Empfang und Betreuung von Kunden, Gästen sowie Geschäftspartnern, Ansprechpartner für alle Mitarbeitende an den Standorten in Berlin Adlershof und Niderschöneweide, Unterstützung der Führungskräfte und Mitarbeitende bei administrativen und organisatorischen Fragen, Koordination von Meetings und administrativer Support verschiedener Prozesse, Anlaufstelle für Fragen rund um Reisekostenabrechnungen, Verantwortung und Gestaltung der Prozesse im Office Management

Koordination und Verwaltung der Termine des Vizepräsidenten., Management von Besprechungen, inkl. Medienvorbereitung und Protokollführung., Selbstständiger Schriftverkehr sowie die Erstellung von Präsentationen und Kommunikation für das Büro des Vizepräsidenten., Unterstützung bei der Umsetzung des papierlosen Büros durch Ausbau des digitalen Dokumentenmanagements., Eigenständige Durchführung des Beschaffungswesens und der sachlichen Rechnungsprüfung im Ressort.

Fach- und Koordinierungsaufgaben für die Referatsleitung, Aufbereitung von Managementinformationen und Statistiken der QM-Prozesse, Vor- und Nachbereitung von Referatssitzungen sowie Tagungen und anderen Veranstaltungen, Betreuung von Schlüsselkunden, Übernahme von Rollen in unterschiedlichen Systemen, Unterstützung der Leitung im Arbeitszeiterfassungssystem, Mitwirkung bei Haushaltsplanung, Beschaffungen oder der Inventur, Allgemeine Bürotätigkeiten und Unterstützung bei administrativen Abläufen, Unterstützung bei Arbeits- und Gesundheitsschutz, Sicherheitsthemen, Sammeln von Verbesserungsvorschlägen bezüglich der Abläufe und Prozesse

Erstellung von Rechnungen und Mahnungen, Überwachung von Zahlungsein- und -ausgängen, Unterstützung bei Zahlungsläufen sowie Liquiditäts- und Inventurplanung, Vorbereitung von Monats- und Jahresabschlüssen, Unterstützung bei der Budget- und Wirtschaftsplanung, Bereitstellung von Daten für die Steuerberatung, Erstellung von Präsentationen und Berichten, Pflege von Zeiterfassungsdaten, Vorbereitung der Lohnzahlungen, Unterstützung im Recruiting und in der Verwaltung von Personalakten, Allgemeine Büroorganisation, Dokumenten- und Vertragsverwaltung, Organisation von Meetings und Events