51 Think Tank Jobs Berlin

Koordination, Einsatz- und Schichtplanung der Park- und Kiezläufer\*innen mittels des Online- Schichtplanungssystems Darkbird, Erstellen der Dienstausweise, Einweisung der Mitarbeiter, Regelmäßiges Reporting sowie Ableitung entsprechender Maßnahmen, Enge Abstimmung mit dem Parkmanagement zur Planung der Einsätze in den verschiedenen Parks, Dokumentation von Fehlzeiten, Krankmeldungen, Urlaubsplanung und Verspätungen in Abstimmung mit der Lohnbuchhaltung, Umsetzen der Maßnahmen zur Arbeitssicherheit im Betrieb, sowie das Verfassen von entsprechenden Unterweisungen nach Absprache mit der externen Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsmedizin

Unterstützung der Leitung und des Teams im Tagesgeschäft, Übernahme allgemeiner Assistenzaufgaben sowie Büro- und Verwaltungstätigkeiten, Pflege der Kontaktdatenbanken, Mailinglisten, Teilnehmerlisten, etc., Verwaltung von Terminen und Korrespondenz mit Stakeholdern, Unterstützung bei der Vorbereitung, Betreuung und Nachbereitung von Veranstaltungen, Mitwirkung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen

Debitorenbuchhaltung (Rechnungslegung gegenüber Kunden inkl. Anfertigung zugehöriger Abrechnungsgrundlagen + Verbuchen Belege in DATEV und Abklärung offener Posten), Neugestaltung von Geschäftsprozessen im Kontext Digitalisierung/E-Rechnung, Unterstützung Controlling bei Erstellung von Auswertungen und Statistiken, Ansprechpartner:in für das externe Steuerbüro (z.B. Vorbereitung Jahresabschluss), Anlagenbuchführung inkl. Abstimmung Bestand, Führung von Inventuren, Vertretungsweise vor allem für die Kreditorenbuchhaltung, Abwicklung Zahlungsverkehr

Vertragsadministration für Neu- und Bestandsverträge, Management des Büros in Zusammenarbeit mit der Assistenz der Geschäftsführung, Verwaltung unserer Räumlichkeiten und Infrastruktur, Ausgabe von Uniformen, Unterstützung des Recruiting-Prozesses und Onboarding Prozesses (inkl. Handbuch), Unterstützung der Lohnbuchhaltung, Unterstützung der Schichtplanung, Mithilfe bei themenbezogenen ad hoc Projekten, Unterstützung bei Arbeits- und Gesundheitsschutz, Evtl. Sicherheitsbeauftragte(r) (Kurs kann absolviert werden)

Leitung, Verantwortung und Weiterentwicklung des Bereichs Verwaltung: Personal, Finanzen, Rechnungswesen, Drittmittel, Vergaberecht, Reisemanagement und Innerer Dienst, Führungsverantwortung für das Verwaltungsteam (13 Personen) mit Unterstützung durch zwei Teamleitungen für Personal und Finanzen und einem Referatsleiter Innerer Dienst, Beauftragte:r für den Haushalt gemäß § 9 BHO, Überwachung der Rechtmäßigkeit des betrieblichen Handelns, Verantwortung für die Umsetzung von Digitalisierungsprojekten in der Verwaltung, Beratung des Direktors in juristischen Fragestellungen, Ständige Teilnahme an den Sitzungen der Institutsleitung, Unterstützung der Institutsleitung bei der organisatorischen Entwicklung des Instituts, Förderung der vertrauensvollen Zusammenarbeit mit dem Zuwendungsgeber und den Gremien der Stiftung

Abwicklung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Korrekturlesen und Formatieren von Texten; Erstellung von Vorlagen und Protokollen, Büroadministration, wie Terminkoordination, Kalenderpflege, Organisation von Dienstreisen, Pflege der Website der Forschungsdirektorin, Mitwirkung bei der Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Besprechungen und Konferenzen, Betreuung von Gästen und Praktikanten

Pflege der Webseite des CATS und der Webseite des CATS Networks, Redigieren und Formatieren von Texten (in Deutsch und Englisch), Mitbetreuung der Social-Media-Kanäle des CATS Networks (X, LinkedIn), Korrespondenz und Schreibarbeiten in deutscher und überwiegend englischer Sprache, Unterstützung bei der Büroadministration, wie z.B. Terminkoordination und Kalenderpflege, Inhaltliche und organisatorische Unterstützung bei der Veranstaltungsorganisation, Mitschrift bei Konferenzen und Gesprächen, Erstellen von Protokollen und Konferenzberichten, Betreuung und Verwaltung des Adressen-/Kontaktnetzwerkes, Betreuung von Gästen und Stipendiat:innen, Recherchen für die Wissenschaftler:innen der Forschungsgruppe

Supporting projects for clients from Germany and the EU, including support in communication with project partners and clients, Supporting policy analyses, policy evaluation, literature reviews, interviews and data analysis, Drafting reports, policy briefs and recommendations, guidelines, newsletters, customized materials, factsheets and other publications both in English and German, Supporting the organization and implementation of project-related events and stakeholder engagement, Representing Ecologic Institute at national and international events and meetings, including the presentation of projects and research results, Supporting the acquisition of new research projects

Informations- und Beratungsarbeit in den sozialen Medien von Geflüchteten für die ukrainische und russische Sprachcommunities, Vernetzung mit Migrant tinnenorganisationen, Beratungsstellen und Administratoren, Fortlaufende Analysen zu Informationsbedarfen und -wegen der Zielgruppe, Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen und Schulungen, Verfassen von Texten und Informationsmaterialien, Selbstständige Planung und Umsetzung von Projektaufgaben

Begleitung eines Corporate-Design- und Markenbildungsprozesses mit einer beauftragten Agentur., Produktion von multimedialem Content (vorrangig Foto/Video): Begleitung von Aktivitäten des Wildtier-Kompetenznetzwerk Berlin mit der Kamera, Besuche und Dokumentation von Netzwerkmitgliedern, Erstellung von Material zu Wildtieren in Berlin, Erstellung von Grafiken und Illustrationen auf Basis des Corporate Designs., Post-Produktion für multimedialen Content: Erstellen von Bildergalerien und Videoclips/Reels für Corporate Publishing, Social Media und Presse, Umsetzung des CD in Online- und Print-Produkten, Layout und Gestaltung., Erstellung und Verwaltung eines Foto- und Bildarchiv/Digital Asset Management., Interne Kommunikation mit vergleichbaren Stellen und Personen im Wildtier-Kompetenznetzwerk Berlin., Externes Networking im Bereich „environmental storytelling“, um Impulse für die Kommunikationsarbeit des Netzwerks zu erhalten.