58 Administrative Jobs - Aktuelle Stellenangebote

Unterstützung des Teams der Geschäftsstelle und der Geschäftsführung bei administrativen Tätigkeiten und der Kommunikation, Verantwortung für internes Wissensmanagement und Prozesse, Erste Ansprechperson für Mitglieder und administrative Betreuung, Selbstständige Organisation von Vorstandssitzungen, Planung und Umsetzung von Mitgliederinternen Konferenzen und Sommerfest, Unterstützung der Geschäftsführung bei Reiseplanungen, Vorbereitung von Terminen und Meetings sowie Präsentationen, Unterstützung bei Personalmanagement und vorbereitender Buchführung, Möglichkeit zur Einbringung bei der Betreuung von Communities of Practice

Verantwortung für die administrative Gesamtorganisation des Büros, Koordination und Unterstützung der Vereinsarbeit durch effizientes Geschäftsstellenmanagement, Terminplanung und Ablauforganisation für Geschäftsführung und Mitarbeiter*innen, Pflege und Aktualisierung interner Dokumentationssysteme, Verwaltung und Ablage von Vereinsdokumenten sowie Protokollführung relevanter Vereinssitzungen und -veranstaltungen, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Kontierung und Weiterleitung von Rechnungen sowie Verwaltung von Spesenabrechnungen und einfache buchhalterische Tätigkeiten, Unterstützung bei Veranstaltungen und im Veranstaltungsmanagement, z.B. bei der Suche nach geeigneten Locations und dem Einsatz von Dienstleistern

Organisation der Abläufe der stationären Patient:innen gemeinsam mit dem gesamten Team, Koordination von Terminen, Anmeldung von Rehabilitationsmaßnahmen, Sicherstellung der Umsetzung angeordneter medizinische Maßnahmen, Übernahme allgemeiner organisatorischer sowie administrativer Aufgaben

Organisation der Abläufe der stationären Patient:innen gemeinsam mit dem gesamten Team, Koordination von Terminen, Anmeldung von Rehabilitationsmaßnahmen, Sicherstellung der Umsetzung angeordneter medizinische Maßnahmen, Übernahme allgemeiner organisatorischer sowie administrativer Aufgaben

Informations- und Wissensmanagement (u.a. Mitarbeiterportal und Confluence), Organisatorische Unterstützung für das Referat „Physikalische Prozesse“ und die Abteilung „Meteorologische Analyse und Modellierung“: Unterstützung bei Personalangelegenheiten, insbesondere bei Einstellung und Ausscheiden von Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern, Haushalts- und Budgetplanung für die Abteilung, Unterstützung und Pflege der Kostenplanung im Referat, Bearbeiten von Anforderungen und Beschaffungen mit dem ERP-System des DWD, Betreuung von Hard- und Software (z.B. Betreuung der Technik, Laufwerkspflege), Planung, Konzeption, Koordination, Umsetzung und Pflege von Geschäftsabläufen im internationalen Umfeld: Planungs- und Koordinierungsbeiträge für Maßnahmen zur internationalen wissenschaftlichen Vernetzung, Konzeption und Koordination der fachspezifischen Informationsflüsse in der Zusammenarbeit mit internationalen Organisationen, z.B. EUMETNET, Mitwirkung bei Planung und Koordinierung von internationaler Vernetzung auf fachlicher Ebene, z.B. Workshops, fachlicher Einsatz von Gastwissenschaftler/inne/n, Planung, Konzeption, Koordination, Umsetzung und Pflege von Geschäftsabläufen mit Schwerpunkt auf dem Informationsmanagement: Koordination, Pflege und Überwachung der Informationshaltung z.B. Fachdokumentationen, Handbücher, Source Code Versionierung, Redaktionelle Bearbeitung von Publikationen, Fertigung von Präsentationen, Mitwirkung bei der Organisation, Planung, Koordinierung und Durchführung von wissenschaftlichen Tagungen und Besprechungen

Formalitäten rund um die stationäre Patientenaufnahme im Drei-Schicht-System, Erfassung und Verwaltung der Patientendaten und Abschluss von Behandlungs- und Wahlleistungsverträgen, Beratung der Patienten bei Fragen rund um die stationäre Aufnahme und das Wahlleistungsangebot, Bearbeitung von Fallrevisionen zur Unterstützung des Erlösmanagements

Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung, einschließlich Terminplanung und -koordination, Vor- und Nachbereitung von Meetings, inklusive Protokollführung und Dokumentenmanagement, Unterstützung im Rechnungswesen, z. B. bei der Rechnungserstellung, -prüfung und Kontenabstimmung, Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten, Pflege und Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten im ERP-System, Erledigung der Korrespondenz und Kommunikation mit Geschäftspartnern und Dienstleistern, Unterstützung bei der Planung und Koordination von Projekten, Bearbeitung und Ablage von Verträgen und anderen wichtigen Unterlagen, Allgemeine Assistenz- und Verwaltungsaufgaben nach Bedarf

Entwicklung und Organisation der Projektdokumentation, Aufbau administrativer Prozesse zwischen dem Projektteam, der Senckenberg-Administration und den ERC-Vertreter*innen, Unterstützung der Kommunikation mit internationalen Kooperationspartner*innen im Rahmen des Soil BON Foodweb Netzwerks, Organisation von Projektmeetings, Retreats und Workshops, Verwaltung der Veröffentlichung von Projektfortschritten über die Website und in sozialen Medien, Überwachung der administrativen Projektsteuerung des ERC-Projekts, Bearbeitung der Buchhaltung und Erstellung von Projektberichten, Überwachung des Projektbudgets und der finanziellen Abläufe, Umsetzung von Beschaffungs- und Vergabeverfahren gemäß den gesetzlichen Bestimmungen

Übernahme der administrativen Leitung des Betriebes, Kontrolle und Optimierung der betrieblichen Standards und Einhaltung gesetzlicher Auflagen, Führung aller betrieblich relevanten Unterlagen wie Bestandslisten, Bewirtschaftungsdokumentationen und Landschaftspflegeberichte, Entwicklung und Umsetzung neuer Konzepte zur Erweiterung der Geschäftsbereiche, insbesondere in den Bereichen Naturschutz, Landschaftspflege und regionale Vermarktung

Du unterstützt uns im operativen Tagesgeschäft durch selbstständige Büroorganisation, wie z.B. Terminplanung, Post sowie Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache., Du übernimmst Aufgaben an der Schnittstelle zu unseren administrativen Abteilungen wie z.B. dem Einkauf, dem Marketing und der Buchhaltung., Du organisierst Meetings (Terminreservierungen, Raum- und Catering-Bestellungen sowie ggf. die Protokollführung)., Du pflegst unterschiedliche Informationssysteme (SAP, Datenbanken, Listen)., Du unterstützt uns bei der Erstellung von PowerPoint Präsentationen und beim Formatieren und Gegenlesen von Publikationen und Berichten., Du übernimmst die Dienstreiseorganisation, -buchung und -abrechnung (SAP).

Sicherstellung von reibungslosen administrativen und organisatorischen Abläufen, Unterstützung im Projektgeschehen, z.B. Dokumentenerstellung und -verwaltung, Vorbereitung von Terminen und Veranstaltungen, Bearbeitung, Systempflege und Archivierung von Projekt- und Vertragsdokumenten, Bearbeitung von eingehender Post, E-Mails und Telefonaten, Unterstützung der Projektteams und weitere Standorte in Süddeutschland im Tagesgeschäft, Enge und kollegiale Zusammenarbeit mit Assistent*innen an anderen Standorten

allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben, Bearbeitung von E-Mails, Posteingang und Postausgang, Erstellung und Verwaltung von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen, Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Administration und Pflege der Adressdatenbank, Terminplanung und-koordination, Kundenkommunikation per Telefon, E-Mail oder persönlich, Unterstützung im Rechnungs- und Bestellwesen, Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen

Bedienung der Telefonzentrale und der Empfang von Besuchern, Betreuung unserer allgemeinen E-Mail-Postfächer sowie Assistenzaufgaben für die Geschäftsleitung, wie z. B. Terminkoordination, Korrespondenz etc., Protokollführung bei Bürobesprechungen, Postbearbeitung, Führen der Bargeldkasse und Bestellungen (z. B. Büromaterialien) sowie die Verwaltung des Büroinventars, Neue Projekte anlegen, digital, analog und in unserer ERP-Software, Administrative Bearbeitung von Ein- und Austritten, Pflege der Personalakten sowie die Erstellung von Arbeitszeugnissen und Bescheinigungen, Administrative Bearbeitung von Praktikanten, Werkstudenten u. Aushilfen, inkl. Erstellung der Arbeitsverträge etc., Pflege von Krankdaten inkl. Überwachung Entgeltfortzahlung, Veranlassung der monatlichen Gehaltsabrechnung als Schnittstelle zum Steuerbüro in Zusammenarbeit mit der Personalreferentin, inkl. aller Vor- und Nacharbeiten, Urlaubsvertretung der Personalreferentin

Effiziente Koordination von Terminen und Pflege des Kalenders, Übernahme der Korrespondenz der Geschäftsführung und Austausch mit internen und externen Ansprechpartnern, Vorbereitung ansprechender Präsentationen für Meetings oder Veranstaltungen, Aktualisierung verschiedener Reports, Unterstützung bei der operativen Abwicklung interner Geschäftsvorgänge

Ablage, Postbearbeitung, telefonische Erreichbarkeit und reibungsloser Büroalltag., Vorbereitung von Gesellschafterversammlungen und interne Meetings., Verwaltung von Büromaterialien und Unterstützung bei administrativen Verträgen., Koordination von Terminen und effiziente Reiseplanung der Geschäftsführung., Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen und Unterlagen für interne und externe Zwecke., Zentrale Ansprechperson zwischen dem GPP-Team und anderen Abteilungen von Green Planet Energy., Hilfe bei internen und externen Projekten im Bereich Marketing & Unternehmenskommunikation., Überwachung monatlicher Abrechnungen, Prüfung von Rechnungen und Unterstützung der kaufmännischen Betriebsführung., Bearbeitung verschiedener Aufgaben im Bereich Anlegerverwaltung und Betreuung.

Sicherstellung von reibungslosen administrativen und organisatorischen Abläufen, Bearbeitung von eingehender Post, E-Mails und Telefonaten, Übernahme der Büroorganisation, z.B. Bestellwesen, Vorbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen, Bearbeitung, Dokumentation und Archivierung von Projekt- und Vertragsdokumenten, Unterstützung des Projektteams und der Abteilungsleitung im Tagesgeschäft

Steuerung des Informationsflusses innerhalb der Stabsstelle und darüber hinaus, Postbearbeitung, Koordination der Termine, die die gesamte Stabsstelle betreffen, sowie der projektbezogenen Termine, Organisatorische und administrative Unterstützung der Leitung in Bezug auf Terminmanagement, Sitzungsvor- und -nachbereitung, Korrespondenz, Erstellung von Übersichten, Statistiken, Vortrags- und Präsentationsunterlagen, Pflege und Weiterentwicklung von digitalen und analogen Ablagesystemen und Aktenführung, Förderung der Zusammenarbeit und des Austausches auf Sekretariatsebene und Weiterentwicklung der Instrumente der Büroorganisation

Unterstützung der Abteilungsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Ansprechperson für Mitarbeitende und Dienstleistende in abteilungsbezogenen Fragestellungen, Koordinierende Tätigkeiten und Unterstützung der Teams der Unternehmensverwaltung bei allgemeinen administrativen und organisatorischen Aufgaben, Organisation des Office-Managements und die Durchführung von allgemeinen Sekretariatstätigkeiten, Unterstützung bei der Organisation und Durchführung interner und externer Veranstaltungen, Sitzungen und Meetings

Administrative Entlastung und umfassende Unterstützung des Teams, Vertragsprüfung, Büroorganisation sowie Dokumentenmanagement und -ablage, Terminplanung und Abstimmung mit der Projektkoordination, Erstellen und Abwicklung interner und externer Korrespondenz per Post und Mail, Fristen- und Wiedervorlagemanagement, Unterstützung bei der Reise- und Veranstaltungsplanung sowie Kostenabrechnung, Aktive Beteiligung an der Optimierung interner Prozesse, Erstellung von Präsentationen von Akquise-Unterlagen

Allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben sowie Termin- und Reiseplanung, Aktualisierung und Pflege des Dokumentenverwaltungssystems, Bearbeitung von vertraulichen Informationen und Dokumenten, Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern, Unterstützung bei verschiedenen Projekten z.B. Veranstaltungen, Tagungen

Ablage, Postbearbeitung, telefonische Erreichbarkeit, Vorbereitung von Gesellschafterversammlungen und internen Meetings, Verwaltung von Büromaterialien und Unterstützung bei administrativen Verträgen, Koordination von Terminen und Reiseplanung der Geschäftsführung, Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen und Unterlagen, Zentrale Ansprechperson zwischen dem GPP-Team und anderen Abteilungen von Green Planet Energy, Mithilfe bei internen und externen Projekten im Bereich Marketing & Unternehmenskommunikation, Überwachung monatlicher Abrechnungen, Prüfung von Rechnungen und Unterstützung der kaufmännischen Betriebsführung, Bearbeitung von Aufgaben im Bereich Anlegerverwaltung und Betreuung

Bewerbungsmanagement, Rechnungsbearbeitung, Erstellung von Buchungsbelegen, Bearbeitung von Unfallanzeigen, Verwaltung und Pflege von Datenbanken, Vertragsmanagement, Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, Bearbeitung der Eingangspost der Abteilung, Unterstützung im Betrieblichen Gesundheitsmanagement (BGM), Betreuung und Anleitung von Auszubildenden und Praktikant:innen