Vorbereiten und Durchführen von Stellenbesetzungsverfahren, Formulierung von Stellenausschreibungen, Bearbeiten von Arbeitnehmerüberlassungen, Erstellen von Verträgen und Nachträgen für Praktika und Hospitanzen, Mitarbeit bei der Erstellung von Anforderungsprofilen, Mitarbeit in der Personalentwicklung, Koordination von Terminen, Überwachung von Fristen, Vorbereitung von Besprechungen, Anfertigung von Protokollen, Erledigung allgemeinen Schriftverkehrs, Büromanagement

Erfassung von Baustellenvorankündigungen in Datenbanken, Fristüberwachung und Einleitung von Bußgeldverfahren, Bearbeitung von Asbestanzeigen auf Baustellen, Überwachung der Prüffristen für Aufzugsanlagen, Mittelüberwachung (z. B. Gebühreneingang Aufzugsanlagen, Asbest und Abwasser), Arbeiten im Sekretariat und Koordination der Aufgabenerledigung in der Registratur der Abteilung

Administrative und organisatorische Unterstützung der Bereichs- und Objektleitung, Erfassung und Pflege der Arbeitszeiten der Mitarbeitenden und Abstimmung mit der Lohnbuchhaltung, Mitwirkung bei der Aufbereitung und Ablage von Dokumentationen, Terminierung und Koordination von Fremdfirmen, Erstellung von Angeboten sowie Vorbereitung der Rechnungen für die Finanzbuchhaltung, Bearbeitung der Eingangsrechnungen, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Übernahme der allgemeinen Büroorganisation

Verantwortung für das Sekretariat der Abteilung, Bearbeitung von Genehmigungen nach dem Baugesetzbuch, Mitwirkung bei der Erstellung von Gemeinderatsvorlagen, Vorbereitung der Sitzungen des Ausschusses für Stadtentwicklung und Technik, Erstellung von Stellungnahmen zu Anträgen, Vorbereitung von Power Point Präsentationen, Organisation von internen und externen Veranstaltungen, Erstellung und Verwaltung der Dokumentvorlagen der Abteilung

Büroorganisation sowie allgemeine administrative Assistenz- und Sekretariatsaufgaben, Ansprechpartner:in für Mitglieder, Trainer:innen, Abteilungsleitung und externe Partner, Mitgliederwesen und Ansprechpartner:in für die Mitgliederverwaltung des Vereins, Vorbereitung, Prüfung und Überwachung des Zahlungsverkehrs, Koordination der Wettkampfmeldungen, Erstellung des Arbeitsplans und Terminkoordinierung der Abteilungsaktivitäten, Erstellung von Monatsberichten für die Abteilungsleitung, Öffentlichkeitsarbeit (Pflege Homepage, soziale Medien), Fördermittelmanagement und Beantragung von Trainingsflächen, Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen

Loyale, professionelle und motivierte Unterstützung des Vorgesetzten und des Teams im Tagesgeschäft, Klassisches Office-Management: Korrespondenz, Terminkoordination, Büroorganisation, Einkauf, Eigenständige Organisation von Dienstreisen und Erledigung der Reisekostenabrechnung, Empfang und Bewirtung von Gästen, selbstständige Planung von internen wie auch externen Meetings, Protokollführung bei Besprechungen und Nachhalten der Umsetzung der Beschlüsse, Professionelle Erstellung von Präsentationen und Entscheidungs­vorlagen, Zusammenstellung von Kosten-, Akquisitionsunterlagen und Angeboten, Kaufmännische Projektverwaltung und Mitwirkung beim Projektcontrolling, Unterstützung in der administrativen Projektbearbeitung sowie bei Prozessoptimierungen

Sicherstellung der Erreichbarkeit des Einzugs- und Begleitteams, Administrative Unterstützung der Teamkolleg:innen, Korrespondenz nach Vorgabe, Prüfung, Weiterleitung und Bearbeitung eingehender E-Mails, Organisatorische Tätigkeiten hinsichtlich der Gruppenangebote (z.B. Führen von Anmeldelisten, Raumbuchungen), Koordination eingehender Anfragen von Bewohner:innen, bezirklichen Wohnungsabteilungen und Vermieter:innen

Eigenverantwortliche und selbstständige Organisation des Sekretariats, Administrative und organisatorische Assistenz der Institutsleitung bzw. der Abteilungsleitung, Planung und Organisation von Dienstreisen, Meetings, Workshops und Veranstaltungen, Erarbeitung und Weiterentwicklung von abteilungsinternen Arbeits- und Organisationsprozessen, Schnittstelle zwischen Institutsleitung, Abteilungsleitung, Projektleitung, externen und internen Ansprechpartnern sowie Service-Abteilungen, Unterstützung bei projektbezogenen und sonstigen Anträgen, Vorbereitung und Begleitung von Personalangelegenheiten (vom Recruiting über die Einstellung und vom Onboarding bis zum Austritt)

Bürosachbearbeitung und Aktenführung, insbesondere in Angelegenheiten der Grundschulen, Förderschulen, Fragen der Inklusion, Migrationsfragen, Zusammenarbeit Elementar-/ Primarbereich, des Ganztags, der gymnasialen Oberstufe, der MINT-Fächer, Mitarbeit bei der Vorbereitung und Betreuung der Sitzungen der Ausschüsse und Arbeitsgruppen, Allgemeine Mitarbeit bei der Büroorganisation, Bearbeitung der Zusammenstellung bundesweiter Wettbewerbe

Planung, Koordination und Überwachung von Projektterminen, Koordination und Kommunikation mit projektbeteiligten Dienstleister:innen, Organisation von Veranstaltungen mit Projektpartner:innen, Unterstützung in der Erstellung von Arbeitsmaterialien, Dokumentation und Sammlung der entstehenden Arbeitsergebnisse im Projektverlauf, Organisation und gemeinsame Durchführung von Dienstreisen, allgemeine administrative Tätigkeiten und Büroorganisation

Unterstützung bei der Objektsuche und -besichtigung inklusive Dokumentation, Abwicklung von Mietverträgen für Büroobjekte und Pkw-Stellplätze, Organisation, Vorbereitung und Dokumentation regelmäßiger Gesprächstermine mit Vermietern/Objektverwaltern, Technische, kaufmännische und organisatorische Betreuung der angemieteten Büroflächen, Pflege des Inventarsystems und Dokumentation, Verwaltung von Daten in der vorhandenen Datenstruktur, Allgemeine Büroorganisation, wie Telefondienst und Terminverwaltung

Verwaltung und Organisation des Büros, Planung und Organisation interner Events, Gestaltung einer inspirierenden Arbeitsumgebung, Ansprechpartner für alle Office-Anliegen, Unterstützung bei administrativen Aufgaben