Administrative Bearbeitung von Projektaufträgen (Vertragsprüfung, Neuanlage, Projekt-Controlling, Rechnungsstellung), Bearbeitung von Bewerbungen im Rahmen von öffentlichen Ausschreibungen (VgV), Pflege der Daten von Referenzprojekten, Kaufmännisches Feedback bei Honorarangeboten und Nachträgen, Klassische Aufgaben der Teamassistenz, Gestaltungsspielraum und methodische Weiterentwicklung

Verantwortung für die Projektergebnisse hinsichtlich Termine, Kosten, Ressourcen und Qualität, Steuerung der Kommunikation aller Projektbeteiligten und relevanten Stakeholder, Weiterentwicklung unserer PMO-Prozesse & -Tools, Sicherstellung der Projektdokumentation nach geltenden Qualitätsstandards und unter Beachtung aller gesetzlichen Regularien

Verantwortung für das Projektcontrolling einschließlich der Budgetplanung und -überwachung., Erstellung und Aktualisierung von Projektplänen, Termin- und Kostenanalysen sowie die laufende Projektdokumentation., Analyse von Abweichungen und Identifizierung von Risiken in Bezug auf Zeit, Kosten und Qualität., Unterstützung des Projektteams bei der Erstellung von Kostenprognosen und -abschlüssen., Durchführung von Wirtschaftlichkeitsberechnungen und Bewertung des Verlaufs der Projekte., Erarbeitung von Maßnahmen zur Kostenoptimierung und Sicherstellung der Einhaltung der Projektbudgets., Enge Zusammenarbeit mit den Projektleitern, der technischen Abteilung sowie externen Partnern., Erstellung regelmäßiger Reports und Präsentationen für das Management und die Stakeholder.

Übergabe von Teilaufgaben in Projekten z.B. Erstellung von Templates, Pflege der Offene Punkte Listen (OPL), Vor- und Nachbereitung von Meetings, Definieren von Prozessen, Claiming & Reporting, Eigenständige Bearbeitung von abgeschlossenen Aufgaben in Projekten

Verantwortung für die Planung, Durchführung und Kontrolle von Projekten im Bereich Krankenhausprozesse, Analyse und Optimierung bestehender Prozesse, Koordination der Projektbeteiligten und Sicherstellung der Projektziele, Erstellung von Projektplänen und Dokumentationen, Durchführung von Schulungen und Workshops

Erster Ansprechpartner für unseren Kunden in Bezug auf kaufmännische Themen., Fachliche Führung eines kleinen Teams., Vorbereitung und Erstellung von Debitorenrechnungen., Nachverfolgung des Zahlungsverkehrs., Bearbeitung und Pflege von Stammdaten., Anlegen, Auslösen, Prüfen und Fertigmelden von Aufträgen im IT-System., Allgemeine Sekretariats Arbeiten, wie Erstellung und Bearbeitung von Schriftverkehr, Terminkoordination, usw., Eingangsrechnungsprüfung in Vorbereitung zur Weiterverrechnung., Controlling-Aufgaben zum Kosten Monitoring., Erstellung von kaufmännischen Kundenberichten zum Budget Monitoring.

Unterstützung der Teamleitung und des Fachteams in allen organisatorischen und administrativen Belangen, Verantwortung für das Reisemanagement und Bearbeitung von Spesenabrechnungen, Vertretung sowie Unterstützung im Bereich der Projektkoordination, Organisation von internen und externen Team- und Mitarbeitermeetings, Aktive Beteiligung an der Optimierung interner Prozesse, Allgemeine Hilfsarbeiten (Recherche, Dokumentenmanagement, Fristen- und Wiedervorlagemanagement)

Innovative Serviceleistungen entwickeln, Maßnahmen umsetzen & Erfolge messen, Kunden betreuen & Bedürfnisse erkennen, Schnittstelle zwischen Teams & Stakeholdern, Impulse für neue Services setzen

Unterstützung des Projektleiters bei der Projektabwicklung sowie bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Aufbau von neuen Strukturen und Prozessen, Allgemeine Büroorganisation und Terminübersicht, Reise und Hotelorganisation, Erarbeitung von Informations- und Entscheidungsgrundlagen, Ausarbeitung und Erstellung von Statistiken und Präsentationen, Mitarbeit / Übernahme von Projekten und Sonderthemen, Unterstützung bei der Optimierung bestehender Abläufe und Strukturen, Unterstützung bei Tätigkeiten im Bereich Fuhrpark und Lagerverwaltung, Unterstützung bei der Einsatzplanung der Montagefachkräfte, Allgemeine administrative Aufgaben

Professionelle Unterstützung der Projektteams, Umfangreiche Termin- und Besprechungskoordination sowie deren Vor- und Nachbereitung, Koordination von Angebotserstellung und -Nachverfolgung, Erstellung von projektbezogenen Auswertungen, Präsentationen und Berichten, Unterstützung des Projektcontrollings durch Vorprüfung von Rechnungen und Nachträgen, Datenmanagement mittels projektspezifischer digitaler Tools

Administrative Entlastung und umfassende Unterstützung des Teams, Vertragsprüfung, Büroorganisation sowie Dokumentenmanagement und -ablage, Terminplanung und Abstimmung mit der Projektkoordination, Erstellen und Abwicklung interner und externer Korrespondenz per Post und Mail, Fristen- und Wiedervorlagemanagement, Unterstützung bei der Reise- und Veranstaltungsplanung sowie Kostenabrechnung, Aktive Beteiligung an der Optimierung interner Prozesse, Erstellung von Präsentationen von Akquise-Unterlagen

Architektur interner IT-Systeme, Implementierung und Optimierung, Schnittstelle zwischen Projektteam, Entwicklungsteam und Geschäftsführung, Projektpläne, Dokumentation und Reporting, Steuerung von IT-Projekten von Kick-off bis Lessons Learned, Überblick über alle Projekte und Steuerung zur Einhaltung von Zeitplänen und Budgets, Schulung der Mitarbeiter zur optimalen Nutzung neuer Systeme, Koordination der Zusammenarbeit mit externen Übersetzern (Deutsch/Französisch)

Ganzheitliche Planung und die laufende Steuerung aller Tätigkeiten im Rahmen der dir zugewiesenen Kundenprojekte, Begleitung des gesamten Project-Life-Cycle von der Anforderungsanalyse, über die Planung und Konzeption, bis hin zum erfolgreichen Abschluss sowie der weitern Betreuung des Kunden im Rahmen von Wartungsverträgen, Auseinandersetzung mit den technischen, inhaltlichen und fachlichen Aspekten unserer Anwendungen, Aktive Einarbeitung in die Lösungen und Anforderungen unserer Kunden, Verantwortung für das laufende Projektcontrolling hinsichtlich Ressourcen, Budget, Meilensteinen und Terminen und für das kontinuierliche Reporting des aktuellen Projektstatus, Identifikation von Risiken, Definition von Gegenmaßnahmen sowie kontinuierliche Risikoverfolgung und Umsetzung des internen Projektauftrags

Eigenverantwortliche Steuerung und Überwachung von Modernisierungs-, Sanierungs- und Neubauprojekten im Wohnungsbau - von der Planung bis zur Fertigstellung sowie der Gewährleistungsverfolgung, Mitwirkung bei der Vergabe von Bau- und Dienstleistungen sowie bei entsprechenden Vertragsverhandlungen, Koordination aller Projektbeteiligten, einschließlich der Architekten, der Fachplaner und der Bauunternehmen, Sicherstellung der Einhaltung von Terminen, Kosten und Qualitätszielen, Erstellung und Pflege von Projektplänen, Budgets und Reportings, Durchführung von Risikoanalysen und Entwicklung von Maßnahmen zur Risikominimierung, Zielgerichtete Steuerung der Zusammenarbeit aller internen und externen Projektbeteiligten und Sicherstellung eines reibungslosen Projektablaufs durch klare schriftliche und mündliche Kommunikation, Aufbau langfristiger und nachhaltiger Projektbeziehungen

Enge Zusammenarbeit mit dem Leiter Bauüberwachung, Prüfung und Freigabe von Tätigkeitsnachweisen, Begleitung des Ein- und Austritts von Projektmitarbeitenden, Arbeit mit Tools wie TpCDE, JIRA, SharePoint, EPLASS für Dokumentenmanagement und kollaborative Arbeiten, Allgemeine Verwaltungsaufgaben, Ansprechpartner*in vor Ort für die Mitarbeiter*innen und Kund*innen

Leiten von IT Projekten, entsprechend der IT PMO Methodik, Koordinieren von internen und externen Ressourcen, Verantwortung für die Steuerung des Projekts, Projekt-Planung und -Controlling in Bezug auf Termine, Meilensteine und Abhängigkeiten, Ziele definieren, Erstellen und Pflegen von Projektplänen, Dokumentation der Umsetzung (entsprechend Projektscope), Reporting des Status, Organisation von Projektbesprechungen und Steuerkreisen, Stakeholdermanagement, Risikoanalyse

Administrative Unterstützung im Auftragswesen, Beauftragung von Leistungen an externe Auftragnehmer und Sicherstellung eines reibungslosen Rechnungswesens, Koordination und Planung von Terminen, Meetings, Veranstaltungen und Dienstreisen, Erstellung von Vertrags-, Ausschreibungs- und Berichtstexten in Zusammenarbeit mit dem Projektteam und der Rechtsabteilung, Aktive Mitwirkung an der Strukturierung und Umsetzung von Projekten und Prozessen, Arbeit mit agilen Projektmanagement-Tools zur Erreichung strategischer Projektziele

Aktive Entlastung der Projektleitung und der Kolleginnen und Kollegen durch administrativ wiederkehrende Tätigkeiten (Rechnungsprüfung, Reiseabrechnung, Postverwaltung, Bestellungen), erster Ansprechpartner für externe Anfragen, Unterstützung in der Projektadministration (Erstellung von Anfragen und Ablage notwendiger Dokumente, Unterstützung im Besucherwesen und bei Anlässen, Protokollführung u. dgl.), eigenständige Weiterentwicklung der bisherigen Prozesse, eigenständige Umsetzung interner Kommunikationsflüsse, selbstständige Abwicklung kleinerer Projekte sowie div. Unterstützung bei HR-Abläufen in Zusammenarbeit mit dem Stammhaus.

Eigenverantwortliche Leitung von Großprojekten im Bereich HR-Prozessoptimierung, Ganzheitliche Projektplanung, Projektsteuerung und Projektüberwachung im Sinne klassicher und agiler Methoden, Einführung und prozessuale Implementierung neuer HR-Systeme, HR- Tools und HR-Softwarelösungen, Stakeholdermanagement mit internen Abteilungen (z.B. HR, IT, Controlling) und externen Dienstleistern, Verwantwortung für Change Management von Projektrisiken und Ressourcenengpässen

Leitung und Steuerung von Projekten im Bereich Anlagenbau – von der Konzeptphase bis zur erfolgreichen Übergabe., Koordination und Abstimmung mit interdisziplinären Teams, externen Partnern und Zulieferern., Sicherstellung der Einhaltung von Budget-, Zeit- und Qualitätsvorgaben., Entwicklung und Optimierung technischer Prozesse in enger Zusammenarbeit mit unserem R&D-Team., Erstellung und Prüfung technischer Spezifikationen sowie Risikoanalysen., Unterstützung bei der Umsetzung unserer nachhaltigen Ziele durch innovative Lösungen.