Pflege und Verwaltung von Planstellen in SAP, Abbildung der aufgabenbezogenen, funktionalen und hierarchischen Organisationsstruktur in SAP, Analyse, Weiterentwicklung und Implementierung von Veränderungsprozessen der Organisationsstruktur in Zusammenarbeit mit dem Personalmanagement, Aufbau einer digitalen Berichtsstruktur zur Abbildung der Aufbauorganisation, Proaktive Beschaffung relevanter Informationen zur Pflege und zum Abgleich des Stellenplans, inklusive Vakanzen-Management und Kostenstellenänderungen, Analyse und Erweiterung der Grundlagendaten des SAP Organisationsmanagements zur Durchführung der Personalbedarfs- und Personalkostenplanungen, Zusammenarbeit als SAP HCM Key User:in mit dem IT-Management, um Prozesse im Personalmanagement zu analysieren und zu optimieren, Systematische Durchführung von Tests bei Systemaktualisierungen

Entlastung und proaktive Unterstützung der Kundenbetreuung bei ihren tagesspezifischen administrativen und organisatorischen Aufgaben, Unterstützung der Kolleg:innen im Vertrieb und der Bauleitung, Serviceorientierte Erstbetreuung der Kund:innen am Telefon, Administrative Aufgaben wie die Pflege der Aufträge im System sowie das Erstellen wichtiger Auftrags-Unterlagen (bspw. Projektbericht), Einholen und Bearbeiten von erforderlichen Dokumenten und Informationen von externen Partnern oder Kund:innen, Abwechslungsreiche und abteilungsübergreifende Tätigkeiten im administrativen Bereich, Koordination von Terminen

Unterstützung des Projektleiters bei der Projektabwicklung sowie bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Aufbau von neuen Strukturen und Prozessen, Allgemeine Büroorganisation und Terminübersicht, Reise und Hotelorganisation, Erarbeitung von Informations- und Entscheidungsgrundlagen, Ausarbeitung und Erstellung von Statistiken und Präsentationen, Mitarbeit / Übernahme von Projekten und Sonderthemen, Unterstützung bei der Optimierung bestehender Abläufe und Strukturen, Unterstützung bei Tätigkeiten im Bereich Fuhrpark und Lagerverwaltung, Unterstützung bei der Einsatzplanung der Montagefachkräfte, Allgemeine administrative Aufgaben

Verantwortung für den Bereich Bestellwesen (Bestellung von Serviceleistungen und Material, Abgleich von Lieferscheinen und Rechnungen im Dokumenten Management System mit dem internen ERP-System, Koordinierung der technisch (inhaltlichen) Freigaben), Korrespondenz mit technischen Dienstleistern und Lieferanten sowie Nachhalten von Einsatzberichten, Lieferscheinen und Rechnungen, Weiterbelastung bzw. Abrechnung von Leistungen an die Solarparks im ERP-System sowie der Abgrenzung der Aufträge, Unterstützung bei der Implementierung bzw. dem Ausbau der ERP-Software, Verantwortung für die Datenpflege in der O&M Einsatz-Datenbank, Verwaltung und Organisation der Zugangssysteme bzw. Schlüssel der Solarparks

Enge Zusammenarbeit mit dem Leiter Bauüberwachung, Prüfung und Freigabe von Tätigkeitsnachweisen, Begleitung des Ein- und Austritts von Projektmitarbeitenden, Arbeit mit Tools wie TpCDE, JIRA, SharePoint, EPLASS für Dokumentenmanagement und kollaborative Arbeiten, Allgemeine Verwaltungsaufgaben, Ansprechpartner*in vor Ort für die Mitarbeiter*innen und Kund*innen

Planung, Koordination und Nachbearbeitung der Klausurphasen, Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs der Klausuren vor Ort, Administrative Aufgaben zur Optimierung der Prüfungsprozesse, Fristgerechte und korrekte Erfassung aller Prüfungsleistungen, Berichterstattung an die Teamleitung, Kommunikation mit Professoren und Lehrbeauftragten zu klausurrelevanten Fragen, Zeitnahe Reaktion auf Anfragen von Studierenden, Offenheit für konstruktives Feedback

Belegungssteuerung und Sicherstellung einer bedarfsgerechten Unterbringung in Kooperation mit anderen unternehmensinternen Stellen, Verwalten der Bewohner:innendaten sowie Umsetzung von Verwaltungsakten, Überprüfung und Abnahme erbrachter (Dienst-)Leistungen Dritter, Einsatzsteuerung des Technischen Dienstes und der Eigenreinigung vor Ort (in Abstimmung mit der zuständigen Teamleitung), Dokumentation und Ressourcenmanagement, Einhalten der Vorgaben von Arbeitssicherheit und Brandschutz, Mitwirkung an Organisation und Umsetzung von Veranstaltungen

Rechnungserfassung + Verifizierung, Rechnungsfreigaben / Fristeneinhaltung, Rechnungsnachverfolgung / Rechnungsanforderung (fehlende Rechnungen), Rechnungslegung + Weiterbelastungen intern + extern, Schriftverkehr / Überweisungen manuell erfassen, Überprüfung der OPOS-Listen, Zahlungsverkehr und Kommunikation mit Banken, Anforderung von Drittbestätigungen für Wirtschaftsprüfer, Ablage von Kontoauszügen und Rechnungen

Eigenständige Bearbeitung anfallender Sekretariatsarbeiten z. B. Postbearbeitung, Ablage und Wiedervorlage, Aktenbearbeitung, Rechnungsbearbeitung, Anforderung und Verwaltung von Büromaterial, Koordination von Privatpatient*innen, Bearbeitung von Befundanfragen durch Ämter, Krankenversicherungen und dem Medizinischen Dienst, Präoperative Sprechstunde vorbereiten und leiten, Sprechstunde des Leitenden Oberarztes vorbereiten, durchführen und nachbearbeiten, Planung und Terminvergabe für stationäre Patient*innen sowie Koordination der erforderlichen Untersuchungen, Anforderung von Befundunterlagen sowie Eintragen von OP-Anmeldungen, Vertretung von Kolleg*innen aus dem Chirurgischen Sekretariat (z.B. Bearbeitung von Rehaanträgen, Telefon etc.)

Unterstützung des HR-Beratungsteams, Übernahme von administrativen Aufgaben, Postbearbeitung und organisatorische Aufgaben, Mitarbeit bei Projekten (z.B. Digitalisierung der Personalakten)

Administrative, organisatorische und strategische Aufgaben im Tagesgeschäft verantwortungsvoll steuern, Terminmanagement, E-Mail Korrespondenz und Reiseorganisation der Geschäftsführung übernehmen, Identifikation und Priorisierung von Aufgaben, um Prozesse effizient zu gestalten und die Geschäftsführung optimal zu entlasten, Fundierte inhaltliche Vor- und Nachbereitung von internen und externen Terminen, wie Geschäftsführungssitzungen, Aufsichtsratssitzungen oder Management Meetings, Erarbeitung und Analyse von relevanten Informationen und Konzeption der Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen, Adressatengerechte (vor- oder nachbereitende) Ausarbeitung von Präsentationen, Vorträgen, und Publikationen

Durchlauf verschiedene Abteilungen während der Ausbildung, Kennenlernen von Auftragsanlage, Abrechnung, Personalabteilung, Marketing, Vertrieb und Schwesterunternehmen Kalo vor Ort GmbH (Disposition, Materialwirtschaft), Übernahme von Verantwortung und eigenverantwortliche Gestaltung von Projekten, Individuelle Betreuung und feste Ansprechpartner:innen, Besuch der Berufsschule City Nord (BS07) im Blockunterricht