108 Part-Time Administration Jobs

Verantwortung für die administrative Gesamtorganisation des Büros, Koordination und Unterstützung der Vereinsarbeit durch effizientes Geschäftsstellenmanagement, Terminplanung und Ablauforganisation für Geschäftsführung und Mitarbeiter*innen, Pflege und Aktualisierung interner Dokumentationssysteme, Verwaltung und Ablage von Vereinsdokumenten sowie Protokollführung relevanter Vereinssitzungen und -veranstaltungen, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Kontierung und Weiterleitung von Rechnungen sowie Verwaltung von Spesenabrechnungen und einfache buchhalterische Tätigkeiten, Unterstützung bei Veranstaltungen und im Veranstaltungsmanagement, z.B. bei der Suche nach geeigneten Locations und dem Einsatz von Dienstleistern

Unterstützung des Teams der Geschäftsstelle und der Geschäftsführung bei administrativen Tätigkeiten und der Kommunikation, Verantwortung für internes Wissensmanagement und Prozesse, Erste Ansprechperson für Mitglieder und administrative Betreuung, Selbstständige Organisation von Vorstandssitzungen, Planung und Umsetzung von Mitgliederinternen Konferenzen und Sommerfest, Unterstützung der Geschäftsführung bei Reiseplanungen, Vorbereitung von Terminen und Meetings sowie Präsentationen, Unterstützung bei Personalmanagement und vorbereitender Buchführung, Möglichkeit zur Einbringung bei der Betreuung von Communities of Practice

Planung und Durchführung von Maßnahmen der Betriebsführung für SAP-Systeme (Installationen, Releasewechsel, Patches und Systemkopien), Aktive Mitgestaltung der Migration auf S/4HANA, Second-Level-Support zur Klärung von Störungsmeldungen in Abstimmung mit Modulbetreuern und Nutzern, Fehleranalyse und Beseitigung zugrunde liegender Probleme in Rücksprache mit dem Herstellersupport, Durchführung von Performance- und Schwachstellenanalysen der Systeme und Entwicklung von Maßnahmen aus den gewonnenen Erkenntnissen, Ermittlung neuer oder geänderter Bedarfe in Zusammenarbeit mit den Modul-Betreuern und Entwurf und Implementierung neuer Funktionen und Schnittstellen, Initiierung von Initiativen zur kontinuierlichen Verbesserung der SAP-Basis-Infrastruktur gemeinsam mit den Kolleginnen und Kollegen des Rechenzentrums und der Virtualisierung, Kontinuierliche Dokumentation der Arbeitsergebnisse, Bereitschaft zur fachlichen Einarbeitung in den Basisbetrieb einer möglicherweise neuen Technologieplattform für ein Krankenhausinformationssystem und Durchführung analoger Tätigkeiten der Betriebsführung

Responding to inquiries regarding admission requirements, procedures, grade applications, and waitlists, Providing application information to prospective parents, ensuring completion, and following up on outstanding documents, Preparing placement offers, contracts, and cost statements, Handling, sorting, and filing data or documents to complete applications, Supporting the Head of Admissions in conducting weekly admissions committee meetings, Collaborating with primary and secondary school leadership to collect feedback, provide information to parents, and assign new students to classrooms, Checking and entering admissions-related data into OpenApply and Atlantis, ensuring accuracy in student files, reports, and medical forms, Liaising with school administration and IT to ensure a smooth transition of applicant data into the student database, Managing the deregistration process, ensuring proper documentation and coordination, Calculating fee payments and preparing cost statements for parents, Drafting, formatting, proofreading, and preparing routine correspondence, including admission and rejection letters, Planning and organizing open houses, information evenings, taster, and trial days as per the school calendar

Unterstützung bei der Abwicklung des Tagesgeschäftes, Mitarbeit an Unterstützungsleistungen für den Vertriebsaußendienst, Erstellung und Aufbereitung von Auswertungen, Koordination von Terminen sowie Vorbereitung von Veranstaltungen, Datenpflege

Unterstützung der Abteilung in administrativen und organisatorischen Belangen, Koordination von Terminen und Meetings, Erstellung von Präsentationen und Berichten, Pflege von Datenbanken und Dokumentationen, Kommunikation mit internen und externen Partnern

Bedienung der Telefonzentrale und der Empfang von Besuchern, Betreuung unserer allgemeinen E-Mail-Postfächer sowie Assistenzaufgaben für die Geschäftsleitung, wie z. B. Terminkoordination, Korrespondenz etc., Protokollführung bei Bürobesprechungen, Postbearbeitung, Führen der Bargeldkasse und Bestellungen (z. B. Büromaterialien) sowie die Verwaltung des Büroinventars, Neue Projekte anlegen, digital, analog und in unserer ERP-Software, Administrative Bearbeitung von Ein- und Austritten, Pflege der Personalakten sowie die Erstellung von Arbeitszeugnissen und Bescheinigungen, Administrative Bearbeitung von Praktikanten, Werkstudenten u. Aushilfen, inkl. Erstellung der Arbeitsverträge etc., Pflege von Krankdaten inkl. Überwachung Entgeltfortzahlung, Veranlassung der monatlichen Gehaltsabrechnung als Schnittstelle zum Steuerbüro in Zusammenarbeit mit der Personalreferentin, inkl. aller Vor- und Nacharbeiten, Urlaubsvertretung der Personalreferentin

Leitung eines kleinen agilen Teams und Gestaltung des gesamten administrativen Arbeitsbereichs der KSM, Koordination der Zusammenarbeit intern und extern, insbesondere mit der University Southampton, der Programmdirektorin und Dekanin sowie mit den zuständigen Konzernbereichen der Gesundheit Nordhessen, Erste*r Ansprechpartner*in für die Verantwortlichen der University of Southampton in allen Belangen und Koordination in enger Zusammenarbeit mit Southampton die Aus- und Weiterbildung der Lehrenden, Koordination der Bewerbungs-, Auswahl- und Aufnahmeprozesse sowie Zulassungsprozesse der Studierenden, Betreuung aller internen/externen und internationalen Qualitätsaudits, Direkte Berichterstattung an die Geschäftsführung der KSM und enge Zusammenarbeit mit dieser, Vorbereitung der Geschäftsplanung sowie der Lehrkalkulation und Verantwortung für die Abrechnung der Lehrvergütung inklusive Vertragsmanagement

Leitung eines kleinen agilen Teams, Gestaltung des gesamten administrativen Arbeitsbereichs der KSM, Koordination der Zusammenarbeit intern und extern, insbesondere mit der University Southampton, der Programmdirektorin und Dekanin sowie mit den zuständigen Konzernbereichen der Gesundheit Nordhessen, Ansprechpartner*in für die Verantwortlichen der University of Southampton, Koordination der Aus- und Weiterbildung der Lehrenden, Koordination der Bewerbungs-, Auswahl- und Aufnahmeprozesse sowie Zulassungsprozesse der Studierenden, Betreuung aller internen/externen und internationalen Qualitätsaudits, Berichterstattung an die Geschäftsführung der KSM, Vorbereitung der Geschäftsplanung sowie der Lehrkalkulation, Verantwortung für die Abrechnung der Lehrvergütung inklusive Vertragsmanagement

Administrative Anmeldung und Organisation von Diagnostik und Therapie, Anlage und Vervollständigung der Patientenakte in M-KIS, Ablage elektronischer Dokumente, Du bist beteiligt an der Umsetzung der aktuellen Behandlungs- und Pflegestandards im Alltag, Du steuerst die Ablauforganisation im Arbeitsbereich, Du dokumentierst und sicherst die Qualität deiner Leistungen in unserer digitalen Patientenakte, Du beteiligst dich an der Anleitung von Auszubildenden und Pflegeassistenz, Beschwerdemanagement im Bereich

Betrieb und Weiterentwicklung der M365 Teams und Exchange Online Infrastruktur, Administration und Konzeption der Collaboration-Infrastruktur unter MS Teams, Technische Implementierung von Infrastrukturlösungen in Azure, Mitwirkung im technischen 2nd- und 3rd-Level-Support und ggf. Teilnahme an einer IT-Infrastruktur-Rufbereitschaft, Leitung von Infrastruktur-Projekten oder -Teilprojekten, Erstellen von Systemdokumentationen und Schulung der IT-Mitarbeitenden

Umfassendes Bewerbermanagement (Verwaltung von Bewerberdokumenten, Kommunikation mit Bewerbern sowie interne Abstimmungsprozesse), Bearbeitung von Eintritts- und Austrittsprozessen, Pflege von Personalakten, Mitarbeit bei der Erstellung von Arbeitsverträgen, Überwachen der Zeitkonten, Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen, Vorbereitende Arbeiten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Unterstützung bei den Themen betriebliches Gesundheitswesen sowie der betrieblichen Altersvorsorge, Erledigung anfallender Korrespondenz im Rahmen des Personalwesens

Weiterentwicklung unseres Service-Portfolios in Abstimmung mit den Produktowner:innen, Analyse und Bewertung von Informationen aus dem „Microsoft 365 Admin Center“ hinsichtlich Kundenauswirkung, Datenschutz und Datensicherheit, Kommunikation von Erkenntnissen an Stakeholder und Planung der Umsetzung neuer Anforderungen inklusive Tests, Abnahmen und Dokumentationsupdates, Zentrale Ansprechperson für technische und inhaltliche Fragen der Fachabteilungen, Verantwortung für Konfigurationsänderungen sowie die Erstellung von PowerShell-Skripten, Kreative Lösungsansätze, Steuerung relevanter Schnittstellen und Vertretung von Konzepten sowie Entscheidungsvorlagen in Gremien, Verantwortung für den Verfahrensbetrieb mehrerer Kunden

Aufbau und Organisation der zentralen, Windows-basierten IT-Infrastruktur für das LIT (Windows Server 2019 bis 2025), Migration zu Microsoft 365/Entra ID, Einrichtung und Betreuung von Virtualisierungssystemen (z.B: HyperV und Proxmox), Unterstützung des Datenmanagement Teams bei der Verwaltung von Forschungsdaten und der Integration von Datenbanken (NoSQL Datenbanken, wie MongoDB und couchDB), Verantwortlichkeit für IT- und Datensicherheit in Zusammenarbeit mit dem Dienstleister (gemäß BSI Grundschutz und NIS-2), Ansprechpartner für das deutsche Forschungsnetz (DFN), Abstimmung mit den IT-Verantwortlichen des Universitätsklinikums und der Universität Regensburg hinsichtlich der Gebäude-IT sowie mit dem LIT Linux-Team, Second-level-User Support im Bereich IT ergänzend zum first-level Support durch die Workgroup ManagerInnen und den IT Dienstleister., Technische Dokumentation sowie Verwaltung der Soft- und Hardware. (MDM/Intune)

Unterstützung des Teams bei anfallenden Tätigkeiten im Bereich Administration, Recruiting und Development, Pflege der Personalstamm- und Veränderungsdaten inkl. Zeiterfassung, Erstellung von Arbeitsverträgen, Arbeitszeugnissen und diverse Bescheinigungen, Erster Ansprechpartner für die Mitarbeiter bei Anfragen und Anliegen im Rahmen ihres Arbeitsverhältnisses, Vorbereitung der Entgeltabrechnung gemeinsam mit dem Operations-Team und Abstimmung mit externen Dienstleistern, Enge Zusammenarbeit mit den HR-Schnittstellen, Regelmäßiger Austausch mit Krankenkassen, Behörden und Versicherungen, Beteiligung an der Planung und Durchführung von Onboarding Aktivitäten

Büroorganisation, Finanzverwaltung: Rechnungsstellung und Rechnungseingangsprüfung, Kunden- und Lieferantenbetreuung, Reiseorganisation, Unterstützung bei Eventplanung, Grundlegende kaufmännische Tätigkeiten, Optimierung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse

Durchführung von Verwaltungstätigkeiten wie z. B. Postbearbeitung, Buchhaltung, Telefondienst oder Führen und Kontrollieren diverser Listen, Erfassung, Aufbereitung und Übermittlung relevanter Daten zur Sicherstellung reibungsloser Verwaltungsprozesse zwischen den Ambulanten Diensten und der Geschäftsstelle, Vorbereitende Tätigkeiten und Zuarbeit für die Einrichtungsleitungen der Ambulanten Dienste für z.B. statistische Datenerhebungen, Kommunikation mit Leistungsträgern zu abrechnungsrelevanten Themen, Bei Bedarf auch Übernahme von Besichtigungen und Begehungen von Trägerwohnungen und deren Dokumentation, Die Möglichkeit zur konstruktiven Mitarbeit an der Weiterentwicklung und Sicherung von Qualitätsstandards der Prozesse in unseren Einrichtungen der Ambulanten Dienste

Administrative Büro-, Verwaltungs- und Abrechnungstätigkeiten im entsprechend zugewiesenen Verantwortungsbereich, Datenerfassung, –pflege, Bearbeiten von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Mitwirkung bei der Bearbeitung von Vertrags- und Versicherungsangelegenheiten, Allgemeine Korrespondenz mit z.B. Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten, Eigenverantwortliches Erstellen von Berichten, Präsentationen, Statistiken, Daten und Geschäftsunterlagen

Sie übernehmen eigenständig allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben und sorgen für einen reibungslosen Ablauf, Sie sind die erste Ansprechperson für interne und externe Kommunikation – ob Besucher, Anrufer oder Mitarbeitende, Sie begegnen jedem mit Freundlichkeit und Professionalität, in der Finanzverwaltung kümmern Sie sich um die Kassenführung, erstellen Kassen- und Bankberichte und übernehmen die rechnerische Prüfung sowie Kontierung von Belegen, Sie erstellen Rechnungen für unsere Angebote, behalten Zahlungseingänge im Blick und führen Debitorenabstimmungen durch, Sie bringen sich aktiv in die digitale Weiterentwicklung unserer Verwaltungsprozesse ein und arbeiten souverän mit MS Office 365 sowie weiteren Softwarelösungen, Sie unterstützen die Bereichsleitung bei administrativen Aufgaben und übernehmen Vertretungstätigkeiten innerhalb der Verwaltung, Sie tragen Verantwortung für eine gewissenhafte Umsetzung von Kinder- und Betreutenschutzvorgaben in Ihrem Aufgabenbereich, Sie leisten vorbereitende Arbeiten im Personalwesen

Ansprechpartner:in am Telefon und bei Bestellungen per Mail, sowie Retouren und Gutschriften, Koordination von Anfragen für den Vertrieb und unser Marketing-Team, Steuerung von Lieferanten und Dienstleistern, Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs der Post, der Büroausstattung und des Einkaufs von Büromaterialien, Erster Kontakt für Anfragen von Kund:innen und (zukünftigen) Partner:innen zu Kooperationen, Prüfung und Übergabe von Eingangs- & Ausgangsrechnungen an unser Steuerbüro mit DATEV Unternehmen online & Führung des Mahnwesens, Aktive Mitgestaltung des Büro-Alltags und Übernahme eigener kleiner Projekte

Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung, einschließlich Terminplanung und -koordination, Vor- und Nachbereitung von Meetings, inklusive Protokollführung und Dokumentenmanagement, Unterstützung im Rechnungswesen, z. B. bei der Rechnungserstellung, -prüfung und Kontenabstimmung, Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten, Pflege und Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten im ERP-System, Erledigung der Korrespondenz und Kommunikation mit Geschäftspartnern und Dienstleistern, Unterstützung bei der Planung und Koordination von Projekten, Bearbeitung und Ablage von Verträgen und anderen wichtigen Unterlagen, Allgemeine Assistenz- und Verwaltungsaufgaben nach Bedarf

Du machst Büroarbeiten, führst Telefonate und schreibst Briefe oder E-Mails., Du bist die Ansprechperson für unsere Kunden und Kundinnen., Du bereitest Verträge mit Kunden und Kundinnen vor.