31 Assistenz Jobs Remote

Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben, Erstellung von Präsentationen und Berichten für interne und externe Meetings, Koordination von Terminen und Reiseplanung, Überwachung und Koordination von Projekten, Selbstständige Bearbeitung von spezifischen Aufgaben und Projekten, Vertriebsunterstützung

Aktive Zusammenarbeit mit den Mitarbeiter:innen im Bereich Verkauf und operatives Vertragsmanagement, Erstellen von Anlagen für abzuschließende Verträge, Begleitung von Vertragsverhandlungen und Protokollierung, Abwicklung allgemeiner Assistenzaufgaben und selbstständige Bearbeitung von Teil-Projekten, Überwachung von Fristen und Terminen sowie Einleitung notwendiger Maßnahmen bei Störungen, Bearbeitung der Korrespondenz und administrativer Aufgaben

Management und Terminkoordination, Dokumentation, Projektarbeit und Kommunikation, Assistenztätigkeiten

Büroprozesse managen (Postbearbeitung, Telefon- und Terminmanagement, Schriftverkehr, Ablagemanagement), Protokolle führen und Datenbanken pflegen, Unterstützung bei der Erstellung von Excel-Auswertungen und Rundschreiben, Büromaterialien beschaffen und verwalten, Organisation und Vorbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen, Lektorats- und Layoutarbeiten übernehmen, PowerPoint-Präsentationen und Excel-Tabellen erstellen, Korrespondenz und Besucherempfang sowie Eindecken von Beratungsräumen, Dienstreisen organisieren

Übernahme von Aufgaben an der Schnittstelle zu administrativen Abteilungen im Bereich Personal, Einkauf, Qualitätsmanagement, Projektabrechnung und Buchhaltung, Unterstützung im operativen Tagesgeschäft durch selbstständige Büroorganisation, wie z. B. Terminplanung, Post, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Organisation von Meetings (Terminreservierungen, Raum- und Catering-Bestellungen sowie ggf. Protokollführung), Pflege unterschiedlicher Informationssysteme (SAP, Datenbanken, Listen), Unterstützung bei der Erstellung von PowerPoint Präsentationen und beim Gegenlesen von Publikationen & Berichten, Übernahme der Dienstreiseorganisation, -buchung, -abrechnung (SAP)

Beratung der Mitarbeitenden in Fragen der Dienstreiseplanung und -vorbereitung, Organisation von Reisen inklusive Buchung und Abrechnung, Veranstaltungsmanagement für Kundenworkshops und interne Konferenzen, Redaktionelle Überarbeitung von Textdokumenten, Führen von Protokollen während Besprechungen, Erstellung von Präsentationen, Koordination von Terminen und Empfang von externen Besuchern, Pflege digitaler Ablagen und Verzeichnisse

Unterstützung in allen organisatorischen und administrativen Belangen wie Schriftverkehr, Datenpflege und Büroorganisation, Organisatorische Unterstützung des Teams bei der Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen inkl. Recherche, Protokollführung, Teilnehmermanagement etc., Vor- und Nachbereitung sowie Betreuung von Besprechungen und Arbeitsgruppen, Terminkoordination für die Teamleitungen, Klassische Empfangstätigkeit, Vertretung der Assistenz der Geschäftsführung

Allgemeine Geschäftskorrespondenz in Deutsch und Englisch, Postbearbeitung, Koordination und Vorbereitung von Terminen und Besprechungen sowie Protokollerstellung, Unterstützung des Teams bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen, Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen und Rechnungslegung, Mitwirkung bei der Pflege von Finanzunterlagen und Unterstützung bei Buchhaltungsaufgaben, Mitgliederverwaltung und Kommunikation mit Mitgliedsakademien sowie Partnerorganisationen, Erstellung von Übersichten, Präsentationen und Berichten, Allgemeine Büroorganisation und Unterstützung bei administrativen Aufgaben

Allgemeine Geschäftskorrespondenz in Deutsch und Englisch, Postbearbeitung, Koordination und Vorbereitung von Terminen und Besprechungen sowie Protokollerstellung, Unterstützung des Teams bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen, Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen und Rechnungslegung, Mitwirkung bei der Pflege von Finanzunterlagen und Unterstützung bei Buchhaltungsaufgaben, Mitgliederverwaltung und Kommunikation mit Mitgliedsakademien sowie Partnerorganisationen, Erstellung von Übersichten, Präsentationen und Berichten, Allgemeine Büroorganisation und Unterstützung bei administrativen Aufgaben

Leisten Sie fachliche Zuarbeit in einem vielseitigen Aufgabenspektrum für die Geschäftsführerin im Bereich Markenstrategie & Produktmanagement, Aktive Mitwirkung bei der Entwicklung und Umsetzung von Projekten im Bereich Markenstrategie, einschließlich der Erstellung von Analysen, Recherchen und Konzeptentwicklung, Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von internen und externen Besprechungen, Social Media Recherchen sowie der Erstellung von Präsentationen und Berichten, Vorbereitung von Meetings, Geschäftsreisen und Events, Durchführung klassischer Assistenzaufgaben wie Korrespondenz, Dokumentenmanagement und allgemeine Büroorganisation

Leisten Sie fachliche Zuarbeit in einem vielseitigen Aufgabenspektrum für die Geschäftsführerin im Bereich Markenstrategie & Produktmanagement, Aktive Mitwirkung bei der Entwicklung und Umsetzung von Projekten im Bereich Markenstrategie, einschließlich der Erstellung von Analysen, Recherchen und Konzeptentwicklung, Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von internen und externen Besprechungen, Social Media Recherchen sowie der Erstellung von Präsentationen und Berichten, Vorbereitung von Meetings, Geschäftsreisen und Events, Durchführung klassischer Assistenzaufgaben wie Korrespondenz, Dokumentenmanagement und allgemeine Büroorganisation

Mitwirkung an Projekten in transdisziplinärer und kollaborativer Forschung, Transfer und Wissenschaftskommunikation, Unterstützung bei der Recherche und Vorbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Publikationen, Organisation von Workshops und Veranstaltungen (digital/vor Ort), Koordination von Terminen und Reiseplanungen, Presse- und Kommunikationsarbeit sowie Community Management, Erstellung und Abwicklung von Rechnungen, Internes Projektmanagement und Projektcontrolling

Unterstützung und Entlastung des Geschäftsführers in organisatorischen Dingen, Mitwirkung an inhaltlichen Themen der Geschäftsführung, Erstellung von Unterlagen für Gremiensitzungen und Netzwerktreffen sowie Präsentationen, Eigenverantwortliche Führung des Sekretariats, inklusive Reiseplanung und -abrechnung sowie Korrespondenz, Koordination interner Sitzungen, gegebenenfalls auch mit externen Veranstaltern und Teilnehmenden, Protokollierung von Sitzungen bei Bedarf, Organisatorische Mitwirkung am Geschäftsbericht, Erstellung von Unterlagen für Gespräche mit Stiftungen und Mitarbeitenden, Eigenverantwortliche Korrespondenz mit Kunden und externen Dienstleistern, Selbstständige Betreuung kleinerer Projekte

Sekretariatsaufgaben, Einfache Verwaltungsaufgaben, Organisatorische Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Verwaltung und Durchführung von Seminaren und Weiterbildungsmaßnahmen, Unterstützung bei der Seminarplanung und der Seminarorganisation, Unterstützende Aufgaben für die Kolleginnen und Kollegen am Standort, Anwendung und Verbesserung des Qualitätsmanagementsystems

Unterstützung des Teams bei organisatorischen, administrativen und kaufmännischen Prozessen, Projekte aufsetzen und abschließen, Material sammeln und Briefings schreiben, Projektmanagement-Tools bedienen, Zeitpläne erstellen und nachhalten, Schnittstelle zwischen Gesamt- und Teilprojekten sowie zur Grafik (Feedbacks und Freigaben), Ansprechpartner*in für Freelancer und externe Dienstleister, Vorbereitende Buchhaltung, Erstellung von Reports (Leitungsnachweise) und Abstimmung mit Projektleitung, Enge Zusammenarbeit mit den Team Leads und der Projektleitung

selbstständige Beantwortung von anfallenden Korrespondenzen in deutscher und englischer Sprache, unterschriftsreife Vorbereitung von Vertragsangelegenheiten, Terminplanung und -verwaltung für die Kaufmännische Direktorin, Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Beratungen sowie Sitzungskoordination inkl. Protokollführung, Vorbereitung der Anträge und Abrechnungen von Dienstreisen für die Kaufmännische Direktorin, Projektkoordination innerhalb der Verwaltung, selbstständige Rechnungsbearbeitung im Rahmen der Mitarbeit in Projekten der Kaufmännischen Direktion (inkl. Projektcontrolling), selbstständige Aktenführung und Schriftgutverwaltung mit Datenmanagementsystem, allgemeine Büroorganisation inkl. Eingangs- und Ausgangspost, Bürobestellungen

Du bist die Schaltzentrale unseres Büros und sorgst dafür, dass der Laden läuft, Briefe, E-Mails und andere Kommunikation landen bei dir und werden von dir gemeistert, Unsere Kunden- und Lieferantendatenbank blitzt und blinkt dank deiner Pflege, Meetings organisieren und vorbereiten? Kein Problem für dich!, Termine und Reisen koordinieren? Du hast den Überblick, Du erstellst und bearbeitest Dokumente, Präsentationen und Berichte wie ein Profi, Kunden und Geschäftspartner lieben deine freundliche und professionelle Art, Du unterstützt unser Team, wo du nur kannst, und machst unseren Büroalltag einfach besser

Kommunikation und Korrespondenz intern sowie mit externen Partnern und Mitgliedern, Verwaltungs- und Abrechnungstätigkeiten inkl. vorbereitende Buchhaltung, Datenerfassung und -analyse zur Unterstützung der strategischen Planung, Projektmanagement für die Umsetzung von Programmen und Projekten, Mitglieder- und Spenderverwaltung sowie Betreuung entsprechender Anliegen, Öffentlichkeitsarbeit und Erstellung von Kommunikationsinhalten, Fundraising, Unterstützung in der Recherche und Entwicklung von Anträgen

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und in strategischen Aufgabenfeldern, Begleitung der Geschäftsführung zu internen und externen Terminen sowie eigenständige Vor- und Nachbereitung dieser Termine, Erstellen und Aufbereitung von Präsentationen, Protokollen und Reportings, vor allem im Zusammenhang mit dem übergeordneten Projektmanagement, Organisation von regelmäßigen Strategie-Meetings, Beschaffung, Aufbereitung und Analyse von Daten und Unterlagen als Entscheidungsgrundlagen, Selbständige Bearbeitung von Projekten mit wechselnder Aufgabenstellung, Steuerung und Koordination von Projektteams

Organisation und Verwaltung des Büroalltags, Koordination von Besprechungen und Terminen, Bearbeitung eingehender Anrufe und Korrespondenzen, Verwaltung des Bürobedarfs, Unterstützung der Buchhaltung und Personalabteilung, Organisation interner Veranstaltungen und Teamevents, Koordination externer Dienstleister im Facility Management