Allgemeine administrative Aufgaben im Front- und Back-Office-Bereich, Gastgeber für unsere Gäste, Kontrolle und Einhaltung des Services, Unterstützung beim Einarbeiten von neuen Mitarbeitern und Auszubildenen, Verantwortlichkeit für die optimale Auslastung der Zimmerkategorien, Unterstützung im operativen Geschäft, check in - check out, Rechnungskontrolle, Einhaltung der Qualitätstandards, Kontrolle der Kanäle und stetige Weiterentwicklung

Gästebegrüßung, Check-in & Check-out, Information und Beratung der Gäste, Reservierungsmanagement, Beschwerdemanagement, Kassenführung

Vertretung und Unterstützung des Front Office Managers, Weiterentwicklung und Coaching des Teams sowie Einarbeitung neuer Mitarbeitenden, Koordination des Empfangsteams während Ihrer Schicht, Personaleinsatzplanung in Abstimmung mit dem Front Office Manager, Professioneller und herzlicher Check In und Out unserer Gäste, Rechnungslegung inkl. Kostenübernahmen, Führen von Listen verschiedener, täglichen Arbeiten, Annahme und Bearbeitung von Reservierungsanfragen, Verantwortung Ihrer eigenen Kasse inkl. Abrechnung

Unterstützung des Teams in der Büroorganisation, Koordination von Abläufen, Erstellung wichtiger Dokumente, Unterstützung bei der Buchhaltung, Planung von Besprechungen, Präsentationen und internen Veranstaltungen, Kommunikation mit internen und externen Kontakten

Enge Zusammenarbeit mit dem Front Office Manager und Vertretung in dessen Abwesenheit, Gewährleistung des Servicestandards sowie eines reibungslosen Ablaufs am Front Office, Ansprechpartner (m/w/d) für unsere Gäste (national und international), Aktiver Verkauf von Dienstleistungen und Angeboten des SCHLOSS Hotels und des Resorts, Mitverantwortlich für die Arbeitsweise & Entwicklung aller Mitarbeiter, Karteipflege: Kundenadressen verwalten und pflegen, Ein- und Auschecken unserer Gäste, Annahme und Weiterleiten von Telefonaten, Abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit mit der Reservierung, Meeting & Events, Accounting und dem Housekeeping sowie den Resortpartnern

Steuerung des Informationsflusses innerhalb der Stabsstelle und darüber hinaus, Postbearbeitung, Koordination der Termine, die die gesamte Stabsstelle betreffen, sowie der projektbezogenen Termine, Organisatorische und administrative Unterstützung der Leitung in Bezug auf Terminmanagement, Sitzungsvor- und -nachbereitung, Korrespondenz, Erstellung von Übersichten, Statistiken, Vortrags- und Präsentationsunterlagen, Pflege und Weiterentwicklung von digitalen und analogen Ablagesystemen und Aktenführung, Förderung der Zusammenarbeit und des Austausches auf Sekretariatsebene und Weiterentwicklung der Instrumente der Büroorganisation

Erster Ansprechpartner vor Ort und am Telefon für sämtliche Fragen und Wünsche, Begrüßung und Check-In, Park- und Gepäckservice auf Anfrage, Upselling der Zimmerkategorien und Tischreservierungen in unserer Restaurants, Beratung unserer internationalen Gäste in touristischen Fragen, Führung Deiner Schicht nach Checkliste sowie stetige Überprüfung der Abläufe am Front Office, Sicherstellung der Sauberkeit an der Rezeption und in der Hotel-Lobby, Unterstützung unserer Reservierungsabteilung, Kassenführung und -abrechnungen sowie Check-Out, Erstellung von Gastrechnungen und Debitoren

Sind von Herzen Gastgeber und gewährleisten eine professionelle und individuelle Betreuung unseres internationalen Gästekreises, inkl. der aktiven Durchführung von Check-Ins & Check-outs., Setzen die Abteilungsziele aktiv um., Sind ein vorbildlicher Motivator und kompetenter Ansprechpartner bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Auszubildender am Front Office., Sind für die Erledigung organisatorischen und administrativen Aufgaben am Front Office in enger Kooperation mit der Empfangsleitung verantwortlich.

Empfang der Gäste mit einem Lächeln und offene/r Ansprechpartner/in, Bearbeitung eingehender Anfragen in Abwesenheit der Reservierungsabteilung, Kommunikation von Gästewünschen an die entsprechenden Abteilungen, Kassenführung und Leistungsbuchung auf Gästekonten, Teamplayer mit Organisationstalent für den Check-In und Check-Out

Ganzheitliche Betreuung administrativer und organisatorischer Themen der Abteilung., Erste Kontaktperson vor Ort für Kolleg:innen., Betreuung des Posteingangs und -ausgangs, des Formularwesens und der zugeordneten Arbeitsbereiche., Zusammenarbeit mit Abteilungsleitung und IT-Koordination., Übernahme von Sonderaufgaben im Rahmen der Qualifikation., Eigenständige und zuverlässige Bearbeitung von Meldungen, Aufträgen, Bestellungen sowie Rechnungen., Erkennen kaufmännischer Fehler und Buchungen vor dem Jahresabschluss., Datenabfrage aus SAP und Aktualität wichtiger Listen und Dokumente., Abstimmung mit den Teamleitungen., Generierung von Auswertungen in Excel., Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen., Verfolgung offener Themen.

Empfang der Gäste mit einem Lächeln, Bearbeitung eingehender Anfragen in Abwesenheit der Reservierungsabteilung, Kommunikation von Gästewünschen an die entsprechenden Abteilungen, Kassenführung und Leistungsbuchung auf Gästekonten, Ansprechpartner für neue Mitarbeiter und Wissensvermittlung, Reporting an den/die Hoteldirektor: in und Teilnahme an regelmäßigen Meetings, Motivation des Teams und Übernahme der Dienstplanung und Front Office Organisation, Teamplayer mit Organisationstalent für den Check-In und Check-Out

Gäste begeistern und besondere Momente schenken, Verantwortlichkeit für ein großartiges An- & Abreiseerlebnis, Gästekorrespondenz und Gästebetreuung, Sicherstellung einer korrekten Rechnungslegung und Kassenführung, Reservierungskontrolle und -vorbereitung der An- & Abreisen, Behandeln von Wünschen, Feedbacks und Reklamationen, In Abwesenheit der Reservierungsabteilung Annahme von Reservierungsanfragen, Enge und kollegiale Zusammenarbeit mit Housekeeping, Technik, Service und Küche

Empfang der Gäste mit einem Lächeln und offene:r Ansprechpartner:in, Bearbeitung eingehender Anfragen in Abwesenheit der Reservierungsabteilung, Kommunikation von Gästewünschen an die entsprechenden Abteilungen, Kassenführung und Leistungsbuchung auf Gästekonten, Ansprechpartner:in für neue Mitarbeiter:innen und Wissensvermittlung, Reporting an den/die Hoteldirektor:in und Teilnahme an regelmäßigen Meetings, Motivation des Teams sowie Dienstplanung und Front Office Organisation, Teamplayer mit Organisationstalent für Check-In und Check-Out

Planung, Koordination und Verwaltung des Tagesablaufs der Bereichsleitung, Flexibles Einstellen auf kurzfristige Änderungen und vorausschauende Prioritätensetzung, Aufgabenmanagement und effiziente abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, Übernahme der Korrespondenz sowie der Postbearbeitung, Fristen- und Terminmanagement

Mitverantwortung für den Ablauf am Empfang & der Reservierung, Persönliche, professionelle und einfühlsame Gästebetreuung, Allgemeine Korrespondenz sowie Beantwortung von Anfragen, Reklamations-Bearbeitung gemäß interner Vorgaben, Concierge-Arbeiten (Weckruf, Taxiruf und Tischreservierungen)

Organisatorisches Herz des Büros, Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Office-Management, Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams in administrativen und organisatorischen Belangen, Organisation interner und externer Events, Erste Ansprechperson am Telefon und beim Empfang von Gästen, Bestellung und Verwaltung von Snacks und Büromaterialien, Koordination von Handwerkerterminen, Kommunikation mit der Hausverwaltung, Annahme und Versand von Paketen, Planung und Koordination von Geschäftsreisen und Meetings, Professionelle Vorbereitung von Unterlagen und Präsentationen

Teamleitung der Empfangs- und Reservierungsabteilung, Erstellung des Dienstplans, Gastgeber für unsere Gäste sein, Optimale Zusammenarbeit mit allen Abteilungen des Hauses, Beratung der Gäste telefonisch, schriftlich und persönlich, Angebotserstellung, Allgemeiner Schriftverkehr, Check-in/Check-out, Bearbeitung und Pflege von OTAs

Führung der Mitarbeiter/innen in fachlicher und disziplinärer Hinsicht sowie Bewerbermanagement, Qualitativ hochwertiges und kundenorientiertes Beschwerde- und Reklamationsmanagement inkl. Verantwortung aller Gästefeedbacksysteme deren Bearbeitung und Evaluierung, Sicherstellung einer professionellen internen Kommunikation inkl. Trace Listen, Laufende Optimierung der Arbeitsabläufe und der Sauberkeit im Aufgabengebiet, Upselling der Zimmerkategorien, Cross-Selling von F&B Angeboten, Abwicklung von Walk-Ins, Durchführung von Check-In und Check-Out auf buchhalterisch korrekte, freundliche und kompetent Art und Weise, Beratung und Information von Gästen sowie flexibles Reagieren und Umsetzen von Wünschen, Unterstützung unserer Gäste bei unseren Self-Check-In Schalter, Verantwortlich für diverse buchhalterische Tätigkeiten: Korrekte Kassenführung, Kontrolle von Stornierungen im PMS sowie der Kreditkartenabrechnungen, Rechnungslegung und Mahnwesen, Abwicklung von Storno- und No-Show-Verrechnungen, Monats- bzw. Jahresabschluss, etc

Erstkontakt für Gäste, Gästebetreuung im Drei-Schicht-System, Koordination und Betreuung bei An- und Abreiseformalitäten, Mitverantwortlich für die Erfüllung von Gästewünschen, Wahrung der Gästezufriedenheit

Management des Arbeitsalltags und Sicherstellung des Wohlfühlfaktors, Unterstützung des Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Sicherstellung des Bürobetriebs (Snacks, Büromaterial, Ordnung), Ansprechpartner*in für Facility Management und externe Dienstleister, Organisation von Teamevents, Mitarbeit bei Sonderprojekten, Beitrag zur Kultur- und Teamentwicklung