Rechnungen erstellen mit entsprechender Software, Datensätze in der Datenbank pflegen, Allgemeine, organisatorische Sekretariatsaufgaben durchführen, Unterstützung bei der Vorbereitung von Fortbildungen und Veranstaltungen, Assistenzaufgaben für verschiedene Referate ausführen

Assist in travel planning and coordination, ensuring compliance with travel guidelines and requirements, Process travel authorizations, requests, claims, and expense reports, Support visa processing for UNU travelers, Contribute to initiatives to streamline financial processes, Provide support in procurement activities, liaising with requesters and vendors, Assist in the preparation of procurement plans, Act as supplier maintenance focal point in the ERP system, Provide general office support services to ensure smooth functioning of UNU-ViE/EHS, Assist in asset management activities, including reconciliation of physical verification results, Perform other duties as assigned by supervisor

Ansprechpartner für eingehende, externe sowie interne Kommunikation, Beantwortung / Weiterleitung von telefonischen und schriftlichen Anfragen in Deutsch und Englisch, Administrative Unterstützung unserer Shop-Referenttinnen, Regionalleiter und ehrenamtlichen Teams bei Shop-Belangen und Aktionen, Terminanlage und -überwachung, Protokollieren von Meetings, Organisation von Meetings und Treffen

Erster Ansprechpartner für alle Anliegen der Bistümer, Pfarreien und weiterer Organisationen/Behörden, Allgemeine Verwaltungs-, Sekretariats- und Organisationstätigkeiten, Zuarbeit für Geschäftsführung und Stadtdekan, Mitwirkung an digitaler Dokumentation von Prozessen und Prozessänderungen, Nutzung von Datenbanken, Excel (Pivot) und Word (Vorlagen, Serienbriefe), Anlernen anderer Mitarbeiter, Ehrenamtlicher und Gäste in digitale Tools (z. B. digitales Whiteboard)

Planung, Umsetzung und Evaluation innovativer Lehrformate, Eigenständige Kommunikation mit Lehrverantwortlichen, Dozierenden und Studierenden, Statistische Auswertung und Analyse von Lehrprojekten, Termin- und Reisemanagement, Veranstaltungsorganisation für Tagungen, Workshops und Prüfungen, Erstellung von Protokollen und zielgruppengerechten Texten, Betreuung von Lernmanagementsystemen wie Moodle, Erstellung und Pflege von Webseiten mit TYPO3, Nutzung digitaler Kollaborationstools für effiziente Arbeitsprozesse

Kundenservice und Kundenpflege in Form von Akquise, Betreuung und Beratung, Angebotserstellung und Vertragsverhandlungen, Erreichen vereinbarter Ziele innerhalb eines Zeitplans, Mitwirken bei Verbesserungen von Systemen und Produkten, Unterstützung und Zuarbeit für Projektleiter, Enge Zusammenarbeit mit Partnern, PR-Unterstützung (soziale Medien, u.v.m.), Reisebereitschaft zu Veranstaltungen

Effiziente Koordination von Terminen und Pflege des Kalenders, Übernahme der Korrespondenz der Geschäftsführung und Austausch mit internen und externen Ansprechpartnern, Vorbereitung ansprechender Präsentationen für Meetings oder Veranstaltungen, Aktualisierung verschiedener Reports, Unterstützung bei der operativen Abwicklung interner Geschäftsvorgänge

Entgegennahme und Vermittlung von Telefonaten, Digitalisierung von Dokumenten, Organisation und Verwaltung (Allgemeine Büroorganisation), Stammdatenpflege, Erstellen von Serienbriefen sowie die Vorbereitung zum Versand, Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Gesellschafterversammlungen sowie die Erfassung von Abstimmungsergebnissen

Sie unterstützen Ihren Vorgesetzten bei administrativen Aufgaben und übernehmen das Management des Büroalltags., Dabei koordinieren Sie Termine, bereiten Besprechungen vor und nach und unterstützen bei der Planung von Events und Projekten., Sie sind verantwortlich für die Eingangsrechnungsprüfung sowie die sachliche Prüfung und Kontierung von Rechnungen., Hier wirken Sie bei der Budgetierung, Forecasterstellung und Jahresplanung mit; ebenso erstellen Sie auch Ausgangsrechnungen., Darüber hinaus unterstützen Sie in den Bereichen Einkauf und Vertragsmanagement und haben das ganze Unternehmen im Blick.

Übernahme des Telefon- und Empfangsdienstes, Bearbeitung der täglichen Post (Eingang und Ausgang), Allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben für verschiedene Bereiche, Unterstützung bei der Terminplanung, -koordination und -überwachung, Bearbeitung von Korrespondenz, Dokumentenverwaltung und Ablage, Vorbereitung von Meetings, Erstellung von Präsentationen und Protokollen

Unterstützung der Bereichsleitung in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten, Organisatorische Schnittstelle zu den Abteilungen sowie administrative Teamunterstützung, Planung und Koordination von Terminen und Sitzungen/Besprechungen, Organisation von internen Veranstaltungen, Erledigung der internen und externen Korrespondenz mit Geschäftspartnern und Mitarbeitenden, Vorbereitung und Erstellung von Präsentationen, Auswertungen und entscheidungsrelevanten Unterlagen, Telefonzentrale / Empfang und Betreuung von Gästen, Unterstützung beim Onboarding von neuen Mitarbeitern (z.B. Bestellung von Arbeitsschutzkleidung), Dokumentenablage (Papier und Digital), Datenbankverwaltung

Terminkoordination und Terminverfolgung, Annahme, Vermittlung und Weiterleitung von Telefonaten, Dienstreisevor- und Nachbereitungen (Wirtschaftliche Buchung von Reisemitteln), Verwaltung von Büromaterial, Vorgangsbearbeitung und Aktenführung von digitalen Dokumenten, Raumbuchungen (einschl. Buchung der notwendigen technischen Mittel) und Vor- und Nachbereitung von virtuellen Besprechungen und Präsenzsitzungen, Mitwirkung bei der Annahme von Anrufen der IT-Hotline, Beschaffung von Kleinmaterial der Informationstechnik, Organisatorische Unterstützung bei Rollout-Maßnahmen der Informationstechnik, Unterstützung bei der Pflege von Bestandslisten, Organisatorisch/technische Koordinierung der Erstellung umfangreicher, teilweise komplexer Berichte und Konzeptionen mit zahlreichen Tabellen, Grafiken und Teildokumenten.

Administrative Unterstützung in allen täglichen Belangen, Terminkoordination und -verwaltung einschließlich Organisation, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Postbearbeitung sowie effizientes Dokumentenmanagement, Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Protokollen, Reisemanagement, Arbeiten mit einem ERP-Programm, Vorbereitende Buchhaltung

Selbstständige Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Überwachung von Terminen und Fristen, insbesondere im Zusammenhang mit der Geschäftsführung sowie Erstellung von Vorlagen und Präsentationen, Beschaffung, Auswertung und Aufbereitung von vertriebsrelevanten Informationen sowie Durchführung von Recherchetätigkeiten, Aufgabensteuerung und -nachhaltung im CRM-Tool

Effiziente und strukturierte Gestaltung des Büroalltags, Übernahme der telefonischen und schriftlichen Korrespondenz, Unterstützung der Leitung der Geschäftsstelle bei administrativen Aufgaben, Koordination von Terminen und Reisen, Planung interner sowie externer Meetings, Erstellung fundierter Entscheidungsvorlagen, Dokumentationen und Präsentationen, Zentrale Ansprechperson für die Kommunikation mit der Geschäftsstellenleitung am Standort Berlin, Unterstützung der Mitarbeitenden bei organisatorischen und administrativen Anliegen

Erstellung von Präsentationen, Berichten und anderen wichtigen Dokumenten, Terminplanung, Koordination und effiziente Reiseorganisation, Vorbereitung von Meetings, inklusive Protokollführung, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern, Unterstützung bei der Budgetplanung und -kontrolle, Verwaltung von Verträgen und wichtigen Dokumenten, Betreuung und Pflege der Social Media Kanäle des Unternehmens, Entwicklung kreativer Ideen für digitale Kommunikation und Marketingstrategien

Unterstützung bei der Personalverwaltung, Eigenständige Verwaltung und Überwachung des Bewerbermanagements, Unterstützung im On- und Offboarding, Pflege und Aktualisierung von Personalakten, Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Statistiken, Unterstützung in Vertretungsfällen bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben

Erledigung von Verwaltungs-, Organisations- und Kommunikationsaufgaben sowie Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Sprachmittlung, Übersetzungen und Protokollführung von Meetings in Deutsch oder Englisch, Unterstützung bei Recruiting und Onboarding neuer Mitarbeiter in den Forschungsgruppen, Organisation von Kolloquien und Gastwissenschaftler Aufenthalten, Organisation wissenschaftlicher Meetings und Vorträge, einschließlich Budgetplanung, Pflege von Datenbanken mit wissenschaftlichen Leistungsdaten, Planung und Organisation von Reisen der Forschenden, sowie Terminmanagement, Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten, Mitarbeit bei der Optimierung von Prozessen

Administrative und organisatorische Aufgaben (z.B. Abwicklung von Bestellungen), Unterstützung bei der Organisation wissenschaftlicher Veranstaltungen, Vorbereitung von Einstellungen wissenschaftlicher Hilfskräfte und Praktikanten, Vorbereitung wissenschaftlicher Studien, Verwaltungsaufgaben im Bereich Lehre, Empfang der Studienteilnehmenden und ihren Familien

Allgemeine Sekretariatsaufgaben, Koordination der Privatsprechstunde, Organisatorische Tätigkeiten auch mit direktem Patientenkontakt