46 Teilzeit Assistenz Jobs

Büroorganisation, einschließlich Betreuung des Empfangsbereichs und Verwaltung der Poolwagen, Einkauf, Bestellung und Verwaltung von Büro- und Arbeitsmaterialien, Koordination und Überwachung von Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten, Überwachung der Umsetzung des Bürokonzepts, Schnittstelle zwischen internen Abteilungen, Kunden und Dienstleistern, Umsetzung von Maßnahmen im Bereich Erste Hilfe, Brandschutz und Bürosicherheit, Sicherstellung eines attraktiven Erscheinungsbildes der Büro- und Sozialräumlichkeiten, Allgemeine Sekretariatsaufgaben, einschließlich Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Reisemanagement, Planung und Organisation interner und externer Veranstaltungen

Eigenverantwortliche Planung und Durchführung aller administrativen Tätigkeiten, Termin- und Reiseplanung, Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen, Erledigung von Bestellungen, Bewirt schaftung der Haushalts- und Drittmittel, Erstellung von Zwischen- und Verwendungsnachweisen, Unterstützung in der Öffentlichkeitsarbeit, Erstellung von Präsentationsmaterialien, Administration von Forschungsprojekten

Unterstützung der Bereichsleitung bei der Identifizierung und Analyse von Prozessoptimierungspotenzialen, Mitarbeit bei der Erstellung und Implementierung von Prozessverbesserungen, Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufes, Bearbeitung und Überwachung von Schriftverkehr, Organisation und Planung von Geschäftsreisen sowie Abrechnung der Reisekosten, Organisation, Aufbereitung und Strukturierung von Daten und Dokumenten, Leitung von internen Projekten, Erstellung von Präsentationen und Unterlagen, Zeiterfassung, Unterstützung bei der Erstellung von Angeboten

Zentrale Anrufannahme, -vermittlung und -weiterleitung, Post- und Rechnungsbearbeitung, Vorbereitung von Konferenzräumen für Meetings, bei Bedarf Organisation von Catering, Führen und Pflege des Archivs, Aufbau und Verwaltung von Systemen zur Erfassung von Kontakten, Dateien und Mitarbeiterverzeichnissen, Repräsentation unseres Unternehmens nach außen, Begrüßung der Gäste, Beantwortung der Anfragen und Unterstützung der Kolleginnen und Kollegen, Meldung von Betriebsstörungen an die entsprechende Person bzw. Abteilung, Organisatorische Tätigkeiten im Auftrag der Standortleiterin

Proaktive und vorausschauende Unterstützung der Bereichsleitungen in allen organisatorischen und administrativen Belangen, Organisation von tagesaktuellen Vorgängen, insbesondere auch stetige*r Ansprechpartner*in für die Teams, Telefonbetreuung, Terminkoordination und Kalenderführung für die Bereichsleitungen, Operative Aufgaben wie Postbearbeitung, Korrespondenz, Bestellung von Fachliteratur, Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Meetings mit internen und externen Stakeholdern inkl. Protokollführung

Wissenschaftliche Textbearbeitung: Korrigieren, Lektorieren und Gestalten wissenschaftlicher Texte und Forschungsberichte in Microsoft Word., Veranstaltungsorganisation: Planen und Organisieren von Präsenz- und digitalen Veranstaltungen, Unterstützung bei Durchführung und Nachbereitung., Wissensmanagement: Pflege einer Projektdatenbank, Gestaltung von Sharepoint-Seiten, Unterstützung beim Aufbau einer Wissensmanagementplattform., Organisatorische Aufgaben: Unterstützung bei allgemeinen organisatorischen Aufgaben, Protokollierung von Meetings, Terminkoordination., Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeitenden: Unterstützung in verschiedenen Stadien der Projektbearbeitung., Betreuung der studentischen Hilfskräfte: Mitwirkung bei der Betreuung von studentischen Hilfskräften., Beschaffungsvorgänge: Unterstützung bei der Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen in SAP.

Wissenschaftliche Textbearbeitung: Korrigieren, Lektorieren und Gestalten wissenschaftlicher Texte und Forschungsberichte in Microsoft Word., Veranstaltungsorganisation: Planung und Organisation von Präsenz- und digitalen Veranstaltungen, Unterstützung bei Durchführung und Nachbereitung., Wissensmanagement: Pflege einer Projektdatenbank, Gestaltung von Sharepoint-Seiten und Unterstützung beim Aufbau einer Wissensmanagementplattform., Organisatorische Aufgaben: Unterstützung bei allgemeinen organisatorischen Aufgaben der Abteilung, z.B. Protokollierung von Meetings und Terminkoordination., Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeitenden: Unterstützung in verschiedenen Stadien der Projektbearbeitung., Betreuung der studentischen Hilfskräfte: Mitwirkung bei der Betreuung von studentischen Hilfskräften., Beschaffungsvorgänge: Unterstützung bei der Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen in SAP.

Büroorganisation, Personalmanagement und Recruiting, Koordinierung der externen Dienstleister (z.B. IT), Unterstützung des Controllings mit buchhalterischen Tätigkeiten, Reisemanagement, Betreuung der Gremiensitzungen, Koordinierung der eingehenden Kommunikation (Post, Telefon und E-Mail)

Steuerung des Vorstandssekretariats von Anne Reichmann und Roland Flaig, Koordination und Organisation von Terminen und Reisen, Führen von schriftlicher und mündlicher Korrespondenz, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Gremien und Veranstaltungen, Durchführung von Recherchetätigkeiten, Erstellen von Entscheidungsvorlagen und Präsentationen, Organisation von Veranstaltungen, Professioneller Empfang von Gästen, Aktive Mitwirkung bei verschiedenen Aktionen

Organisation des Büroalltags am Kölner Standort, Erste Anlaufstelle für Kooperationspartner:innen am Telefon, per E-Mail und vor Ort, Organisation und Begleitung von Veranstaltungen in verschiedenen Formaten, Verwaltung des Adressmanagements und die Terminkoordination, Recherche und Vergleich von Angeboten für projektbedingte Auftragsvergabe, Erstellung von Präsentationen, Bearbeitung von Texten und Unterstützung bei der Anfertigung von Berichten, Unterstützen bei der Öffentlichkeitsarbeit und Recherchen zu Fachinhalten

Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungstätigkeiten (Verwaltungsvorgänge, Datenerfassung, Archivierung, Koordination), Unterstützung bei allgemeinen Buchhaltungstätigkeiten inkl. (Prüfung, Digitalisierung, Vorkontierung, Beschaffung), Dienstreisemanagement: Planung und Organisation von Reisen, Koordination, Verwaltung von Reisedokumenten und Abrechnungen

Begleitung der Einkaufsprozesse und Übernahme administrativer Aufgaben, Bearbeitung von Rechnungen, Bestellungen und Reklamationen, Vorbereitung von Statistiken und Preisanalysen für Einkaufsentscheidungen, Abwicklung allgemeiner Sachbearbeitungsaufgaben innerhalb des Einkaufs, Unterstützung des Teams bei anfallenden Aufgaben und in organisatorischen Belangen

Erstellung von Rechnungen und Mahnungen, Überwachung von Zahlungsein- und -ausgängen, Unterstützung bei Zahlungsläufen sowie Liquiditäts- und Inventurplanung, Vorbereitung von Monats- und Jahresabschlüssen, Unterstützung bei der Budget- und Wirtschaftsplanung, Bereitstellung von Daten für die Steuerberatung, Erstellung von Präsentationen und Berichten, Pflege von Zeiterfassungsdaten, Vorbereitung der Lohnzahlungen, Unterstützung im Recruiting und in der Verwaltung von Personalakten, Allgemeine Büroorganisation, Dokumenten- und Vertragsverwaltung, Organisation von Meetings und Events

Eigenverantwortliche und selbstständige Organisation des Sekretariats, Administrative und organisatorische Assistenz der Institutsleitung bzw. der Abteilungsleitung, Planung und Organisation von Dienstreisen, Meetings, Workshops und Veranstaltungen, Erarbeitung und Weiterentwicklung von abteilungsinternen Arbeits- und Organisationsprozessen, Schnittstelle zwischen Institutsleitung, Abteilungsleitung, Projektleitung, externen und internen Ansprechpartnern sowie Service-Abteilungen, Unterstützung bei projektbezogenen und sonstigen Anträgen, Vorbereitung und Begleitung von Personalangelegenheiten (vom Recruiting über die Einstellung und vom Onboarding bis zum Austritt)

Erledigung von Sekretariatsarbeiten für das Geschäftsführungsbüro und die Fachbereiche

Planung, Koordination und Überwachung von Projektterminen, Koordination und Kommunikation mit projektbeteiligten Dienstleister:innen, Organisation von Veranstaltungen mit Projektpartner:innen, Unterstützung in der Erstellung von Arbeitsmaterialien, Dokumentation und Sammlung der entstehenden Arbeitsergebnisse im Projektverlauf, Organisation und gemeinsame Durchführung von Dienstreisen, allgemeine administrative Tätigkeiten und Büroorganisation

Erstellung von Rechnungen und Mahnungen, Überwachung von Zahlungsein- und -ausgängen, Unterstützung bei Zahlungsläufen sowie Liquiditäts- und Inventurplanung, Vorbereitung von Monats- und Jahresabschlüssen, Unterstützung bei der Budget- und Wirtschaftsplanung, Bereitstellung von Daten für die Steuerberatung, Erstellung von Präsentationen und Berichten, Pflege von Zeiterfassungsdaten, Vorbereitung der Lohnzahlungen, Unterstützung im Recruiting und in der Verwaltung von Personalakten, Allgemeine Büroorganisation, Dokumenten- und Vertragsverwaltung, Organisation von Meetings und Events

Unterstützung des Personalteams in der monatlichen Meldung abrechnungsrelevanter Daten, Verwaltung von Mitarbeiterangeboten und des Zeiterfassungssystems, Zuarbeit zur Personalabteilung in Einstellungsprozessen und bei Rückfragen, Abwesenheitsvertretung, Unterstützung im Verwaltungsbereich der Dienste Hort und Ausbildung in der Abrechnung und Mahnlisten, Arbeiten mit den Verwaltungssystemen Vivendi und VIMA, Kundendatenpflege und Kundenakquise, Prozessoptimierung und Digitalisierung, Abwesenheitsvertretung

Übernahme allgemeiner Büro- und Verwaltungsaufgaben zur Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs des Tagesgeschäfts, Holen, Öffnen, Stempeln, Scannen und Verteilen der Tagespost in digitaler und Papierform an die jeweiligen Sachbearbeiter, Ermitteln von Anschriften von Schuldnern und eigenständige Pflege der Adressdaten in der Anwaltssoftware, Erstellen von Ratenzahlungsplänen/-vereinbarungen mit Schuldnern, Zusammenstellen von Unterlagen für die externen Mandatierungen von Rechtsanwälten, Archivieren von abgeschlossenen und uneinbringlichen Forderungen

Unterstützung des BackOffice (Scan-Arbeiten, Pflege des Fuhrparks uvm.), Vertretung des Empfangs im Krankheits- und Urlaubsfall, Pflege der internen Informationen, Organisation und Durchführung von internen und externen Events