Verwaltung des Schulbetriebs und Entlastung der Schulleitung, die Steuerung des reibungslosen Schulablaufs: Vereinbarung von Terminen, Verwaltung des Archivs sowie allgemeine Schreibarbeiten, erste Anlaufstelle für Schüler*innen (z. B. auch bei kleineren Verletzungen), Eltern und Besucher*innen, die Bearbeitung telefonischer und digitaler Anfragen sowie Posteingang und -ausgang, die Meldung von Fehlzeiten im inneren Schulbetrieb, die Ausstellung von Schulbescheinigungen, Schüler*innenausweisen und Unfallmeldungen, das Rechnungswesen und Teilaufgaben im Bereich der Verwaltung des Schulbudgets

Sie bearbeiten selbstständig alle anfallenden Verwaltungsaufgaben im Recruiting, insbesondere die beim Anwerben von Fachkräften und Auszubildende aus dem Ausland anfallen, Sie prüfen eigenständig alle eingehenden Rechnungen im Recruitingbereich, Sie unterstützen bei der Umsetzung von Veranstaltungen und Aktionen wie z.B. dem Willkommenstag, Azubitag, Messen etc.

Standortübergreifende Personalverwaltung und – betreuung, Erstellung personalrelevanter Dokumente wie Vertragsanpassungen oder Ähnliches, Vorbereitung der externen Lohn- und Gehaltsabrechnungen in enger Zusammenarbeit mit unserem Steuerberater, Ansprechpartner in allen Personalangelegenheiten für unsere Mitarbeitenden und Führungskräfte, Kommunikation mit Krankenkassen, Sozialversicherungsträgern und anderen Behörden sowie das Verfassen von externen und internen Berichten, Analysen und Bescheinigungen, Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung, Pflege der Personalakten

allgemeine Büroorganisation, -verwaltung und Kommunikation (Telefonie, Postbearbeitung, Empfang), Auftragsabwicklung u.a. Angebotserstellung, Auftragsprüfung und Abrechnung, Organisation und Durchführung von Gruppenanfragen, Führungen und Sonderveranstaltungen, Unterstützung im Bereich Buchhaltung

Vorzimmertätigkeiten, Terminüberwachung, Telefondienst, Posteingang und Postausgang für das Stadtbauamt, Allgemeine Büro- und Schreibtätigkeiten, Betreuung des Ablagesystems, Ansprechpartner für die Belegung der städtischen Liegenschaften, insbesondere der Bürgerhäuser, Umgang mit Raumbuchungssoftware, Erstellen von Anordnungen und Abrechnungen, Beschaffungswesen und Ausgabe von Material bzw. Reinigungsmittel für die städtischen Liegenschaften, Erstellen von Verbrauchsabrechnungen der städtischen Liegenschaften, Archivierung

Organisation des Stations- und Chefarztsekretariats u. a. in Form von Terminplanung und -koordination, Bearbeitung der laufenden Korrespondenz, sowie Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten, Verwaltung der stationären sowie ambulanten Akten, Aufnahmeplanung der stationären sowie ambulanten Patienten, Repräsentation der Klinik gegenüber Patienten und zuweisenden Ärzten im telefonischen und persönlichen Kontakt, Schreiben nach Diktat und Protokollerstellung bei Besprechungen, Korrespondenz mit der PVS

Abwechslungsreiche und anspruchsvolle Aufgaben, Aktive Einbindung in die betrieblichen Abläufe, Verantwortung übernehmen, Einblicke in verschiedene Bereiche wie Finanz- und Rechnungswesen, Personalwesen und Unternehmenskommunikation, Arbeiten mit modernen Tools und Technologien

Unterstützung der Institutsleitung und Institutskoordination bei organisatorischen und administrativen Prozessen, Verantwortlich für allgemeine Sekretariatsaufgaben wie Bestell- und Rechnungswesen, allgemeine Büroorganisation, Organisation und Vorbereitung von Meetings und Veranstaltungen, Unterstützung bei Forschungsprojekten

Organisation des (digitalen) Büroablaufs in der Einrichtung, Zuständigkeit für die Buchhaltung und selbständige Buchung aller relevanten wirtschaftlichen Vorgänge in der Einrichtung, Pflege des Kontakts zum öffentlichen Kostenträger unter der Berücksichtigung der Eigenbeteiligung der Bewohner/innen und Abstimmung der offenen Posten, Verwaltung der Treuhandkonten der Bewohner/innen und regelmäßige Auszahlung des Eigengelds, Unterstützung der Einrichtungsleitung in organisatorischen Themen und Einbringung der Assistenzfunktion, Unterstützung bei der Durchführung von Korrespondenz und im Protokollwesen

Unterstützung der Regionalleitung Süd-Ost mit organisatorischen und administrativen Aufgaben z.B. Postbearbeitung, Terminkoordination, Telefonkontakten und Mitwirken an der Korrespondenz, Ablage etc., Vor- und Nachbereitung von Reisen, Terminen und Meetings samt Organisation der Bewirtung und Unterbringung von Gästen, Organisation von Veranstaltungen, Reisekostenabrechnungen und Rechnungskontrollen, Aufbereitung von Besprechungsunterlagen, Präsentationen, Berichten und Anträgen, Protokollieren von Arbeitsgruppen und Konferenzen, Büromanagement für das Team

Kommunikation mit Leistungsträgern, Vorbereitung von Vertragsunterlagen, Beauftragung von Firmen verschiedener Gewerke gemäß Prozessbeschreibung und dem Genehmigungsverfahren nach dem Einheitspreisabkommen (EPA), Nachverfolgung von Wartungsdurchführungen, Administrative Schnittstelle zwischen Technischer Leitstelle, Beschaffungsmanagement, Finanzmanagement und Lieferanten, auch zwecks Klärung und Überprüfung von Zahlungsaufforderungen (Mahnungen), Kontrolle und Eingabe der Kontierung sowie Freigabe von Rechnungen, In Vertretung: Kassenleitung sowie Warenbestellung gemäß Bestellanforderungen, Prozessbeschreibung und Genehmigungsverfahren

Bürowirtschaft und -organisation, Ressourcenverwaltung und -management, Buchhaltungsprozesse, Öffentlichkeitsarbeit, Kundenkontakte

Durchführung von Verwaltungstätigkeiten wie z. B. Postbearbeitung, vorbereitende Buchhaltung oder Führen und Kontrollieren diverser Listen, Erfassung, Aufbereitung und Übermittlung relevanter Daten zur Sicherstellung reibungsloser Verwaltungsprozesse zwischen dem Verbund und der Geschäftsstelle, Vorbereitende Tätigkeiten und Zuarbeit für die Einrichtungsleitungen für z.B. statistische Datenerhebungen, Bei Bedarf auch Übernahme von Besichtigungen und Begehungen von Trägerwohnungen und deren Dokumentation, Regelmäßige Teammeetings, Teamtage und Supervisionen

Veranstaltungsmanagement: Sie bringen sich aktiv bei der Organisation, Umsetzung und Nachbereitung von Veranstaltungen ein – von internen Team-Meetings über Workshops bis hin zu Veranstaltungen mit unseren Kunden an unserem Standort in Hamburg, Office Management: Sie unterstützen das Tagesgeschäft unseres Büros – z. B. durch Postbearbeitung, Büromaterialverwaltung, Terminmanagement, Telefonannahme und -weiterleitung, Post, Ablage, Recherchen, Ansprechperson: Als gute Seele unseres Büros haben Sie ein offenes Ohr für unsere Mitarbeitenden. Wir freuen uns, wenn Sie in dieser Rolle eigene Ideen einbringen und mitgestalten – sei es im Office-Alltag oder bei der Weiterentwicklung unserer Veranstaltungsformate

Verwaltungstätigkeiten in den Bereichen Personalgewinnung, Personalentwicklung und Personaladministration, Pflege von Personalstatistiken und Personalverwaltungssystemen sowie Datenbanken, Administration flexibler Arbeitsmodelle, Administration von Arbeits- und Dienstzeugnissen, Fristen- und Terminüberwachung, Personalaktenverwaltung, Elektronische Aktenbearbeitung und -verwaltung, Rechnungsbearbeitung für das Referat Verwaltung, Administration von Bahncard und Jobticket sowie Reiseangelegenheiten, Allgemeiner Schriftverkehr und Bürotätigkeiten

Begleitung des gesamten Einstellungsprozesses, Erstellung von Stellenausschreibungen, Veröffentlichung der Stellenausschreibungen auf der Website, Erstellung von Stellenanzeigen in Jobbörsen und Zeitungen, Kontaktpflege zu Hochschulen, Sichtung von Bewerbungsunterlagen und Koordination der Vorstellungsgespräche, Betreuung neuer Mitarbeiter nach der Einstellung

Verantwortung für die administrative Gesamtorganisation des Büros, Koordination und Unterstützung der Vereinsarbeit durch effizientes Geschäftsstellenmanagement, Terminplanung und Ablauforganisation für Geschäftsführung und Mitarbeiter*innen, Pflege und Aktualisierung interner Dokumentationssysteme, Verwaltung und Ablage von Vereinsdokumenten sowie Protokollführung relevanter Vereinssitzungen und -veranstaltungen, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Kontierung und Weiterleitung von Rechnungen sowie Verwaltung von Spesenabrechnungen und einfache buchhalterische Tätigkeiten, Unterstützung bei Veranstaltungen und im Veranstaltungsmanagement, z.B. bei der Suche nach geeigneten Locations und dem Einsatz von Dienstleistern

Dokumentation abteilungsrelevanter Daten (Projektinformationen, Kontaktdatenerstellung, Pflege und Austausch von relevanten Listen und Dateien mit anderen Abteilungen), Koordination von Fachgutachten mit Schwerpunkt Bau und Flächenvorbereitung, Unterstützung der Projektentwicklung im Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Erstellung von Präsentationen und kontinuierliche Dokumentenpflege, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Korrespondenz mit Projektbeteiligten wie Kommunen und Flächeneigentümern, Allgemeine Sekretariatsaufgaben (Posteingang, Telefondienst, Wiedervorlage, etc.), Durchführung von Akquisitionskampagnen

Gebührenabrechnung für Betreuungen nach Fallpauschalen, Stammdatenpflege, Aktenführung, Ablagewesen, Vorbereitende Buchhaltungsarbeiten, Büroorganisation, allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatstätigkeiten

Administrative Unterstützung im operativen Tagesgeschäft, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Messen und Kundenveranstaltungen, Telefonische und schriftliche Korrespondenz, Erstellung von vertriebsunterstützenden Unterlagen und Präsentationen sowie Unterstützung im Vertriebsprozess, Erstellung von geschäftlichen Analysen