Handling and processing incoming and outgoing mail., Support in organizing necessary paperwork for essential filings., Maintain and organize both the digital and hardcopy filing systems., Retrieve documents and paperwork when requested., Updating Candidate and Employer records and tracking of collected documents through the process., Quality control and screening of Candidate documents., Processing and submission of Candidate documents to authorities., Managing appointments., Monitoring office supplies and ordering new stationery, furniture, appliances and electronics as required., Maintains office efficiency by planning and implementing office systems, layouts, and equipment procurement.

2nd Level Support sowie technische Unterstützung in der Clienttechnik sowie auf Serversystemen, Weiterentwicklung der bestehenden Infrastrukturlösungen, Endgerätewartung von Hardware und Software (Clients, Drucker, Peripherie, etc.), Wartungsaufgaben auf Endgeräten und Serverlösungen, Administration der Clientmanagement-Lösung, Mitarbeit bei der Abwicklung von Projekten, Erstellen und Pflegen von Dokumentationen

Administrative Begleitung des gesamten Serviceprozesses – von der Auftragserfassung bis zur Rechnungsstellung, Unterstützung bei der Koordination von Serviceeinsätzen, Dokumentation und Nachverfolgung von Servicefällen, Mitarbeit im Qualitätsmanagement: Pflege von QM-Dokumenten, Bearbeitung und Nachverfolgung von Reklamationen, Umsetzung von Prozessen, Enge Zusammenarbeit mit Technikern und Monteuren, dem Vertrieb und der Verwaltung

Erfassung und Qualifizierung strukturierte Bearbeitung eingehender Leads, Koordination, Bearbeitung und konsequente Nachverfolgung von Kundenanfragen, Erstellung technischer und kaufmännisch abgestimmter Angebote in enger Zusammenarbeit mit internen Fachabteilungen, Serviceorientierte und professionelle Kommunikation mit Bestands- und Neukunden, Übergabe bestätigter Angebote in das Auftragsteam Vertrieb

Wahrnehmung operativer Aufgaben im Bereich der Veranstaltungstechnik inkl. anfallender Transportarbeiten, Verleih- und Wartungstätigkeiten, Support- und Störungsdienst im Bereich der Medientechnik, Infrastrukturelle und technische Betreuung von Lehr- und Sonderveranstaltungen im Bereich Veranstaltungssicherheit und Veranstaltungstechnik, Beratung von Beschäftigten, Studierenden und externen Kunden der RPTU bzgl. Veranstaltungen (einschließlich der Planung, Durchführung und Nachbearbeitung) und Medien- und Veranstaltungstechnik, Mitarbeit bei der Implementierung und Weiterentwicklung von Aufgaben und Prozessabläufen an beiden Standorten

Sicherstellung eines performanceoptimierten Betriebes von IT-Applikationen, Unterstützung und Beratung der Beschäftigten bei der Nutzung der IT-Applikationen im operativen Einsatz, Entwicklung von Lösungsstrategien und Spezifizierung der Anforderungen gemeinsam mit den Fachbereichen, Projektdurchführung zur Weiterentwicklung und Bereitstellung von IT-Applikationen einschließlich Spezifikation, Ausschreibung und Steuerung von externen Dienstleistungen, Management bestehender IT-Applikationen zur Sicherstellung eines durchgängigen und konsistenten Angebotes bei der Administration des Servicebetriebes

Schließdienste und Überwachung des Eingangsbereichs der Schule, Schlüsselausgabe, Bedienung der Telefonanalge, Informationsdienst, Rundgänge durch das Schulgebäude, die Artistenhalle und das Gelände (Sichtung, ob Fenster und Türen geschlossen, Licht ausgeschaltet usw.), Ein- und Ausschalten der Alarmanalge, Materialausgabe

Unterstützung des technischen Teams im Tagesgeschäft, Vorbereitung von Beleuchtungsprojekten, Technische Dokumentation, Stammdatenpflege, Vorbereitung und Nachbereitung von Instandhaltungsprojekten

Technik-Setup & IT-Support: Tablets (Hexnode) und Kassensysteme einrichten, Bildschirme aufhängen, MagicInfo-Server verwalten, IT-Support vor Ort leisten, Logistik & Touren-Koordination: Fuhrpark überblicken, effiziente Touren planen, Ansprechpartner*in für Fahrer*innen sein, Inventar & Verwaltung: Überblick über Tech-Geräte behalten, Übergabeprotokolle pflegen, Operativer "Joker" & Allrounder: Betrieb am Laufen halten, flexibel als Fahrer*in oder in der Küche einspringen, Reparaturen durchführen

Unterstützung bei der Beratung unserer Kunden zu Angeboten und Produkten, Ansprechperson für potenzielle und bestehende Kunden – telefonisch, per Chat und per E-Mail, Bearbeitung und Dokumentation von Kundenanliegen inkl. Weiterleitung an die entsprechenden Bereiche

Koordination und operative Umsetzung von Ausschreibungen, Sicherstellung von strukturierten und transparenten Informations-, Dokumenten- und Abstimmungsprozessen, Überblick über relevante Kennzahlen und Unterstützung bei der Analyse vertriebsbezogener Daten, Mitwirkung beim Aufbau moderner Steuerungsmodelle, Enge Zusammenarbeit mit Vertrieb, Produktmanagement, Partnern und Fachbereichen, Weiterentwicklung von Prozessen im Bereich Digitalisierung und Effizienz, Ausbau des internen Informationsmanagements und Reporting

Koordination des IT-Beschaffungswesens einschließlich Bestellabwicklung, Warenannahme sowie Reklamationsbearbeitung, Verwaltung und Pflege des IT-Inventars, Kommunikation und Abstimmung mit Instituten, Verwaltungseinheiten sowie internen und externen Partnern, Unterstützung bei der Umsetzung von IT-Projekten, Systemumstellungen und Maßnahmen zur Optimierung interner Prozesse, Erfassung und Steuerung von Supportanfragen via E-Mail und das Help-Desk-System, Mitarbeit bei der Erstellung und Pflege von Benutzer- und Systemdokumentationen, Aufbau und kontinuierliche Weiterentwicklung einer internen Wissensdatenbank, Übernahme administrativer Büro- und Verwaltungstätigkeiten, Ansprechperson für Mitarbeitende bei grundlegenden IT-Fragen

Fachliche Führung eines Teams von ca. 10 - 15 KollegInnen im technischen Service unserer Geräte der Nachrichtentechnik., Erster Ansprechpartner bei Sonderfällen, Eskalationen, komplexen Sachverhalten sowie bei Kundenfragen., Verantwortlich für die kundengerechte Durchführung der technischen Serviceleistungen, basierend auf einer prozess- und kennzahlenorientierten Steuerung des Bereichs anhand von z.B. Durchlaufzeiten, Termintreue, Qualität und Kosteneffizienz., Mitarbeit bei der Planung, Angebotserstellung und anschließenden Leitung von Kundenprojekten und -aufträgen im In- und Ausland, Unterstützung des Abteilungsleiters in allen Fragen der Personalführung, insbesondere bei der Beurteilung und Förderung von Mitarbeitern., Kontinuierliche Weiterentwicklung des Teams, der Abläufe und der technischen Dienstleistungen., Sicherstellung eines hohen Maßes an Kundenbindung und -zufriedenheit., Mitwirkung beim Kostenstellenmanagement

Unterstützung bei der Anpassung und Optimierung der Projektmanagementsoftware sowie bei der Weiterentwicklung der Projektmanagementprozesse, Erhebung und Aufbereitung der Projektmanagementkennzahlen, Unterstützung bei Fragen zur Nutzung der Projektmanagementsoftware und zu den Projektmanagementabläufen

Anwenderbetreuung: Du bist erster Ansprechpartner für interne und externe Anwender bei Fragen rund um unseren Online-Shop., Support: Du bearbeitest Supportanfragen per Telefon (Support-Hotline), E-Mail und Ticketsystem., Problemlösung: Deine Unterstützung bei typischen Anwenderproblemen ist gefragt, Stakeholdermanagement: Du leitest komplexere technische Anfragen an interne Fachbereiche oder externe Dienstleister weiter., Benutzerverwaltung: Du kümmerst Dich um die Pflege und Verwaltung von Benutzerkonten und Berechtigungen., Contenpflege: Du unterstützt bei einfachen Shop- und Content-Anpassungen nach Vorgabe., Fallmanagement: Du kümmerst Dich um die Kontrolle und Nachverfolgung von offenen Supportfällen., Dokumentation: Die Dokumentation wiederkehrender Anfragen und Lösungswege (FAQ, interne Anleitungen) liegt in Deinem Aufgabenbereich

Kundenorientiertes Handeln mit schneller Lösungsfindung, Enge Abstimmung mit angrenzenden Bereichen (u. a. den Abteilungen Lager, Außendienst und dem Mutterhaus in UK), Professionelle und zügige Bearbeitung von Kaufbestellungen und Kundenanfragen per Telefon und E-Mail, Kommunikation mit Kunden bezüglich Beschwerdemanagement und Auftragsnachverfolgung mit Empathievermögen und viel Fingerspitgefühl, Erstellung von Rechnungen und Gutschriften für die Kunden, Überprüfung und Nachverfolgung von Retouren, Alle Tätigkeiten die zur Auftragsbearbeitung notwendig sind, Unterstützung der ACS-Abteilung bei Testprodukten und Überbrückungen sowie die Erstellung von ACS-Nummern

Fachliche und disziplinarische Führung des Teams, Weiterentwicklung des Technischen Service als 2nd Level Support, Planung, Steuerung und Optimierung von Instandhaltungsprozessen, Steigerung der Effizienzen (OEE) der Maschinen und Anlagen, Treiber der Digitalisierung und Automatisierung von technischen Prozessen, Sicherstellung der erfolgreichen Umsetzung von Projekten, Beitrag zur Lösungsfindung bei technischen und GMP-relevanten Fragestellungen, Strukturierung der Aufgaben des Teams und Priorisierung in Abstimmung mit anderen Fachbereichen, Sicherstellung der Dokumentation von technischen Prozessen, Verantwortung für das Ersatzteil- und Instandhaltungsmanagement sowie dessen Überführung ins SAP, Bindeglied zu den Service-Abteilungen der Systemlieferanten

Unterstützung bei Projekten im Bereich Vertrieb Automotive / Erstausrüstung & Aftersales, Hilfe bei der Analyse und Weiterentwicklung von Vertriebsprozessen, Sorge für Datenqualität und erstelle Auswertungen in SAP, Pflege von Preislisten nach Business Unit, Produktgruppe und Region

Ansprechperson für interne und externe vertriebsrelevante Fragestellungen, Unterstützung und Betreuung von Kundenportalen, Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten für Serienartikel, Anlage und Pflege von Stammdaten im ERP-System, Strukturierung, Pflege und Weiterentwicklung des Dokumentenmanagementsystems, Regelmäßige Aufbereitung von Daten sowie Erstellung von Reports, Verantwortung für das Werkzeugmanagement, inkl. Koordination kundenseitiger Inventuren, Bearbeitung von Verschrottungsanfragen, Aktive Betreuung und Weiterentwicklung des Ersatzteilmanagements, Mitwirkung bei der kontinuierlichen Optimierung von Abläufen und Prozessen

Unterstützung internationaler Kundenprojekte im Pre- und Aftersales in der Energietechnik, Analyse und Lösung von Kundenproblemen per E-Mail, Telefon, Remote-Tools oder vor Ort, Beratung bei Planung und Implementierung von Energiemanagementlösungen, Umsetzung spezifischer Kundenanforderungen im Kontext Energiemanagement durch Konfiguration und Programmierung von Weidmüller-Produkten und Softwarelösungen, Erstellung praxisorientierter Applikationsbeispielen in IEC 61131-3 und Auslegung von Energiemanagementsystemen, Mitarbeit an Produktverbesserungen sowie Erstellung, Pflege und Optimierung der Kundendokumentation in Abstimmung mit Produktmanagement und Entwicklung, Troubleshooting und Befundung bei Kundenreklamationen