8 Administration Jobs München

allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben, Unterstützung der Einrichtungsleitung in unterschiedlichen Bereichen, Mitwirkung bei der Erarbeitung und Pflege einer Ablage- und Ordnerstruktur, Kommunikation mit den Eltern, Angebotseinholung, Bestellungen aller Art, Eingangskontrolle, Lieferscheinprüfung, Jahresplanung und Terminüberwachung

Führen von Protokollen sowie Korrespondenz, Bearbeitung von Anträgen und Anfragen, Beantwortung telefonischer Anfragen, Terminplanung und -verfolgung, Unterstützung der Bereichsleitung in allen organisatorischen Belangen, Kontaktpflege zum Kunden, Unterstützung bei der QM-konformen Dokumentation

Administrative Unterstützung der Rechtsanwälte und des Back Office, Organisation des Büroalltags, Planung von Terminen, einschließlich Besprechungen, Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben (Korrespondenz, Telefonzentrale, Besucherempfang, Aktenmanagement), Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost (Fristenmanagement), Bearbeitung der Ein- und Ausgangsabrechnungen, Rechnungserstellung nach Zeiterfassung, Mitwirkung bei der Vor- und Nachbereitung der monatlichen Buchhaltung

Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben im Vorzimmer der Abteilung, Technische Geschäftsleitung und Rechtsabteilung, Digitale und analoge Bearbeitung von Vergabe- und Vertragsdokumenten, Ansprechpartner für interne und externe Kontakte, Planung und interne Organisation von Besprechungsterminen, Unterstützung Arbeitsworkflows, Verwaltung von Bürgschaften und Urkalkulationen

Organisation des (digitalen) Büroablaufs in der Einrichtung, Zuständigkeit für die Buchhaltung und selbständige Buchung aller relevanten wirtschaftlichen Vorgänge in der Einrichtung, Pflege des Kontakts zum öffentlichen Kostenträger unter der Berücksichtigung der Eigenbeteiligung der Bewohner/innen und Abstimmung der offenen Posten, Verwaltung der Treuhandkonten der Bewohner/innen und regelmäßige Auszahlung des Eigengelds, Unterstützung der Einrichtungsleitung in organisatorischen Themen und Einbringung der Assistenzfunktion, Unterstützung bei der Durchführung von Korrespondenz und im Protokollwesen

Erstkontakt und Anlaufstelle für Einrichtungen, Honorarkräfte und Interessent*innen, Verwaltung, Akquise, Einsatzplanung und Koordination der Honorarkräfte in Zusammenarbeit mit den Kolleg*innen, Korrespondenz, Datenpflege, Materialbeschaffung und Budgetverwaltung, Selbständige Erstellung der Verwendungsnachweise für unsere Zuschussgeber einschließlich der statistischen Erfassung unserer Leistungen und Beteiligung an der Förderantragsstellung, Öffentlichkeitsarbeit in Abstimmung mit den Kolleg*innen

Unterstützung der Regionalleitung Süd-Ost mit organisatorischen und administrativen Aufgaben z.B. Postbearbeitung, Terminkoordination, Telefonkontakten und Mitwirken an der Korrespondenz, Ablage etc., Vor- und Nachbereitung von Reisen, Terminen und Meetings samt Organisation der Bewirtung und Unterbringung von Gästen, Organisation von Veranstaltungen, Reisekostenabrechnungen und Rechnungskontrollen, Aufbereitung von Besprechungsunterlagen, Präsentationen, Berichten und Anträgen, Protokollieren von Arbeitsgruppen und Konferenzen, Büromanagement für das Team

Eigenverantwortliche und serviceorientierte Steuerung und Koordination von Aufgaben für Kunden, Unterstützung des Teams

Ausbildung in vielen Bereichen von Finanz- und Personalbuchhaltung, Allgemeine Verwaltung

Kennenlernen der Bereiche Personalverwaltung, Finanzbuchhaltung, Klientenverwaltung und Qualitätsmanagement, Festlegung individueller Schwerpunkte (kaufmännische Abläufe, Personalwesen, Assistenz und Sekretariat)

Zusammenarbeit mit Projektverantwortlichen bei der Akquise von neuen Projekten, Erstellung von Texten und Grafiken, Rechnungsstellung, organisatorische Aufgaben im Berufsalltag in der Architektur, der Umweltplanung und dem Ingenieurwesen

Du unterstützt die beiden Geschäftsführer im operativen Tagesgeschäft sowie bei strategischen Aufgaben, Du übernimmst eigenverantwortlich das gesamte Büromanagement, insbesondere die Terminplanung, interne und externe Korrespondenz sowie die digitale Dokumentation für die Geschäftsführung, Du unterstützt die Geschäftsführung bei Sonderthemen, Du planst und organisierst Geschäftsreisen, gefolgt von einer präzisen Abwicklung der Reisekostenabrechnung sowie zugehöriges Kalendermanagement, Du erstellst und entwickelst wichtige Dokumente und Präsentationsunterlagen und übernimmst die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Du bist die erste Anlaufstelle für Fragen und Anliegen der Mitarbeiter, agierst als Bindeglied zwischen der Geschäftsführung und den Mitarbeitenden und übernimmst als zentrale Schnittstelle im Unternehmen die Verantwortung für die effektive Kommunikation sowohl mit internen Mitarbeitenden als auch externen Geschäftspartnern, Du übernimmst das Lektorat von Texten für die interne und externe Kommunikation.

Du organisierst und koordinierst Abläufe im Büro zwischen unseren Abteilungen, Du übernimmst Assistenz- und Verwaltungsaufgaben, Du unterstützt bei der Abwicklung von Kundenaufträgen, Organisation von Büro- und Geschäftsprozessen, Rechnungswesen, Vertrieb, Personalwesen, Beschaffung und der Logistik

Ansprechperson für Anrufer in der Telefonzentrale, Betreuung des Empfangsbereichs, Bearbeitung administrativer und organisatorischer Büroangelegenheiten, Organisation und Vorbereitung von Meetings, Veranstaltungen und Dienstreisen, Bewirtung und Betreuung von Gästen, Unterstützung der Personalabteilung, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Erstellung von Arztbriefen nach Diktat, Eigenständige Projektarbeit, Administrative Unterstützung der Bereichsleitungen, Gelegentliche Samstagsdienste, Unterstützung bei der Grunddateneingabe im Probeneingang

Betreuung der Personalstammdaten und Pflege der Personalakten, Erfassung und Pflege lohnrelevanter Daten, Unterstützung bei der Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Bearbeitung und Überprüfung von Reisekostenanträgen, Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien und gesetzlicher Vorgaben, Pflege der Datenbank mit Personalstammdaten, Verwaltung der Zeitbuchungen im Zeiterfassungssystem ZeusX, Erstellung regelmäßiger Reports und Statistiken, Analyse und Ableitung wertvoller Erkenntnisse, Mitarbeit an vielfältigen Sonderaufgaben, Beteiligung an Projekten zur Weiterentwicklung des Unternehmens

Mitarbeit im Bereich Schulungssekretariat, Organisation und Administration rund um den Kursablauf z.B. Büchermanagement, Prüfungsanmeldung, Zertifikatswesen, Aktive Kommunikation mit unseren Teilnehmenden, Dozierenden sowie Förderstellen, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Terminkoordination, Allgemeine administrative Tätigkeiten

Bearbeiten von Ein- und Ausgangspost, Aufbereiten und Kontrollieren von Personaldaten für die Ordensverwaltung, Mitarbeit Vertragswesen, Vorbereitende Gehaltsabrechnung, Enge Zusammenarbeit mit der Buchhaltung und dem Personalbereich, Durchführung von Buchhaltungstätigkeiten, Führung und Verbuchung der Barkasse, Kontenabstimmung und Datenpflege, Verwaltungsaufgaben im administrativen Bereich für unsere Pflegeeinrichtung, Unterstützung der Einrichtungsleitung im administrativen Bereich

Auftragsannahme sowie bearbeitung, Terminorganisation mit den Kunden, Kontrolle und Monitoring des täglichen Geschäftsablaufes mit besonderem Blick auf die Kosten, Verwaltende Aufgaben, beispielsweise Erstellung von Auftragsdokumenten, Disposition von Kundenaufträgen, Planung und Steuerung des reibungslosen Ablaufs der Kundenaufträge, Proaktive Information und lösungsorientierte Kommunikation bei operativen Problemen, Kontrolle und Überwachung von Qualität und Wirtschaftlichkeit

Du unterstützt uns in der Anlagen- und Kreditorenbuchhaltung - von der Aktivierung von Anlagevermögen bis hin zur Vorbereitung von Zahlläufen, Du führst Kontrollen durch und sorgst dafür, dass in den Büchern alles sauber aussieht, Du übernimmst die Verbuchung einfacher Transaktionen – und sammelst wertvolle Erfahrung für deine Zukunft, Du hältst die Fäden in der Hand: Kontrolle der Rechnungsfreigaben, Erinnerungen an Verantwortliche verschicken – du sorgst für den perfekten Workflow!, Wenn du vor Ort bist, unterstützt du uns mit der Bearbeitung der Eingangspost

Als Organisations- und Kommunikationstalent unterstützen Sie unsere Anwälte und Anwältinnen bei der Beratung (inter-)nationaler Mandanten, Hierbei übernehmen Sie vielfältige Aufgaben: von der Kommunikation über die Aktenführung und Dokumentenverwaltung bis hin zur Bearbeitung von Frist- und Eilangelegenheiten, Sie kümmern sich selbständig um die Bearbeitung von Mahnverfahren sowie um Forderungsanmeldungen in Insolvenzverfahren, Sie erstellen Honorarabrechnungen nach dem RVG sowie nach Zeitaufwand und überwachen die Zahlungseingänge, Zuverlässig koordinieren Sie die (Gerichts-)Termine und haben alle Fristen und Wiedervorlagen im Blick, Eigenständig bearbeiten Sie Schriftsätze sowie Verträge und sorgen dafür, dass alle Unterlagen für Besprechungen nicht nur vollständig, sondern auch perfekt aufbereitet sind, Die Planung und Abrechnung von Dienstreisen geht Ihnen leicht von der Hand