Kaufmännische Betreuung von Projektgesellschaften, Führung der Finanzbuchhaltungen, Erstellung von Monatsberichten für Investoren, Unterstützung des Teams / allgemeine Sekretariatsaufgaben

Entwerfen von Präsentationen, beschaffen von Büromaterial, planen und überwachen von Terminen, Sitzungen vorbereiten und Dienstreisen organisieren, Kunden betreuen, mitwirken an der Auftragsabwicklung, Rechnungen schreiben und Zahlungseingänge überwachen

Unterstützung des Leiters Kapitalanlagen., Erstellung und Koordination von Vorstands- und Aufsichtsratsunterlagen., Vertretungsweise Gremienbetreuung für die DEVK Pensionsfonds AG., Abstimmung von Protokollen (u. a. für Beiratssitzungen, Geschäftsbesprechungen, Vorstandssitzungen der DEVK Pensionsfonds AG)., Erstellung von Präsentationen (MS Power Point)., Mitarbeit an der Zusammenstellung und Überwachung verschiedener Planungsaufgaben wie z. B. Kosten-, Personalplanung, Rollenzertifizierung., Allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben (u. a. Zeitsachbearbeitung, in- und externer Schriftverkehr, Zahlungs- und Rechnungsanweisungen, Büromaterial etc.)., Organisation hauptabteilungsübergreifender Veranstaltungen und Aufgaben.

Kennenlernen sämtlicher Bereiche der kaufmännischen Steuerung und Kontrolle in einem mittelständischen Unternehmen, Schritt für Schritt abwechslungsreiche Aufgaben eigenständig übernehmen, Bei spannenden Projekten mitwirken

Anlaufstelle für die Mitarbeitenden und Studierenden der zugeordneten Programmbereiche, Planung und Koordinierung von Terminen, Sitzungen und Reisen inkl. Abrechnungen, Proaktive Nachhaltung von festgelegten Maßnahmen und Fristen, Führung des Schriftverkehrs sowie der Post- und Sekretariatsablage inkl. Archivierung der Abteilungsdokumentation und Pflege unterschiedlicher Datenbanken, Bearbeitung von deutsch- und englischsprachigen Schriftsätzen (wiss. Fachbeiträge, Konferenzpapers, Forschungsangebote etc.), Betreuung von in- und ausländischen Gästen, Mitwirkung bei der Organisation von Veranstaltungen, Verantwortlich für allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben

Als Ansprechpartner für die Führungskräfte und die Beschäftigten hinsichtlich aller relevanten Themen zu dienstlich veranlassten Reisen bearbeiten und prüfen Sie den kompletten Ablauf der Fort- und Weiterbildungsanträge inkl. der Erstattung von Reisekosten unter Berücksichtigung der entsprechenden Vorschriften, Sie übernehmen alle personalrelevanten Tätigkeiten bei der Beschäftigung von Famulanten, Hospitanten und Praktikanten, Sie kümmern sich um den Prozess und die Auszahlung der jährlichen Leistungsorientierten Bezahlung (LOB) nach TVöD-K, Die Bearbeitung der jährlichen Jubiläen inkl. der Jubiläumsfeier für die KKHB liegt in Ihrem Zuständigkeitsbereich, Sie organisieren den kompletten Ablauf der Überlassungen von Appartements im Personalwohnheim vom Einzug bis zum Auszug, Ihnen obliegen verschiedene administrative Aufgaben für die Personalabteilung, wie z.B. die Bezahlung von Rechnungen, der Notarzteinsatzpauschalen, die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie das Bestellwesen, Durch kontinuierliche Verbesserungen tragen Sie zur Optimierung der Prozesse in Ihrem Bereich bei

Administration des Mandantenkreises, Stammdatenpflege und die Erfassung und Verarbeitung variabler Daten, Vorbereitung und Durchführung der Gehaltsabrechnung unter Anwendung der Software „Datev LODAS“, Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Arbeitszeugnissen, Betriebsratsvorlagen etc., Antrags- und Bescheinigungswesen unter Beachtung von Fristen, z.B. Elternzeiten, Renteneintritte, Korrespondenz mit Behörden, Ämtern und Sozialversicherungsträgern, Unterstützung und Zuarbeiten der Lohnbuchhalter, Erstellung diverser Auswertungen, Statistiken und Reports

Veranstaltungsmanagement (dabei liegt ein Schwerpunkt auf digitalen Abläufen), Büroorganisation und allgemeine Sekretariatsaufgaben, Zuarbeit für die Referent:innen im Team

Allgemeine Sekretariats-, Organisations- und Verwaltungstätigkeiten (Schriftverkehr, Telefondienst, Ablage, Archivierung, Digitalisierung), Pflege und Erstellung von Dienstplänen sowie Teamkalender, Formelle Prüfung von Angeboten, Beauftragung und Überwachung von Bestellvorgängen sowie Reklamationsbearbeitung, Sachliche Kontrolle von Rechnungen, Erfassung und tabellarische Dokumentation von Energieverbrauchsdaten im Rahmen des Energie-Controllings, Organisation von Teambesprechungen und deren Protokollführung, Kommunikation und Pflege von Lieferanten, Unterstützende Tätigkeiten im Ticketsystems der Abteilung Technik

Unterstützung unserer Bauleiter im Tagesgeschäft (allgemeine Assistenz- und Sekretariatstätigkeiten), Terminkoordination und -überwachung sowie Vor- und Nachbereitung von Baubesprechungen, serviceorientierte und verbindliche Kommunikation mit unseren internen und externen Geschäftspartnern und Kunden, Sicherstellen eines reibungslosen Büroablaufs durch die effiziente Organisation von Prozessen und administrativen Tätigkeiten (Ablage, Wiedervorlage, etc.), Rechnungseingangsprüfung und Bearbeitung für den weiteren Verlauf

Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Terminplanungen und Reisebuchungen, Empfang von Gästen, Management des Backoffice für die Verlegerin

Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft., Frist- und termingerechte Nachhaltung von Aufgaben und Terminen., Vorbereitung von Sitzungen/Tagungen., Protokollierung der Sitzungsergebnissen., Aufbereitung wirtschaftlicher/technischer Kennzahlen und Eckdaten., Analyse von Kennzahlen und Eckdaten., Mitarbeit und Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Überwachung von komplexen Projektthemen., Aktive Kommunikation und Zusammenarbeit mit allen Unternehmensbereichen sowie externen Stakeholdern., Bearbeitung von Sonderaufgaben in wechselnden Themenbereichen., Selbstständige Abwicklung von Sekretariatsaufgaben (Korrespondenz, Terminmanagement, Reisemanagement, Betreuung von Besuchern).

Digitale Erfassung von Postein- und -ausgängen inkl. Fristenerfassung über unser Dokumentenmanagementsystem, Erledigung des Schriftverkehrs, Empfang und erster Ansprechpartner für unsere Mandanten – persönlich vor Ort und telefonisch, Terminplanung, Pflege von Stammdaten und Datenbanken, Erstellung von Gebührenabrechnungen und vorbereitende Tätigkeiten für die Buchhaltung