Selbstständige Organisation und Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Tagesgeschäft der wissenschaftlichen Arbeitsgruppen, Unterstützung bei der Beantragung von Forschungsfördermitteln und –anträgen, Kommunikation in deutscher und englischer Sprache mit internen und externen Partner*innen, wie Forschungseinrichtungen, Fördergeber*innen und Kooperationspartner*innen, Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Lehrveranstaltungen und Geschäftsreisen, Sprechstundenorganisation inkl. Patienti*nnenaufnahme, Terminplanung, Schriftverkehr, Führen der Patient*innenakten sowie Weitergabe zur Abrechnung, Administrative Aufgaben wie z.B. die Bearbeitung von Personalmaßnahmen, die Kontrolle von Drittmittelkonten und Zeitplänen sowie die Koordination von Fort- und Weiterbildungen, Allgemeine Sekretariatsaufgaben, selbstständige Erledigung der Korrespondenzen (Telefonannahme, Büroorganisation und Bestellwesen, Terminplanung, schriftliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache), Vertretung im Kliniksekretariat

Beobachtung aktueller Trends und Entwicklungen im Bereich Social Media, Recherche, Texten und selbstständige Planung von Postings und Ads für Social Media-Kanäle, Erarbeitung eines Contentplans im Team nach CI-Vorgaben, Unterstützung im Office Management, z. B. bei der Postbearbeitung, Durchführung von Botengängen

Betreuung der Telefonzentrale und des Empfangs, Bearbeitung des (gerichtlichen) Post- und E-Mail-Eingangs, Schreiben von gerichtlichen Schriftstücken, Beschaffung von Büromaterialien, Erstellung der Reisekostenabrechnungen

Entwicklung und Implementierung von Business-Continuity-Strategien und dem zugehörigen Management-System gemäß EU-DORA, ISO 22301 und BSI IT-Grundschutz, Durchführung von Business-Impact-Analysen zur Identifizierung kritischer Geschäftsprozesse und deren Abhängigkeiten, Erstellung und Pflege von Notfallplänen und Wiederherstellungsstrategien für IT-Systeme und -Daten, Definition und Koordination von regelmäßigen Tests und Übungen zur Überprüfung der Business-Continuity-Pläne, Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter in Bezug auf Business-Continuity- und Notfallmanagement, Erstellung von Berichten und Präsentationen für das Management über den aktuellen Stand der Business-Continuity-Maßnahmen und vorgeschlagene Verbesserungen

Bedienung der Telefonzentrale und der Empfang von Besuchern, Betreuung unserer allgemeinen E-Mail-Postfächer sowie Assistenzaufgaben für die Geschäftsleitung, wie z. B. Terminkoordination, Korrespondenz etc., Protokollführung bei Bürobesprechungen, Postbearbeitung, Führen der Bargeldkasse und Bestellungen (z. B. Büromaterialien) sowie die Verwaltung des Büroinventars, Neue Projekte anlegen, digital, analog und in unserer ERP-Software, Administrative Bearbeitung von Ein- und Austritten, Pflege der Personalakten sowie die Erstellung von Arbeitszeugnissen und Bescheinigungen, Administrative Bearbeitung von Praktikanten, Werkstudenten u. Aushilfen, inkl. Erstellung der Arbeitsverträge etc., Pflege von Krankdaten inkl. Überwachung Entgeltfortzahlung, Veranlassung der monatlichen Gehaltsabrechnung als Schnittstelle zum Steuerbüro in Zusammenarbeit mit der Personalreferentin, inkl. aller Vor- und Nacharbeiten, Urlaubsvertretung der Personalreferentin

allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben, Bearbeitung von E-Mails, Posteingang und Postausgang, Erstellung und Verwaltung von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen, Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Administration und Pflege der Adressdatenbank, Terminplanung und-koordination, Kundenkommunikation per Telefon, E-Mail oder persönlich, Unterstützung im Rechnungs- und Bestellwesen, Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen

kaufmännisch-verwaltenden Tätigkeiten, Sekretariats- und Assistenzaufgaben (Terminkoordination, Besprechungsvorbereitung, Schriftverkehr, Statistiken und Dateien), Terminkalender- und Urlaubslistenführung, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Kundenbetreuung, Empfangen von Besuchern, Entgegennehmen von Telefonaten, Erledigen der Korrespondenz, Durchlauf von Abteilungen wie Buchhaltung und Personalwesen, Erlernen von Kernqualifikationen, wie z.B. EDV-Grundlagen und Informationsverarbeitung

Kontierung von Eingangsrechnungen, Verwaltung von Funktionspostfächern, Kontrolle und Kontierung der Kassen der Außenstellen, Sicherstellung termingerechter Zahlungen, Unterstützung der Kolleg: innen bei allgemeinen Verwaltungstätigkeiten

Ansprechpartner:in am Telefon und bei Bestellungen per Mail, sowie Retouren und Gutschriften, Koordination von Anfragen für den Vertrieb und unser Marketing-Team, Steuerung von Lieferanten und Dienstleistern, Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs der Post, der Büroausstattung und des Einkaufs von Büromaterialien, Erster Kontakt für Anfragen von Kund:innen und (zukünftigen) Partner:innen zu Kooperationen, Prüfung und Übergabe von Eingangs- & Ausgangsrechnungen an unser Steuerbüro mit DATEV Unternehmen online & Führung des Mahnwesens, Aktive Mitgestaltung des Büro-Alltags und Übernahme eigener kleiner Projekte

Terminkoordination, Buchen von Rechnungen, Verwaltung von Büromaterial, Mitwirkung im Marketing, Kundenbetreuung, Erstellen von Arbeitsverträgen, Unterstützung in der Büroorganisation und -verwaltung, telefonischer und persönlicher Kundenkontakt, Mitarbeit im Bereich der Personalsachbearbeitung, Mitarbeit bei Aufgaben aus dem Bereich Buchführung und Rechnungswesen, Mitarbeit bei der Organisation unserer Bildungsmaßnahmen, Einsatz in Projekten

Empfang von Kunden, Anrufern, Bewerbern und Gästen, Koordination von Besprechungen, Schulungen und Kundenterminen, Bestandsverwaltung von Büromaterial, Getränken und Snacks, Planung von Firmen- und Büroevents, Organisationstalent und freundliches Auftreten

Eigenständige Abwicklung der telefonischen Korrespondenz und des E-Mail-Verkehrs, Koordinierung, Planung sowie Vor- und Nachbereitung von in- und externen Terminen und Sitzungen, Verantwortung für Aktenmanagement, Datenbankpflege und Protokollführung, Erstellung von Präsentationen und Berichten, Organisation von Geschäftsreisen sowie Mitwirkung bei Veranstaltungen

Steuerung des Informationsflusses innerhalb der Stabsstelle und darüber hinaus, Postbearbeitung, Koordination der Termine, die die gesamte Stabsstelle betreffen, sowie der projektbezogenen Termine, Organisatorische und administrative Unterstützung der Leitung in Bezug auf Terminmanagement, Sitzungsvor- und -nachbereitung, Korrespondenz, Erstellung von Übersichten, Statistiken, Vortrags- und Präsentationsunterlagen, Pflege und Weiterentwicklung von digitalen und analogen Ablagesystemen und Aktenführung, Förderung der Zusammenarbeit und des Austausches auf Sekretariatsebene und Weiterentwicklung der Instrumente der Büroorganisation

Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung, einschließlich Terminplanung und -koordination, Vor- und Nachbereitung von Meetings, inklusive Protokollführung und Dokumentenmanagement, Unterstützung im Rechnungswesen, z. B. bei der Rechnungserstellung, -prüfung und Kontenabstimmung, Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten, Pflege und Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten im ERP-System, Erledigung der Korrespondenz und Kommunikation mit Geschäftspartnern und Dienstleistern, Unterstützung bei der Planung und Koordination von Projekten, Bearbeitung und Ablage von Verträgen und anderen wichtigen Unterlagen, Allgemeine Assistenz- und Verwaltungsaufgaben nach Bedarf

Unterstützung des COOs in strategischen und operativen Themen, Koordination interner und externer Termine, Vorbereitung von Präsentationen (PowerPoint & Co.), Eigenständige Übernahme von Projektaufgaben auf nationaler und internationaler Ebene, Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Effiziente Ablageorganisation, Überwachung von Fristen und Prioritäten

Planung, Koordinierung und Überwachung von Terminen, Auswertung von Statistiken, Vorbereitung von Sitzungen, Bearbeitung des Postein- und Postausgangs, Umgang mit moderner Informations- und Kommunikationstechnik, Erledigung des Schriftverkehrs, Planung von Terminen, Erstellung von Karteien, Dateien und Statistiken, Bearbeitung des Postein- und Postausgangs, Materialverwaltung

Eigenverantwortliche Führung des Sekretariats der Geschäftsführung, Projekt- und themenbezogene Übernahme von Mitverantwortung, Telefon- und Postbearbeitung, Koordination und Organisation von Terminen, Meetings und internen Abläufen, Selbstständige Korrespondenzbearbeitung und nach Anweisung, Vorarbeit, Protokollierung und Nacharbeit von Terminen sowie Nachhalten der Festlegungen, Rechnungsprüfung und -freigabe, Organisation von Veranstaltungen sowie Reisen

Assistenz der Schulungsorganisation, Übernahme kaufmännischer Aufgaben (Auftrags- und Rechnungsbearbeitung), Organisation und Koordination bürowirtschaftlicher Abläufe, Kundenbetreuung, Bürokommunikation, Selbstständige Erledigung des Schriftverkehrs, Terminkoordination

Erstellung, Pflege und Aktualisierung von Kooperationsvereinbarungen und Bildungsverträgen mit Unternehmen und Studierenden, Sicherstellen, dass alle Dokumente vollständig, korrekt und fristgerecht bearbeitet werden, Koordination der organisatorischen Abläufe für interne und externe Veranstaltungen – von der Anmeldung bis zur Durchführung, Sorgfältige Planung und Umsetzung der administrativen Aufgaben rund um Events, Pflege relevanter Datenbanken, Erstellung von Auswertungen und Berichten, Allgemeine administrative Unterstützung der Abteilung, Unterstützung bei der Erstellung von Newslettern, Präsentationen und der Pflege der Webseite, Fehlerfreie Umsetzung von Texten und administrativen Kommunikationsaufgaben

Allgemeine administrative Tätigkeiten, Rechnungsbearbeitung und Warenbestellung, Vorbereitende Aufgaben zum Monatsabschluss