Verantwortung für die administrative Gesamtorganisation des Büros, Koordination und Unterstützung der Vereinsarbeit durch effizientes Geschäftsstellenmanagement, Terminplanung und Ablauforganisation für Geschäftsführung und Mitarbeiter*innen, Pflege und Aktualisierung interner Dokumentationssysteme, Verwaltung und Ablage von Vereinsdokumenten sowie Protokollführung relevanter Vereinssitzungen und -veranstaltungen, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Kontierung und Weiterleitung von Rechnungen sowie Verwaltung von Spesenabrechnungen und einfache buchhalterische Tätigkeiten, Unterstützung bei Veranstaltungen und im Veranstaltungsmanagement, z.B. bei der Suche nach geeigneten Locations und dem Einsatz von Dienstleistern

Administration des Büros, Verwaltung der Prüf- und Zertifizierungsstelle, Erstellen und Prüfen von Rechnungen, Einkauf, Mahnwesen, Reisekostenabrechnung, Dokumentenvorbereitung z.B. von Kundenverträgen, Beauftragung externer Auditoren, Auftragsbestätigungen, Organisation von Ortsterminen und Reisen, Organisation von Veranstaltungen, Organisation von Dokumenten, Nachverfolgung von Terminen, Kommunikation mit der Akkreditierungsstelle, Kommunikation mit Behörden auf organisatorischer Ebene

Büroorganisation & Administration: Unterstützung im Tagesgeschäft, Bearbeitung der Korrespondenz, Terminplanung, Finanz- und Lohnbuchhaltung (vorbereitend): Unterstützung bei Rechnungsstellung, Rechnungsverfolgung, Mahnwesen, Belegwesen und Stammdatenpflege, Personalwesen: Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten, Unterstützung im Recruiting-Prozess, Unterstützung im Bereich On- und Offboarding von Personal, Materialwirtschaft & Einkauf: Bestellungen, Büromitteleinkauf, Telefonische & schriftliche Kommunikation: Ansprechpartner für Mitarbeitende, Kunden und Lieferanten, Fuhrparkmanagement: Koordination von Fahrzeugen und Wartungen, Messgerätemanagement: Organisation / Widervorlage Eichung / Kalibrierung und Wartung

Mit verantwortlich für die Weiterentwicklung und Optimierung bestehender Prozesse und Abläufe, Erstellung von Auswertungen und Statistiken sowie Präsentations- und Projektunterlagen, Bearbeitung von Kundenanfragen, Aufträgen und Rechnungen, Koordination von Terminen inklusive der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Telekommunikation, Dokumentenverwaltung und ggfs. des Caterings

Terminplanung und Koordination, Rufbereitschaftsplanung, Urlaubsverwaltung, Tagungs- und Eventorganisation, Administrative Unterstützung, Auslagenbearbeitung

allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben, Bearbeitung von E-Mails, Posteingang und Postausgang, Erstellung und Verwaltung von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen, Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Administration und Pflege der Adressdatenbank, Terminplanung und-koordination, Kundenkommunikation per Telefon, E-Mail oder persönlich, Unterstützung im Rechnungs- und Bestellwesen, Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen

Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft., Frist- und termingerechte Nachhaltung von Aufgaben und Terminen., Vorbereitung von Sitzungen/Tagungen., Protokollierung der Sitzungsergebnissen., Aufbereitung wirtschaftlicher/technischer Kennzahlen und Eckdaten., Analyse von Kennzahlen und Eckdaten., Mitarbeit und Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Überwachung von komplexen Projektthemen., Aktive Kommunikation und Zusammenarbeit mit allen Unternehmensbereichen sowie externen Stakeholdern., Bearbeitung von Sonderaufgaben in wechselnden Themenbereichen., Selbstständige Abwicklung von Sekretariatsaufgaben (Korrespondenz, Terminmanagement, Reisemanagement, Betreuung von Besuchern).

Dreh- und Angelpunkt des Letting Teams – Du behältst den Überblick über alle operativen Prozesse und sorgst für einen reibungslosen Ablauf., Organisationstalent gefragt! – Du übernimmst eigenständig und zuverlässig administrative sowie organisatorische Aufgaben und hältst dem Team den Rücken frei., Datenmanagement mit Weitblick – Du pflegst Immobiliendaten, steuerst das Dokumentenmanagement und sorgst für eine professionelle Geschäftskorrespondenz., Präsentationen, die überzeugen – Du erstellst aussagekräftige Präsentationsunterlagen und Protokolle in Deutsch und Englisch., Reise- und Eventmanagement – Du planst und organisierst spannende Events und Geschäftsreisen und übernimmst teilweise den Empfang unserer Kunden., Meetings perfekt im Griff – Von der Terminvereinbarung über die Planung bis hin zur Vor- und Nachbereitung sorgst du für effiziente und produktive Besprechungen., Kommunikationsprofi – Du übernimmst die allgemeine Sachbearbeitung sowie die E-Mail- und Telefonkorrespondenz mit internen und externen Partnern., Teil eines starken Netzwerks – Du arbeitest eng mit unserem bundesweiten Assistenzteam zusammen und bringst deine Ideen aktiv ein.

Unterstützung der Bildungsmanager/-innen durch die Organisation, Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Lehrgängen (z.B. Bereitstellung von Unterlagen und Material, Erstellung von Evaluationen), Verwaltung der Teilnehmer/-innen mit der zentralen Software ORBIS, Erstellung von Rechnungen, Zertifikaten, Bescheinigungen und Serienbriefen, Erstauskunft und Kommunikation mit Teilnehmer/-innen und Trainer/-innen in organisatorischen Belangen

Allgemeine administrative Tätigkeiten, Rechnungsbearbeitung und Warenbestellung, Vorbereitende Aufgaben zum Monatsabschluss

Management des Arbeitsalltags und Sicherstellung des Wohlfühlfaktors, Unterstützung des Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Sicherstellung des Bürobetriebs (Snacks, Büromaterial, Ordnung), Ansprechpartner*in für Facility Management und externe Dienstleister, Organisation von Teamevents, Mitarbeit bei Sonderprojekten, Beitrag zur Kultur- und Teamentwicklung

Ansprechperson für Anrufer in der Telefonzentrale, Betreuung des Empfangsbereichs, Bearbeitung administrativer und organisatorischer Büroangelegenheiten, Organisation und Vorbereitung von Meetings, Veranstaltungen und Dienstreisen, Bewirtung und Betreuung von Gästen, Unterstützung der Personalabteilung, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Erstellung von Arztbriefen nach Diktat, Eigenständige Projektarbeit, Administrative Unterstützung der Bereichsleitungen, Gelegentliche Samstagsdienste, Unterstützung bei der Grunddateneingabe im Probeneingang

Aktive und professionelle Unterstützung des Vorstandsteams in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben, E-Mail- und Postmanagement für den Vorstand, Eigenständige Terminplanung, -koordination und -überwachung, Vor- und Nachbearbeitung von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern, Empfang von Gästen, Organisation von Bewirtungen, Vertretungsaufgaben, insbesondere bei Abwesenheit innerhalb des Vorzimmers, Unterstützung bei Aufgaben aus der Abteilung Stabsstelle Vorstand

Übernahme, selbstständige Planung und Koordination administrativer und organisatorischer Aufgaben für die Vorsitzende des Vorstandes, umfassende Gewährleistung des Informationsflusses zwischen Vorstand und den Geschäftsbereichsleitungen, Planung, Organisation und Nachbereitung von internen sowie externen Besprechungen und Veranstaltungen, Erstellung von Präsentations- und Informationsunterlagen für die Vorsitzende des Vorstandes, Erledigung der anfallenden Korrespondenz (E-Mail, Post, Telefon, Verwaltung), Durchführung der Reiseplanung und –abrechnung, Postmanagement für den Vorstandsbereich (u.a. revisionssicheres Erfassen der Korrespondenz), Unterstützung der Fachbereichsleitung des Vorstandsreferates bei der Organisation und Durchführung von Gremiensitzungen, Recherchearbeit und Pflege der Kontaktdaten für die Gremienarbeit

Du organisierst und koordinierst Abläufe im Büro zwischen unseren Abteilungen, Du übernimmst Assistenz- und Verwaltungsaufgaben, Du unterstützt bei der Abwicklung von Kundenaufträgen, Organisation von Büro- und Geschäftsprozessen, Rechnungswesen, Vertrieb, Personalwesen, Beschaffung und der Logistik

Unterstützung der Geschäftsleitung in administrativen und organisatorischen Aufgaben, Priorisierung und Kanalisierung eingehender E-Mails, Unterstützung bei der Reiseplanung sowie Abwicklung von Buchungen und Reisekostenabrechnungen, Terminmanagement und Koordination von Meeting, Allgemeine administrative Tätigkeiten

Du managst effizient und selbstständig das Tagesgeschäft in der Assistenz und unterstützt das Team in sonstigen administrativen Prozessen, Du übernimmst klassische Verwaltungsaufgaben wie Schriftverkehr, Telefonbetreuung, Postbearbeitung, Du koordinierst und organisierst Termine, Du kümmerst Dich um die Vorbereitung und Abwicklung von Meetings und bereitest und erstellst Präsentationen und Seminarunterlagen, Du arbeitest mit unserem DMS-Programm (Dokumenten-Management-System) und kümmerst Dich um die Pflege und Ablage der Schriftstücke, Dokumente etc.

Planung, Koordination und Verwaltung des Tagesablaufs der Bereichsleitung, Flexibles Einstellen auf kurzfristige Änderungen und vorausschauende Prioritätensetzung, Aufgabenmanagement und effiziente abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, Übernahme der Korrespondenz sowie der Postbearbeitung, Fristen- und Terminmanagement

Unterstützung der kaufmännischen Geschäftsleitung im Tagesgeschäft, Erstellung von fundierten Analysen, detaillierte Statistiken und ansprechende Präsentationen, organisierte und strukturierte Terminvor- und -nachbereitung, aktive Mitarbeit an Sonderprojekten, Einbringen von frischen Ideen zur kontinuierlichen Verbesserung der Abläufe

Sekretariats- und Assistenzaufgaben übernehmen, Termine koordinieren, Besprechungen und Unterlagen vorbereiten, Kommunikation und Kooperation mit Mitarbeitern und externen Personen, Serviceorientierte Arbeit für die Mitarbeiter, Schrift- und Telefonverkehr souverän meistern, Arbeitsprozesse effizient mit modernen Informations- und Kommunikationsmedien gestalten