58 Admin Jobs

Organisation und Koordination von Büroabläufen und Terminen, Bearbeitung der Korrespondenz, sowohl schriftlich als auch telefonisch, Empfang von Besuchern und Vorbereitung von Meetings, Reiseplanung und -organisation sowie Planung von Firmenevents, Verwaltung und Bestellung der Büromaterialien, Unterstützung bei der Fuhrparkverwaltung

Büroorganisation, einschließlich Betreuung des Empfangsbereichs und Verwaltung der Poolwagen, Einkauf, Bestellung und Verwaltung von Büro- und Arbeitsmaterialien, Koordination und Überwachung von Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten, Überwachung der Umsetzung des Bürokonzepts, Schnittstelle zwischen internen Abteilungen, Kunden und Dienstleistern, Umsetzung von Maßnahmen im Bereich Erste Hilfe, Brandschutz und Bürosicherheit, Sicherstellung eines attraktiven Erscheinungsbildes der Büro- und Sozialräumlichkeiten, Allgemeine Sekretariatsaufgaben, einschließlich Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Reisemanagement, Planung und Organisation interner und externer Veranstaltungen

Allgemeine Bürosachbearbeitung und Verwaltungsaufgaben, Sekretariats- und Korrespondenzaufgaben (Erstellung und Pflege von Formatvorlagen, Erstellung von Dokumenten), Bearbeitung von Dienstreisen, Schreibdienst

Unterstützung des Teams in administrativen und organisatorischen Belangen, Koordination von Terminen und Meetings, Erstellung von Präsentationen und Berichten, Pflege von Datenbanken und Dokumentationen, Kommunikation mit internen und externen Partnern

Büroorganisation, Personalmanagement und Recruiting, Koordinierung der externen Dienstleister (z.B. IT), Unterstützung des Controllings mit buchhalterischen Tätigkeiten, Reisemanagement, Betreuung der Gremiensitzungen, Koordinierung der eingehenden Kommunikation (Post, Telefon und E-Mail)

Bearbeitung und Verwaltung der Geschäftskorrespondenz, Pflege der Ablagestruktur und Dokumentenverwaltung, Unterstützung bei operativen Aufgaben und Projekten der Geschäftsführung, Organisation, Planung und Protokollierung von Meetings, Vor- und Nachbereitung aller notwendigen Unterlagen, Buchung und Koordination von Geschäftsreisen, Verwaltung von Büromaterialien, Koordination externer Dienstleister und allgemeine organisatorische Aufgaben

Unterstützung der Personalabteilung in verschiedenen administrativen und organisatorischen Aufgaben, Bearbeitung von Personalangelegenheiten, Unterstützung bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter, Mitwirkung an Projekten zur Personalentwicklung

Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungstätigkeiten (Verwaltungsvorgänge, Datenerfassung, Archivierung, Koordination), Unterstützung bei allgemeinen Buchhaltungstätigkeiten inkl. (Prüfung, Digitalisierung, Vorkontierung, Beschaffung), Dienstreisemanagement: Planung und Organisation von Reisen, Koordination, Verwaltung von Reisedokumenten und Abrechnungen

Eigenverantwortliche Büroorganisation, Terminmanagement (Planung, Koordination, Überwachung), Vor- und Nachbereiten von Sitzungen, Eigenständige schriftliche und elektronische Korrespondenz, Post- und E-Mail-Bearbeitung, Wiedervorlagen, telefonische Kommunikation, Recherchen, Elektronisches Dokumentenmanagement und Aktenführung, Anfertigung von PowerPoint-Präsentationen, Protokollen u. Ä., Dienstreiseorganisation (inkl. Reisekostenabrechnung), Abrechnungen im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung, Schnittstelle und Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungsvorgängen (z. B. Beschaffung, Vertragswesen, Rechnungsbearbeitung, Personalthemen, Fortbildungen etc.), Verwaltung von Besprechungsräumen und dem entsprechenden Equipment, Sicherstellung standardisierter Organisationsabläufe bzw. Unterstützung der Ausgestaltung und Etablierung interner Prozesse zur Optimierung der Kommunikationsstruktur mit Schnittstellenfunktion, Mitarbeit bei Aufgaben dezentraler Budgetierung, u. a. Belegverwaltung, Budgetüberwachung, Unterstützung bei Projekten

Eigenverantwortliche und selbstständige Organisation des administrativen Ablaufs des Sekretariats in der Abteilung ZEF ECON, Unterstützung bei Planung und Abwicklung von Lehrveranstaltungen und Prüfungen (Zusammenstellen von Materialien, Kommunikation mit Prüfungsamt), Selbstständige Vorbereitung und Bearbeitung von Personalangelegenheiten, Selbstständige Bearbeitung und Vorbereitung von Vertragsangelegenheiten, Administrative Betreuung der Finanzmittel, Selbstständige Mittelüberwachung Instituts- und Drittmittel, Organisation und Betreuung von Veranstaltungen und Abrechnung der Reisekosten, Allgemeine Büro- und Verwaltungstätigkeiten

Verantwortung für das reibungslose Tagesgeschäft des Büros, einschließlich Empfang, Postbearbeitung und Bestellung von Büromaterialien, Koordination und Organisation von Terminen, Besprechungen und internen Veranstaltungen, Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams in administrativen Belangen, Verwaltung und Pflege von internen Ablagesystemen sowie Datenbanken, Ansprechpartner für externe Dienstleister und Lieferanten, Sicherstellung einer angenehmen und effizienten Büroatmosphäre

Personalverwaltung: zentrale Ansprechperson für Führungskräfte, Mitarbeitende und externe Partner, Vor- und nachbereitende Lohnbuchhaltung zusammen mit externem Steuerbüro, Erstellung von Arbeitsverträgen und Zeugnissen, Bewerbungsmanagement inkl. On- und Offboardings, Pflege des Personalmanagementsystems (Personio), Office Management: erste Anlaufstelle der Telefonzentrale und eingehenden Post, Verwaltung des Fuhrparks und Bürobedarfs, Planung von Firmenevents, Betreuung der Verwaltung verschiedener Postfächer

Büroorganisation und -verwaltung, Verwaltung von Personalakten und -daten (Unterstützung des Fachbereiches Personal), Dateneingabe und -verarbeitung (Unterstützung des Fachbereiches Finanzen), Bearbeitung von Kundenanliegen per E-Mail und Telefon, Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben, Vorbereitung von Besprechungen und Terminen, Beschaffung von Büromaterial und anderen Ressourcen, Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten

Informationsverarbeitung und Erledigen von Schreibarbeiten im Sinne der Vorbereitung von diversen Unterlagen und Präsentationen, Führung der Zeitkonten und Durchführen der Personalbuchungen (z. B. Urlaub, Vertretung, Krankmeldung), Planung und Überwachung von Terminen von Besuchern, Besprechungsräumen und Reisen, Steuerung des Postdurchlaufs sowie der E-Mail-Korrespondenz, Erteilung von Auskünften, Ausführung von Assistenz- und Verwaltungsaufgaben (z.B. Zusammenstellung von Statistiken, Koordination mit Fremdfirmen, Organisation des Fuhrparks, Büromaterial)

Durchführung personaladministrativer Tätigkeiten im Rahmen der Personalbetreuung von der Einstellung bis zum Austritt, Durchführung der Gehaltsabrechnung, mit allen erforderlichen Vor- und Nacharbeiten, Melde- und Bescheinigungswesen sowie Korrespondenz, Beantragung von zuwendungsfinanzierten Projekten, Erstellung der Verwendungsnachweise, Erstellung von Haushaltsplänen für die Projekte, Kommunikation mit der öffentlichen Hand und den Projektleitungen

selbstständige Führung eines Sekretariats, insbesondere Büroorganisation, Postbearbeitung, Korrespondenz, Recherche, Raumverwaltung, Terminkoordination, Ablage und Archivierung von Dokumenten, Erstellen von Protokollen, selbstständige Erledigung des externen und internen Schriftverkehrs (teilweise auch in englischer Sprache), Pflege der Homepage durch Aktualisierung von Inhalten, Überwachung und Verwaltung der dem Arbeitsbereich zugewiesenen Haushaltsmittel und eingeworbener Drittmittel, Beschaffung von Verbrauchsmaterial, Durchführung der Inventur, Vorbereitung personalrelevanter Vorgänge, Unterstützung in der Organisation von Studien- und Prüfungsangelegenheiten, Erteilung einfacher Auskünfte an Studierende, Organisation der Zusammenarbeit mit inneruniversitären und externen Kooperationspartnern in Belangen von Studium und Forschung (teilweise auch in englischer Sprache), Organisation von Dienstreisen und Gastvorträgen/-aufenthalten für Mitarbeitende des Arbeitsbereichs einschließlich reisekostenrechtlicher Vorprüfung und Vorbereitung der Reisekostenabrechnung, Unterstützung bei der Organisation von Besprechungen mit Gästen, Tagungen und weiteren Veranstaltungen, Koordination des Einsatzes von Hilfskräften, Übernahme organisatorischer und koordinierender Aufgaben auf Institutsebene und Zusammenarbeit mit anderen Sekretariaten

Unterstützung des Managementteams im Tagesgeschäft, einschließlich Terminplanung, Organisation von Meetings und Erstellung von Unterlagen, Koordination von Reisebuchungen wie Flüge, Unterkünfte und Transport, Vorbereitende Buchhaltung und Rechnungsstellung in Zusammenarbeit mit unserem externen Buchhaltungsunternehmen, Erstellung von Präsentationen, Berichten und Protokollen, wobei alle Unterlagen stets präzise und aktuell sind, Verwaltung von administrativen Aufgaben im Büro, wie Ablage, Bestellung von Büromaterialien und Organisation von Veranstaltungen, Unterstützung bei der Organisation interner und externer Firmenevents, z.B. Teambuilding-Aktivitäten oder Meetings, Unterstützung bei ad-hoc Projekten

Überblick im Office-Bereich behalten und Ansprechpartner für das Team sein, Buchhalterische Tätigkeiten wie die Vorbereitung der Personalbuchführung für die externe Lohnbuchhaltung übernehmen, Unterstützung bei internen Prozessen, wie z.B. Rechnungsläufe, Fristenmanagement für (Miet-)Verträge steuern und mit der Hausverwaltung kommunizieren, Unterstützung in der Kundenbetreuung und Pflege des CRM, Postbearbeitung, Betreuung der Telefonzentrale, Datenbankpflege und Dokumentenverwaltung, Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien tätigen, Spezielle administrative Aufgaben übernehmen und im administrativen Tagesgeschäft unterstützen

Büroorganisation, Sekretariats- und Assistenzaufgaben, Terminplanung, -überwachung und -koordination, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen und Veranstaltungen, Beschaffung von Büromaterial, Textverarbeitung, -formulierung und -gestaltung, Bearbeitung eigener Projekte (im Rahmen der Wahlqualifikationen), kaufmännische Tätigkeiten im Bereich Rechnungswesen und Personalverwaltung

Eigenverantwortliche Planung und Durchführung aller administrativen Tätigkeiten, Termin- und Reiseplanung, Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen, Erledigung von Bestellungen, Bewirt schaftung der Haushalts- und Drittmittel, Erstellung von Zwischen- und Verwendungsnachweisen, Unterstützung in der Öffentlichkeitsarbeit, Erstellung von Präsentationsmaterialien, Administration von Forschungsprojekten