66 Administrative Jobs - Aktuelle Stellenangebote

administrative Sachbearbeitung dieses Projektes am Zentrum für Medizinische Informatik, Unterstützung der Projektleitungen insbesondere bei der Beantragung und Verwaltung von Drittmitteln, finanzielle und zeitliche Projektcontrolling, Beratung der Projektleitung, Koordination des Berichtswesens, die Erstellung von Dokumenten und die Bereitstellung von Informationen zum Projektfortschritt, Unterstützung bei der Beantragung von Drittmitteln, insbesondere bei der Budgetkalkulation, und stellen relevante Finanzzahlen bereit, Sicherstellung der fristgerechte Erfüllung der Anforderungen in enger Abstimmung mit dem Projektträger, Übernahme der Öffentlichkeitsarbeit, indem Sie KI-Themen und -Ergebnisse für Kommunikationskanäle wie Web und LinkedIn aufbereiten und Veranstaltungen wie Messeauftritte organisieren

Verantwortlich für die administrative Aufnahme von stationären Patienten, Erfassung und Dokumentation von allen relevanten Patienten- und Falldaten im Krankenhausinformationssystem NEXUS, Kostensicherung durch Überprüfung des Versicherungsschutzes sowie die Einleitung von Maßnahmen bei Patienten mit unklaren Versicherungsverhältnissen, Kostensicherung bei Notfallpatienten durch den Läuferdienst auf den Stationen, Zuständig für die Aufklärung bezüglich der Wahlleistungsangebote und Preise unseres Hauses sowie die Unterzeichnung der Behandlungs- und Wahlleistungsverträge, Stetige Kommunikation mit Stationen, Ambulanzen, Sekretariaten und Versicherungsträgern

Unterstützung des Customer Retention Teams bei allen administrativen Prozessen rund um die Kund:innen, Unterstützung des Teams bei der Arbeitskoordination, in dem du Cases und Kund:innen intern zuweist, Pflege und Aktualisierung der Kund:innendaten in unserem CRM-System (Salesforce) und Gewährleistung eines reibungslosen und effizienten Offboarding-Prozesses, Identifizierung und Umsetzung von Optimierungspotenzialen für die Prozesse innerhalb des Operations Departments von Doctolib, Bearbeitung der ausstehende Identitäts- und Berufsausübungsnachweise von Gesundheitsfachkräften

Erfassung und Abwicklung der Kundenaufträge – Erfassung und Abwicklung von Aufträgen sowie Auftragsbestätigung und Monitoring von Terminen, Rechnungslegung - Erstellen von Rechnungen gem. Vorgaben, Cashflow-Management - Verwaltung und Nachverfolgung offener Forderungen, Sicherstellung der fristgerechten Zahlungen und wenn nötig Einleitung des Mahnprozesses, Mitwirkung bei Forecast/Reporting - Erstellung von Forecasts (z. B. Cash-in, Revenue und Costs), Projektgeschäft - Regelmäßige Überprüfung der Plankosten sowie Vorbereitung von Präsentationen im Rahmen des Projectcontrollings, für einen guten finanziellen Überblick über die Projekte, Verwaltung von Bürgschaften – von der Beantragung über die Verwaltung bis hin zum Monitoring, Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlüssen

Eigenständige Abwicklung der telefonischen Korrespondenz und des E-Mail-Verkehrs, Koordinierung, Planung sowie Vor- und Nachbereitung von in- und externen Terminen und Sitzungen, Verantwortung für Aktenmanagement, Datenbankpflege und Protokollführung, Erstellung von Präsentationen und Berichten, Organisation von Geschäftsreisen sowie Mitwirkung bei Veranstaltungen

Übernahme der administrativen Leitung des Betriebes, Kontrolle und Optimierung der betrieblichen Standards und Einhaltung gesetzlicher Auflagen, Führung aller betrieblich relevanten Unterlagen wie Bestandslisten, Bewirtschaftungsdokumentationen und Landschaftspflegeberichte, Entwicklung und Umsetzung neuer Konzepte zur Erweiterung der Geschäftsbereiche, insbesondere in den Bereichen Naturschutz, Landschaftspflege und regionale Vermarktung

Organisation und Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Front Office der Geschäftsführung als erste Anlaufstelle für Mitarbeiter und Besucher, Kommunikation mit Kooperationspartnern, Wissenschaftlern und internen sowie externen Besuchern, Terminkoordination und allgemeine Büroarbeiten, Allgemeine Korrespondenz (auch in englischer Sprache) in Wort und Schrift, Planung von Besprechungen, Begutachtungen und Zertifizierungen, Erstellen von Vorlagen für Besprechungen sowie Präsentationsentwürfen für interne und externe Meetings, Vorbereitung und Dokumentation von Mitarbeitergesprächen, Erstellen und Nachhalten von Protokollen, Strukturierung von Mitarbeiterinformation und Information von Kooperationspartnern sowie Zuweisern, Erstellen von internen und externen Newslettern, Unterstützung bei der Buchführung von Drittmittelkonten/Kostenstellen, Zertifizierungen und Akkreditierungen (Roxtra), Dokumentation von Qualitätsnachweisen und Zertifikaten, Unterstützende Organisation der ärztlichen und nicht-ärztlichen Dienstplanung und Zeiterfassung, Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen

Verwaltung der Forschungsgelder von Dritten, Zuständigkeit für die Verwaltung des Hochschulanteils im Verbundprojekt SEE-digital im Rahmen des Digital Learning Campus (DLC) in Schleswig-Holstein., Ansprechpartner*in für weitere Projekte gegenüber den Mittelgebern sowie den hochschulinternen Projektleitungen., Begleitung des kompletten Projektzyklus, Projektcontrolling (zuwendungskonforme Verausgabung und Überwachung der Mittelflüsse), Reporting, insbesondere gegenüber den Mittelgebern., Beratung und Unterstützung der Wissenschaftler*innen bei der optimalen rechtskonformen Verwendung der Projektmittel.

Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung, einschließlich Terminplanung und -koordination, Vor- und Nachbereitung von Meetings, inklusive Protokollführung und Dokumentenmanagement, Unterstützung im Rechnungswesen, z. B. bei der Rechnungserstellung, -prüfung und Kontenabstimmung, Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten, Pflege und Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten im ERP-System, Erledigung der Korrespondenz und Kommunikation mit Geschäftspartnern und Dienstleistern, Unterstützung bei der Planung und Koordination von Projekten, Bearbeitung und Ablage von Verträgen und anderen wichtigen Unterlagen, Allgemeine Assistenz- und Verwaltungsaufgaben nach Bedarf

Sicherstellung von reibungslosen administrativen und organisatorischen Abläufen, Unterstützung im Projektgeschehen, z.B. Dokumentenerstellung und -verwaltung, Vorbereitung von Terminen und Veranstaltungen, Bearbeitung, Systempflege und Archivierung von Projekt- und Vertragsdokumenten, Bearbeitung von eingehender Post, E-Mails und Telefonaten, Unterstützung der Projektteams und weitere Standorte in Süddeutschland im Tagesgeschäft, Enge und kollegiale Zusammenarbeit mit Assistent*innen an anderen Standorten

Durchführung allgemeiner Büroarbeiten, Bearbeitung administrativer und organisatorischer Assistenzaufgaben, Unterstützung der Führungskraft und des Teams im täglichen Geschäft, Sicherstellung reibungsloser interner und externer Kommunikation, Mitwirkung bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten, Planung und Überwachung von Terminen, Unterstützung bei der Beantwortung von Anfragen, Koordination von Aufträgen, Organisation und Koordination von Terminen, Begleitung von Besprechungen und Workshops, Bewirtung von Gästen, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings (inkl. Protokollführung), Gelegentliche Vertretung der Assistenz der Geschäftsführung

allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben, Bearbeitung von E-Mails, Posteingang und Postausgang, Erstellung und Verwaltung von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen, Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Administration und Pflege der Adressdatenbank, Terminplanung und-koordination, Kundenkommunikation per Telefon, E-Mail oder persönlich, Unterstützung im Rechnungs- und Bestellwesen, Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen

Ablage, Postbearbeitung, telefonische Erreichbarkeit und reibungsloser Büroalltag., Vorbereitung von Gesellschafterversammlungen und interne Meetings., Verwaltung von Büromaterialien und Unterstützung bei administrativen Verträgen., Koordination von Terminen und effiziente Reiseplanung der Geschäftsführung., Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen und Unterlagen für interne und externe Zwecke., Zentrale Ansprechperson zwischen dem GPP-Team und anderen Abteilungen von Green Planet Energy., Hilfe bei internen und externen Projekten im Bereich Marketing & Unternehmenskommunikation., Überwachung monatlicher Abrechnungen, Prüfung von Rechnungen und Unterstützung der kaufmännischen Betriebsführung., Bearbeitung verschiedener Aufgaben im Bereich Anlegerverwaltung und Betreuung.

Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie Registrierung und Organisation des ein- und ausgehenden Schriftverkehrs, Selbstständige Bearbeitung von Telefon- und E-Mailanfragen, Empfang und Betreuung von Kooperationspartnern, Kunden und Gästen, Führung und Pflege von Kontaktdatenbanken und Verteilerlisten für Newsletter, Ausführung allgemeiner Organisations- und Sekretariatsaufgaben, Vor- und Nachbereitung von Tagungen, Erstellung von Analysen und Entscheidungsvorlagen, Ausarbeitung und Controlling verschiedenster Projekte, Unterstützung in der Klärung strategischer Fragen, Anstoßen und aktive Begleitung von Entwicklungsprozessen, Organisation von Terminen und Planung von Geschäftsreisen, Klärung und Betreuung von Personalfragen

Assistenz der Geschäftsführung, Kundenbetreuung, Büromanagement, Angebots- und Rechnungsstellung, Ressourcenplanung, Unterstützung im Family Office

Unterstützung der Abteilungsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Ansprechperson für Mitarbeitende und Dienstleistende in abteilungsbezogenen Fragestellungen, Koordinierende Tätigkeiten und Unterstützung der Teams der Unternehmensverwaltung bei allgemeinen administrativen und organisatorischen Aufgaben, Organisation des Office-Managements und die Durchführung von allgemeinen Sekretariatstätigkeiten, Unterstützung bei der Organisation und Durchführung interner und externer Veranstaltungen, Sitzungen und Meetings

Kaufmännische Tätigkeiten sowie allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben, Angebotsbearbeitung, Rechnungsprüfung, Rechnungserstellung, Mitwirkung an öffentlichen Vergabeverfahren, Erstellen des Berichtswesens, inkl. der Analyse von Entwicklungen, Kaufmännische Betreuung verschiedener öffentlicher Förder- und Forschungsprojekte, Korrespondenz mit Mitgliedern, Behörden und anderen Dienstleistern, Beratung von Mitgliedsunternehmen, insbesondere in Beitragsangelegenheiten

Verantwortung für Rekrutierung & Onboarding von Fachkräften, die unsere Unternehmensziele vorantreiben, Entwicklung und Umsetzung von unternehmensweiten Standards für Prozesse und Arbeitsabläufe, Problemlösung bei betrieblichen Herausforderungen und Effizienzsteigerung, Sicherstellung der Compliance mit Richtlinien und Vorschriften, Optimierung von Geschäftsprozessen zur Kostenkontrolle und Effektivität, Gewährleistung eines reibungslosen Tagesgeschäfts, Weitere spannende administrative und organisatorische Aufgaben

Administrative Entlastung und umfassende Unterstützung des Teams, Vertragsprüfung, Büroorganisation sowie Dokumentenmanagement und -ablage, Terminplanung und Abstimmung mit der Projektkoordination, Erstellen und Abwicklung interner und externer Korrespondenz per Post und Mail, Fristen- und Wiedervorlagemanagement, Unterstützung bei der Reise- und Veranstaltungsplanung sowie Kostenabrechnung, Aktive Beteiligung an der Optimierung interner Prozesse, Erstellung von Präsentationen von Akquise-Unterlagen

Ablage, Postbearbeitung, telefonische Erreichbarkeit, Vorbereitung von Gesellschafterversammlungen und internen Meetings, Verwaltung von Büromaterialien und Unterstützung bei administrativen Verträgen, Koordination von Terminen und Reiseplanung der Geschäftsführung, Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen und Unterlagen, Zentrale Ansprechperson zwischen dem GPP-Team und anderen Abteilungen von Green Planet Energy, Mithilfe bei internen und externen Projekten im Bereich Marketing & Unternehmenskommunikation, Überwachung monatlicher Abrechnungen, Prüfung von Rechnungen und Unterstützung der kaufmännischen Betriebsführung, Bearbeitung von Aufgaben im Bereich Anlegerverwaltung und Betreuung