Allgemeine kaufmännische Tätigkeiten wie Auftragsbearbeitung und Bearbeitung von Listungsdateien, Kundenservice, inkl. After Sales, Koordination der Anlieferungen und Kommunikation mit den Speditionen/Paketdienstleistern, Unterstützung bei der Erstellung von Produktbeschreibungen und Produktdarstellungen, Pflege von Produktstammdaten

Kommunikation mit Kunden im After-Sales-Bereich (Reklamationen) per Telefon und CRM-System (Salesforce), Betreuung der Reklamationskunden vor Ort im Showroom in Ochtrup, Lösungsorientiertes Vorgehen zur Kundenzufriedenheit, Einleitung von Warenrückholungen und Warenneulieferungen zusammen mit Kunden und Logistikdienstleistern, Ansprechpartner für Logistikdienstleister bei Anfragen zu Anlieferungen

Personalverwaltung: zentrale Ansprechperson für Führungskräfte, Mitarbeitende und externe Partner, Vor- und nachbereitende Lohnbuchhaltung zusammen mit externem Steuerbüro, Erstellung von Arbeitsverträgen und Zeugnissen, Bewerbungsmanagement inkl. On- und Offboardings, Pflege des Personalmanagementsystems (Personio), Office Management: erste Anlaufstelle der Telefonzentrale und eingehenden Post, Verwaltung des Fuhrparks und Bürobedarfs, Planung von Firmenevents, Betreuung der Verwaltung verschiedener Postfächer

Verwaltung der Bestell- und Abrechnungssysteme von Betriebs- und Schulverpflegung, Korrespondenz mit Schulen und Eltern, Kontrolle der Abrechnungslisten, Pflege von Stammdaten, Chipversand, Veranlassen von Stellenausschreibungen, Abwicklung der Bewerberkorrespondenz, Koordination von personellen Angelegenheiten zwischen Personalabteilung und Regionalleiter, Erstellung von Sortiments- und Preislisten für Kunden, Pflege der Preislisten in den Betriebskassen und Abrechnungssystemen, Vorbereitung für die monatliche Abrechnung der einzelnen Betriebe, Zuordnung der Personalkosten, Erfassung von Überstunden und Gästestunden, Betreuung der Belange unserer Mitarbeiter in den Betriebsrestaurants, allgemeine administrative Aufgaben im Tagesgeschäft, enge Zusammenarbeit mit anderen, internen Abteilungen

allgemeine Verwaltungsaufgaben und Büroorganisation, Unterstützung bei der Überwachung des Budgets, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Termin- und Veranstaltungsorganisation, Organisation des Mailverkehrs, Durchführung von Abfragen, Monitoring von Rückmeldungen und die Aufbereitung von Ergebnissen, Erstellung und finale Aufbereitung von Dokumenten und Präsentationen

Zusammenstellung der projektspezifischen Anlagendokumentation, Aufbereitung von Datenstrukturen zur Veröffentlichung von internen und externen Vertriebs- und Servicedaten, Austausch mit Lieferanten und Partnern zwecks Beschaffung von Dokumentationen etc., Aufbau der Datenbasis: Datenbeschaffung und –Aufbereitung zur Einbindung in unsere internen Systeme, Informationen sammeln, bewerten, systematisieren und in ein Konzept umsetzen, Aufbereitung von Unterlagen, Übersetzungsmanagement, Interne Abstimmung mit den Fachbereichen, Allgemeine administrative Tätigkeiten

Organisation und Koordination der Personalverwaltung, Koordination und Gewährleistung der Vergütungsabrechnung, Mitarbeit bei der Vertragserstellung für unterschiedliche Beschäftigungsverhältnisse, Erarbeitung von Musterverträgen und Formularen, Feststellung des Fortbildungs- und Schulungsbedarfes, Statusprüfung der Mitarbeitenden, Beratung der Mitarbeitenden in allen arbeitsrechtlichen Fragen

Verantwortung für das reibungslose Tagesgeschäft des Büros, einschließlich Empfang, Postbearbeitung und Bestellung von Büromaterialien, Koordination und Organisation von Terminen, Besprechungen und internen Veranstaltungen, Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams in administrativen Belangen, Verwaltung und Pflege von internen Ablagesystemen sowie Datenbanken, Ansprechpartner für externe Dienstleister und Lieferanten, Sicherstellung einer angenehmen und effizienten Büroatmosphäre

Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungstätigkeiten (Verwaltungsvorgänge, Datenerfassung, Archivierung, Koordination), Unterstützung bei allgemeinen Buchhaltungstätigkeiten inkl. (Prüfung, Digitalisierung, Vorkontierung, Beschaffung), Dienstreisemanagement: Planung und Organisation von Reisen, Koordination, Verwaltung von Reisedokumenten und Abrechnungen

administrative Umsetzung der Personalprozesse, Rekrutierung: Ausschreibung von Stellen, Koordination von Vorstellungsgesprächen, Mitarbeit bei HR Projekten, HR Kommunikation, Pflege von Personalstammdaten, Kommunikation mit externen Dienstleistern