Organisieren und Führen des Sekretariats, Übernehmen administrativer Tätigkeiten des Gruppenleiters, Korrespondenz und Dokumentenerstellung in deutscher und englischer Sprache, Erstellen von Präsentationen und Besprechungsunterlagen, Verantwortung für Terminkoordination und -organisation, Ablage von Schriftverkehr und Dokumenten, Planen und Organisieren von Dienstreisen, Fungieren als Assistenz für unterschiedliche Projekte, Optimieren interner organisatorischer Abläufe, Vertreten der Assistenz des technischen Geschäftsführers

Unterstützung des Teams bei operativen, fachlichen, konzeptionellen und organisatorischen Aufgaben, Allgemeine Sekretariatsaufgaben, Korrespondenzführung und Dokumentenablage, Organisation interner und externer Beratungen, Termine und Dienstreisen, Recherche und Aufarbeitung von Daten zu Grundstückseigentümern, Gemeinden, bereits bestehenden Projekten, Mitbewerbern etc., Erstellung von Anschreiben, Excel-Übersichten und Protokollen, Kontaktpflege zu Grundstückseigentümern in enger Abstimmung mit unserem Team im Innen- und Außendienst, Kontrolle und Überwachung von Terminen und Fristen

Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben, Verfassen von Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Unterstützung beim Reisemanagement und der Anmeldung zu Kongressen, Führung des Terminkalenders des Abteilungsleiters, Planung und Organisation von Meetings und Veranstaltungen, Mitwirkung bei Verwaltungsaufgaben des Instituts

Erstellung und Pflege von Projektberichten, Berichte zu Personalressourcen, inkl. Dokumentenmanagement, Mitarbeit im Projektmanagement: insbesondere bei der Terminplanung und Überwachung in der Zusammenarbeit mit dem Projektmanagementoffice (PMO), Administrative Betreuung der Mitarbeitenden im Zuständigkeitsbereich, inkl. Reisemanagement und Visa-Formalitäten, Organisation von internen und externen Veranstaltungen, Stellvertretung im Assistenz-Team des Fachbereiches, Durchführung von Bestellungen sowie Überwachung des Einkaufsprozesses in SAP.

Planung und Organisation von Dienstreisen, Buchung von Reisemitteln, Reisekostenabrechnung, Personalsachbearbeitung im Bereich der Gehaltsabrechnung, Pflege der Stammdaten in SAP HCM, Melde- und Bescheinigungswesen, Fuhrparkmanagement

Büroorganisation, Personalmanagement und Recruiting, Koordinierung der externen Dienstleister (z.B. IT), Unterstützung des Controllings mit buchhalterischen Tätigkeiten, Reisemanagement, Betreuung der Gremiensitzungen, Koordinierung der eingehenden Kommunikation (Post, Telefon und E-Mail)

Unterstützung in allen organisatorischen und administrativen Tätigkeiten (z. B. Terminkoordination, Vorbereitung von Besprechungen und Protokollführung, Veranstaltungs- oder Reiseplanung), Verwaltung und Organisation von Büromaterialien und -einrichtungen, Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit allen internen und externen Schnittstellen (insbesondere mit den MVV Konzern HR-Funktionen und dem Betriebsrat), Personaladministration (z. B. Verwaltung und Betreuung des gesamten Personals, Erstellung von Verträgen, Arbeitszeugnissen, Bescheinigungen, Kommunikation mit Behörden, etc.), Übernahme inhaltlicher (Sonder-) Aufgaben wie das Erstellen von Entscheidungsvorlagen oder Koordination von Projekten

Unterstützen des CFO bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Aufbereiten von Informationen, Auswertungen und Präsentationen, Organisieren, Vor- und Nachbereiten von Besprechungen, Unterstützende buchhalterische und administrative Aufgaben zur Entlastung des Finance-Teams, Mitwirken bei Prozessoptimierungen und Projekten innerhalb der Abteilung

Angebots-/ Auftragsbearbeitung, Erstellung und Prüfung von Rechnungen, Bearbeitung von Korrespondenzen, Archivierung und Dokumentation der Ablage, Terminkoordinierung, Prüfung der Reisekosten und Auslagenberichte, Korrespondenz mit Ämtern, Behörden sowie Notaren, Dokumentenmanagement, Unterstützung des Teams, Organisation von Veranstaltungen, Bestellung von Büromaterialien, Unterstützung des Risk-Managements, Erstellung diverser Personalunterlagen, Bearbeitung von Urlaubsanträgen

Steuerung des Vorstandssekretariats von Anne Reichmann und Roland Flaig, Koordination und Organisation von Terminen und Reisen, Führen von schriftlicher und mündlicher Korrespondenz, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Gremien und Veranstaltungen, Durchführung von Recherchetätigkeiten, Erstellen von Entscheidungsvorlagen und Präsentationen, Organisation von Veranstaltungen, Professioneller Empfang von Gästen, Aktive Mitwirkung bei verschiedenen Aktionen

Unterstützung des Geschäftsführers im organisatorischen und administrativen Aufgabenmanagement auf internationaler Ebene, Koordination, Planung und Organisation von Terminen, Vor- und Nachbereitung von Terminen, einschließlich Zusammenstellung der erforderlichen Unterlagen, Empfang und Bewirtung von Besuchern, Erstellung und Abwicklung von interner und externer Geschäftskorrespondenz, Protokollen und Präsentationen in deutscher und englischer Sprache, Vorbereitung nationaler und internationaler Geschäftsreisen, einschließlich Visabeantragung und Reisekostenabrechnung, Enge Abstimmung mit dem Geschäftsführer im Tagesgeschäft

selbstständige Koordination des administrativen Tagesgeschäfts der Arbeitsgruppe, Erstellen und Pflege von Daten im Tagesgeschäft, Überwachung der Aktualität und Qualität der Intranetbeiträge der Abteilung, organisatorische Vor- und Nachbereitung, Protokollierung und Begleitung von internen und externen Terminen, schriftliche und mündliche Kommunikation mit externen Dienstleistern sowie Gästen und Beschäftigten, Übernahme und Vertretung bestehender Aufgaben der Arbeitsgruppe, Recherche und Aufbereitung von Informationen für die Arbeitsgruppen- und die Abteilungsleitung, Kontrolle des in der Arbeitsgruppe verantworteten Jahresbudgets

Organisation und Koordination von Büroabläufen und Terminen, Bearbeitung der Korrespondenz, sowohl schriftlich als auch telefonisch, Empfang von Besuchern und Vorbereitung von Meetings, Reiseplanung und -organisation sowie Planung von Firmenevents, Verwaltung und Bestellung der Büromaterialien, Unterstützung bei der Fuhrparkverwaltung

Erste Ansprechperson für administrative Belange in der CLCA-Abteilung, Bearbeitung von Kommunikation und Korrespondenz, Organisation von Terminen und digitale Ablage, Verantwortung für Bestellungen und Verwaltung von Ausgaben, Unterstützung im Recruiting und Einstellungsprozess, Reisemanagement und Überblick über Gleitzeit, Urlaub und Krankheitsmeldungen, Erstellung von PowerPoint-Präsentationen und Formatierung von Berichten, Unterstützung der Abteilungsleitung zur Förderung einer positiven Atmosphäre

Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungstätigkeiten (Verwaltungsvorgänge, Datenerfassung, Archivierung, Koordination), Unterstützung bei allgemeinen Buchhaltungstätigkeiten inkl. (Prüfung, Digitalisierung, Vorkontierung, Beschaffung), Dienstreisemanagement: Planung und Organisation von Reisen, Koordination, Verwaltung von Reisedokumenten und Abrechnungen

Erstellung von Rechnungen und Mahnungen, Überwachung von Zahlungsein- und -ausgängen, Unterstützung bei Zahlungsläufen sowie Liquiditäts- und Inventurplanung, Vorbereitung von Monats- und Jahresabschlüssen, Unterstützung bei der Budget- und Wirtschaftsplanung, Bereitstellung von Daten für die Steuerberatung, Erstellung von Präsentationen und Berichten, Pflege von Zeiterfassungsdaten, Vorbereitung der Lohnzahlungen, Unterstützung im Recruiting und in der Verwaltung von Personalakten, Allgemeine Büroorganisation, Dokumenten- und Vertragsverwaltung, Organisation von Meetings und Events

Verantwortung für das reibungslose Tagesgeschäft des Büros, einschließlich Empfang, Postbearbeitung und Bestellung von Büromaterialien, Koordination und Organisation von Terminen, Besprechungen und internen Veranstaltungen, Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams in administrativen Belangen, Verwaltung und Pflege von internen Ablagesystemen sowie Datenbanken, Ansprechpartner für externe Dienstleister und Lieferanten, Sicherstellung einer angenehmen und effizienten Büroatmosphäre

Erledigung von Sekretariatsarbeiten für das Geschäftsführungsbüro und die Fachbereiche

Zentrale Anlaufstelle für die Kommunikation im Namen des Vorstandsmitglieds, Koordination und Beantwortung von E-Mails, Verfassen wichtiger Mitteilungen, Gestaltung der internen Kommunikation, Zusammenarbeit mit dem Vorstand und den Bereichsleitern, Termin- und Veranstaltungsmanagement für das Vorstandsmitglied, Koordination von Meetings, Reiseorganisation und Abwicklung der Reisekostenabrechnungen, Organisatorische Unterstützung bei internen und externen Events, Verwaltung vertraulicher Informationen und Daten, Unterstützung des Teams bei der Strukturierung von Arbeitsprozessen, Vorantreiben von Projekten gemeinsam mit dem Vorstandsmitglied

Überblick im Office-Bereich behalten und Ansprechpartner für das Team sein, Buchhalterische Tätigkeiten wie die Vorbereitung der Personalbuchführung für die externe Lohnbuchhaltung übernehmen, Unterstützung bei internen Prozessen, wie z.B. Rechnungsläufe, Fristenmanagement für (Miet-)Verträge steuern und mit der Hausverwaltung kommunizieren, Unterstützung in der Kundenbetreuung und Pflege des CRM, Postbearbeitung, Betreuung der Telefonzentrale, Datenbankpflege und Dokumentenverwaltung, Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien tätigen, Spezielle administrative Aufgaben übernehmen und im administrativen Tagesgeschäft unterstützen