69 Administration Jobs

Unterstützung des Managementteams im Tagesgeschäft, einschließlich Terminplanung, Organisation von Meetings und Erstellung von Unterlagen, Koordination von Reisebuchungen wie Flüge, Unterkünfte und Transport, Vorbereitende Buchhaltung und Rechnungsstellung in Zusammenarbeit mit unserem externen Buchhaltungsunternehmen, Erstellung von Präsentationen, Berichten und Protokollen, wobei alle Unterlagen stets präzise und aktuell sind, Verwaltung von administrativen Aufgaben im Büro, wie Ablage, Bestellung von Büromaterialien und Organisation von Veranstaltungen, Unterstützung bei der Organisation interner und externer Firmenevents, z.B. Teambuilding-Aktivitäten oder Meetings, Unterstützung bei ad-hoc Projekten

Überblick im Office-Bereich behalten und Ansprechpartner für das Team sein, Buchhalterische Tätigkeiten wie die Vorbereitung der Personalbuchführung für die externe Lohnbuchhaltung übernehmen, Unterstützung bei internen Prozessen, wie z.B. Rechnungsläufe, Fristenmanagement für (Miet-)Verträge steuern und mit der Hausverwaltung kommunizieren, Unterstützung in der Kundenbetreuung und Pflege des CRM, Postbearbeitung, Betreuung der Telefonzentrale, Datenbankpflege und Dokumentenverwaltung, Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien tätigen, Spezielle administrative Aufgaben übernehmen und im administrativen Tagesgeschäft unterstützen

Büroorganisation und -verwaltung, Verwaltung von Personalakten und -daten (Unterstützung des Fachbereiches Personal), Dateneingabe und -verarbeitung (Unterstützung des Fachbereiches Finanzen), Bearbeitung von Kundenanliegen per E-Mail und Telefon, Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben, Vorbereitung von Besprechungen und Terminen, Beschaffung von Büromaterial und anderen Ressourcen, Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten

Bearbeitung und Verwaltung der Geschäftskorrespondenz, Pflege der Ablagestruktur und Dokumentenverwaltung, Unterstützung bei operativen Aufgaben und Projekten der Geschäftsführung, Organisation, Planung und Protokollierung von Meetings, Vor- und Nachbereitung aller notwendigen Unterlagen, Buchung und Koordination von Geschäftsreisen, Verwaltung von Büromaterialien, Koordination externer Dienstleister und allgemeine organisatorische Aufgaben

Organisation und Koordination von Büroabläufen und Terminen, Bearbeitung der Korrespondenz, sowohl schriftlich als auch telefonisch, Empfang von Besuchern und Vorbereitung von Meetings, Reiseplanung und -organisation sowie Planung von Firmenevents, Verwaltung und Bestellung der Büromaterialien, Unterstützung bei der Fuhrparkverwaltung

Sorgen für einen reibungslosen Büroablauf, Organisation von Meetings, Überwachung des Bürobedarfs, Mitarbeiterzufriedenheit fördern, Empfang und Gästebetreuung, Unterstützung bei der Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Flexibilität bei ad hoc Unterstützung, Koordination von externen Dienstleistern

Unterstützung des Teams in administrativen und organisatorischen Belangen, Koordination von Terminen und Meetings, Erstellung von Präsentationen und Berichten, Pflege von Datenbanken und Dokumentationen, Kommunikation mit internen und externen Partnern

Verwaltung und Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen, Verwaltung von Fortbildungsanträgen, Stellenanzeigen schalten nach Vorlage, Verwaltung der Neueinstellungen, allgemeine Verwaltungstätigkeiten (z.B. Schriftverkehr, Posteingang-, ausgang, personelle Einzelmaßnahmen), Kassenführung mit allen dazugehörigen Tätigkeiten (Geldbestellung – einnahme, -ausgabe, Abrechnung und Kontierung, Buchung, Monatsabschluss über Lexware)

Personalverwaltung: zentrale Ansprechperson für Führungskräfte, Mitarbeitende und externe Partner, Vor- und nachbereitende Lohnbuchhaltung zusammen mit externem Steuerbüro, Erstellung von Arbeitsverträgen und Zeugnissen, Bewerbungsmanagement inkl. On- und Offboardings, Pflege des Personalmanagementsystems (Personio), Office Management: erste Anlaufstelle der Telefonzentrale und eingehenden Post, Verwaltung des Fuhrparks und Bürobedarfs, Planung von Firmenevents, Betreuung der Verwaltung verschiedener Postfächer

Durchführung personaladministrativer Tätigkeiten im Rahmen der Personalbetreuung von der Einstellung bis zum Austritt, Durchführung der Gehaltsabrechnung, mit allen erforderlichen Vor- und Nacharbeiten, Melde- und Bescheinigungswesen sowie Korrespondenz, Beantragung von zuwendungsfinanzierten Projekten, Erstellung der Verwendungsnachweise, Erstellung von Haushaltsplänen für die Projekte, Kommunikation mit der öffentlichen Hand und den Projektleitungen

Angebots-/ Auftragsbearbeitung, Erstellung und Prüfung von Rechnungen, Bearbeitung von Korrespondenzen, Archivierung und Dokumentation der Ablage, Terminkoordinierung, Prüfung der Reisekosten und Auslagenberichte, Korrespondenz mit Ämtern, Behörden sowie Notaren, Dokumentenmanagement, Unterstützung des Teams, Organisation von Veranstaltungen, Bestellung von Büromaterialien, Unterstützung des Risk-Managements, Erstellung diverser Personalunterlagen, Bearbeitung von Urlaubsanträgen

Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungstätigkeiten (Verwaltungsvorgänge, Datenerfassung, Archivierung, Koordination), Unterstützung bei allgemeinen Buchhaltungstätigkeiten inkl. (Prüfung, Digitalisierung, Vorkontierung, Beschaffung), Dienstreisemanagement: Planung und Organisation von Reisen, Koordination, Verwaltung von Reisedokumenten und Abrechnungen

Verantwortung für das reibungslose Tagesgeschäft des Büros, einschließlich Empfang, Postbearbeitung und Bestellung von Büromaterialien, Koordination und Organisation von Terminen, Besprechungen und internen Veranstaltungen, Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams in administrativen Belangen, Verwaltung und Pflege von internen Ablagesystemen sowie Datenbanken, Ansprechpartner für externe Dienstleister und Lieferanten, Sicherstellung einer angenehmen und effizienten Büroatmosphäre

Zentrale Anrufannahme, -vermittlung und -weiterleitung, Post- und Rechnungsbearbeitung, Vorbereitung von Konferenzräumen für Meetings, bei Bedarf Organisation von Catering, Führen und Pflege des Archivs, Aufbau und Verwaltung von Systemen zur Erfassung von Kontakten, Dateien und Mitarbeiterverzeichnissen, Repräsentation unseres Unternehmens nach außen, Begrüßung der Gäste, Beantwortung der Anfragen und Unterstützung der Kolleginnen und Kollegen, Meldung von Betriebsstörungen an die entsprechende Person bzw. Abteilung, Organisatorische Tätigkeiten im Auftrag der Standortleiterin

Allgemeine Bürosachbearbeitung und Verwaltungsaufgaben, Sekretariats- und Korrespondenzaufgaben (Erstellung und Pflege von Formatvorlagen, Erstellung von Dokumenten), Bearbeitung von Dienstreisen, Schreibdienst

Büroorganisation, einschließlich Betreuung des Empfangsbereichs und Verwaltung der Poolwagen, Einkauf, Bestellung und Verwaltung von Büro- und Arbeitsmaterialien, Koordination und Überwachung von Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten, Überwachung der Umsetzung des Bürokonzepts, Schnittstelle zwischen internen Abteilungen, Kunden und Dienstleistern, Umsetzung von Maßnahmen im Bereich Erste Hilfe, Brandschutz und Bürosicherheit, Sicherstellung eines attraktiven Erscheinungsbildes der Büro- und Sozialräumlichkeiten, Allgemeine Sekretariatsaufgaben, einschließlich Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Reisemanagement, Planung und Organisation interner und externer Veranstaltungen

Eigenständiges und eigenverantwortliches Ausführen von Aufgaben in den verschiedenen Teams, Gästereception, Bearbeiten von Anfragen & Bestellungen, Posteingang & -ausgang, On- & Offboarding von Kolleg:innen, Organisation & Durchführung von Events im Office Team, Prüfen und Buchen von Rechnungen, Bearbeiten von externen und internen Anfragen, Reisekostenabrechnung im Finance Unit, Koordination der internen Lern- und Weiterbildungsangebote, Sichtung von Bewerbungen, Versenden von Online Tests, Terminkoordination im People Team, Koordination von Projekten, Unterstützung des Social Media Teams, Brand Marketing im Marketing Unit, Vertragsmanagement, Erstellung von Standardverträgen, Recherche im Legal Team, Erstellen und Bearbeiten von Newslettern, Assistenz beim Schreiben von Angeboten im Sales Unit, Kennenlernen von Service Standards, Beantwortung von Supportanfragen im Support Team

Büroorganisation, Personalmanagement und Recruiting, Koordinierung der externen Dienstleister (z.B. IT), Unterstützung des Controllings mit buchhalterischen Tätigkeiten, Reisemanagement, Betreuung der Gremiensitzungen, Koordinierung der eingehenden Kommunikation (Post, Telefon und E-Mail)

Unterstützung der Personalabteilung in verschiedenen administrativen und organisatorischen Aufgaben, Bearbeitung von Personalangelegenheiten, Unterstützung bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter, Mitwirkung an Projekten zur Personalentwicklung

Bearbeitung Postein- und ausgang, Bearbeitung der Verwaltung-Emails, Empfangsarbeit – Kontakt mit Boten, Bewerberinnen, Mitarbeitenden etc., Telefonarbeit, Archivarbeit, Nach gründlicher Einarbeitung: Übernahme von leichten Projektaufgaben, Übernahme weiterer Projektaufgaben – Kostenstellen abstimmen, Anträge stellen, Verwendungsnachweise, Kontakt mit Zuwendungsgebern, Zuarbeit der Geschäftsleitung, Zuarbeit der Projekte, Öffentlichkeitsarbeit, Statistiken führen