153 Admin Jobs

Vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung, Stammdatenpflege, Erstellung von Verträgen, Vertragsanpassungen, Arbeitszeugnissen und Bescheinigungen mit Hilfe von Vorlagen, Betreuung des Zeiterfassungssystems und Erfassung von Arbeits- und Fehlzeiten, Gewährleistung und Umsetzung aller personalwirtschaftlichen Prozesse, Erstellen von Stellenanzeigen, Bewerbermanagement, On- & Offboarding, Projektunterstützung und ggf. Übernahme eigener Projekte, Allgemeines Büromanagement, administrative Aufgaben, Assistenzaufgaben

Eine abwechslungsreiche und vielseitige Ausbildung in allen Abteilungen der kaufmännischenVerwaltung unseres Forschungsinstituts., Im zweiten Teil der Ausbildung besteht die Möglichkeit der Spezialisierung entsprechend den Schwerpunkten des Berufsbildes: Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen, Kaufmännische Steuerung und Kontrolle, Personalwirtschaft, Assistenz und Sekretariat.

Erledigung allgemeiner Koordinations-, Organisations-, Verwaltungs- und Büroaufgaben im Aufgabenbereich der Stabstellenleitung (u.a. Terminvorbereitung und -überwachung, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen und Sitzungen), Betreuung der Funktions-Mail-Adressen im Leitungsstab Kommunikation einschließlich selbstständiger Beantwortung von Anfragen („First-Level-Niveau“), Redaktionsassistenz bei allen Formaten und Kanälen der BIBB-Kommunikation (z. B. Pressemitteilungen, Newsletter, Social Media, AV-Medien) sowie Erstellung von Präsentationen und Durchführung von Internetrecherchen im Rahmen der Themen- und Redaktionsplanung, Vertretung der Assistenz im Präsidentenbüro in Form einer Büroallianz

Kennenlernen vielfältiger administrativer Aufgaben und Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft, Koordinierung von Terminen, Erstellung und Verwaltung von Dokumenten und Sicherstellung einer effizienten Büroorganisation, Optimierung bestehender Prozesse und Weiterentwicklung interner Softwarelösungen in Zusammenarbeit mit dem Team, Erster Ansprechpartner für Kunden und Partner, Beantwortung von Anfragen und Sicherstellung reibungsloser Kommunikation, Überwachung und Pflege relevanter Daten und Sicherstellung aktueller Datenbanken

Ansprechpartner für Mieter, Behörden, Versorgungs- und Dienstleistungsunternehmen, Ablagemanagement und Pflege von Kundenstammdaten, Zuarbeit für Property Manager in diversen Aufgabenfeldern, Übernahme kleinerer Verwaltungsaufgaben

Empfangs- und Rezeptionstätigkeiten in der Zentrale inklusive Terminvergabe, Organisation und Koordination der Arzttermine für Spender:innen bei Zusatzuntersuchungen vor der Spende, Erstellung von Dokumenten und Bescheinigungen für die Spender:innen, Erstellung und Pflege der Spenderdateneinträge, Spenderdokumentationen und Spendertabellen, Laborkontrolle und Auswertung von Fragebögen nach Spende, Rechnungsprüfung und Aktenarchivierung

Selbständige finanzielle Projektadministration, insbesondere die Vorbereitung von Zahlungsanträgen und diesbezügliche Kommunikation mit dem Projektträger, Selbständige Bearbeitung von Prüffällen im Rahmen der Projektförderung, Aufsetzen der Prozesse zur Weitergabe der entsprechenden Förderanteile an den Kooperationspartner und deren Abwicklung, Beratung und Unterstützung der Projektleiterin und Teilprojektleiter bei Verwaltungsabläufen (z.B. Beschaffungen) und der Einhaltung der Vorgaben des Fördermittelgebers, Dokumentation von Kommunikations- und Öffentlichkeitsarbeit, Erstellung und Vorbereitung von projektbezogenen Präsentationen und Dokumentationen, Organisation projektbezogener Veranstaltungen, wie Workshops und Informationsveranstaltungen inkl. anfallender Abrechnungen, Unterstützung zur Umsetzung eines einheitlichen Projektsauftritts

Verantwortung für den Bereich Bestellwesen (Bestellung von Serviceleistungen und Material, Abgleich von Lieferscheinen und Rechnungen im Dokumenten Management System mit dem internen ERP-System, Koordinierung der technisch (inhaltlichen) Freigaben), Korrespondenz mit technischen Dienstleistern und Lieferanten sowie Nachhalten von Einsatzberichten, Lieferscheinen und Rechnungen, Weiterbelastung bzw. Abrechnung von Leistungen an die Solarparks im ERP-System sowie der Abgrenzung der Aufträge, Unterstützung bei der Implementierung bzw. dem Ausbau der ERP-Software, Verantwortung für die Datenpflege in der O&M Einsatz-Datenbank, Verwaltung und Organisation der Zugangssysteme bzw. Schlüssel der Solarparks

Bearbeiten aller personalwirtschaftlichen Aufgaben, Kontaktperson für ein organisiertes und funktionierendes Betriebsbüro für ca. 130 Mitarbeitende am Standort, Organisation von Weiterbildungsmaßnahmen sowie Reisekoordinator:in, Zeitbeauftragte:r: SAP Zeiterfassungen von Mitarbeitenden (z.B. Elternzeit, Schichtzulagen) mit Prüfung auf Plausiblität (Grundlage für spätere Gehaltsabrechnung), Erstellung, Bearbeitung und Prüfung der Urlaubspläne, Urlaubsanträge sowie Rufbereitschaftspläne, Durchführung der Rückstellungsbildung, Anfertigung von Unfallmeldungen, Bearbeitung von Verwaltungsaufgaben, z.B. Ein-und Ausgangspost

Unterstützung der Personalsachbearbeitung, Übernahme der Postbearbeitung und Telefondienst sowie Ablage., Erstellung von Personaldokumenten nach Vorgabe., Verantwortung für die Zeiterfassung und -korrektur in der kaufmännischen Zeiterfassung.

Bürokommunikation (Anrufe, Besucher, Schriftverkehr, Terminplanung, Planung von Meetings), Unterstützung des QMS bei Dokumentenlenkung, Lenkung von Fehlermeldungen, Beschwerden u.a., Unterstützung der LIS-Administration, Unterstützung bei der Erstellung von Berichten oder Präsentationen, Protokollführung und Dokumentation von Besprechungen oder Veranstaltungen, Führung des institutsinternen Bestell- und Rechnungswesens, Organisation Probenversand, Organisation von Dienstreisen, Organisatorische Begleitung von Projekten (Neue Methoden, Akquise, Software), Unterstützung der Verantwortlichen bei der Dienstplangestaltung und Urlaubsplanung, Unterstützung neuer Mitarbeiter beim Onboarding im Institut, Organisatorische Tätigkeiten für das POCT, Organisatorische Mitbetreuung der Auszubildenden, bzw. der Praxisbegleiter, Umsetzung von Fallzusammenführungen, Führung von Papierarchiven (z.B. Blutbank), Erstellung von Intranetmeldungen im Auftrag der Leitung, Unterstützung aller Labormitarbeiter bei allen und insbesondere auch unplanmäßigen Herausforderungen organisatorischer und kommunikativer Art wegen technischer oder personeller Ausfälle oder anderer Unwägbarkeiten und Zusammenarbeit mit allen Abteilungen des Klinikums

Bearbeitung von Rechnungen, Erstellung von Dokumenten und Reports sowie Pflege von Datenbanken, Planung und Abstimmung interner Abläufe, Unterstützung bei der Organisation von Projekten sowie Terminkoordination, Teilnahme an Terminen gemeinsam mit der Teamleitung vor Ort, z. B. bei Kunden oder Geschäftspartnern (Außendienst), Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern, Allgemeine administrative Tätigkeiten zur Unterstützung des Teams

Rechnungserstellung, Dokumentation der Arbeitsstunden, Terminplanung und Kommunikation mit Kunden, Dokumentation und Dateneingabe (z.B. Stammdatenpflege), Auftragsüberwachung und Terminierung, Bearbeitung von Telefonaten und E-Mails, Kommunikation mit Objektbetreuer:in und Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben, Rechnungsstellung und Dokumentation von Aufträgen

Terminkoordination (Betreuung des Patiententelefons, Raumbuchungen etc.), Annahme und Weiterleitung der Anfragen, Post und Emails, Erstellen von Vorlagen und Dokumenten, Pflegen verschiedener Excel-Dateien, Aktenführung der Patientenunterlagen sowie die Dokumentation der ausgeführten Arbeit am und für unsere Patientinnen und Patienten, Unterstützung in der Vorbereitung der Lehrveranstaltungen

Als Teil unseres Teams unterstützt du uns bei administrativen sowie organisatorischen Aufträgen im Tagesgeschäft., Teil deiner Aufgaben ist die Listen- und Datenbankpflege von Mandanten sowie das Budgettracking auf Mandatenebene und die Aktualisierung von Reportings., Darüber hinaus übernimmst du kleinere Tätigkeiten im Personalwesen für das Team., Du bist für die Koordination von Mailkorrespondenzen sowohl auf zentraler interner Ebene als auch auf externer Ebene im Rahmen verschiedener Mandate z.B. an das Finanzamt, Rechnungsversand etc. verantwortlich.

Sichten, Ordnen, Priorisierung und Weiterleitung von Post und Emails, Entgegennehmen und Beantworten von Anfragen oder die Weiterleitung dieser an die zuständigen Stellen, Erstellen von Vorlagen und Dokumenten, Organisation und Durchführen von Veranstaltungen, Pflegen von Excel-Dateien

Planung, Organisation, Vor- und Nachbereitung sowie Protokollierung von Terminen, Eigenständige und unterschriftsreife Vor- und Nachbereitung aller anfallenden Anfragen, Ansprechpartner für Klinik- und Institutsdirektorinnen / -direktoren und die Stabsstellen des Vorstandes sowie der Verwaltungsbereiche bei organisatorischen Anliegen, Erstellung sowie die Vor- und Nachbereitung von Präsentationen, Aktive Mitarbeit bei (Teil-)Projekten, Eigenständige Zuständigkeit für das Veranstaltungsmanagement des Vorstandes

Verwaltung, Skalierung und Optimierung der Cloud- und On-Premise-Infrastruktur (z. B. AWS, Azure, Google Cloud, Kubernetes), Aufbau und Pflege von CI/CD-Pipelines zur Automatisierung von Entwicklungs-, Test- und Deployment-Prozessen, Überwachung der Systemlandschaft und Behebung von Störungen zur Sicherstellung eines stabilen Betriebs, Implementierung und Überwachung von Sicherheitsrichtlinien und Compliance-Anforderungen, Enge Zusammenarbeit mit den Entwicklungs- und Betriebsteams zur Förderung einer DevOps-Kultur, Automatisierung wiederkehrender Aufgaben mithilfe von Skriptsprachen (z.B. Python, Bash)., Identifikation und Behebung von Problemen in der Infrastruktur und diversen Anwendungen

Planung, Vor- und Nachbereitung von Terminen und Besprechungen, Koordination der internen und externen Kommunikation, Unterstützung bei der Aufgabennachverfolgung und -erledigung, Mitarbeit bei der Gestaltung von Präsentationen und digitalen Medien, Koordination des Sekretariatsteams (4-5 Mitarbeitende) im Hinblick auf Vertretungsregelungen und die Standardisierung der Aufgabenwahrnehmung, Mitarbeit bei Sonderaufgaben wie der Planung und Organisation von Veranstaltungen, Bereisungen und Fachseminaren

Patientenbetreuung an der Rezeption, Administrative Aufgaben wie Patientenaufnahme, Terminierung aller Patienten und Mitarbeiter und Abrechnung