Allgemeine Büroorganisation (Postbearbeitung, Sitzungs- und Terminvorbereitung, Gästeempfang), Korrespondenz und Telefonate in Deutsch und Englisch, Verwaltung des zentralen E-Mail-Postfachs und Beantwortung von Anfragen, Vorbereitung und Aufbereitung von Unterlagen für Meetings und Veranstaltungen, Unterstützung bei der Termin- und Reiseplanung sowie Abrechnung für die Leitungsebene und das Team, Erfassung und Verwaltung von Anträgen in der Datenbank inkl. Fristenkontrolle und Kommunikation mit Antragstellenden, Organisation und Betreuung von Informationsveranstaltungen (Einladungsmanagement, Protokollierung), Schnittstelle zu Verwaltung, Haustechnik und IT zur Sicherstellung der reibungslosen Abläufe, Kommunikation mit und Betreuung von Jurys und Gremien, einschließlich der Schnittstellenfunktion zwischen Jury- und Gremienmitgliedern, Leitungsebenen und weiteren externen sowie internen Ansprechpartner*innen, Administrative Unterstützung bei der Organisation der Jury- und Gremiensitzungen sowie Pflege der Juryakten und -daten

Korrespondenz und Terminüberwachung, direkter Ansprechpartner für die Geschäftsführung, Assistenzaufgaben (Termin- & Dienstreiseorganisation, Erstellung von Übersichten, Angeboten & Kalkulationen, Vorbereitung von Präsentationen in PowerPoint), Vorbereitung von Besprechungen und Gästebetreuung

Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams im Tagesgeschäft, Selbstständige Organisation des Geschäftsführungssekretariats: Durchführung und Koordination organisatorischer und administrativer Abläufe einschließlich der Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen, Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post sowie übriger Kommunikationskanäle., Planung und Koordination von Terminen sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen, Bestellabwicklung im SAP-System für die Gesellschaft, speziell im Zusammenhang mit dem Anlagenbetrieb von Bioerdgasanlagen in Deutschland (BANF-Prozesse), Unterstützung des Portfoliomanagements und kfm. Bereichs nach Absprache, Übernahme von sachbearbeitenden, z.T. auch projektorientierten, Aufgaben, Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs bei der IT-Planung/ IT-Organisation durch Begleitung aller diesbezüglichen Themen, die durch Software oder konzernbedingte Umstellungen erforderlich sind sowie Betreuung der Schnittstellen zu IT-Dienstleistern. Strukturierung und Berechtigungsmanagement für die verschiedenen Sharepoints der Gesellschaft (Führung und Weiterentwicklung der Ablagesystematik), Administrative Unterstützung bei DSGVO-Prozessen nach Absprache mit den verantwortlichen Bereichen

Ansprechperson für Anrufer in der Telefonzentrale, Betreuung des Empfangsbereichs, Bearbeitung administrativer und organisatorischer Büroangelegenheiten, Organisation und Vorbereitung von Meetings, Veranstaltungen und Dienstreisen, Bewirtung und Betreuung von Gästen, Unterstützung der Personalabteilung, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Erstellung von Arztbriefen nach Diktat, Eigenständige Projektarbeit, Administrative Unterstützung der Bereichsleitungen, Gelegentliche Samstagsdienste, Unterstützung bei der Grunddateneingabe im Probeneingang

Übernahme, selbstständige Planung und Koordination administrativer und organisatorischer Aufgaben für die Vorsitzende des Vorstandes, umfassende Gewährleistung des Informationsflusses zwischen Vorstand und den Geschäftsbereichsleitungen, Planung, Organisation und Nachbereitung von internen sowie externen Besprechungen und Veranstaltungen, Erstellung von Präsentations- und Informationsunterlagen für die Vorsitzende des Vorstandes, Erledigung der anfallenden Korrespondenz (E-Mail, Post, Telefon, Verwaltung), Durchführung der Reiseplanung und –abrechnung, Postmanagement für den Vorstandsbereich (u.a. revisionssicheres Erfassen der Korrespondenz), Unterstützung der Fachbereichsleitung des Vorstandsreferates bei der Organisation und Durchführung von Gremiensitzungen, Recherchearbeit und Pflege der Kontaktdaten für die Gremienarbeit

Du organisierst und koordinierst Abläufe im Büro zwischen unseren Abteilungen, Du übernimmst Assistenz- und Verwaltungsaufgaben, Du unterstützt bei der Abwicklung von Kundenaufträgen, Organisation von Büro- und Geschäftsprozessen, Rechnungswesen, Vertrieb, Personalwesen, Beschaffung und der Logistik

Allgemeine Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Erledigung von telefonischer, digitaler und schriftlicher Korrespondenz, Telefonannahme, Empfang von Besuchern und Warenannahme, Bearbeitung und Verwaltung der Ein- und Ausgangspost, Planung und Buchung von Dienstreisen, Übernahme des Bestellwesens für Büro- und Bewirtungsmaterial, Ansprechpartner*in für Fahrzeugreservierungen; Verwaltung des Fuhrparks, Verwaltung der Firmenwohnungen, Vertretung der Office-Managerin

Unterstützung der Geschäftsleitung in administrativen und organisatorischen Aufgaben, Priorisierung und Kanalisierung eingehender E-Mails, Unterstützung bei der Reiseplanung sowie Abwicklung von Buchungen und Reisekostenabrechnungen, Terminmanagement und Koordination von Meeting, Allgemeine administrative Tätigkeiten

Du managst effizient und selbstständig das Tagesgeschäft in der Assistenz und unterstützt das Team in sonstigen administrativen Prozessen, Du übernimmst klassische Verwaltungsaufgaben wie Schriftverkehr, Telefonbetreuung, Postbearbeitung, Du koordinierst und organisierst Termine, Du kümmerst Dich um die Vorbereitung und Abwicklung von Meetings und bereitest und erstellst Präsentationen und Seminarunterlagen, Du arbeitest mit unserem DMS-Programm (Dokumenten-Management-System) und kümmerst Dich um die Pflege und Ablage der Schriftstücke, Dokumente etc.

Planung, Koordination und Verwaltung des Tagesablaufs der Bereichsleitung, Flexibles Einstellen auf kurzfristige Änderungen und vorausschauende Prioritätensetzung, Aufgabenmanagement und effiziente abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, Übernahme der Korrespondenz sowie der Postbearbeitung, Fristen- und Terminmanagement

Organisation des Chefs in allen Belangen, Verantwortung für die Korrespondenz zwischen Kunden und Lieferanten, Enge Zusammenarbeit mit dem Vertriebsteam zur optimalen Kundenbetreuung, Schnittstelle zu allen wichtigen Unternehmensbereichen, Sicherstellung der qualitativen Aufnahme entscheidender Informationen in das CRM-Programm

Unterstützung der kaufmännischen Geschäftsleitung im Tagesgeschäft, Erstellung von fundierten Analysen, detaillierte Statistiken und ansprechende Präsentationen, organisierte und strukturierte Terminvor- und -nachbereitung, aktive Mitarbeit an Sonderprojekten, Einbringen von frischen Ideen zur kontinuierlichen Verbesserung der Abläufe

Sekretariats- und Assistenzaufgaben übernehmen, Termine koordinieren, Besprechungen und Unterlagen vorbereiten, Kommunikation und Kooperation mit Mitarbeitern und externen Personen, Serviceorientierte Arbeit für die Mitarbeiter, Schrift- und Telefonverkehr souverän meistern, Arbeitsprozesse effizient mit modernen Informations- und Kommunikationsmedien gestalten

Organisation und Koordination von Terminen, Meetings, Reisen und Events der Geschäftsführung, Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen Geschäftsführung, Team und externen Partner:innen, Erstellung von Unterlagen, Berichten und Analysen sowie Nachverfolgung von Beschlüssen, Unterstützung in Projekten – von der Planung bis zur Umsetzung, inkl. eigenständiger kleinerer Projekte, Bearbeitung von Kundenanfragen, Angebotserstellung und -nachverfolgung, Entwicklung hochwertiger Vertriebspräsentationen (PowerPoint) und kreative Gestaltung von Angeboten, Planung und Umsetzung von Vertriebs- und Mailingaktionen

Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle administrativer Vorgänge des Sekretariats, Beschaffung und Aufarbeitung von Informationen für die Personalleitung, Erster Ansprechpartner für die Personalabteilung, Filtern und Erledigen der Korrespondez einschl. Vorbereitung von besonders verantwortungsvoller und vertraulicher Korrespondez für die Personalabteilung, Führung und Überwachung der Terminplanung sowie Vorbereitung von Konferenzen, Verwaltung von Verträgen, welche die Personalabteilung betreffen, Bestellung und Verwaltung von Büromaterial

Unterstützung unserer Bauleiter im Tagesgeschäft (allgemeine Assistenz- und Sekretariatstätigkeiten), Terminkoordination und -überwachung sowie Vor- und Nachbereitung von Baubesprechungen, serviceorientierte und verbindliche Kommunikation mit unseren internen und externen Geschäftspartnern und Kunden, Sicherstellen eines reibungslosen Büroablaufs durch die effiziente Organisation von Prozessen und administrativen Tätigkeiten (Ablage, Wiedervorlage, etc.), Rechnungseingangsprüfung und Bearbeitung für den weiteren Verlauf

Allgemeine Geschäftskorrespondenz und Kontakt zu Kunden, Dienstleistern und dem Team (per Mail, per Telefon und persönlich), Verwaltung von Ablagen (analog und digital – inklusive Archivierung und Inventarisierung), Vergabe und Terminierung von Aufgaben und Aufträgen, Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien, Erledigung von Teilen der vorbereitenden Buchhaltung (z.B. Kassenbücher, Rechnungsablage), Planung von Meetings, Events und Weiterbildungen und ggf. Nachbereitung, Pflege von Informationen in Datenbank- oder Content-Management-Systeme, Allgemeine Unterstützung bei Projekten und teamübergreifenden Themen

Planung und Umsetzung aller als Teamassistenz anfallenden organisatorischen und administrativen Aufgaben, Zuarbeit der Assistenz der Geschäftsleitung, Organisation des Empfangs und Betreuung von Besuchern, Betreuung der Telefonzentrale, Terminkoordination, Wiedervorlagen, Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost, Abwicklung der Korrespondenz in deutscher und teilweise englischer Sprache, Unterstützung bei der Planung und Durchführung externer und Inhouse-Veranstaltungen / Meetings, Büromaterial- und Marketingmaterialverwaltung, Bestellungen, eigene Arbeitsplatzorganisation, Übernahme von Recherchetätigkeiten und Angebotsanfragen, Anlegen, verwalten und pflegen von Listen, Datenbanken / Stammdatenpflege, Unterstützung bei der Koordination externer Dienstleister und Ansprechpartner für die Büroräume, Fuhrparkmanagement

Unterstützung in administrativen und organisatorischen Angelegenheiten (hauptsächlich im Vertragswesen des Personalbereichs), Stammdatenpflege, Erstellung und Pflege von Dokumenten, Koordination von Terminen und Besprechungen, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner*innen, Allgemeine Büroorganisation und Verwaltung

Als Assistenz übernehmen Sie die Büroorganisation und kümmern sich um die Terminplanung, Raum- und Reisebuchung sowie Reisekostenabrechnung und die Beschaffung von Büromaterialien., Sie korrespondieren in deutscher und englischer Sprache mit in- und externen Ansprechpersonen und fertigen in Eigenregie überzeugende Präsentationen an., Ebenso versiert erstellen Sie Bereichs- und Gremienunterlagen bzw. passen bestehende Materialien an – jeweils auf Basis der von Ihnen durchgeführten Datenanalysen., Zudem nehmen Sie die Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Beiratssitzungen in die Hand – dank Ihnen läuft hier vor allem aus administrativer Sicht alles in geregelten Bahnen., Genauso wie bei Bereichsmeetings, Produktvorstellungen und Workshops, die Sie sowohl in physischer als auch in digitaler Formorganisieren – von der Konzeption über die Veranstaltungsbegleitung bis hin zur Nachbereitung., Ferner geben Sie wichtige Impulse für den Bereich, kommunizieren diese klar und schlüssig an alle Beteiligten und koordinieren bereichsübergreifende Themen., Nicht zuletzt wirken Sie aktiv an vielschichtigen Projekten mit, setzen Teilaufgaben selbst um und protokollieren interne Sitzungen, u. a. von Gremien, Projektgruppen und Lenkungsausschüssen.