20 Administrative Jobs - Aktuelle Stellenangebote

Unterstützung des Teams in administrativen und organisatorischen Belangen, Koordination von Terminen und Meetings, Erstellung von Präsentationen und Berichten, Pflege von Datenbanken und Dokumentationen, Kommunikation mit internen und externen Partnern

Bearbeitung und Verwaltung der Geschäftskorrespondenz, Pflege der Ablagestruktur und Dokumentenverwaltung, Unterstützung bei operativen Aufgaben und Projekten der Geschäftsführung, Organisation, Planung und Protokollierung von Meetings, Vor- und Nachbereitung aller notwendigen Unterlagen, Buchung und Koordination von Geschäftsreisen, Verwaltung von Büromaterialien, Koordination externer Dienstleister und allgemeine organisatorische Aufgaben

Unterstützung des Managementteams im Tagesgeschäft, einschließlich Terminplanung, Organisation von Meetings und Erstellung von Unterlagen, Koordination von Reisebuchungen wie Flüge, Unterkünfte und Transport, Vorbereitende Buchhaltung und Rechnungsstellung in Zusammenarbeit mit unserem externen Buchhaltungsunternehmen, Erstellung von Präsentationen, Berichten und Protokollen, wobei alle Unterlagen stets präzise und aktuell sind, Verwaltung von administrativen Aufgaben im Büro, wie Ablage, Bestellung von Büromaterialien und Organisation von Veranstaltungen, Unterstützung bei der Organisation interner und externer Firmenevents, z.B. Teambuilding-Aktivitäten oder Meetings, Unterstützung bei ad-hoc Projekten

Büroorganisation, einschließlich Betreuung des Empfangsbereichs und Verwaltung der Poolwagen, Einkauf, Bestellung und Verwaltung von Büro- und Arbeitsmaterialien, Koordination und Überwachung von Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten, Überwachung der Umsetzung des Bürokonzepts, Schnittstelle zwischen internen Abteilungen, Kunden und Dienstleistern, Umsetzung von Maßnahmen im Bereich Erste Hilfe, Brandschutz und Bürosicherheit, Sicherstellung eines attraktiven Erscheinungsbildes der Büro- und Sozialräumlichkeiten, Allgemeine Sekretariatsaufgaben, einschließlich Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Reisemanagement, Planung und Organisation interner und externer Veranstaltungen

Organisation und Koordination von Büroabläufen und Terminen, Bearbeitung der Korrespondenz, sowohl schriftlich als auch telefonisch, Empfang von Besuchern und Vorbereitung von Meetings, Reiseplanung und -organisation sowie Planung von Firmenevents, Verwaltung und Bestellung der Büromaterialien, Unterstützung bei der Fuhrparkverwaltung

Erstellung von Rechnungen und Mahnungen, Überwachung von Zahlungsein- und -ausgängen, Unterstützung bei Zahlungsläufen sowie Liquiditäts- und Inventurplanung, Vorbereitung von Monats- und Jahresabschlüssen, Unterstützung bei der Budget- und Wirtschaftsplanung, Bereitstellung von Daten für die Steuerberatung, Erstellung von Präsentationen und Berichten, Pflege von Zeiterfassungsdaten, Vorbereitung der Lohnzahlungen, Unterstützung im Recruiting und in der Verwaltung von Personalakten, Allgemeine Büroorganisation, Dokumenten- und Vertragsverwaltung, Organisation von Meetings und Events

Enge Zusammenarbeit mit den Gründern, Unterstützung der Geschäftsleitung und des Teams bei administrativen Aufgaben., Mithilfe bei finanzbezogenen Aufgaben, wie z. B. Zahlungsabwicklungen und Rechnungsstellung., Sicherstellung eines effizienten Büroablaufs an unserem Standort in Freiburg im Breisgau., Bearbeitung von E-Mails, Anrufen und weiterer Korrespondenz und Gewährleistung einer zeitnahen Rückmeldung., Unterstützung bei der Erstellung von Reportings, Präsentationen und anderen Dokumenten für interne und externe Stakeholder.

Allgemeine Bürosachbearbeitung und Verwaltungsaufgaben, Sekretariats- und Korrespondenzaufgaben (Erstellung und Pflege von Formatvorlagen, Erstellung von Dokumenten), Bearbeitung von Dienstreisen, Schreibdienst

Ablage und Pflege des Dokumentenmanagementsystems, Datenbankpflege und -verwaltung, Allgemeine administrative Unterstützung des Teams, Bürotätigkeiten sowie Terminkoordination und -planung

Erstellung von Rechnungen und Mahnungen, Überwachung von Zahlungsein- und -ausgängen, Unterstützung bei Zahlungsläufen sowie Liquiditäts- und Inventurplanung, Vorbereitung von Monats- und Jahresabschlüssen, Unterstützung bei der Budget- und Wirtschaftsplanung, Bereitstellung von Daten für die Steuerberatung, Erstellung von Präsentationen und Berichten, Pflege von Zeiterfassungsdaten, Vorbereitung der Lohnzahlungen, Unterstützung im Recruiting und in der Verwaltung von Personalakten, Allgemeine Büroorganisation, Dokumenten- und Vertragsverwaltung, Organisation von Meetings und Events

Zentrale Anrufannahme, -vermittlung und -weiterleitung, Post- und Rechnungsbearbeitung, Vorbereitung von Konferenzräumen für Meetings, bei Bedarf Organisation von Catering, Führen und Pflege des Archivs, Aufbau und Verwaltung von Systemen zur Erfassung von Kontakten, Dateien und Mitarbeiterverzeichnissen, Repräsentation unseres Unternehmens nach außen, Begrüßung der Gäste, Beantwortung der Anfragen und Unterstützung der Kolleginnen und Kollegen, Meldung von Betriebsstörungen an die entsprechende Person bzw. Abteilung, Organisatorische Tätigkeiten im Auftrag der Standortleiterin

Angebots-/ Auftragsbearbeitung, Erstellung und Prüfung von Rechnungen, Bearbeitung von Korrespondenzen, Archivierung und Dokumentation der Ablage, Terminkoordinierung, Prüfung der Reisekosten und Auslagenberichte, Korrespondenz mit Ämtern, Behörden sowie Notaren, Dokumentenmanagement, Unterstützung des Teams, Organisation von Veranstaltungen, Bestellung von Büromaterialien, Unterstützung des Risk-Managements, Erstellung diverser Personalunterlagen, Bearbeitung von Urlaubsanträgen

Büroorganisation und -verwaltung, Verwaltung von Personalakten und -daten (Unterstützung des Fachbereiches Personal), Dateneingabe und -verarbeitung (Unterstützung des Fachbereiches Finanzen), Bearbeitung von Kundenanliegen per E-Mail und Telefon, Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben, Vorbereitung von Besprechungen und Terminen, Beschaffung von Büromaterial und anderen Ressourcen, Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten

Überblick im Office-Bereich behalten und Ansprechpartner für das Team sein, Buchhalterische Tätigkeiten wie die Vorbereitung der Personalbuchführung für die externe Lohnbuchhaltung übernehmen, Unterstützung bei internen Prozessen, wie z.B. Rechnungsläufe, Fristenmanagement für (Miet-)Verträge steuern und mit der Hausverwaltung kommunizieren, Unterstützung in der Kundenbetreuung und Pflege des CRM, Postbearbeitung, Betreuung der Telefonzentrale, Datenbankpflege und Dokumentenverwaltung, Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien tätigen, Spezielle administrative Aufgaben übernehmen und im administrativen Tagesgeschäft unterstützen