15 Büroassistent Jobs München

Erste Anlaufstelle für Kolleg einnen sowie externe Dienstleistungsunternehmen rund um das Thema Büroalltag, Organisation und Verwaltung von diversen Bestellungen für das Büro, Zuverlässige Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Annahme und Versand von Paketen, Unterstützung der Teams im Tagesgeschäft durch Organisation von Geschäftsreisen oder Buchung von Weiterbildungen, Entgegennahme eingehender Anrufe und Koordination der Anfragen sowie Weiterleitungen, Effiziente Gestaltung und Umsetzung der Unternehmensprozesse in der Verwaltung, Sorgfältige Aufbereitung von Unterlagen und Daten zur Unterstützung der Buchhaltung, Beitrag zur Willkommenskultur bei Geschäftsterminen vor Ort, Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben

Unterstützung des Projektleiters in der Planung und Durchführung von Projekten, Koordination von Terminen und Meetings, Erstellung von Präsentationen und Berichten, Dokumentation und Nachverfolgung von Projektfortschritten, Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern

Office-Management und Schnittstellenfunktion, Termin- und Veranstaltungskoordination, Erstellung von Dokumenten, Inhaltliche Zuarbeit, Kommunikation

Organisation des Büros (Bestellungen, Büromaterialien, IT Ausstattung, Arbeitskleidung), On- und Offboarding von Mitarbeitenden, Buchung von Hotels für Dienstreisen, Mitorganisation von Firmenfeiern, Unterstützung bei der Telefonzentrale und dem Besucherempfang, Postbearbeitung und Firmengebäudeverwaltung, Fuhrparkmanagement, Rotation durch verschiedene Abteilungen wie Projektmanagement, Personal, Vertrieb und Planung

Unterstützung der Leitung des Geschäftsführungsbüros in allen Bereichen, Travelmanagement und Kostenabrechnung, Konzeption, Planung und Organisation von Events und Workshops, Unterstützung in den Bereichen Social Media und Intranet

Selbstständige Organisation des Chefarztbüros, Administrative und organisatorische Unterstützung der Oberärzte sowie der leitenden Pflegekräfte, Koordination und Vereinbarung von Terminen, Erstellung und Verwaltung von Dokumenten und Korrespondenz, Planung, Vorbereitung und Protokollierung von Besprechungen und internen Schulungen, Zusammenarbeit und Abstimmung mit anderen Abteilungen

Act as a trusted partner to the leadership team, managing calendars, coordinating meetings, and preparing presentations., Handle sensitive and confidential information with discretion., Coordinate travel arrangements, including flights, accommodations, and itineraries., Assist in the planning and execution of team-wide events and offsites., Oversee day-to-day office operations, ensuring a productive and welcoming work environment., Manage office supplies, equipment, and vendor relationships to support team needs., Handle office-related invoices and budget tracking., Serve as the primary point of contact for office-related queries and maintenance., Organize and maintain company records, meeting notes, and project documentation., Support the HR team in onboarding new employees by ensuring a smooth first-day experience., Collaborate with cross-functional teams to support internal communications and initiatives.

Organisation des Büros (Bestellungen, Büromaterialien, IT Ausstattung, Arbeitskleidung), On- und Offboarding von Mitarbeitenden, Buchung von Hotels für Dienstreisen, Mitorganisation von Firmenfeiern, Unterstützung bei der Telefonzentrale und dem Besucherempfang, Postbearbeitung und Firmengebäudeverwaltung, Fuhrparkmanagement, Rotation durch verschiedene Abteilungen wie Projektmanagement, Personal, Vertrieb und Planung

Koordination interner und externer Terminanfragen, Pflege des Terminkalenders der Präsidentin, Bearbeitung von Posteingängen und Verwaltung von Korrespondenz, Begleitung von Gremiensitzungen und Protokollführung, Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen, Koordination administrativer Abläufe bei Berufungsverfahren, Zusammenarbeit mit der Präsidentin und Hochschulleitung bei Sonderaufgaben

Unterstützung des Facility- und Fuhrparkmanagers bei der Planung und Organisation des Fuhrparks, Aufnahme, Bearbeitung und Nachverfolgung von Mängeln-/Störmeldungen, Erstellung von Präsentationen, Unterstützung bei der Koordination von Health & Safety, Postbearbeitung, Organisation & Management von Terminen

Allgemeine Büroorganisation und Sicherstellung einer strukturierten Arbeitsumgebung, Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft, Erster Ansprechpartner für Mitarbeitende am Standort München, Verantwortung für People & Culture-Aufgaben, Onboarding neuer Mitarbeiter inklusive IT Setup, Pflege des Kontakts zu Kunden, Behörden, Dienstleistern und Partnern, Koordination externer und interner Termine, Dokumentation, Datenpflege und Vertragsmanagement

Organisatorische und administrative Unterstützung der Projektleitung, Bearbeitung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen, Mitwirkung bei der Auftragsvergabe, Mitarbeit bei der Zusammenstellung von Baugenehmigungsunterlagen und Bauanträgen, Überwachung von Terminen und Fristen, Dokumentation nach unternehmensinternen Vorgaben, Ablage und Archivierung, Allgemeines Büromanagement, Korrespondenz sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen

Allgemeine administrative Tätigkeiten inkl. Telefonbetreuung, Postbearbeitung, Terminkoordination, Personaldatenpflege, Vertragsmanagement: Verwaltung und Überwachung von Versicherungen, Lizenzen, Dienstleisterverträgen und Abonnements, Enger Zusammenarbeit mit den Schnittstellen People & Culture und Finance, Kommunikation mit Dienstleistern und Behörden z.B. Arbeitsagentur, Krankenkassen, Versicherungen, Betreuung der Bürostandorte, Organisation von Reisen, Onboardings und Veranstaltungen (z.B. Teambuilding-Maßnahmen, Workshops), Kontinuierliches Optimieren oder Einführen von Prozessen in einer wachsenden Organisation

Zuarbeit für einen definierten Regionalbereich des technischen Gebäudemanagements, Übernahme selbstständiger Projekte sowie allgemeine Assistenztätigkeiten, Unterstützung der Regionalleitung in vielseitigen Themenfeldern wie Instandhaltung, Mietwesen sowie Qualitäts- und Prozessmanagement, Vorbereitung von Aufträgen an Fremdfirmen, Mitwirkung bei Vergabeverfahren und Koordination der Gewerke

Zuarbeit für einen definierten Regionalbereich des technischen Gebäudemanagements, Übernahme selbstständiger Projekte sowie allgemeine Assistenztätigkeiten, Unterstützung der Regionalleitung in vielseitigen Themenfeldern wie Instandhaltung, Mietwesen sowie Qualitäts- und Prozessmanagement, Vorbereitung von Aufträgen an Fremdfirmen, Mitwirkung bei Vergabeverfahren und Koordination der Gewerke