16 Administrative Jobs - Aktuelle Stellenangebote

Vertragsmanagement für die knoell Group (digitale Anlage, Ablage, Contract Summaries, Fristenüberwachung, etc.), Erstellung und Bearbeitung von Verträgen vorwiegend in Englisch, wie z.B. von Geheimhaltungsvereinbarungen, Rahmenverträgen, Vertragsverlängerungen, o. ä., Büroorganisation und Koordinierung, z.B. Schriftverkehr mit Vertragspartnern, Anwaltskanzleien; Organisation von Besprechungen, Eingangs- und Ausgangspost, Mitarbeit im Bereich Compliance & Datenschutz

Mitarbeit beim Aufbau der administrativen Strukturen des HI-TAC am Standort Mannheim/Heidelberg, Übernahme des Bewerbungsmanagements, Gremienbetreuung, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen in Abstimmung mit den HI-TAC Referent*innen und der Leitung, Unterstützung bei der Planung, Durchführung und Abrechnung von Konferenzen, Symposien, Retreats und Meetings, Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit, insbesondere bei der Websitebetreuung, Finanzcontrolling und Projektmanagement, Terminkoordination für die HI-TAC Leitung, Allgemeine Bürotätigkeiten (Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Beauftragung von Dienstleistern, Bestellungen)

Unterstützung bei der Bearbeitung von Anfragen im Bereich Gebäudemanagement/Objektverwaltung, Beauftragung und Koordinierung externer Dienstleister, Vorbereitung von Umzügen innerhalb des Unternehmens, Unterstützung bei On- und Offboardings von neuen Mitarbeitenden, Assistenz bei der objekt- und arbeitsplatzbezogenen Dokumentation und beim Berichtswesen, Unterstützung bei der Inventarisierung von Mobiliar, Allgemeine Office-Tätigkeiten

Helping out with ISDC operations: office supplies, inventory and coordination with suppliers, Maintaining records and filing systems (physical and digital) of ISDC projects, Helping with the processing of invoices, receipts, and reimbursements, Supporting strategic development projects, Supporting database and website management, Contributing to event management

administratives Projektmanagement und Berichtswesen in einem Graduiertenkolleg mit internationalen Projektpartnern, Beratung der Projektmitglieder in allen administrativen Belangen, Ressourcenplanung und -überwachung, Verwaltung des Projektbudgets inkl. der Erstellung periodischer Finanzberichte, Verwendungsnachweise und Abschlussberichte, projektbezogene Korrespondenz mit dem Drittmittelgeber, Mitwirkung im Bereich Öffentlichkeitsarbeit u.a. bei der Erstellung von Informationsmaterialien, Betreuung des Webauftritts und der Social-Media-Kanäle, Organisation von Veranstaltungen (inkl. Protokollierung von Arbeitsgesprächen), Vorbereitung personalrelevanter Vorgänge (Ausschreibungen, Einstellungsunterlagen), serviceorientierte Betreuung nationaler und internationaler Gäste, Planung und Organisation von Dienstreisen inkl. Abrechnung von Dienstreisen, allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben (auch englischsprachige Kommunikation)

Bearbeitung eines komplexen und fachlich anspruchsvollen Aufgabengebiets, Vielfältige administrative und sicherheitliche Aufgaben, Überwachung der Einhaltung von sicherheitlichen Bestimmungen und Durchführung von Kontrollmaßnahmen, Bearbeitung von sicherheitsrelevanten Vorkommnissen und Verstößen, Beratung und Schulung von Mitarbeitern in sicherheitsrelevanten Themen, Zusammenarbeit mit internen und externen Stellen in sicherheitlichen Fragen, Überwachung der Dokumentation von Verschlusssachen, Fachliche Aufsicht über den Bereichsschutz der Dienststelle

Fachliche Beratung und Schulung der Kunden im Rahmen von M-KIS-Einführungsprojekten, Durchführung von Analysen und Workshops für Kunden remote und vor Ort, Erstellung von Einführungs- und Migrationskonzepten, Implementierung der Applikationen beim Kunden, Schnittstelle zwischen medizinischen und administrativen Stakeholdern, Analyse und Konzeption von Kundenanforderungen zusammen mit dem Produktmanagement, Unterstützung des Vertriebsteams bei Präsentationen und Ausschreibungen

Bearbeitung und Verwaltung der Geschäftskorrespondenz, Pflege der Ablagestruktur und Dokumentenverwaltung, Unterstützung bei operativen Aufgaben und Projekten der Geschäftsführung, Organisation, Planung und Protokollierung von Meetings, Vor- und Nachbereitung aller notwendigen Unterlagen, Buchung und Koordination von Geschäftsreisen, Verwaltung von Büromaterialien, Koordination externer Dienstleister und allgemeine organisatorische Aufgaben

Administrative Unterstützung: Planung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Terminen und Reisen der Gründer:innen, Interne und externe Kommunikation im Namen der Gründer:innen, inklusive Korrespondenz und Protokollführung, Unterstützung bei der Koordination und Nachverfolgung von Projekten und strategischen Initiativen, Vorbereitung und Analyse von Berichten, Statistiken und Präsentationen zur Unterstützung der Entscheidungsfindung, Verwaltung und Archivierung von wichtigen Dokumenten und Verträgen sowie Pflege der relevanten Ablagesysteme, Organisation von internen und externen Veranstaltungen sowie Koordination von Kundenterminen, Analyse und Optimierung von Arbeitsprozessen zur Verbesserung der Effizienz und Effektivität im Tagesgeschäft

Abwicklung von Korrespondenzen, Terminmanagement und Ablage, Planung und Organisation von externen Terminen, Reisemanagement, einschließlich Buchung und Abrechnung, Einholen von Angeboten, Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben, Vorbereitung und Nachbereitung von Sitzungen sowie Protokollführung, Empfang und Betreuung von Gästen sowie die Organisation von Bewirtung, Verwaltung von Büromaterial und Koordination externer Dienstleister, Recherche von Adressen und Datenpflege mit der Datenbank Zoho (CRM-System), Unterstützung bei der Veranstaltungsorganisation und der Öffentlichkeitsarbeit

Erste Anlaufstelle für Kunden, Kolleginnen und Lieferanten sein, Posteingang und Bestellung von Büromaterial organisieren, Pflege und Archivierung von Dokumenten, Prüfung von Eingangsrechnungen und Bearbeitung von Ausschreibungen, Mahnwesen durchführen, Kundentermine koordinieren und interne Meetings organisieren, Teamevents auf die Beine stellen, Lieferungen verfolgen und Lagerbestände verwalten, Angebote erstellen und Projektfortschritte dokumentieren, IT-Systeme pflegen und digitale Workflows einführen, Feedback einholen und Reklamationen bearbeiten

Büroorganisation und -verwaltung, Verwaltung von Personalakten und -daten, Dateneingabe und -verarbeitung, Bearbeitung von Kundenanliegen per E-Mail und Telefon, Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben, Vorbereitung von Besprechungen und Terminen, Beschaffung von Büromaterial und anderen Ressourcen, Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten

Organisatorische und operative Aufgaben des Tagesgeschäfts übernehmen, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Veranstaltungen, Reisemanagement des Geschäftsführers, Management des Terminkalenders und E-Mail-Postfachs des Geschäftsführers, Begleitung und Protokollierung von Terminen, Recherche, Analyse und Aufbereitung von Daten und Informationen, Erstellung von Präsentationen und Vorlagen für Termine

Unterstützung der Führungskraft bei administrativen und organisatorischen Tätigkeiten, Terminmanagement, Bearbeitung eingehender Post, Annahme von Telefonaten, Unterstützung bei der Bearbeitung von E-Mails, Wiedervorlage und aktive Verfolgung laufender Vorgänge und Arbeitsaufträge, Vorbereitung von Präsentationen und Vorlagen, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Erstellung von Protokollen und Präsentationen zu Sitzungen, Unterstützung bei der Informationsrecherche und der Vor- und Nachbereitung von Entscheidungsvorlagen

Verwaltungstätigkeiten im Rahmen der Planung, Durchführung und Abwicklung von Maßnahmen, Korrespondenz mit Teilnehmer:innen, Teamer:innen, Kooperationspartner:innen und Seminarhäusern, EDV-Eingaben, Pflege und Verwaltung mit einer Seminardatenbank, Beteiligung an der Planung, Organisation, Ausschreibungen und Umsetzung von Maßnahmen, Pflege und Aktualisierung der Adressverteiler, Erfassung der schriftlichen Evaluationen der Maßnahmen, Unterstützung im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit auf der Homepage und bei Social Media, Assistenztätigkeiten zur Unterstützung einer Kollegin mit Einschränkung der Sehfähigkeit, Eingehende handschriftliche Unterlagen in die Datenbank eintragen, Vorlesetätigkeiten der nicht lesbaren Dokumente und Plausibilitätsprüfung von ausgehenden Dokumenten, Beratung interessierter Teilnehmer:innen und Erstellung von Bildungsurlaubsbescheinigungen

Erstellen und Prüfen von Rechnungen, Einkauf, Mahnwesen, Reisekostenabrechnung, Dokumentenvorbereitung z.B. von Kundenverträgen, Beauftragung externer Auditoren, Auftragsbestätigungen, Organisation von Ortsterminen und Reisen, Organisation von Veranstaltungen, Organisation von Dokumenten, Nachverfolgung von Terminen, Kommunikation mit der Akkreditierungsstelle und mit Behörden auf organisatorischer Ebene