Koordination und Organisation von Meetings inkl. dem Erstellen von Protokollen, Erstellung von Geschäftskorrespondenz, Koordination administrativer Abläufe, Allgemeine Büroorganisation

Unterstützung des HR-Teams in administrativen Prozessen entlang des Employee Life Cycles, Betreuung des Bewerbermanagementsystems und Koordination von Vorstellungsgesprächen, Durchführung monatlicher Auswertungen und Unterstützung bei der Erstellung von Personalstatistiken, Ansprechpartner für Kolleginnen und Kollegen in administrativen Fragestellungen, Einbringung in die interne Unternehmenskommunikation, Unterstützung bei der Organisation und Administration von Personalprojekten, Weiterentwicklung von HR-Prozessen

Koordination von Terminen, Pflege des Kalenders und Planung von Reisen, Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Besprechungen, einschließlich Protokollführung sowie Erstellung von Präsentationen und Unterlagen, Auftragsanlage, -verwaltung und Rechnungserstellung mit DATEV, Ablage und Verwaltung von Dokumenten mit Hilfe unseres Dokumentenmanagement-Systems Lobo DMS, Qualitätssicherung von Berichten und Unterlagen für Mandanten, Erstellung von Statistiken und Berichten, Unterstützung bei Projekten sowie eigenständige Übernahme kleinerer Projekte zur Entlastung der Geschäftsführung, Identifikation und Umsetzung von Optimierungspotenzialen in administrativen und organisatorischen Abläufen, Planung und Organisation von externen und internen Veranstaltungen, wie Teamevents und Team-Building-Maßnahmen, Unterstützung bei Marketingaktivitäten für das IT-Consulting, beispielsweise Pflege von Social-Media-Kanälen (insbesondere LinkedIn) und Verfassen von Intranet-, Newsletter- und Social-Media-Beiträgen

Erstellung von Präsentationen, Berichten und anderen wichtigen Dokumenten, Terminplanung, Koordination und effiziente Reiseorganisation, Vorbereitung von Meetings, inklusive Protokollführung, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern, Unterstützung bei der Budgetplanung und -kontrolle, Verwaltung von Verträgen und wichtigen Dokumenten, Betreuung und Pflege der Social Media Kanäle des Unternehmens, Entwicklung kreativer Ideen für digitale Kommunikation und Marketingstrategien

Eigenverantwortliche und selbstständige Organisation administrativer Vorgänge im Geschäftszimmer (Personalangelegenheiten, Beschaffungen, Reisen, etc.), Schnittstelle zwischen Universitätsverwaltung, Arbeitsgruppenleiter/innen, Projektleiter/innen und Zuwendungsgebern, Verwaltung von Dritt- und Haushaltsmitteln (u.a. Erstellung von Mittelübersichten, Kontrolle des Mittelabrufs und Erstellung von Verwendungsnachweisen), Administrative Unterstützung bei Projektanträgen und sonstigen Anträgen, Koordination von Meetings und Veranstaltungen, Unterstützung bei der Lehr- und Prüfungsorganisation, Pflege der Institutswebsite

Arbeitszeiterfassung, Erstellung und Pflege von Personalakten, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Bescheinigungswesen, Korrespondenz mit Behörden, Sozialversicherungsträgern usw., Beratung/Ansprechpartner für Mitarbeiter/-innen und Führungskräfte, Erstellen von Statistiken und Auswertungen, Allgemeine personaladministrative Aufgaben

Unterstützung der kaufmännischen und technischen Bereichsleitung in allen administrativen und organisatorischen Aufgaben, Selbstständige Abwicklung aller klassischen Sekretariatsaufgaben (Telefonzentrale, Postein-/ und Postausgang, interner und externer Schriftverkehr, etc.), Organisatorische Betreuung und Begleitung von Präsenzveranstaltungen, inkl. des Empfangs und der Betreuung von Gästen sowie der Vor- und Nachbereitung von Meetingräumen, Verantwortlichkeit für die Standortversorgung (z.B. Getränkebestellung, Büromaterialbestellung, etc.), Terminmanagement für die Bereichsleitung (Veranstaltungen und Besprechungen), Erstellung von Präsentationen und Protokollen, Datenmanagement (Pflege und Ablage von digitalen Daten), Organisation von Geschäftsreisen und Baustellenunterkünften

Unterstützung der Abteilungsleitung bei der Organisation und Teilnahme von In-house-Schulungen und Abteilungsevents, Vorbereitung von Vorträgen und Präsentationen, Mitwirkung bei der Überwachung der Umsetzung der Vorgaben der Geschäftsführung, Unterstützung der Abteilungsleitung bei der Kontrolle der angegliederten Gruppen, Erstellung und Pflege von Projektdokumentationen sowie Steuer- und Überwachungsinstrumenten, Kontrolle der Fristen und Koordination der internen Abläufe, Recherche und Zuarbeit zu projektspezifischen bzw. fachlichen Fragestellungen, Unterstützung der Projektentwicklungsteams, Erarbeitung von Lösungsvorschlägen für Herausforderungen in der Planung von Vorhaben zur Nutzung regenerativer Energien

Erledigung allgemeiner Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben, z. B. Erledigung des Post- und E-Maileingangs, Terminüberwachung und Wiedervorlage, Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Dienstreisen etc., Mitarbeit in Forschungsangelegenheiten der Abteilung, u. a. Verwaltungstätigkeiten in Drittmittelprojekten, Funktion als erste Anlaufstelle für Studierende, Beschäftigte, Lehrbeauftragte, Kooperationspartner und Gäste, Unterstützung bei der Vorbereitung von Lehrveranstaltungen für die AG Umweltpsychologie, Koordination des Lehrangebots im Studiengang B. Sc. Mensch und Umwelt, weitere mögliche Aufgabe: Aktualisierung und Pflege der Arbeitsgruppen- und Studiengangs-Homepage

Unterstützung der derzeit sechs Partner*innen, Büroorganisation und Personalmanagement, Entwicklung und Organisation von internen und externen Events, Kommunikation und Kooperation mit externen Partnern, Konzeption und Begleitung von Marketingmaßnahmen

Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung, Vor- und Nachbereitung von internen und externen Gremienterminen und Sitzungen, inklusive der Erstellung von Sitzungsunterlagen, Koordination Qualitätsmanagement und für gesundes und sicheres Arbeiten, Federführung in der Umsetzung von Belev im Geschäftsbereich Facility Management, Projektleitung für die Einführung einer neuen Software für den Geschäftsbereich Facility Management, Unterstützung im Strategiekonzept in Abstimmung mit den Hilfefeldern und unserer Unternehmensentwicklung, Pflege und Redaktion der Intranet-Seite des Geschäftsbereichs Facility Management

Organisation und Durchführung allgemeiner Sekretariatsaufgaben, Terminplanung und -koordination, Bearbeitung des Posteingangs und Verteilung, Unterstützung der Abteilungs- und Referatsleitungen in Bewerbungsprozessen, Bearbeitung von Mahnungen, Bearbeitung von Ausgangsrechnungen, Unterstützung des bestehenden Teams

Personalsachbearbeitung im Bereich der studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräfte und der Tarifbeschäftigten im nicht-wissenschaftlichen und wissenschaftlichen Bereich, Administrative Abwicklung von Beschäftigungsverhältnissen von der Einstellung bis zur Beendigung, Betreuung, Unterstützung und Beratung von studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften und deren Führungskräften sowie der Beschäftigten in allen arbeitsrechtlichen und personalrelevanten Themen, Prüfung der eingehenden Anträge sowie die Bearbeitung der Anträge (Erstellung von Arbeitsverträgen nach Prüfung der Sach- und Rechtslage) etc., Erstellung von Zeugnissen, Personalmeldungen an das Landesamt für Besoldung und Versorgung, Pflege der Personalakten und Kontrolle von vertragsrelevanten Fristen, Personalsachbearbeitung im Bereich der Lehrbeauftragungen, insbesondere die Durchführung der Abrechnungen der Lehraufträge

Koordination des Praxissekretariats, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs sowie des Schriftverkehrs mit Krankenkassen und Versicherungen, Führung der Praxis-Korrespondenz und Archivierung wichtiger Unterlagen, Bereitstellung von Belegen und Dokumenten für Eltern, Anlage elektronischer Patientenakten und Erfassung von Stammdaten, Koordination der Materialbeschaffung und Umsetzung kleinerer organisatorischer Projekte

Aktive Mitgestaltung im Institutsmanagement-Team, Betreuung von Personalangelegenheiten als zentrale Schnittstelle zwischen Institut und der Personal- sowie Finanzabteilung, Verantwortung für Einkauf und Beschaffung in enger Zusammenarbeit mit der zentralen Einkaufsabteilung, Administrative Unterstützung wissenschaftlicher Mitarbeitender wie z.B. bei Personalmaßnahmen, Koordination der Zeiterfassung, Wechselseitiges Vertreten im Office-Team einschließlich Assistenzaufgaben der Institutsleitung, Organisation von Veranstaltungen des Instituts

Erster Ansprechpartner für Besucher:innen und Mitarbeitende, Organisatorische Aufgaben wie Verwaltung von Büromaterial und Catering, Unterstützung des CTO bei Assistenzaufgaben wie Kontaktmanagement und Terminplanung, Administrative Unterstützung des HR-Teams in Augsburg, Mitarbeit an Projekten zur Optimierung interner Prozesse

Unterstützung bei der Personalverwaltung, Eigenständige Verwaltung und Überwachung des Bewerbermanagements, Unterstützung im On- und Offboarding, Pflege und Aktualisierung von Personalakten, Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Statistiken, Unterstützung in Vertretungsfällen bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben

Ansprechpartner für eingehende, externe sowie interne Kommunikation, Beantwortung / Weiterleitung von telefonischen und schriftlichen Anfragen in Deutsch und Englisch, Administrative Unterstützung unserer Shop-Referenttinnen, Regionalleiter und ehrenamtlichen Teams bei Shop-Belangen und Aktionen, Terminanlage und -überwachung, Protokollieren von Meetings, Organisation von Meetings und Treffen

Projektadministration in einem internationalen Kooperationsprojekt mit zehn europäischen Partnerhochschulen, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Erstellung von Informationsmaterialien, Pflege des Webauftritts, Terminmanagement, Organisation und Unterstützung bei der Durchführung von (internationalen) Veranstaltungen, Mitarbeit bei der Bewirtschaftung eines hoheitlichen Drittmittelprojekts (DAAD), z. B. die Erstellung eines Finanzplans oder die Rechnungsvorprüfung, Reisekostenmanagement

Zentrale Annahme und Weiterleitung von Telefonaten, Schriftverkehr in Form von Mailings, Bestellungen von Büromaterialien, Lebensmitteln und Hygieneartikeln, Empfang und Betreuung von Besuchern, Koordination von Terminen und reibungslosen Abläufen, Finden von Unterkünften und An- und Abreisemöglichkeiten für Mitarbeitende und Kunden, Koordination des internen Facilitymanagements und Verwaltung von Möbelbeschaffungen, Reparaturen und Fenster-Reinigungen