Unterstützung bei der Rekrutierung ausländischer Pflegefachkräfte, Allgemeine Personalsachbearbeitung und administrative Tätigkeiten, Unterstützung bei behördlichen Angelegenheiten und Anträgen, Erstellung und Pflege von Dokumentationen und Berichten, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern, Selbständige Bearbeitung von Anfragen und Anliegen, Schnittstelle zwischen Behörden und Anerkennungspraktikanten

Erste Ansprechpartnerin der Geschäftsstelle (persönlich, telefonisch) inkl. Organisation von Terminen, Unterstützung in sämtlichen administrativen und organisatorischen Belangen, Postbearbeitung, Korrespondenz, Erstellung von Serienbriefen und Ablage, Vorbereitende Tätigkeiten – z.B. Zuarbeit Rechnungsbögen, Recherche von Themen, Beschaffungsmanagement – Einkauf / Bestellungen exkl. technische Ausstattung, Bearbeitung von Versicherungsfällen, Urlaubsvertretung und Unterstützung innerhalb des Teams der Geschäftsstelle

Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungstätigkeiten (Postein- und Ausgang, Besucherempfang, Datenerfassung, Inventarisierung, Raumbuchung u.a.), Vorbereitende Buchhaltungstätigkeiten (Digitalisierung, Rechnungseingang, Vorkontierung, Beschaffung u.a.)

Allgemeine organisatorische und administrative Aufgaben, Allgemeine Verwaltungsaufgaben, Mitarbeit im Personalbüro und Buchhaltung

Du unterstützt unser Team aktiv und umfassend im operativen Tagesgeschäft, Du wirkst am Thema Arbeitsschutz mit, Du planst und organisierst interne Veranstaltungen, z.B. Team-Events und Seminare/Workshops, Du unterstützt bei der vorbereitenden Buchhaltung und assistierst unserem Team bei der Erstellung und Ablage von Verträgen, Du erledigst engagiert und selbstständig alle im Backoffice anfallenden Aufgaben und pflegst das Archiv, Du verwaltest und betreust unseren Fuhrpark

Zuständigkeit für die Personaladministration, Personalsachbearbeitung, Administrative Unterstützung bei Veranstaltungen: Terminplanung und -koordination, Bewerbung, Korrespondenz, Administrative Koordination, Planung und Abwicklung von Messen (Ausstattung, Hotelbuchungen, Personaleinsatzplanung), Aufbereitung von Mitgliederinformationen mit Abstimmung der Beratung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen (Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Protokollen), Koordination von Förderprojekten inkl. Budgetverwaltung, Unterstützung der Geschäftsführung in allen administrativen Belangen

Zentrale Annahme und Weiterleitung von Telefonaten, Schriftverkehr in Form von Mailings, Bestellungen von Büromaterialien, Lebensmitteln und Hygieneartikeln, Empfang und Betreuung von Besuchern, Koordination von Terminen und reibungslosen Abläufen, Finden von Unterkünften und An- und Abreisemöglichkeiten für Mitarbeitende und Kunden, Koordination des internen Facilitymanagements und Verwaltung von Möbelbeschaffungen, Reparaturen und Fenster-Reinigungen

Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten wie der Vorbereitung von Dokumenten, Dateneingabe und der Organisation von Unterlagen., Mithilfe im Bewerbungsprozess durch das Schalten von Stellenanzeigen, Koordination von Bewerbungsgesprächen und Kommunikation mit Kandidat*innen., Mitwirkung im Einkauf durch Pflege von Bestellungen, Beständen und Rechnungen., Kommunikation mit Lieferanten und Unterstützung bei der Angebotseinholung., Organisation von Meetings und Events, einschließlich der Vorbereitung von Materialien und Abstimmung von Terminen., Pflege und Aktualisierung interner Datenbanken und Systeme., Unterstützung bei der Erstellung und Aktualisierung von personalbezogenen Richtlinien, Vorlagen und Dokumentationen.

Unterstützung von Kollegen bei allen administrativen und organisatorischen Abläufen, Bearbeiten der Eingangs- und Ausgangspost, Bestellwesen und Kommunikation mit Lieferanten, Erstellen von Präsentationen, Angeboten und Verträgen, Koordination von Telefonaten und Besprechungen, Pflege von Datenbanken und Ablage von Dokumenten, Empfang von Besuchern

selbstständige Organisation der Büro- und Verwaltungstätigkeiten in den beiden Abteilungen, Verwaltung der Haushalts- und Drittmittel in SAP, Vorbereitung und Bearbeitung von Personalangelegenheiten, Bearbeitung und Vorbereitung von Vertragsangelegenheiten, administrative Betreuung der Finanzmittel, Organisation und Betreuung von Veranstaltungen und Abrechnung der Reisekosten, Vorbereitung und Durchführung von Beschaffungen und Bestellungen, eigenständige Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Schnittstelle zwischen Universitätsverwaltung und Abteilungen

Vertragsmanagement: Monitoring und Pflege von Verträgen, Zentrale Telefonannahme als erster Ansprechpartner, Erledigung von zentralen IT-Angelegenheiten, Digitalisierung und Ablage wichtiger Dokumente, Korrespondenz mit Behörden, Steuerberatern und Kunden, Zentrale Anmeldung und Koordination von Seminaren, Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung, Organisation und Koordination von täglichen Aufgaben, Büroorganisation und Strukturierung des Back-Office

Vertragsmanagement: Monitoring und Pflege von Verträgen, Zentrale Telefonannahme als erster Ansprechpartner, Erledigung von zentralen IT-Angelegenheiten, Digitalisierung und Ablage wichtiger Dokumente, Korrespondenz mit Behörden, Steuerberatern und Kunden, Zentrale Anmeldung und Koordination von Seminaren, Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung, Organisation und Koordination von täglichen Aufgaben, Büroorganisation und Strukturierung des Back-Office

Allgemeines Office-Management, Erster Ansprechpartner für Mitarbeiter vor Ort, Sicherstellung eines professionellen Umfelds im Büro, Überwachung von Sauberkeit und Ordnung, Empfang von Kunden, Dienstleistern und Besuchern, Einbringen neuer Ideen für strukturierte Prozesse und Workflows, Unterstützung der Führungskräfte bei der Koordination von Besprechungen, Sachliche Rechnungsprüfungen, Planung und Umsetzung betriebsinterner Events, Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter, Verantwortung für die Fahrzeugflotte

Sicherstellen, dass im Büro alles reibungslos funktioniert, Ansprechpartner:in für alle Belange rund um das Büro für Mitarbeiter:innen und externe Dienstleister:innen, Enges Zusammenarbeiten mit der Head of People & Culture, Unterstützung bei Events, Onboarding und Feelgood-Management, Entgegennahme aller Bewerbungen und teilweise Terminkoordination

Ansprechperson für telefonische Anfragen und Besucher*innen, Betreuung der Besprechungsräume, Einkauf von Bewirtungs- und Büromaterial, Administration des VBB-Firmentickets, Betreuung des Fuhrparks, Schadensfallbearbeitung in Zusammenarbeit mit Versicherungen

Ansprechperson für alle in- und externen telefonischen Anfragen sowie für Besucher*innen, Betreuung der Besprechungsräume inklusive Bewirtungen und Technik-Checks, Einkauf von Bewirtungs- und Büromaterial sowie Prüfung der Rechnungen, Administration des VBB-Firmentickets und Schnittstelle zum Bereich Personal, Betreuung des Fuhrparks von Kindergärten City, einschließlich Bußgeldbescheide und Wartungs-Management, Schadensfallbearbeitung in Zusammenarbeit mit Versicherungen

Bearbeitung des Postein- und ausgangs, Allgemeine Assistenz- und Verwaltungsaufgaben, Prüfen von Arbeitsverträgen, Terminmanagement, Organisatorische Tätigkeiten im Zusammenhang mit Besprechungen, Entgegennahme von Telefongesprächen und Auskunftserteilung, Ansprechpartner*in für alle büroorganisatorischen Belange der Mitarbeitenden, Beschaffungsmanagement, Teamübergreifende Projektarbeiten, Sachbearbeitungsaufgaben mit SAP/HR

Laufende Bürokommunikation (Terminvereinbarungen, Telefondienst, E-Mail- und Briefpost-Verwaltung etc.), Vorbereitung, Teilnehmer-Management und organisatorische Begleitung von Sitzungen und Veranstaltungen, Laufende Büroorganisation (Einkauf von Büro- und Moderationsmaterial etc., Raumorganisation, größere Kopieraufträge, Postversandaktionen, Pressearchiv-Verwaltung), Prüfung von Rechnungen und Belegen

Allgemeine administrative Tätigkeiten inkl. Telefonbetreuung, Postbearbeitung, Terminkoordination, Personaldatenpflege, Vertragsmanagement: Verwaltung und Überwachung von Versicherungen, Lizenzen, Dienstleisterverträgen und Abonnements, Enger Zusammenarbeit mit den Schnittstellen People & Culture und Finance, Kommunikation mit Dienstleistern und Behörden z.B. Arbeitsagentur, Krankenkassen, Versicherungen, Betreuung der Bürostandorte, Organisation von Reisen, Onboardings und Veranstaltungen (z.B. Teambuilding-Maßnahmen, Workshops), Kontinuierliches Optimieren oder Einführen von Prozessen in einer wachsenden Organisation

Empfang und Betreuung von Mandaten, Bearbeitung des Postein- und –ausgangs, Selbständige Organisation und Koordination des Sekretariates mit allen administrativen Abläufen, Proaktive Unterstützung unseres Kanzleiteams, Überwachung von Fristen / Abgabeterminen / Wiedervorlagen, Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten nach Vorlage (z.B. Verträge, Gutachten, Schriftsätze, Präsentationen und allgemeine Korrespondenz), Rechnungsstellung, Unterstützung bei der Einhaltung berufsrechtlicher Pflichten bzw. deren Dokumentation, Erstellung von Auswertungen für das Controlling