allgemeine Büroorganisation, -verwaltung und Kommunikation (Telefonie, Postbearbeitung, Empfang), Auftragsabwicklung u.a. Angebotserstellung, Auftragsprüfung und Abrechnung, Organisation und Durchführung von Gruppenanfragen, Führungen und Sonderveranstaltungen, Unterstützung im Bereich Buchhaltung, Kasse und Shop

Abrechnung von Leistungen und Tätigkeiten im Bereich Bewohnerverwaltung, Unterstützung der Leitung im Belegungsmanagement, Beratung von Interessent*innen zum Leistungsangebot, Unterstützung in Themen der Buchhaltung, Ansprechpartner*in für Anliegen verschiedener Personengruppen

Erstellen von Berichten/Gutachten nach Diktat, Kommunikation/Korrespondenz mit Kunden und externen Dienstleistern, Erstellen von Angeboten und Rechnungen, Aufbereiten von Untersuchungsergebnissen mit Spezialsoftware, Allgemeine Sekretariats- und EDV-Tätigkeiten, Planen und Organisieren von Terminen und Reisen, Durchlaufen anderer ausbildungsrelevanter Abeilungen (Buchhaltung etc.)

Administration des Mandantenkreises "Menschen mit Behinderung/ Werkstattbeschäftigte", Anlage und kontinuierliche Fortführung der Personalakten, Stammdatenpflege und die Erfassung  und Verarbeitung variabler Daten, Monatliche Lohnverarbeitung sowie Erstellung der Lohnabrechnungen für ca. 1.200 Werkstattbeschäftigte unter Anwendung der Software „DATEV LODAS“, Operative Personalbetreuung, insbesondere bei gehaltsrelevanten sowie lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fragen, Korrespondenzen inkl. Bescheinigungswesen mit Kostenträgern, Krankenkassen, Werkstattbeschäftigten und deren Kontaktpersonen, Behörden und Wohneinrichtungen, Durchführung der Leistungsabrechnung und Klärung von offenen Posten mit den Leistungsträgern, Vorbereitung der Jahresendabrechnung sowie des Jahresabschlusses für den Mandantenkreis, Erstellung diverser Auswertungen und Statistiken für interne Bedarfe sowie für die Leistungsträger, In Vertretungsfällen die Koordination und Organisation des externen Fahrtendienstes für unsere Werkstattbeschäftigten, einschließlich der Routenplanung mit "Visitour" und der Preiskalkulation, Kommunikative Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen der Werkstätten, Wohnheimen, Angehörigen und Betreuern

Unterstützung bei der Optimierung von Arbeitsabläufen und Prozessen im Controlling- Bereich, Übernahme administrativer Aufgaben einer Assistenz, wie z. B. schriftliche, telefonische und elektronische Kommunikation, Kalender- und Ablagemanagement, Unterstützung bei der Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen und Weiterentwicklung des Berichtswesens, Zuarbeiten im Rahmen der Aufbereitung von Präsentationen und Quartalsberichten, Erstellung, Pflege und Verwaltung von Statistiken und Dokumentationen, Anfertigung von Excel-Importen der Buchhaltung, Kommunikation mit Kostenträgern; Statistikberichte einholen, prüfen und weiterbearbeiten, Kontrolle der Einhaltung von Fristen, Pflege der Anwesenheits-/Krankheitsdaten, Vorbereitung und Koordination von Sitzungen, Teilnahme an Teambesprechungen und Konferenzen, Erstellung Protokollen

Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben (Telefonannahme, E-Mails überwachen/weiterleiten/bearbeiten, Postbearbeitung, Terminvereinbarungen, Büroorganisation, Empfang und Betreuung von Besuchern), Stammdatenpflege im internen Verwaltungssystem, Mitarbeit in der Öffentlichkeitsarbeit

Verwaltung des Schulbetriebs und Entlastung der Schulleitung, die Steuerung des reibungslosen Schulablaufs: Vereinbarung von Terminen, Verwaltung des Archivs sowie allgemeine Schreibarbeiten, erste Anlaufstelle für Schüler*innen (z. B. auch bei kleineren Verletzungen), Eltern und Besucher*innen, die Bearbeitung telefonischer und digitaler Anfragen sowie Posteingang und -ausgang, die Meldung von Fehlzeiten im inneren Schulbetrieb, die Ausstellung von Schulbescheinigungen, Schüler*innenausweisen und Unfallmeldungen, das Rechnungswesen und Teilaufgaben im Bereich der Verwaltung des Schulbudgets

Sie bearbeiten selbstständig alle anfallenden Verwaltungsaufgaben im Recruiting, insbesondere die beim Anwerben von Fachkräften und Auszubildende aus dem Ausland anfallen, Sie prüfen eigenständig alle eingehenden Rechnungen im Recruitingbereich, Sie unterstützen bei der Umsetzung von Veranstaltungen und Aktionen wie z.B. dem Willkommenstag, Azubitag, Messen etc.

Standortübergreifende Personalverwaltung und – betreuung, Erstellung personalrelevanter Dokumente wie Vertragsanpassungen oder Ähnliches, Vorbereitung der externen Lohn- und Gehaltsabrechnungen in enger Zusammenarbeit mit unserem Steuerberater, Ansprechpartner in allen Personalangelegenheiten für unsere Mitarbeitenden und Führungskräfte, Kommunikation mit Krankenkassen, Sozialversicherungsträgern und anderen Behörden sowie das Verfassen von externen und internen Berichten, Analysen und Bescheinigungen, Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung, Pflege der Personalakten

allgemeine Büroorganisation, -verwaltung und Kommunikation (Telefonie, Postbearbeitung, Empfang), Auftragsabwicklung u.a. Angebotserstellung, Auftragsprüfung und Abrechnung, Organisation und Durchführung von Gruppenanfragen, Führungen und Sonderveranstaltungen, Unterstützung im Bereich Buchhaltung

Unterstützung des Teams, v.a. der Projektingenieure im Tagesgeschäft, Entgegennahme von Telefonaten, Postverteilung und -versand sowie Brief- und Paketannahme, Sicherstellen reibungsloser Abläufe, Terminmanagement sowie Reiseplanung, Verwaltung der Besprechungsräume und der Firmenfahrzeuge, Unterstützung bei der Planung der Monteurseinsätze, Gästeempfang und -betreuung, Bestellung Bürobedarf, Kommunikation und Korrespondenz mit unseren Kunden und Geschäftspartnern

Organisation des Stations- und Chefarztsekretariats u. a. in Form von Terminplanung und -koordination, Bearbeitung der laufenden Korrespondenz, sowie Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten, Verwaltung der stationären sowie ambulanten Akten, Aufnahmeplanung der stationären sowie ambulanten Patienten, Repräsentation der Klinik gegenüber Patienten und zuweisenden Ärzten im telefonischen und persönlichen Kontakt, Schreiben nach Diktat und Protokollerstellung bei Besprechungen, Korrespondenz mit der PVS

Abwechslungsreiche und anspruchsvolle Aufgaben, Aktive Einbindung in die betrieblichen Abläufe, Verantwortung übernehmen, Einblicke in verschiedene Bereiche wie Finanz- und Rechnungswesen, Personalwesen und Unternehmenskommunikation, Arbeiten mit modernen Tools und Technologien

Unterstützung der Institutsleitung und Institutskoordination bei organisatorischen und administrativen Prozessen, Verantwortlich für allgemeine Sekretariatsaufgaben wie Bestell- und Rechnungswesen, allgemeine Büroorganisation, Organisation und Vorbereitung von Meetings und Veranstaltungen, Unterstützung bei Forschungsprojekten

Organisation des (digitalen) Büroablaufs in der Einrichtung, Zuständigkeit für die Buchhaltung und selbständige Buchung aller relevanten wirtschaftlichen Vorgänge in der Einrichtung, Pflege des Kontakts zum öffentlichen Kostenträger unter der Berücksichtigung der Eigenbeteiligung der Bewohner/innen und Abstimmung der offenen Posten, Verwaltung der Treuhandkonten der Bewohner/innen und regelmäßige Auszahlung des Eigengelds, Unterstützung der Einrichtungsleitung in organisatorischen Themen und Einbringung der Assistenzfunktion, Unterstützung bei der Durchführung von Korrespondenz und im Protokollwesen

Unterstützung der Regionalleitung Süd-Ost mit organisatorischen und administrativen Aufgaben z.B. Postbearbeitung, Terminkoordination, Telefonkontakten und Mitwirken an der Korrespondenz, Ablage etc., Vor- und Nachbereitung von Reisen, Terminen und Meetings samt Organisation der Bewirtung und Unterbringung von Gästen, Organisation von Veranstaltungen, Reisekostenabrechnungen und Rechnungskontrollen, Aufbereitung von Besprechungsunterlagen, Präsentationen, Berichten und Anträgen, Protokollieren von Arbeitsgruppen und Konferenzen, Büromanagement für das Team

Kommunikation mit Leistungsträgern, Vorbereitung von Vertragsunterlagen, Beauftragung von Firmen verschiedener Gewerke gemäß Prozessbeschreibung und dem Genehmigungsverfahren nach dem Einheitspreisabkommen (EPA), Nachverfolgung von Wartungsdurchführungen, Administrative Schnittstelle zwischen Technischer Leitstelle, Beschaffungsmanagement, Finanzmanagement und Lieferanten, auch zwecks Klärung und Überprüfung von Zahlungsaufforderungen (Mahnungen), Kontrolle und Eingabe der Kontierung sowie Freigabe von Rechnungen, In Vertretung: Kassenleitung sowie Warenbestellung gemäß Bestellanforderungen, Prozessbeschreibung und Genehmigungsverfahren

Bürowirtschaft und -organisation, Ressourcenverwaltung und -management, Buchhaltungsprozesse, Öffentlichkeitsarbeit, Kundenkontakte

Auftragsabwicklung von der Angebotserstellung bis zur Rechnungsstellung, Bearbeitung von Bestellanfragen bis zur Rechnungskontrolle, Überwachung und Steuerung logistischer Abläufe, Bearbeitung von Kundenanfragen, Eigenverantwortliche kaufmännische Abwicklung von Aufträgen, Operativer Einkauf, Materialplanung und Lieferantenauswahl, Kommunikation mit Kunden – du bist die Schnittstelle zum Kunden, Allgemeine administrative Tätigkeiten und Büroorganisation, Unterstützung der Geschäftsführung, Kundenempfang und Telefonzentrale

Begleitung des gesamten Einstellungsprozesses, Erstellung von Stellenausschreibungen, Veröffentlichung der Stellenausschreibungen auf der Website, Erstellung von Stellenanzeigen in Jobbörsen und Zeitungen, Kontaktpflege zu Hochschulen, Sichtung von Bewerbungsunterlagen und Koordination der Vorstellungsgespräche, Betreuung neuer Mitarbeiter nach der Einstellung