Verantwortung für das reibungslose Tagesgeschäft des Büros, einschließlich Empfang, Postbearbeitung und Bestellung von Büromaterialien, Koordination und Organisation von Terminen, Besprechungen und internen Veranstaltungen, Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams in administrativen Belangen, Verwaltung und Pflege von internen Ablagesystemen sowie Datenbanken, Ansprechpartner für externe Dienstleister und Lieferanten, Sicherstellung einer angenehmen und effizienten Büroatmosphäre

Erledigung von Sekretariatsarbeiten für das Geschäftsführungsbüro und die Fachbereiche

erster Ansprechpartner für die Geschäftsleitung, eigenständige Erstellung und Ausarbeitung von Präsentationen, Unterstützung der Geschäftsleitung im Projektmanagement, Terminkoordination und -abstimmung für die Geschäftsleitung, Aufbau eines engen Netzwerks am Standort und in der internationalen ACO Gruppe, Planung und Koordination von internen Veranstaltungen, redaktionelle Unterstützung unserer internen Mitarbeiterplattform, Organisation von Geschäftsreisen

Zentrale Anlaufstelle für die Kommunikation im Namen des Vorstandsmitglieds, Koordination und Beantwortung von E-Mails, Verfassen wichtiger Mitteilungen, Gestaltung der internen Kommunikation, Zusammenarbeit mit dem Vorstand und den Bereichsleitern, Termin- und Veranstaltungsmanagement für das Vorstandsmitglied, Koordination von Meetings, Reiseorganisation und Abwicklung der Reisekostenabrechnungen, Organisatorische Unterstützung bei internen und externen Events, Verwaltung vertraulicher Informationen und Daten, Unterstützung des Teams bei der Strukturierung von Arbeitsprozessen, Vorantreiben von Projekten gemeinsam mit dem Vorstandsmitglied

Überblick im Office-Bereich behalten und Ansprechpartner für das Team sein, Buchhalterische Tätigkeiten wie die Vorbereitung der Personalbuchführung für die externe Lohnbuchhaltung übernehmen, Unterstützung bei internen Prozessen, wie z.B. Rechnungsläufe, Fristenmanagement für (Miet-)Verträge steuern und mit der Hausverwaltung kommunizieren, Unterstützung in der Kundenbetreuung und Pflege des CRM, Postbearbeitung, Betreuung der Telefonzentrale, Datenbankpflege und Dokumentenverwaltung, Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien tätigen, Spezielle administrative Aufgaben übernehmen und im administrativen Tagesgeschäft unterstützen

Ensuring smooth and efficient functioning of office operations, Assisting in managing schedules and deadlines efficiently, Providing support for Marketing-related projects and events, Assisting in coordinating travel arrangements for the Head of & team members, Assisting in preparing presentations for management meetings

Unterstützung der Geschäftsführung/Partner bei der Abwicklung und Administration der Executive-Search-Aufträge, Zeitmanagement und Korrespondenz, Erstellen von Dokumenten/Berichten, Büroorganisation, Ansprechpartner für organisatorische Fragen, Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags, Schnittstelle zu internen Mitarbeitern sowie externen Dienstleistern und Lieferanten

Allgemeine Sachbearbeitungs- und Assistenztätigkeiten, Büromanagement, Vertragsmanagement, Korrespondenz und Rechnungsstellung

Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben im Büro der Universitätsleitung, Stellvertretung der Büroleitung, Unterstützung bei Büroorganisation und Koordination der Arbeitsabläufe der Büroleitung, Überwachung von Lehrdeputaten, Dienstreisemanagement des Rektors, Unterstützung bei den Repräsentationsaufgaben des Rektors, Mitarbeit bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Gremiensitzungen sowie bei der Umsetzung dort getroffener Beschlüsse, Erstansprechpartnerin oder -partner für Studierende und Dozierende in Prüfungsfragen, Prüfung von Unterlagen, Informationsweiterleitung, Fristenüberwachung in Prüfungsverfahren mit Kontrolle, Bearbeitung und Weiterleitung von Postein- und -ausgängen, Unterstützung in der Abwicklung von prüfungsrechtlichen Anfragen und Verfahren, Vorbereitung von Schriftsätzen an Gerichte und Bescheide einschließlich zugehöriger Dokumente und Aktenvermerke nebst erforderlicher Außenkorrespondenz

Verarbeitung und Buchung der Kreditoren inklusive Reisekosten- und Kreditkartenabrechnungen, Erstellen von Debitoren und interne Projektabrechnung in enger Abstimmung mit dem Sales-Team, Bindeglied zur externen Steuerkanzlei für die Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen, Mahnwesen, Bereitstellen verschiedener Kennzahlen für das Finanz- und Vertriebscontrolling, Pflege und Verwaltung der Kunden- und Lieferantenstammdaten, Unterstützung im Office Management als zentrale Schnittstelle zu allen Fachbereichen, Aktive Mitarbeit bei bereichsübergreifenden Projekten zur digitalen Transformation der administrativen Unternehmensstruktur

Allgemeine Büromanagement- und Sachbearbeitungsaufgaben, Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz, Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs, Terminkoordination, Organisatorische Tätigkeiten, Unterstützung bei relevanten administrativen Prozessen bei unseren Projekten, Pflege und Verwaltung von Datenbanken/ digitalen Tools, Fuhrparkmanagement (derzeit zwei Fahrzeuge), Feelgood-Management, Anwendung (und Verbesserung) des Qualitätsmanagementsystems

Erstellung von Rechnungen und Mahnungen, Überwachung von Zahlungsein- und -ausgängen, Unterstützung bei Zahlungsläufen sowie Liquiditäts- und Inventurplanung, Vorbereitung von Monats- und Jahresabschlüssen, Unterstützung bei der Budget- und Wirtschaftsplanung, Bereitstellung von Daten für die Steuerberatung, Erstellung von Präsentationen und Berichten, Pflege von Zeiterfassungsdaten, Vorbereitung der Lohnzahlungen, Unterstützung im Recruiting und in der Verwaltung von Personalakten, Allgemeine Büroorganisation, Dokumenten- und Vertragsverwaltung, Organisation von Meetings und Events

Arbeitsassistenz an mehreren Tagen unter der Woche von 9 bis 14 Uhr, Einfache Handreichungen: Technische Arbeitsmittel einrichten, bei Terminen begleiten, beim sog. Aufmaß unterstützen (Abmessen mit dem Zollstock), Fotoaufnahmen auf Anweisung erstellen, Mitschriften von Besprechungen, Bei Bedarf: kleinere pflegerische Tätigkeiten / entleeren des Katheterbeutels

Organisieren von Meetings der Geschäftsleitung, Planen von Dienstreisen für das Sales-Team, Bestellen von Büromaterialien

Eigenständiges und eigenverantwortliches Ausführen von Aufgaben in den verschiedenen Teams, Gästereception, Bearbeiten von Anfragen & Bestellungen, Posteingang & -ausgang, On- & Offboarding von Kolleg:innen, Organisation & Durchführung von Events im Office Team, Prüfen und Buchen von Rechnungen, Bearbeiten von externen und internen Anfragen, Reisekostenabrechnung im Finance Unit, Koordination der internen Lern- und Weiterbildungsangebote, Sichtung von Bewerbungen, Versenden von Online Tests, Terminkoordination im People Team, Koordination von Projekten, Unterstützung des Social Media Teams, Brand Marketing im Marketing Unit, Vertragsmanagement, Erstellung von Standardverträgen, Recherche im Legal Team, Erstellen und Bearbeiten von Newslettern, Assistenz beim Schreiben von Angeboten im Sales Unit, Kennenlernen von Service Standards, Beantwortung von Supportanfragen im Support Team

Personalverwaltung: zentrale Ansprechperson für Führungskräfte, Mitarbeitende und externe Partner, Vor- und nachbereitende Lohnbuchhaltung zusammen mit externem Steuerbüro, Erstellung von Arbeitsverträgen und Zeugnissen, Bewerbungsmanagement inkl. On- und Offboardings, Pflege des Personalmanagementsystems (Personio), Office Management: erste Anlaufstelle der Telefonzentrale und eingehenden Post, Verwaltung des Fuhrparks und Bürobedarfs, Planung von Firmenevents, Betreuung der Verwaltung verschiedener Postfächer

Unterstützung des BackOffice (Scan-Arbeiten, Pflege des Fuhrparks uvm.), Vertretung des Empfangs im Krankheits- und Urlaubsfall, Pflege der internen Informationen, Organisation und Durchführung von internen und externen Events

Unterstützung des Teams bei der Erstellung und Aufbereitung von Analysen, Statistiken und Präsentationen sowie Verkaufsunterlagen zur Planung und Umsetzung von Marketingaktionen, Erstellung von Mailings und Newslettern, Aktualisierung der Website, Datenrecherche und -pflege, Eingabe und Abrechnung von Aufträgen in verlagsinterner Software, Bearbeitung, Prüfung und Disposition der Druckunterlagen, Terminüberwachung und -koordination, Bearbeitung von Kundenanfragen und Korrespondenz nach außen, Verantwortungsvolle Zusammenarbeit mit dem Sales-Team und anderen Abteilungen

Korrespondenz mit Kunden im Rahmen der Projektakquise und für die Planung & Koordination von Projekten, Erstellung von Kunden-Angeboten zu unserem Leistungsportfolio, Vor- und Nachbereitung der Vor-Ort-Einsätze in Abstimmung mit dem Sachverständigen-Team, Abrechnung von Projekten und Vorbereitung der Rechnungsstellung, Vorbereitung von Messeaktivitäten, Pflege von Kundenkontakten & Management interner Daten

Unterstützung der Projektleitungen im operativen Tagesgeschäft, Planung und Organisation von Ausstellungsprojekten, Erstellung von Zeit- und Budgetplänen, Vereinbarung und Überwachung von Terminen, Sicherstellung des Informationsflusses im Team, Verantwortung der Kommunikation mit Künstler*innen, Kurator*innen, Lieferanten und Partnern, Verwaltung administrativer Aufgaben wie Vertragsabwicklungen, Rechnungsbearbeitung und Budgetüberwachung, Koordination der Logistik und Unterstützung beim Auf- und Abbau sowie Betreuung der Ausstellungen