Begleitung der Einkaufsprozesse und Übernahme administrativer Aufgaben, Bearbeitung von Rechnungen, Bestellungen und Reklamationen, Vorbereitung von Statistiken und Preisanalysen für Einkaufsentscheidungen, Abwicklung allgemeiner Sachbearbeitungsaufgaben innerhalb des Einkaufs, Unterstützung des Teams bei anfallenden Aufgaben und in organisatorischen Belangen

Einführung in alle Aufgaben und Prozesse des Büromanagements, Bearbeitung von Sekretariats- und Assistenzaufgaben im Bereich der Veranstaltungs- und Projektorganisation, Einführung in administrative Tätigkeiten in Vertrieb, Marketing und Veranstaltungsmanagement, Erstellung von Dokumenten, Auswertungen und Präsentationen mit Microsoft Office Programmen, Bearbeitung von telefonischen und schriftlichen Anfragen, Anwendung von betrieblichen Kommunikationssystemen (z. B. Outlook, Teams), Mitwirkung bei der Planung, Steuerung und Kontrolle von Projekten

Auftragsannahme und -abwicklung, Telefonische und schriftliche Kundenbetreuung, Angebotserstellung und Nachverfolgung, Unterstützung bei der Schadenbearbeitung und Kontakt mit Versicherern, Sachverständigen bzw. Verursachern

Bildung eines internen Center of Excellence für Administration, Kommunikation und Organisation, Bearbeitung von Mieter:innenanfragen, Buchung und Vorbereitung von Meetingräumen, Übernahme von Reisebuchungen, Steuerung von Dienstleistern, Unterstützung des Immo- und Verwalterteams bei Recherchen, Reportings und Stammdatenpflege

Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft, Unterstützung bei Termin-, Kalender- und Reisemanagement, Interne & externe Kommunikation zu Kolleg/innen und Business Partnern, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Kundenbesuchen

Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten, Verwaltung von Terminen und allgemeines Kalendermanagement, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Unterstützung bei der Organisation von Projekten, Unterstützung im Onboarding von neuen Mitarbeitern, Allgemeine administrative Tätigkeiten

Bearbeitung Postein- und ausgang, Bearbeitung der Verwaltung-Emails, Empfangsarbeit – Kontakt mit Boten, Bewerberinnen, Mitarbeitenden etc., Telefonarbeit, Archivarbeit, Nach gründlicher Einarbeitung: Übernahme von leichten Projektaufgaben, Übernahme weiterer Projektaufgaben – Kostenstellen abstimmen, Anträge stellen, Verwendungsnachweise, Kontakt mit Zuwendungsgebern, Zuarbeit der Geschäftsleitung, Zuarbeit der Projekte, Öffentlichkeitsarbeit, Statistiken führen

Unterstützung bei administrativen Aufgaben wie Terminkoordination, On- und Offboarding von Mitarbeitenden, Reisebuchungen und -abrechnungen, Veranstaltungsmanagement durch Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Betreuung der Mitarbeitenden sowie Gäste, Erstellung von Präsentationen, Termin- und Einladungsmanagement sowie Korrektorat von Berichten und Entscheidungsvorlagen, Pflege des Projektcontrollings, einschließlich Projektplanung und -abrechnungen, Zusammenstellung von Projektvorlagen sowie Erstellung von Projekthandbüchern und Aufbereitung von Projektdokumentationen

Schriftliche und telefonische Kommunikation mit Kunden und Auslandsgesellschaften in deutscher und englischer Sprache, Auftragsmanagement für Überseekunden, Auftragserfassung und -nachverfolgung sowie Erstellung von Auftragsbegleitpapieren, z.B. Proforma Rechnungen, Produktberatung und Angebotserstellung, Unterstützung bei der Erstellung von Marketing- und Sales-Unterlagen, bei der Social-Media-Account-Pflege sowie bei der Vorbereitung von internationalen Messen und Events, Betreuung und Koordination von Kundenbesuchen aus dem Ausland, Vor- und Nachbereitung von internationalen Meetings, Präsentationen und Videocalls, Pflege des Vertriebsmanagement-Systems und des Kundenstamms, Allgemeine verwaltungstechnische Aufgaben im Bereich Vertrieb, wie z. B. Reise- und Kostenmanagement für die Verkaufsleitung

Qualifizierte, praxisnahe und vielseitige Ausbildung in verschiedenen Tätigkeitsfeldern der Verwaltung, Kenntnisnahme unternehmensspezifischer Aufgaben im Sekretariat, Einkauf, Controlling, Buchhaltung, Fakturierung, Personalabteilung und Auftragsannahme, Möglicher zeitweiser Einsatz in einer der Betriebsstätten, Unterstützung von derzeit 30 weiteren Auszubildenden in verschiedenen Fachbereichen

Selbständige Durchführung von Aufgaben im Bereich Verwaltung und Organisation (z.B. Terminmanagement, Verwaltung des Alumni-Verzeichnisses, Aktualisierung der internen Wissensplattform, Wartung von Büroausstattung), Organisation und Koordination von alltäglichen Büroangelegenheiten, Koordination des Onboarding- und Offboarding-Prozesses für alle Mitarbeitenden in Bonn (z.B. Organisation von IT-Ausstattung, Zugriffsrechten und anderen administrativen Prozessen), Verwaltung aller Softwarelizenzen einschließlich Benutzeranfragen, Bestell- und Trainingsmanagement, Koordination von Meetings, Organisation von Veranstaltungen und Konferenzen, vor Ort in Bonn und international, Planung und Koordination von Terminen der Partner sowie Reisemanagement, Entwicklung von Ideen, z.B. zur weiteren Automatisierung von administrativen Prozessen (z. B. Verteilerlisten, Self-Service-Tools)

Assistenz/Sachbearbeitung für den stellv. Geschäftsführer und Justiziar (Postbearbeitung, Terminplanung, Protokollführung, Dienstreisen und weitere Sekretariatstätigkeiten), Koordinierende Schnittstelle für die Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt/-ärztin, Pflege einer digitalen Schulungsplattform für Unterweisungen, Führung der Vorsorgekartei einschließlich Koordinierung von Vorsorgeterminen, Fuhrparkmanagement, Unterstützung beim Betrieblichen Eingliederungsmanagement

Assistenz/Sachbearbeitung für den stellv. Geschäftsführer und Justiziar (Postbearbeitung, Terminplanung, Protokollführung, Dienstreisen und weitere Sekretariatstätigkeiten), Koordinierende Schnittstelle für die Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt/-ärztin, Pflege einer digitalen Schulungsplattform für Unterweisungen, Führung der Vorsorgekartei einschließlich Koordinierung von Vorsorgeterminen, Fuhrparkmanagement, Unterstützung beim Betrieblichen Eingliederungsmanagement

Vorbereitung und Organisation von gesellschaftlichen Vorgängen (Gesellschaftsgründung, Liquidation, Geschäftsführerwechsel), Korrespondenz mit Notaren, Behörden, IHK und vergleichbaren Institutionen, Meldungen und Veröffentlichungen im Bundesanzeiger, Handelsregister und sonstigen Registern, Führung der gesellschaftlichen Urkunden- und Korrespondenzakten, Pflege der Datenbanken der Unternehmensgruppe, Vertragsmanagement und Fristenüberwachung

Organisation und Betreuung von Meetings, Veranstaltungen und Gremiensitzungen, Eigenständige Terminkoordination (inkl. ggf. Reiseplanung und -abrechnung), Sorgfältige Vor- und Aufbereitung von Unterlagen sowie eigenständige Aktenführung/Dokumentation und Wiedervorlage, Administrative Unterstützung des Vorstandes sowie der Kolleg/-innen, Aufgaben im Rahmen der Rechnungsbearbeitung, Kommunikation mit Geschäftspartnern und Gremienmitgliedern (in Deutsch und Englisch), Unterstützung bei Projektarbeiten und Produkteinführungen, Koordination von Abfragen, u.a. zu Berechtigungen, Prüfungen etc., Weiterentwicklung von Prozessen, Unterstützung im Bewerbermanagement, Pflege der Verträge innerhalb der Vertragsdatenbank, Durchführung des Fristenmanagements, Selbstständiges Internetresearch zu diversen Themen und Fragestellungen, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Selbständige Ausführung aller Aufgaben zur Bewirtschaftung unserer Office Räume, wie z.B. Kontakte zu Dienstleistern, Bestellungen von Büromaterial, Getränken und Catering, Empfang, Betreuung und Bewirtung unserer Gäste

Allgemeine Büroarbeiten, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, Adressverwaltung und Pflege im CRM-System und Mailings, Angebotseinholungen und Vergaben, Versand von Bestellungen und Infomaterial, Telefonservice

Auftragssachbearbeitung, Koordination und Bearbeitung von Ausschreibungen, Terminüberwachung, Erarbeitung und Erstellung von Projektaufträgen, Erstellung von Angeboten, Verwaltung der Vertriebsmusterversands, Kundenbetreuung, Reklamationsmanagement, Vor- und Nachbereitung von Kunden- und Präsentationsterminen sowie Messen im In- und Ausland, Erledigung der Vertriebsadministration, Stammdatenpflege, Ablage und Archivierung, Mitarbeit an der Weiterentwicklung interner EDV-Programme, Unterstützung und Vertretung bei Projekten

Allgemeine Sekretariatsaufgaben wie Telefonzentrale, Post, Bewirtung, Beschaffung von Büromaterialien sowie Arbeitskleidung, Empfang von Gästen, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Telefonkonferenzen, Erstellung von Präsentationen, Terminkoordination, Korrespondenz mit Baustellen, Eigenverantwortliche Übernahme von Sonderaufgaben bzw. internen Projekten, Organisation von Tagungen, Schulungen, Firmenveranstaltungen etc., Elektronische Kommunikation für die Niederlassungsleitung sowie Postbearbeitung (Eingang, Ausgang, Umlauf), Effizientes Büro- und Ablagemanagement mit sorgfältiger Dokumentation, Vorbereitung, Organisation und Betreuung von Sitzungen, Erstellung von Besprechungsunterlagen, Protokollen und Manuskripten, Beschaffung und zugriffsfreundliche Aufbereitung von Informationen, Social-Media Ansprechpartner der Frankfurter Niederlassung, Verfassen von Beiträgen und Planung von Kampagnen, Selbstständige Recherche von Themen und Verfassen von Beiträgen

Empfang und Betreuung von Kunden, Gästen sowie Geschäftspartnern, Ansprechpartner für alle Mitarbeitende an den Standorten in Berlin Adlershof und Niderschöneweide, Unterstützung der Führungskräfte und Mitarbeitende bei administrativen und organisatorischen Fragen, Koordination von Meetings und administrativer Support verschiedener Prozesse, Anlaufstelle für Fragen rund um Reisekostenabrechnungen, Verantwortung und Gestaltung der Prozesse im Office Management

Professionelles Organisieren und Unterstützen der Associate Partnerin und des Teams bei allen organisatorischen Themen sowie in der operativen Projektarbeit, Termin- und Besprechungskoordination sowie Mitwirkung bei deren Vor- und Nachbereitung, Mitwirken bei der Vorbereitung und Erstellung von Präsentationen und Berichten bspw. bei Machbarkeitsstudien und in Technische Due Diligence Prozessen, Aufbau und Nachhalten des Schriftverkehrs an Kunden, Mitarbeit bei der Angebotserstellung und -nachverfolgung