Eigenständige Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Allgemeine Korrespondenz per E-Mail und Telefon, Organisation und Koordination von Terminen, Unterstützung der Abteilungsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Protokollführung bei Sitzungen und Veranstaltungen, Erstellung von Aktenvermerken, Berichten und Bescheinigungen, Pflege der Ablage, Aktenverwaltung und Datenbanken, Übernahme weiterer administrativer Tätigkeiten

Bewerbendenmanagement: Bearbeitung eingehender Bewerbungen und Korrespondenz mit Bewerbenden, Koordination und Terminorganisation für Vorstellungsgespräche sowie Ansprechperson für Bewerbende bzw. Fachbereiche und Interessensvertretungen während des gesamten Prozesses, Erstellung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen in Abstimmung mit den Fachbereichen und hausinternen Interessenvertretungen sowie Teilnahme an Vorstellungsgesprächen (vor Ort und digital), Zusammenarbeit mit externen Dienstleistenden, Ausbildungskoordination der Kaufleute für Büromanagement des Referats und Übernahme von Unterstützungsaufgaben für die Referatsleitung

Verantwortung für das Beschaffungswesen, Beauftragung von Handwerksleistungen und Wartungen nach den einschlägigen Vergaberegelungen, Abwicklung der Rechnungsbearbeitung vom Eingang über die Prüfung bis hin zur Kontierung der Rechnungen, Ansprechperson für Abfallfragen und die Anlagenverwaltung, Als Fahrdienstleitung zuständig für alle Fragen rund um den Dienst-PKW der Filiale, Unterstützung der Verwaltungsleitung bei der Verwaltung des filialeigenen Wohnungsbestandes sowie bei der Organisation von Veranstaltungen der Filiale und Gesundheitstagen, Mitwirkung an der Dienstaufsicht und Wahrnehmung von Vertretungsaufgaben in der Poststelle

Steuerung des Informationsflusses innerhalb der Stabsstelle und darüber hinaus, Postbearbeitung, Koordination der Termine, die die gesamte Stabsstelle betreffen, sowie der projektbezogenen Termine, Organisatorische und administrative Unterstützung der Leitung in Bezug auf Terminmanagement, Sitzungsvor- und -nachbereitung, Korrespondenz, Erstellung von Übersichten, Statistiken, Vortrags- und Präsentationsunterlagen, Pflege und Weiterentwicklung von digitalen und analogen Ablagesystemen und Aktenführung, Förderung der Zusammenarbeit und des Austausches auf Sekretariatsebene und Weiterentwicklung der Instrumente der Büroorganisation

Büroorganisation und Terminplanung, Raum- und Reisebuchung sowie Reisekostenabrechnung und die Beschaffung von Büromaterialien, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache mit in- und externen Ansprechpersonen, Erstellung von Präsentationen, Erstellung von Bereichs- und Gremienunterlagen bzw. Anpassung bestehender Materialien auf Basis von Datenanalysen, Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Beiratssitzungen, Organisation von Bereichsmeetings, Produktvorstellungen und Workshops (physisch und digital), Impulse für den Bereich geben, klar und schlüssig kommunizieren und bereichsübergreifende Themen koordinieren, Aktive Mitarbeit an vielschichtigen Projekten, Umsetzung von Teilaufgaben und Protokollierung interner Sitzungen

Durchführung allgemeiner Büroarbeiten, Bearbeitung administrativer und organisatorischer Assistenzaufgaben, Unterstützung der Führungskraft und des Teams im täglichen Geschäft, Sicherstellung reibungsloser interner und externer Kommunikation, Mitwirkung bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten, Planung und Überwachung von Terminen, Unterstützung bei der Beantwortung von Anfragen, Koordination von Aufträgen, Organisation und Koordination von Terminen, Begleitung von Besprechungen und Workshops, Bewirtung von Gästen, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings (inkl. Protokollführung), Gelegentliche Vertretung der Assistenz der Geschäftsführung

Administrative Büro-, Verwaltungs- und Abrechnungstätigkeiten im entsprechend zugewiesenen Verantwortungsbereich, Datenerfassung, –pflege, Bearbeiten von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Mitwirkung bei der Bearbeitung von Vertrags- und Versicherungsangelegenheiten, Allgemeine Korrespondenz mit z.B. Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten, Eigenverantwortliches Erstellen von Berichten, Präsentationen, Statistiken, Daten und Geschäftsunterlagen

Unterstützung der Fachabteilungen (Personalwesen, Auftragsabwicklung, Einkauf, Finanzbuchhaltung, Projektmanagement, Kundenbetreuung), Büroorganisation, Kommunikation mit Kunden und Zulieferern

Unterstützung in verschiedenen Aufgabenbereichen, z.B. in der Personalarbeit, Umgang mit Zahlen im Rechnungswesen, Prüfung von Rechnungen, Auslösung von Auszahlungen, Kontrolle von Zahlungseingängen, Übernahme von Aufgaben im buchhalterischen Bereich, Begleitung von Unternehmensprozessen im kaufmännischen Bereich, Unterstützung bei der Abwicklung des Tagesgeschäfts, Terminkoordination, Entgegennahme von Anrufen, Weitergabe von Informationen, Erstellung und Formatierung von Texten, Nachbestellung von Büromaterial, Organisation von Fortbildungen und Gremiensitzungen

selbstständige, verantwortliche Wahrnehmung von Verwaltungs, Organisations- und Sekretariatsaufgaben, Termin- und Informationsmanagement für die Abteilungsleitung, Aufgaben der Büroorganisation und -kommunikation, Vorbereitung von Dienstreisen, Mitwirkung bei der Organisation von Besprechungen, Erstellung von Präsentationen, Vortragsunterlagen und Protokollen, enge Zusammenarbeit mit den Sekretär*innen der Abteilung

Management von Büro-/Geschäftsprozessen, Betriebliche Kommunikation und Korrespondenz, Bürowirtschaftliche und projektbezogene Aufgaben

Erstellen von Fachbeiträgen und Beiträgen über allgemeine Angelegenheiten der Organisation im eigenen Fachgebiet, Führen von Organisationsübersichten mit entsprechender Laufendhaltung, Mitwirken bei der Anwendung des Bundesdatenschutzgesetzes - Veranlassen von organisatorischen Maßnahmen zur Durchführung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), Regeln und Verantworten der Haus- bzw. Bürobetriebsdienste -Veranlassen, Überwachen von Reinigungsdienstleistungen und Mitwirken bei betreffenden Ausschreibungsunterlagen und- Vetragsangelegenheiten, Regelmäßiges überprüfen und feststellen des Raumkonzeptes mit Zuweisungen von Arbeitsplätzen an den Dienstorten Bingen, Wahrnehmen der Angelegenheiten von Neu- und Umbauarbeiten von Miet-/Pachtobjekten in Zusammenarbeit mit der Bundesanstalt für Imobilienaufgaben (BImA), Beschaffen und Verwalten von Dienstausstattung u.a. im Kaufhaus des Bundes (KdB), Prüfung und Feststellung der sachlichen Richtigkeit von Vorgängen, Verantwortung für die Aktualität der Erste-Hilfe-Mittel und der Alarmpläne in den Dienstorten, Bearbeiten von Sachverhalten im Brandschutz

Administration des Büros, Verwaltung der Prüf- und Zertifizierungsstelle, Erstellen und Prüfen von Rechnungen, Einkauf, Mahnwesen, Reisekostenabrechnung, Dokumentenvorbereitung z.B. von Kundenverträgen, Beauftragung externer Auditoren, Auftragsbestätigungen, Organisation von Ortsterminen und Reisen, Organisation von Veranstaltungen, Organisation von Dokumenten, Nachverfolgung von Terminen, Kommunikation mit der Akkreditierungsstelle, Kommunikation mit Behörden auf organisatorischer Ebene

Administration des Mandantenkreises, Stammdatenpflege und die Erfassung und Verarbeitung variabler Daten, Vorbereitung und Durchführung der Gehaltsabrechnung unter Anwendung der Software „Datev LODAS“, Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Arbeitszeugnissen, Betriebsratsvorlagen etc., Antrags- und Bescheinigungswesen unter Beachtung von Fristen, z.B. Elternzeiten, Renteneintritte, Korrespondenz mit Behörden, Ämtern und Sozialversicherungsträgern, Unterstützung und Zuarbeiten der Lohnbuchhalter, Erstellung diverser Auswertungen, Statistiken und Reports

Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie Registrierung und Organisation des ein- und ausgehenden Schriftverkehrs, Selbstständige Bearbeitung von Telefon- und E-Mailanfragen, Empfang und Betreuung von Kooperationspartnern, Kunden und Gästen, Führung und Pflege von Kontaktdatenbanken und Verteilerlisten für Newsletter, Ausführung allgemeiner Organisations- und Sekretariatsaufgaben, Vor- und Nachbereitung von Tagungen, Erstellung von Analysen und Entscheidungsvorlagen, Ausarbeitung und Controlling verschiedenster Projekte, Unterstützung in der Klärung strategischer Fragen, Anstoßen und aktive Begleitung von Entwicklungsprozessen, Organisation von Terminen und Planung von Geschäftsreisen, Klärung und Betreuung von Personalfragen

Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben (Telefonannahme, E-Mails überwachen/weiterleiten/bearbeiten, Postbearbeitung, Terminvereinbarungen, Büroorganisation, Empfang und Betreuung von Besuchern), Stammdatenpflege im internen Verwaltungssystem, Mitarbeit in der Öffentlichkeitsarbeit

allgemeine Büroorganisation, -verwaltung und Kommunikation (Telefonie, Postbearbeitung, Empfang), Auftragsabwicklung u.a. Angebotserstellung, Auftragsprüfung und Abrechnung, Organisation und Durchführung von Gruppenanfragen, Führungen und Sonderveranstaltungen, Unterstützung im Bereich Buchhaltung, Kasse und Shop

allgemeine Büroorganisation, -verwaltung und Kommunikation (Telefonie, Postbearbeitung, Empfang), Auftragsabwicklung u.a. Angebotserstellung, Auftragsprüfung und Abrechnung, Organisation und Durchführung von Gruppenanfragen, Führungen und Sonderveranstaltungen, Unterstützung im Bereich Buchhaltung

Kommunikation mit Leistungsträgern, Vorbereitung von Vertragsunterlagen, Beauftragung von Firmen verschiedener Gewerke gemäß Prozessbeschreibung und dem Genehmigungsverfahren nach dem Einheitspreisabkommen (EPA), Nachverfolgung von Wartungsdurchführungen, Administrative Schnittstelle zwischen Technischer Leitstelle, Beschaffungsmanagement, Finanzmanagement und Lieferanten, auch zwecks Klärung und Überprüfung von Zahlungsaufforderungen (Mahnungen), Kontrolle und Eingabe der Kontierung sowie Freigabe von Rechnungen, In Vertretung: Kassenleitung sowie Warenbestellung gemäß Bestellanforderungen, Prozessbeschreibung und Genehmigungsverfahren

Rechnungserfassung in einem Softwaretool, Archivierung, Organisation und Verwaltung (Unterstützung Teamleitung und Mitarbeiter)