Führung des Sekretariats der Geschäftsführerin, Vorbereitung von hausinternen und externen Terminen, Überwachung der Terminsetzung und deren Abarbeitung/Nachverfolgung, Fristenkontrolle, Führen von Wiedervorlagemappen, Erledigung von Schreibarbeiten und Korrespondenzen, Erstellen von Präsentationen in PowerPoint, Protokollführung bei Dienstberatungen und Gremiensitzungen, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen der Geschäftsführerin, Verwaltungsarbeiten, selbständige Organisation von Veranstaltungen

Unterstützung bei der Organisation und Verwaltung interner Abläufe, Bearbeitung ein- und ausgehender Korrespondenzen, Planung und Koordination von Terminen, Besprechungen und Reisen, Arbeit in verschiedenen Abteilungen wie Personal, Buchhaltung etc., Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Reports zu den unterschiedlichsten Themen, Kontakt mit verschiedenen Parteien wie Geschäftspartnern etc.

Unterstützung der Landesgeschäftsführung bei der Erfüllung der laufenden Aufgaben, Mitgliedergewinnung und -betreuung sowie Kündigungsrückholungen, Telefonische Terminvereinbarungen für die Geschäftsführung und eigenständiges Führen des Terminkalenders, Mitwirkung bei der Vorbereitung sowie Durchführung von Fachtagungen, Kommissionssitzungen und sonstiger Aktivitäten des Landesverbandes, Betreuung der Sektionen und Vorbereitung sowie Durchführung von Sektionsveranstaltungen im Landesverband, Pflege der Adressdatenbank, Organisation im Verwaltungsbereich, Betreuung von Gästen bei hochkarätigen Veranstaltungen aus Wirtschaft und Politik

selbstständige Führung eines Sekretariats, insbesondere Büroorganisation, Postbearbeitung, Korrespondenz, Recherche, Raumverwaltung, Terminkoordination, Ablage und Archivierung von Dokumenten, Erstellen von Protokollen, selbstständige Erledigung des externen und internen Schriftverkehrs (teilweise auch in englischer Sprache), Pflege der Homepage durch Aktualisierung von Inhalten, Überwachung und Verwaltung der dem Arbeitsbereich zugewiesenen Haushaltsmittel und eingeworbener Drittmittel, Beschaffung von Verbrauchsmaterial, Durchführung der Inventur, Vorbereitung personalrelevanter Vorgänge, Unterstützung in der Organisation von Studien- und Prüfungsangelegenheiten, Erteilung einfacher Auskünfte an Studierende, Organisation der Zusammenarbeit mit inneruniversitären und externen Kooperationspartnern in Belangen von Studium und Forschung (teilweise auch in englischer Sprache), Organisation von Dienstreisen und Gastvorträgen/-aufenthalten für Mitarbeitende des Arbeitsbereichs einschließlich reisekostenrechtlicher Vorprüfung und Vorbereitung der Reisekostenabrechnung, Unterstützung bei der Organisation von Besprechungen mit Gästen, Tagungen und weiteren Veranstaltungen, Koordination des Einsatzes von Hilfskräften, Übernahme organisatorischer und koordinierender Aufgaben auf Institutsebene und Zusammenarbeit mit anderen Sekretariaten

Empfang sowie Betreuung von Gästen und Kunden, Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen und E-Mails, Verwaltung des Empfangsbereichs, inklusive Koordination von Terminen und Besprechungsräumen, Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post sowie Kurierdienste, Unterstützung bei administrativen Aufgaben wie der Erstellung von Arbeitsplänen, Vorbereitung von Besprechungen, einschließlich Catering, Travelmanagement, Verwaltung des Büromateriallagers inkl. Materialeinkauf, Unterstützung bei allgemeinen Bürotätigkeiten und Projekten

Zentrale Koordination des Standort-Services, Unterstützung der Mitarbeitenden des Hamburger Office, Organisation interner Prozesse, Ansprechpartner für Mitarbeitende, Führungskräfte und weitere Stakeholder, Koordination von Teamevents und Sicherstellung deren Durchführung, Unterstützung bei der Aufbereitung von Präsentationen und Social Media Posts, Vor- und Nachbereitung von Messen, Abbildung der Schnittstelle zum HR / Einkauf / Buchhaltung / Vertriebsservice

Unterstützung bei der Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings sowie bei der Organisation interner Veranstaltungen, Übernahme klassischer Assistentenaufgaben und Büromanagement, Ansprechpartner für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für organisatorische Fragen, Organisation, Kommunikation und Koordination per E-Mail, MS Teams, Telefon und teilweise per Post, Unterstützung beim Onboarding und Offboarding von Kolleginnen und Kollegen sowie Erstellung von Präsentationen, Unterstützung bei der Recherche für verschiedene Abteilungen und Erstellung von Präsentationen

allgemeine Sekretariatsaufgaben, wie z. B. Schreibarbeiten, Postein- und Postausgang, Organisation, Koordination und Überwachung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen sowie des Geschäftsablaufs, Publikums- und Telefonverkehr, zentrale Anlaufstelle für E-Mails, Erteilung von Auskünften, Kontakt zu internen Stellen der Stadtverwaltung (z. B. andere Ämter, etc.), Zuarbeit und Assistenz für die Sachgebietsleitung und die Sachbearbeiter/-innen in der Abteilung

allgemeine Sekretariatsaufgaben, wie z. B. Schreibarbeiten, Postein- und Postausgang, Organisation, Koordination und Überwachung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen sowie des Geschäftsablaufs, Publikums- und Telefonverkehr, zentrale Anlaufstelle für E-Mails, Erteilung von Auskünften, Kontakt zu internen Stellen der Stadtverwaltung (z. B. andere Ämter, etc.), Zuarbeit und Assistenz für die Sachgebietsleitung und die Sachbearbeiter/-innen in der Abteilung