammenarbeit intern und extern, insbesondere mit der University Southampton, der Programmdirektorin und Dekanin sowie mit den zuständigen Konzernbereichen der Gesundheit Nordhessen, Erste*r Ansprechpartner*in für die Verantwortlichen der University of Southampton in allen Belangen und Koordination in enger Zusammenarbeit mit Southampton die Aus- und Weiterbildung der Lehrenden, Koordination der Bewerbungs-, Auswahl- und Aufnahmeprozesse sowie Zulassungsprozesse der Studierenden, Betreuung aller internen/externen und internationalen Qualitätsaudits, Direkte Berichterstattung an die Geschäftsführung der KSM und enge Zusammenarbeit mit dieser, Vorbereitung der Geschäftsplanung sowie der Lehrkalkulation und Verantwortung für die Abrechnung der Lehrvergütung inklusive Vertragsmanagement

Leitung eines kleinen agilen Teams, Gestaltung des gesamten administrativen Arbeitsbereichs der KSM, Koordination der Zusammenarbeit intern und extern, insbesondere mit der University Southampton, der Programmdirektorin und Dekanin sowie mit den zuständigen Konzernbereichen der Gesundheit Nordhessen, Ansprechpartner*in für die Verantwortlichen der University of Southampton, Koordination der Aus- und Weiterbildung der Lehrenden, Koordination der Bewerbungs-, Auswahl- und Aufnahmeprozesse sowie Zulassungsprozesse der Studierenden, Betreuung aller internen/externen und internationalen Qualitätsaudits, Berichterstattung an die Geschäftsführung der KSM, Vorbereitung der Geschäftsplanung sowie der Lehrkalkulation, Verantwortung für die Abrechnung der Lehrvergütung inklusive Vertragsmanagement

Bedienung der Telefonzentrale und der Empfang von Besuchern, Betreuung unserer allgemeinen E-Mail-Postfächer sowie Assistenzaufgaben für die Geschäftsleitung, wie z. B. Terminkoordination, Korrespondenz etc., Protokollführung bei Bürobesprechungen, Postbearbeitung, Führen der Bargeldkasse und Bestellungen (z. B. Büromaterialien) sowie die Verwaltung des Büroinventars, Neue Projekte anlegen, digital, analog und in unserer ERP-Software, Administrative Bearbeitung von Ein- und Austritten, Pflege der Personalakten sowie die Erstellung von Arbeitszeugnissen und Bescheinigungen, Administrative Bearbeitung von Praktikanten, Werkstudenten u. Aushilfen, inkl. Erstellung der Arbeitsverträge etc., Pflege von Krankdaten inkl. Überwachung Entgeltfortzahlung, Veranlassung der monatlichen Gehaltsabrechnung als Schnittstelle zum Steuerbüro in Zusammenarbeit mit der Personalreferentin, inkl. aller Vor- und Nacharbeiten, Urlaubsvertretung der Personalreferentin

Leitung eines kleinen agilen Teams und Gestaltung des gesamten administrativen Arbeitsbereichs der KSM., Koordination der Zusammenarbeit intern und extern, insbesondere mit der University Southampton, der Programmdirektorin und Dekanin sowie mit den zuständigen Konzernbereichen der Gesundheit Nordhessen., Erste*r Ansprechpartner*in für die Verantwortlichen der University of Southampton in allen Belangen und Koordination der Aus- und Weiterbildung der Lehrenden in enger Zusammenarbeit mit Southampton., Koordination der Bewerbungs-, Auswahl- und Aufnahmeprozesse sowie Zulassungsprozesse der Studierenden., Betreuung aller internen/externen und internationalen Qualitätsaudits., Direkte Berichterstattung an die Geschäftsführung der KSM und enge Zusammenarbeit mit dieser., Vorbereitung der Geschäftsplanung sowie der Lehrkalkulation und Verantwortung für die Abrechnung der Lehrvergütung inklusive Vertragsmanagement.

Planung und Durchführung von Maßnahmen der Betriebsführung für SAP-Systeme (Installationen, Releasewechsel, Patches und Systemkopien), Aktive Mitgestaltung der Migration auf S/4HANA, Fehlerbehebung im Second-Level-Support in Abstimmung mit Modulbetreuern und Nutzern, Durchführung von Performance- und Schwachstellenanalysen der Systeme und Entwicklung von Maßnahmen, Ermittlung neuer oder geänderter Bedarfe in Zusammenarbeit mit den Modul-Betreuern und Entwurf und Implementierung neuer Funktionen und Schnittstellen, Initiierung von Initiativen zur kontinuierlichen Verbesserung der SAP-Basis-Infrastruktur gemeinsam mit den Kolleginnen und Kollegen des Rechenzentrums und der Virtualisierung, Kontinuierliche Dokumentation der Arbeitsergebnisse, Bereitschaft zur Einarbeitung in den Basisbetrieb einer möglicherweise neuen Technologieplattform für ein Krankenhausinformationssystem und Durchführung analoger Tätigkeiten der Betriebsführung

Administrative Anmeldung und Organisation von Diagnostik und Therapie, Anlage und Vervollständigung der Patientenakte in M-KIS, Ablage elektronischer Dokumente, Du bist beteiligt an der Umsetzung der aktuellen Behandlungs- und Pflegestandards im Alltag, Du steuerst die Ablauforganisation im Arbeitsbereich, Du dokumentierst und sicherst die Qualität deiner Leistungen in unserer digitalen Patientenakte, Du beteiligst dich an der Anleitung von Auszubildenden und Pflegeassistenz, Beschwerdemanagement im Bereich

Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams im Tagesgeschäft, Selbstständige Organisation des Geschäftsführungssekretariats: Durchführung und Koordination organisatorischer und administrativer Abläufe einschließlich der Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen, Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post sowie übriger Kommunikationskanäle., Planung und Koordination von Terminen sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen, Bestellabwicklung im SAP-System für die Gesellschaft, speziell im Zusammenhang mit dem Anlagenbetrieb von Bioerdgasanlagen in Deutschland (BANF-Prozesse), Unterstützung des Portfoliomanagements und kfm. Bereichs nach Absprache, Übernahme von sachbearbeitenden, z.T. auch projektorientierten, Aufgaben, Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs bei der IT-Planung/ IT-Organisation durch Begleitung aller diesbezüglichen Themen, die durch Software oder konzernbedingte Umstellungen erforderlich sind sowie Betreuung der Schnittstellen zu IT-Dienstleistern. Strukturierung und Berechtigungsmanagement für die verschiedenen Sharepoints der Gesellschaft (Führung und Weiterentwicklung der Ablagesystematik), Administrative Unterstützung bei DSGVO-Prozessen nach Absprache mit den verantwortlichen Bereichen

Sicherstellung von reibungslosen administrativen und organisatorischen Abläufen, Unterstützung im Projektgeschehen, z.B. Dokumentenerstellung und -verwaltung, Vorbereitung von Terminen und Veranstaltungen, Bearbeitung, Systempflege und Archivierung von Projekt- und Vertragsdokumenten, Bearbeitung von eingehender Post, E-Mails und Telefonaten, Unterstützung der Projektteams und weitere Standorte in Süddeutschland im Tagesgeschäft, Enge und kollegiale Zusammenarbeit mit Assistent*innen an anderen Standorten

Organisation von Personaleinsätzen für Fachgeschäfte bei kurz- und mittelfristigen Personalbedarfen, Planung und Verwaltung von Personaleinsätzen und Anpassungen in Systemen, Zusammenarbeit mit Kollegen, Fachgeschäften und anderen Bereichen, Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten (z. B. Erstellung von Vertragsdokumenten)

Organisation von Personaleinsätzen für Fachgeschäfte bei kurz- und mittelfristigen Personalbedarfen, Planung und Verwaltung von Personaleinsätzen und Anpassungen in Systemen, Zusammenarbeit mit Kollegen, Fachgeschäften und anderen Bereichen, Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten (z. B. Erstellung von Vertragsdokumenten)

Leitung eines kleinen agilen Teams, Koordination der Zusammenarbeit intern und extern, insbesondere mit der University Southampton, der Programmdirektorin und Dekanin sowie mit den zuständigen Konzernbereichen der Gesundheit Nordhessen, Erste*r Ansprechpartner*in für die Verantwortlichen der University of Southampton, Koordination der Aus- und Weiterbildung der Lehrenden, Koordination der Bewerbungs-, Auswahl- und Aufnahmeprozesse sowie Zulassungsprozesse der Studierenden, Betreuung aller internen/externen und internationalen Qualitätsaudits, Berichterstattung direkt an die Geschäftsführung der KSM, Vorbereitung der Geschäftsplanung sowie die Lehrkalkulation, Verantwortung der Abrechnung der Lehrvergütung inklusive Vertragsmanagement

Kund:innenbetreuung: Beantwortung von Anfragen per Mail, Telefon und Signal., Kommunikation: Versand von regelmäßigen Nachrichten wie Gemüsebriefen und Infomails., Datenmanagement: Pflege und Verwaltung von Bestandsdaten., Mitgliederverwaltung: Bearbeitung von Neuanmeldungen, Kündigungen, Wechseln und Pausierungen., Statistiken: Eintragung von Gemüseerhebungen, betrieblichen Kennziffern und Zählerständen., Content Creation: Wöchentlicher Besuch am Acker in Frankfurt (Oder) zur Erstellung von ansprechendem Content (Bild und Wort) und Dokumentation der landwirtschaftlichen Vorgänge., Social Media Management: Betreuung unserer Social Media Kanäle (z. B. Instagram, Facebook), inklusive Erstellung von Foto- und Videoinhalten, Bearbeitung von Anfragen und Moderation von Kommentaren., Marketing-Kampagnen: Entwicklung und Umsetzung kreativer Kampagnen zur Gewinnung neuer Genoss:innen und Kund:innen., Design und Medienerstellung: Erstellung von Videos, Flyern, Postern und Grafiken für digitale und Print-Medien mit Tools wie Canva., Kooperationen: Aufbau und Pflege von Partnerschaften mit Influencer:innen, Brands, Abholstationen und B2B-Kund:innen., Newsletter und Kommunikation: Erstellung und Versand des Newsletters sowie Management von Interview- und Besuchsanfragen., Event- und Messeorganisation: Planung und Durchführung von Veranstaltungen und Messeauftritten in Berlin und Umgebung., Infostand-Management: Weiterentwicklung des Infostand-Designs, Vorbereitung und Nachbereitung der Materialien sowie Organisation des Messeteams mit Unterstützung engagierter Mitglieder., Strategische Weiterentwicklung: Identifikation und Umsetzung neuer Geschäftsfelder und Partnerschaften., Optimierung: Analyse von betrieblichen Prozessen und Entwicklung von Verbesserungsstrategien, insbesondere in den Bereichen Mitgliedergewinnung und Kundenbindung., Markt- und Trendanalysen: Beobachtung von Entwicklungen in der Branche zur langfristigen Sicherung und Weiterentwicklung der Genossenschaft.

Umfassendes Bewerbermanagement (Verwaltung von Bewerberdokumenten, Kommunikation mit Bewerbern sowie interne Abstimmungsprozesse), Bearbeitung von Eintritts- und Austrittsprozessen, Pflege von Personalakten, Mitarbeit bei der Erstellung von Arbeitsverträgen, Überwachen der Zeitkonten, Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen, Vorbereitende Arbeiten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Unterstützung bei den Themen betriebliches Gesundheitswesen sowie der betrieblichen Altersvorsorge, Erledigung anfallender Korrespondenz im Rahmen des Personalwesens

Betrieb und Weiterentwicklung der M365 Teams und Exchange Online Infrastruktur, Administration und Konzeption der Collaboration-Infrastruktur unter MS Teams, Technische Implementierung von Infrastrukturlösungen in Azure, Mitwirkung im technischen 2nd- und 3rd-Level-Support und ggf. Teilnahme an einer IT-Infrastruktur-Rufbereitschaft, Leitung von Infrastruktur-Projekten oder -Teilprojekten, Erstellen von Systemdokumentationen und Schulung der IT-Mitarbeitenden

Interne wie externe Kommunikation mit Kooperationspartnern, Mitarbeitenden, Kunden, Lieferanten, Verantwortung für die Facheinsatzplanung, inklusive Kapazitätsabfragen bei allen Kooperationspartnern, Selbstständige Erstellung von Zeugnisvorlagen und Notentabellen aller Ausbildungsjahrgänge, Erstellung von Fortbildungszertifikaten, Verantwortung für Rechnungslegung und -prüfung sowie das Monitoring von Zahlungseingängen, Gesamtes Bewerbungsverfahren für Auszubildende von der Sichtung von Unterlagen über Vertragsmanagement bis hin zum Dokumentenmanagement, Vertretung des Sekretariats im Urlaubs- oder Krankheitsfall (Annahme, Bearbeitung und Weiterleitung von Telefongesprächen, Empfang und Betreuung von Gästen, Postbearbeitung und Dokumentenmanagement, Terminkoordinierung und -überwachung, Materialbeschaffung, Fehlzeitenmanagement)

Weiterentwicklung unseres Service-Portfolios in Abstimmung mit den Produktowner:innen, Analyse und Bewertung von Informationen aus dem „Microsoft 365 Admin Center“ hinsichtlich Kundenauswirkung, Datenschutz und Datensicherheit, Kommunikation von Erkenntnissen an Stakeholder und Planung der Umsetzung neuer Anforderungen inklusive Tests, Abnahmen und Dokumentationsupdates, Zentrale Ansprechperson für technische und inhaltliche Fragen der Fachabteilungen, Verantwortung für Konfigurationsänderungen sowie die Erstellung von PowerShell-Skripten, Kreative Lösungsansätze, Steuerung relevanter Schnittstellen und Vertretung von Konzepten sowie Entscheidungsvorlagen in Gremien, Verantwortung für den Verfahrensbetrieb mehrerer Kunden

umfassende Betreuung eines definierten Mitarbeiterkreises in allen Personalangelegenheiten des Employee Life Cycles (u. a. Arbeitsverträge, Bescheinigungen, Arbeitszeugnisse), kompetente Beratung der Führungskräfte und Mitarbeiter bei lohnsteuer-, sozialversicherungs- und arbeitsrechtlichen Fragestellungen, monatliche Abrechnung und termingerechte Überweisung der Gehälter, Sicherstellung der Korrektheit und Aktualität aller Personalstammdaten & Erstellung von Personalstatistiken, Pflege und Optimierung des HR-Managementsystems sowie Vorantreiben der Digitalisierungsprozesse

Du unterstützt uns im operativen Tagesgeschäft durch selbstständige Büroorganisation, wie z.B. Terminplanung, Post sowie Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache., Du übernimmst Aufgaben an der Schnittstelle zu unseren administrativen Abteilungen wie z.B. dem Einkauf, dem Marketing und der Buchhaltung., Du organisierst Meetings (Terminreservierungen, Raum- und Catering-Bestellungen sowie ggf. die Protokollführung)., Du pflegst unterschiedliche Informationssysteme (SAP, Datenbanken, Listen)., Du unterstützt uns bei der Erstellung von PowerPoint Präsentationen und beim Formatieren und Gegenlesen von Publikationen und Berichten., Du übernimmst die Dienstreiseorganisation, -buchung und -abrechnung (SAP).